Авансовый отчет

62
Получать деньги в аванс – приятно и легко. А вот от мысли о последующей отчетности большинство сотрудников содрогается. Так ли уж сложен авансовый отчет? Если знать тонкости, он становится элементарным.

Авансовый отчет – одна из форм бухгалтерских документов. Это бланк первичного учета, в котором отражается подтверждение расходования выданных в качестве аванса денежных средств.

В каких случаях используется

В текущей деятельности любой компании необходимо расходование наличных денежных средств. Здесь речь идет о покупке текущих необходимых вещей – бытовой химии, чая, кофе, печенья, приобретении ГСМ для автомобиля, расходных материалов для техники, которая не используется постоянно (например, диктофоны, фотоаппараты), трат на различные юридические услуги (оплату пошлин и сборов, услуг нотариуса и т.д.). На командировочные расходы деньги выдаются также авансом. Да мало ли расходов у действующего предприятия, которые проще оплатить наличными средствами, а не перечислениями через банковский счет. Кстати, иногда оплата наличными – единственно возможный способ.Авансовый отчет

Для таких целей компания распорядительным актом (как правило, приказом) определяет круг людей, которым наличные денежные средства на вышеуказанные расходы выдаются через кассу. В приказе обычно указывается, помимо фамилии и должности, предельные суммы выдачи и сроки для использования денежных средств. Здесь следует отметить, что в законе такие сроки отсутствуют. Так что компания вправе их определить и ограничить.

Кстати, круг лиц, имеющих право получить деньги под отчет, может определяться не только в приказе, но и в ином локальном акте – положении, инструкции, порядке.

Итак, по мере необходимости компания выдает лицам, указанным в приказе, денежные средства (а они уже знают, в какой сумме они могут их получить, в течение какого времени использовать и с какой срок отчитаться, т.к. с приказом они должны быть ознакомлены).

По правилам бухгалтерии далее за потраченные денежные средства необходимо отчитаться. Делается это с помощью специального документа – авансовый отчет организации.

Бланк отчета

Для данной формы существует унифицированная форма N АО-1 (ОКУД 0302001), утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55 и применяемая с 1 января 2002 года. В настоящее время (с января 2013 года) альбомы унифицированных форм первичной учетной документации не являются обязательными.

Авансовый отчет бланк можно найти в правовых системах.

Он является двусторонним и заполнение его производится сначала работником, который получил и потратил выданные денежные средства, а затем сотрудником бухгалтерии.

Авансовый отчет скачать можно здесь  

Порядок оформления

Как мы уже видим, бланк двусторонний. Основные рекомендации по его заполнению содержатся в Постановлении Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55 в разделе «указания по применению и заполнению..».

Авансовый отчет 2017 заполняется в единственном экземпляре, закон допускает как рукописный вариант оформления, так и машинный. Копия авансового отчета не обязательна к использованию.

Заполнение авансового отчета происходит в следующем порядке. На лицевой стороне получивший деньги работник указывает наименование компании, номер отчета, дату, свои ФИО, отдел, табельный номер, если таковой имеется, а также свою должность и назначение аванса. В левой части лицевой формы заполняется таблица, где указываются сведения о предыдущем авансе, их расходе, перерасходе или остатке.

На обороте бланка сотрудник записывает документы, подтверждающие расходы (квитанции, товарные чеки и другие документы), и суммы затрат по ним (графы 1 — 6). Документы, прикладываемые к авансовому отчету, нумеруются. Строка 1а лицевой стороны, формы и графы 6 и 8 оборотной стороны бланка авансового отчета заполняются тогда, когда аванс был выдан в иностранной валюте.

Далее к оформлению приступает бухгалтер. В таблице «Бухгалтерская запись» на лицевой стороне вносятся номера корреспондирующих счетов, суммы, на обороте указываются суммы расходов, принятые для учета, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). Далее следует проверка правильности заполнения авансового отчета, оправдательных документов, целей расходования средств.

Читайте также:

Если все верно, бухгалтер проставляет отметку о том, что отчет проверен и утвержден в соответствующей сумме, указывая сумму цифрами и прописью. Далее заполняется расписка на лицевой стороне бланка. На лицевой части бланка ставятся подписи бухгалтера и главного бухгалтера с их расшифровками.

Проверенный со стороны бухгалтерии авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом путем проставления личной подписи и принимается к учету. Таким образом происходит подтверждение авансового отчета. Остаток неиспользованных денежных средств (аванса) сдается подотчетным лицом в кассу организации. При этом используется форма приходного кассового ордера в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру через кассу компании.

Интересно, что бухгалтерские и правовые порталы предлагают онлайн услуги по заполнению авансовых отчетов и расчету на основании введенных данных расходов и перерасходов (с возможностью распечатать заполненный авансовый отчет).

Авансовый отчет (образец заполнения) может выглядеть так:

Авансовый отчет (образец заполнения)

Сроки

Сроки, связанные с предоставлением отчета по выданным суммам аванса, мы видим в Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У. Так, сотрудник (подотчетное лицо) должен в трехдневный срок после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет (а этот срок указывается в приказе – мы это разобрали выше), или со дня выхода на работу (если он по каким-то уважительным причинам отсутствует и не может выдержать данный срок), предъявить главному бухгалтеру, бухгалтеру или руководителю авансовый отчет и прилагаемые к нему подтверждающие документы.

Сроки на проверку авансовых отчетов сотрудников устанавливаются локальным нормативным атом организации.

Справка

Таким образом, сроки такие:

  1. на использование денежных средств (они произвольны и установлены руководителем компании в приказе);
     
  2. на отчет об использовании денег (он установлен законодательно и составляет три дня с момента истечения срока использования);
     
  3. на проверку предоставленного сотрудником отчета.

Особенности

Императивно установлено, что выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного погашения сотрудником задолженности по ранее полученной сумме наличных денег в качестве аванса. Это важное ограничение, потому что при его несоблюдении организация может быть оштрафована по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ за нарушение порядка хранения свободных денежных средств (если будут установлены виновные действия по выдаче авансовых сумм работникам в целях поддержания лимита кассовых средств путем выдачи сотрудникам денег под аванс).

Справка

Должны ли составлять авансовый отчет сотрудники, которые не являются штатными работниками компании?

Да, должны. Банк России Письмом от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 приравнивает работников, заключивших с компанией гражданско-правовой договор, к работникам компании.

Важное замечание о суммах.  Порядок ведения кассовых операций (этим документом установлены правила выдачи наличных денежных средств под отчет, в том числе) нет ограничений по размерам выдаваемых сумм. Подучается, что организация может выдать сотруднику под отчет любую сумму. Но тут необходимо помнить, что ограничивается предельный размер расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами. Порог здесь - сто тысяч рублей. Поэтому если подотчетное лицо будет, например, покупать товары у юридического лица, при этом выступая как представитель своего юридического лица, размер сделки не должен выходить за установленные пределы.

В случае, когда сотрудник не возвращает остаток средств, неизрасходованных на установленные авансом цели, то работодатель действует согласно ст. 137 ТК РФ. В этом случае у него имеется право на удержание необходимой суммы из заработной платы сотрудника. Здесь статья устанавливает ограничения по срокам - работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты сотрудника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса.

Как правильно и без ошибок заполнить авансовый отчет после возвращения сотрудника из командировки читайте здесь

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль