Положение о структурном подразделении: документ не обязательный, но полезный

364
Положение о структурном подразделении является локальным нормативным актом, который каждое предприятие разрабатывает самостоятельно. В статье мы рассмотрим основные положения, который должен содержат данный документ.

Положение о структурном подразделении — документ, в котором определяются:

порядок создания (образования) подразделения;

правовое положение отдела в структуре предприятия;

структура подразделения;

задачи, функции, права и ответственность отдела;

порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами компании.

Примерный образец Положения о структурном подразделении представлен ниже:

Положение о структурном подразделении: документ не обязательный, но полезный

Определяем полномочия руководителя структурного подразделения

Чтобы назначить директора отдела на должность, руководитель организации заключает с ним трудовое соглашение и издает соответствующий приказ. Если руководитель подразделения имеет право оформлять и подписывать кадровые документы, закрепите эти полномочия в доверенности и трудовом соглашении. Директор имеет право решать вопросы по кадрам только в пределах своего отдела.

Подробную информацию о технологии разработки Положения о структурном подразделении можно найти здесь.

Выбираем способ делопроизводства

Организовать делопроизводство в структурном подразделении можно тремя способами: вести централизованное, децентрализованное или смешанное делопроизводство. Выбирайте удобный для вас способ с учетом расположения отделов и численности сотрудников.Положение о структурном подразделении: документ не обязательный, но полезный

Централизованное делопроизводство. Этот способ используйте, если отделы территориально находятся в пределах одного предприятия. Обработку кадровых документов проводите в кадровой службе головной организации.

Штатное расписание при таком способе делопроизводства не предусматривает кадровые службы или должности кадровиков в структурных подразделениях. Поэтому в отделе назначьте ответственных за передачу информации в головную организацию.

Децентрализованное делопроизводство. Такой способ выбирайте, если структурные подразделения действуют в разных частях города. Зарегистрируйте отдел в том районе, где он открывается. Делегируйте право вести кадровые документы и кадровые процедуры отделу. В штатном расписании предусмотрите отдельного работника, который будет вести кадровый учет в отделе, или службу, если штат структурного подразделения большой. Проверьте, чтобы в доверенности директора были полномочия заключать, изменять и расторгать трудовые договоры, делать записи в трудовые книжки, подписывать приказы.

Смешанное делопроизводство. При таком способе одновременно применяйте централизованное оформление кадровых документов и децентрализованное. Деление проводите по разным кадровым функциям: одна их часть принадлежит головной организации, другую передают в структурное подразделение.

Каждый способ имеет свои особенности, на которые стоит обратить внимание. Рассмотрим, как оформлять документы при централизованном и децентрализованном делопроизводстве.

Более подробно о способах делопроизводства можно узнать из материалов вебинара на эту тему.

Если делопроизводство ведут в головной организации

Централизованный способ делопроизводства позволяет контролировать весь кадровый документооборот, хранить документацию в одном месте. Но при этом существует риск задержки, потери или порчи, если пересылать документы из головного офиса в структурное подразделение.

Локальные нормативные акты и коллективный договор. Когда работники ознакомились с правилами внутреннего трудового распорядка, положением о защите персональных данных, положением об оплате труда и другими локальными актами, журналы с подписями и сами документы храните в головной организации. Если используете листы ознакомления, их тоже передайте в головной офис.

Штатное расписание. Этот документ руководитель утверждает приказом по всей организации, включая все структурные подразделения.

Трудовые договоры. Договор первым подписывает руководитель организации. Затем документ направляют в структурное подразделение на подпись работнику, с которым заключают трудовой договор. Первый экземпляр остается у него. Во втором работник указывает, когда получил свой экземпляр трудового договора, и документ отправляют в головной офис. Чтобы оформить дополнительное соглашение или приложение к договору, соблюдайте тот же порядок.

Трудовая книжка и книга учета движения трудовых книжек. Если принимаете нового сотрудника в структурное подразделение, направьте оригинал трудовой книжки работника в головной офис. Там ее зарегистрируют в книге учета трудовых книжек.

Приказы по личному составу. Их подписывает руководитель организации. Оригинал приказа отошлите работнику отдела, чтобы ознакомился с документом. Храните приказы по личному составу в головном офисе.

Личная карточка. Если используете унифицированную форму № Т-2, отсылайте на подпись вторую и третью страницы карточки. Вторая содержит паспортные данные сотрудника. На третьей – работник должен расписаться, чтобы подтвердить, что ознакомлен с приемом или переводом. После этого личную карточку направляют на хранение в головной офис. При увольнении сотрудник расписывается в личной карточке, что ознакомлен с записью об этом. После личную карточку возвращают в головной офис.

График отпусков. Документ утверждает руководитель с учетом мнения профсоюза. График отпусков хранят в головном офисе. Информацию об отпусках, переносах дат вносите непосредственно в график.

Табель учета рабочего времени. Отследить рабочее время сотрудника отдела из головной организации затруднительно. Поэтому учет ведут в структурном подразделении. Итоги передайте в головной офис, где на основании данных табеля учета рабочего времени работникам начислят заработную плату. Там же документ и остается на хранении.

Читайте также:

Если делопроизводство организуют в структурных подразделениях

Децентрализованный способ делопроизводства имеет свои преимущества. Сотрудники структурных подразделений получают личные документы в срок. Поскольку все трудовые книжки хранятся в отделе, можно быстро подготовить и выдать сотруднику копию трудовой книжки или отдать ее на руки при увольнении. Кадровые документы отдела, вышедшие из текущего делопроизводства, хранят здесь же.

Локальные нормативные акты и коллективный договор. Организовать работу отделов с локальными актами можно по-разному. Первый способ – сделайте копии документов, заверьте и передайте в структурные подразделения, где они хранятся. Второй – подготовьте несколько одинаковых оригинальных экземпляров локальных актов в головной организации для отделов, пронумеруйте их. Направьте документы в отделы.

Штатное расписание. Отдельно штатное расписание для отдела не оформляйте. Сделайте выписку из приказа руководителя организации и отправьте в структурное подразделение.

Трудовые договоры. Трудовой договор оформляет кадровик, который ведет делопроизводство в обособленном подразделении. Он подписывает документ у руководителя отдела и представляет трудовой договор работнику на подпись. Второй экземпляр договора храните в структурном подразделении.

Трудовая книжка. Издайте приказ о назначении работника, который будет вести трудовые книжки и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Записи заверяйте основной печатью организации (Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Храните трудовые книжки в отделе.

Приказы по личному составу. Руководитель отдела подписывает приказы, если это входит в его полномочия. После того как ознакомите работника с приказом, храните оригинал приказа в структурном подразделении.

Личная карточка. Если кадровые документы хранятся в структурном подразделении, сотрудник подписывает их на месте при приеме на работу. Когда он увольняется, работник расписывается на последней странице в личной карточке, которая хранится в отделе.

График отпусков. Если документ составляют в головной организации, в отделы направьте пронумерованные оригинальные экземпляры графика отпусков. Закон не запрещает составлять отдельный график в структурном подразделении, если такие полномочия директора отдела есть в доверенности. График отпусков подписывает руководитель кадровой службы и утверждает директор отдела с учетом мнения профсоюза, если он действует.

Табель учета рабочего времени. Документ заполняют сотрудники отдела. Оформленный табель обрабатывайте по итогам учетного периода. Храните документ непосредственно в отделе.

Справка

Вопрос в тему

Может ли письмо содержать исходящий и входящий номер одного и того же структурного подразделения, если переписку ведут его руководители?

Татьяна, специалист отдела ДОУ

Переписка между организациями осуществляется в форме писем.

В свою очередь, переписка между отделами одной и той же компании осуществляется посредством служебным записок.

Если объем документооборота большой, то производится регистрация служебных записок. В том случае, если регистрация ведется в системе электронного документооборота, то служебной записке должен быть присвоен единый номер. Если система электронной регистрации еще не введена, то существует два способа регистрации служебных записок:

1. В структурном подразделении.     

Регистрация служебной записки осуществляется как исходящей в том отделе, где она создана, и соответственно, как входящая – в отделе-адресате этой записки.

2. В службе делопроизводства.

Служба делопроизводства осуществляет единую регистрацию всех служебных записок. Данная процедура происходит путем присвоения им порядкового номера в рамках одного года. Код структурного подразделения дополняет номер служебной записки.

Если руководство отдела ведет переписку между собой, достаточно одной регистрации документа.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль