Генеральная уборка в офисе: уничтожение документов

157
Если не удалять документы, срок которых истек, то работа офиса будет парализована завалами бумаг. Как определить, какие документы можно уничтожить и как это правильно оформить, расскажем в настоящей статье.

Современные стандарты уничтожения документов

Согласно современным стандартом все деловые бумаги по своей исторической, экономической, научно-практической и культурной ценности делятся на документы:

временного хранении (срок до 10 лет);

долговременного хранения (свыше 10 лет);

постоянного хранения.

На государственное хранение передаются только деловые бумаги постоянного хранения. Все остальные документы либо остаются на предприятии, либо передаются в архив организации, но в любом случае, по истечении срока, в течение которого их следует хранить, они должны быть уничтожены.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 регламентирует ряд требований и ограничений, которые необходимо учитывать в ходе утилизации документации.Генеральная уборка в офисе: уничтожение документов

В частности, не допускается удаление документов, без составления и утверждения соответствующих актов. Если деловые бумаги имеют отношение к текущему или планируемому судебному разбирательству или расследованию, то их удаление также запрещено законом.

Необходимо строго следить за сохранением конфиденциальности данных, находящихся в документах, подлежащих удалению. Все копии деловых бумаг, в том числе резервные и страховые, обязательно должны быть утилизированы.

Следует иметь в виду, что специфика уничтожаемых документов налагает определенные требования на порядок проведения утилизации.

Так, прежде чем удалять бухгалтерские документы, по ним необходимо  провести ревизию. Если уничтожается черновик конфиденциального документа или других материалов с повышенным уровнем секретности, то на копии деловой бумаги, которая останется в деле соответствующей службы, должна быть сделано пометка "Черновик уничтожен", далее должна стоять дата уничтожения и подпись ответственного лица.

Подробнее о стандартах уничтожения деловых бумах читайте в статье "Уничтожение документов, сроки хранения которых истекли".

Читайте также:

Определение срока хранения документов

Законодательством определен порядок исчисления срока хранения деловых бумаг. Отсчет начинается с первого дня года, который следует за годом делопроизводства. Федеральная архивная служба устанавливает сроки хранения документации, которые действительны для всех организаций, не зависимо от формы собственности и юридического статуса.

Если документация связана со спецификой деятельности предприятия и ряда его функций, то ее срок действия может быть регламентирован соответствующими нормативными актами федеральных органов власти.

Обратите внимание, что руководство компании по собственной инициативе может увеличить срок хранения деловых бумаг, но сократить не имеет права.

Сроки хранения документов определяются при разработке и утверждении номенклатуры дел предприятия. Срок хранения деловой бумаги - это период времени, на протяжении которого бумагу следует хранить в соответствии с ее значимостью и ценностью. Как уже было отмечено выше сроки хранения могут быть трех видов - постоянный, долговременный (более 10 лет) и кратковременный (менее 10 лет).

Справка

Как определяются сроки?

Существуют специальные перечни, которые в обязательном порядке должны использоваться на всех предприятиях.

Кроме того, в отдельных случаях срок хранения документации может регламентироваться соответствующими нормативными правовыми актами РФ. Очень часто на практике работа с перечнями вызывает некоторые затруднения у рядовых сотрудников. В этом случае задачей делопроизводителей и секретарей становится проведение разъяснительной работы и консультаций по технологии работы с перечнями.

В случае возникновения вопросов, вы можете обратиться к материалам статьи "Как без ошибок определять сроки хранения документов по разным перечням", в которой наглядно представлена технология работы с перечнями.

Состав и деятельность экспертной комиссии

Экспертная комиссия (ЭК) создается на предприятии с целью организации мероприятий по экспертизе ценности документов, осуществлению отбора и подготовки к передаче на государственное или муниципальное хранение деловых бумаг предприятия. К ним относится документация, связанная с управлением, производством, научно-техническими вопросами.  На крупных предприятиях обычно создаются ЭК внутри каждого структурного подразделения, а общее руководство и координация их деятельности осуществляется центральной экспертной комиссией (ЦЭК). В задачи последней входит разработка общей стратегии и контроль деятельность ЭК отделов.

Руководитель предприятия утверждает положение, на основании которого действует ЭК. В свою очередь, данное положение в своей основе содержит базовые пункты Примерного положения о постоянно действующей ЭК учреждения, организации, предприятия (утв. приказом Росархива от 19.01.1995 № 2).

Следует иметь в виду, что ЭК - это совещательный орган, действующий при руководителе предприятия и создаваемый по его приказу. Соответственно, все решения ЭК приобретают юридическую силу только после утверждения их генеральным директором. Это связано с тем, что в соответствии с действующим архивным законодательством РФ именно руководитель компании является ответственным за сохранность деловых бумаг, созданных в ходе деятельности предприятия.

Членами ЭК назначаются высококвалифицированные сотрудники тех структурных подразделений компании, в ходе деятельности которых разрабатываются деловые бумаги, имеющие высокую ценность и значимость.

Как правило, заместитель руководителя, отвечающий за вопросы информационного и документационного обеспечения деятельности фирмы, назначается главой ЭК. Заведующий архивом организации или сотрудник, отвечающий за сохранность документации фирмы, и назначается секретарем ЭК. Одним из членов ЭК должен быть представитель службы ДОУ предприятия.

Заседания ЭК проводятся не реже двух раз в год. Количество заседаний может быть и больше, если в этом есть необходимость. Секретарь ЭК осуществляет организацию заседания и следит за надлежащим оформлением протоколов собраний.

Предмет рассмотрения и согласования ЭК обычно состоит из нескольких пунктов:

номенклатура дел предприятия;

опись дел постоянного и долговременного хранения, т.е. дел, которые должны будут переданы на архивное хранение. Сюда же включаются и описи дел по личному составу;

акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения;

пакеты документов: дела, проектные решения, единицы хранения на электронных носителях. Предметом рассмотрения в данном случае является правильность их оформления.

Каждое заседание ЭК и ЦЭК в обязательном порядке оформляются протоколами, подписываемыми председателем и секретерам ЭК.

Если документационный фонд предприятия является ресурсом для государственного и муниципального архива, то решения ЭК о порядке согласование описей дел с постоянным сроком хранения, связанных с деятельностью по управлению, а также специальной документацией должны утверждаться непосредственно руководителем предприятия после их утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

Более подробную информацию о  работе экспертных комиссий можно найти в материалах статьи "Экспертиза ценности документов".

Как оформляется процесс уничтожения документов?

Факт уничтожения деловых бумаг должен быть подтвержден соответствующим актом.

В каждом структурном подразделении компании, в котором проводился отбор документации, подлежащий удаления, составляется  отдельный акт. Затем акты всех отделов сводятся службой ДОУ в один единый акт по установленной форме 1 (см. ниже).

В данном акте создаются разделы, относящиеся к каждому структурному подразделению. Наименование отдела должно быть указанно перед группой заголовков дел, относящимися к данному структурному подразделению.

В итоговой записи, которая располагается в конце акта, дается информация об общем количестве дел, выделенных для удаления, а также запись, которая подтверждает факт передачи деловых бумаг в пункт приема вторсырья на утилизацию.

Образец акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению представлен ниже:

акт.jpg

Если в организации имеются испорченные бланки документов, то их уничтожение оформляется отдельным актом. В бухгалтерии предприятия хранятся бланки трудовых книжек и вкладышей. По заявке сотрудника, которые занимается ведением книжек, ему выдаются бланки этих документов. В конце месяца сотрудник предоставляет отчет о работе с бланком. Если часть бланков трудовых книжек окажется испорчена, то ему необходимо будет составить отдельный акт и указать в нем причину данного факта.  Например, "В силу небрежного обращения с бланкам трудовых книжек инспектора по кадрам Свешниковой Натальи Васильевны".

Справка

Словарь секретаря

Шредер (англ. shredder — измельчатель, кромсатель) – приспособление для измельчения листов бумаги в мелкие полоски или кусочки. Используется государственными и частными предприятиями для уничтожения обычных и конфиденциальных деловых бумаг. Специалисты рекомендует особенно тщательно следить за надлежащим уничтожением банковских выписок, счетов, кредитных карт и других источников информации, которые могут быть использованы для несанкционированного доступа к банковским счетам.

Способы уничтожения документов

На сегодняшний день принято использовать несколько способов физической утилизации деловых бумаг. Рассмотрим два самых распространенных.

Утилизация организациями, занимающихся сбором вторсырья или бумагоперерабатывающими фабриками. В данном случае документации в упакованном виде передается в указанные организации. Факт передачи должен быть оформлен соответствующими накладными, в которых должны быть указаны: дата сдачи, номер накладной, общий вес сданной макулатуры. В акте на уничтожение должны быть указаны данные организации, осуществляющей утилизацию.

Уничтожение документов путем шредирования. Существует две разновидности шредирования - стандартное и конфиденциальное. При стандартном деловые бумаги разрезаются на тонкие полоски, а при конфиденциальном - измельчаются на мелкие кусочки, исключающие возможность восстановления данных. После проведения процедуры шредирования, в базу данных вносится соответствующая запись, а операции по учету удаленных бумаг прекращаются.

Восполнение информации из уничтоженных документов

Иногда возникают ситуации, что информация, содержавшаяся в уничтоженных документах оказывается необходимой для предоставления физическим или юридическим лицам справок по разным вопросам. Это могут быть вопросы социальной защиты, пенсионного обеспечения и ряд других. Требуемые данные необходимо будет восстановить из всех возможных источников.

Например, данные по лицевым счетам по начислению заработной платы можно восстановить по расчетно-платежным ведомостям на выдачу денежных средств или по другим первичным бухгалтерским документам, которые стали основанием для их начисления. Если были уничтожены приказы по личному составу, их можно заменить соответствующим образом заверенными копиями.

Порядок организации хранения и проведения утилизации деловых бумаг проверяется специалистами государственного архива и его территориальных отделений. Они могут провести проверку по сигналу трудовой инспекции, выявившей факт нарушения правил ведения кадровых документов. Также проверка может быть вызвана заявлением в суд сотрудника о нарушении его прав в сфере начисления заработной платы или определения стажа работы.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль