Автоматизация бизнес-процессов

127
Первые шаги автоматизации в бизнес были связаны с решением отдельных рутинных задач. Современные реалии позволяют отдать машинам очень многое. Можно ли доверить компьютеру принятие решений?

Что же здесь понимается под бизнес-процессом? В общем смысле это организованная, повторяющаяся постоянно последовательность каких-либо действий (задач, либо операций, либо событий), выполняемая в целях создания какого-либо результата – продукта или услуги. Если предполагается, что ряд операций или действий выполняется постоянно и регулярно, то можно ли их отдать на выполнение машин, освободив тем самым сотрудника для выполнения тех функций, которые пока еще машинам поручить нельзя? Оказывается, что можно. Если и не полностью отдать, то уж облегчить работу живому сотруднику – вполне реально.

Как это работает

Бизнес-процесс описывается в программе в виде графической схемы. Программное обеспечение позволяет сконструировать схему,  описывающие процессы в каждой конкретной компании (ведь одинаковых юридических лиц не бывает по определению). После внесения общих данных программы позволяют настраивать отдельные элементы – постановка задач, оформление напоминаний для сотрудников, процедуры обмена данными между сотрудниками данной компании, а также вовне и др. Таким образом, получается шаблон.Автоматизация бизнес-процессов

Когда запустить процесс  - решается исходя из интересов и задач самой компании. Это может быть волевое решение сотрудника, либо какое-то событие – например, поступление информации от клиента (жалобы, письма, обращения).

Современная система автоматизации бизнес процессов не работает сама за сотрудника, пока тот пьет кофе. Она даёт сигнал о том, что именно и когда тот должен сделать. При этом предоставляет работнику необходимую информацию для выполнения этапа.  Система зафиксирует факт выполнения сотрудником задачи, а если произошла просрочка – напомнит ему об этом. Это важно как для самого сотрудника, так и в целях контроля выполнения функционала.

Вот так в общих чертах работает автоматизация бизнес процессов предприятия. Такие возможности трансформировались из систем, связанных с организацией документооборота. Затем, с расширением возможностей программного обеспечения – IT-технологии начали внедряться все глубже в бизнес-процессы.

Задачи

Любое усилие, особенно в бизнесе, должно совершаться с пониманием целевого назначения. Иными словами, зачем покупать, внедрять и налаживать такие механизмы, как автоматизация бизнес процессов? Она решает много важных задач.

Справка

Например:

  1. поддержка оперативной деятельности компании (часть процессов не связаны напрямую с личностью работника, его навыками и умениями; автоматизация зачастую позволяет выполнять функционал силами любого работника);
     
  2. учет рабочего времени и контроль выполнения поставленных задач;
     
  3. иногда системы позволяют даже оформить необходимые документы в автоматическом режиме (счета-фактуры, авансовые отчеты, акты сверок, коммерческие предложения, отчетности по периодам времени и т.д.);
     
  4. освобождение человеческих ресурсов от выполнения рутинных задач, не требующих приложения творческих способностей и аналитического ума позволяет вывести бизнес на качественно иной уровень;
     
  5. вполне можно снизить затраты на персонал;
     
  6. минимизируется человеческий фактор – меньше рисков, связанных с тем, что сотрудник сделает ошибку, не туда посмотрит, да и просто даст слабину в работе, что приведет к ошибкам;

Если вышеуказанные задачи будут успешно решаться с помощью автоматизации, то это, несомненно, приведет к повышению качества оказания услуг (выпускаемой продукции). А это прямой путь к финансовому процветанию и развитию.

Читайте также:

Виды автоматизации

Современное ПО позволяет автоматизировать разные направления. В зависимости от этого выделяют:

автоматизация бизнес процессов компании, которая связана с выполнением сопутствующих задач (например, бухгалтерия, материально-техническое обеспечение, делопроизводство) – этот функционал напрямую не влияет на прибыль компании;

делегирование машинам основных бизнес процессов, которые влияют напрямую на показатели прибыли.

Текущая ситуация такова, что большинство российских компаний сейчас автоматизируют рутинные процессы – бухгалтерию, документооборот, учет), а более сложные технологии, связанные с принятием решений и стратегическим планированием, еще широко не распространены.

Справка

Тенденции

Автоматизация и оптимизация бизнес процессов осуществляется по-разному в разных компаниях. Это зависит от сферы деятельности, от количества персонала, от финансовых возможностей организации и т.д. В большинстве случаев используются такие средства, как:

  1. облачные хранилища и технологии (удобно для предприятий малого и среднего бизнеса);
     
  2. межмашинное взаимодействие (минимальное участие человека в процессе);
     
  3. системы контекстной рекламы;
     
  4. анализ большого объема информации (актуально для крупных бизнесов);
     
  5.  аналитические технологии в режиме онлайн.

Это, разумеется, не все средства автоматизации бизнес процессов, конкретные технологии и способы «зашиты» в каждой конкретной системе ПО.

Примеры ПО

Спрос всегда рождает предложение и на рынке представлено множество как готовых решений для автоматизации, так и возможностей настройки под конкретные потребности. Вот что предлагается в зависимости от сфер:

Автоматизация управления бизнес процессами предполагает решение таких задач, как стратегический менеджмент, правовое сопровождение, информационная безопасность, построение бюджета и др. В этом направлении представлены системы: «1С: Предприятие», SAP R/3.

Для решения задач производства (процессы производства, логистика, поставка материалов, снабжение, сбыт и т.д.) предлагается к использованию системы «Крафт», УСУ, модули AVA ERP, VOGBIT, Sage, Супер Склад, «Склад и Реализация».

В маркетинге и продажах, пожалуй, представлено наибольшее количество вариантов: CRM-системы: «Мегаплан», «1C:Битрикс24», Clientbase.ru, управление рекламной деятельностью - EFSOL: AMS Управление рекламой, «СиЗиФ», управление сайтом (CMS) - Bitrix, UMI.CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS, DataLife Engine (DLE) и др.

Управление персоналом также можно делегировать в определенной степени машинам и здесь на помощь придут: «E-Staff Рекрутер»; «1С: Зарплата и Управление Персоналом», «Фараон», Oracle/Управление Персоналом, «БОСС-Кадровик». С данными продуктами внедряется в кадровой сфере автоматизация бизнес процессов (пример – использование «1С: Зарплата и Управление Персоналом»

Управление финансами компании можно поручить системам «Фингранд», «1С: Бухгалтерия» или «1С: Зарплата», «Мастер Финансов Анализ», «АудитЭксперт».

С помощью перечисленных ПО осуществляется автоматизация бизнес процессов, программа каждая имеет свои плюсы и минусы, поэтому подбор средств – это отдельная задача, решать которую лучше с помощью профессионалов.

Перспективы развития

Если вопросы автоматизации отдельных сфер деятельности предприятия успешно решены и внедрены во многих компаниях, то вот внедрение комплексной системы управления еще только набирает обороты (хотя концепция предложена уже давно и осуществлена на практике). Речь идет о ERP-системе, которая строится на сведении воедино различных модулей, отвечающих за конкретный процесс.

В прошлом году консалтинговой компанией Panorama Consulting Solutions был составлен рейтинг лидеров мирового рынка ERP-систем. В него вошли SAP, Oracle, Microsoft, Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Проблемы выбора

Прежде чем остановиться на каком-либо предложении, придется определиться с рядом вопросов: какие процессы подлежат делегированию машинам, будет ли это готовый пакет решений или основа для доработки и оптимизации, сколько персонала должно быть задействовано в автоматизации, насколько программа удобна в использовании и подходит под имеющуюся в компании техническую базу, какова стоимость программы и многие другие.

Следует также помнить, что покупкой ПО редко ограничиваются вложения. Необходимо настройка, внедрение, обучение персонала, обслуживание и т.д.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль