Документационное обеспечение: семь шагов, как привести дела в порядок

245
Документационное обеспечение деятельности организации на первый взгляд кажется сложной задачей. Но если знать алгоритм действий, то все окажется намного проще. Сегодня мы дадим вам этом алгоритм.

Работу с документами ведет каждая организация, даже если в ней нет специального структурного подразделения и секретаря. В этом случае документами занимаются сотрудники разных подразделений в дополнение к основным обязанностям.

Какие варианты организации делопроизводства возможны?

Подразделения самостоятельно ведут все процессы от создания до уничтожения документов. Нередко процессы и маршруты движения документов в подразделениях не согласованы между собой. Такое делопроизводство называют децентрализованным.Документационное обеспечение: семь шагов, как привести дела в порядок

Полезная информация по данной теме содержится в статье «Первые этапы делопроизводства организации»

В организациях, где делопроизводство ведут в отдельных подразделениях, но все они подотчетны некоему центру – например секретарю руководителя, ситуация с документами вызывает меньше сложностей. Это смешанная форма делопроизводства. Но проблема и здесь остается: отсутствуют сотрудники, для которых работа с документами – основная обязанность. Нет единого центра, который курирует делопроизводство, а объем документов с развитием компании постоянно растет. Именно тогда возникают мысли о необходимости передать всю работу с документами в одни руки, например секретарю.

Читайте также:

Какую роль играет секретарь в документационном обеспечении

Один секретарь до поры до времени справится с потоком документов, но его полномочий недостаточно для контроля за документооборотом растущей организации, соблюдением процедур и правил документирования, а также для внедрения электронных систем управления документами.

Секретарь отвечает за оформление документов и контроль их исполнения по резолюциям руководителя. Он не может в одиночку наладить систему документационного обеспечения управления организацией. Тем не менее именно секретарь может инициировать создание делопроизводственного подразделения, сотрудники которого:

установят единые правила делопроизводства;

организуют контроль за выполнением правил;

создадут понятную схему документооборота;

упростят поиск документов.

Какую роль играет руководитель в документационном обеспечении

Решение о создании службы делопроизводства принимает руководитель организации. А руководителю важно обосновать потребность в создании делопроизводственного подразделения. Универсальной формулы расчета выгоды от централизации делопроизводства нет. Ведь в каждой компании свои нюансы. Однако провести отдельные расчеты и показать директору выгоду на цифрах можно. Например:

посчитайте, сколько компания платит сейчас, когда с документами работают разные сотрудники подразделений, чьи основные обязанности далеки от делопроизводства;

посчитайте, в какую сумму обходится обработка одного документа. Для этого нужно знать, сколько времени тратит один специалист на документ в среднем. В масштабах бизнеса цена одного документа кажется смешной. Но если ее умножить на количество документов за год, то наверняка эти цифры не слишком порадуют руководителя;

составьте перечень мебели и оргтехники, которые используют в каждом подразделении для работы с документами. Это стандартное офисное рабочее место, а дополнительно к нему из мебели: стол для обработки документов, шкаф с запирающимися на ключ дверцами, открытый стеллаж, сейф. Из оргтехники необходим потоковый сканер.

Далее организуйте встречу с руководителем на тему: «Выгоды от внедрения единой системы документооборота». К встрече с шефом подготовьте Предложение о создании нового структурного подразделения. В нем перечислите главные проблемы текущего состояния делопроизводства в компании и преимущества от перехода на централизованную систему. Будьте убедительны: оперируйте только фактами и цифрами.

Итак, руководитель согласился создать новое структурное подразделение. Что дальше? Секретарь может продолжить работу по созданию делопроизводственного подразделения и потом возглавить его как руководитель.

Дополнительные сведения по данному вопросу вы можете найти в статье «Документная грамотность управленческого персонала»

Какие шаги предпринять для оптимизации документационного обеспечения

Шаг 1.

Получите письменное указание руководства

Создание канцелярии – это изменение организационной структуры. Нужен приказ по основной деятельности (образец см. ниже), в котором генеральный директор:

  • поставит задачу, назначит ответственного или определит рабочую группу;
  • установит срок выполнения задачи и промежуточные сроки для отчетов;
  • поручит сотрудникам организации содействовать рабочей группе.

Образец. Приказ о создании канцелярии

Образец. Приказ о создании канцелярии

Шаг 2.

Опишите текущую ситуацию с делопроизводством

Вам поручили централизовать систему делопроизводства. С чего начать? Исследовать и описать текущую ситуацию. Тем более что на этапе подготовки Предложения о централизации для руководителя по итогам анкетирования вы уже ознакомились с состоянием дел.

  1. Подготовьте перечень работников, которые продолжат вести делопроизводство в подразделениях. Централизованная система не исключает, а наоборот, поддерживает работников, ответственных за делопроизводство. Они будут следить за тем, чтобы принятые правила выполнялись. Пример результата исследования см. в таблице 2 ниже.
     
  2. Составьте список локальных нормативных актов по делопроизводству в подразделениях компании. Для чего? Вы можете обнаружить, что, например, регламент по делопроизводству или даже номенклатура дел в компании есть. Но о них знает только один дотошный секретарь отдаленной дирекции. Кроме того, эта часть исследования поможет выявить отраслевые правила по обращению с документами. Пример результата сбора информации см. в таблице 3 ниже.

Шаг 3.

Опишите маршруты движения документов

Это поможет проанализировать и упростить текущий документопоток. Текстовое описание для маршрутизации не подходит. Оно не наглядно. Лучше составьте схему в доступной вам программе. Оптимальный вариант – MS Visio. Эта программа специально предназначена для рисования схем. Если компания небольшая и этапов движения документов немного, то изобразить простую схему поможет более привычный Word или Excel.

Пример схемы маршрута входящего документа см. ниже. Из схемы сразу видны факторы, которые тормозят движение входящего документа:

  • секретарь генерального директора получает письма, проводит их первичное рассмотрение, а затем сортировку. Потом определяет подразделение, в которое нужно передать письмо;
     
  • письмо не дойдет до подразделения-адресата, пока не составлен список приема-передачи;
     
  • чтобы одно письмо дошло до исполнителя, два человека расписываются при его приеме и передаче друг другу.

Схема. Маршрут входящего документа 

Схема. Маршрут входящего документа

Обратите внимание! Внедрение изменений всегда начинайте с изучения текущей ситуации в организации. Это позволит составить реальную картину дел, выделить первоочередные и второстепенные задачи

В норме до своей регистрации входящий документ проходит три этапа. Это: прием, первичное рассмотрение и регистрация. В нашем примере над одним документом до регистрации выполняют пять операций. Это прием, сортировка, составление списка документов для передачи, прием-передача, регистрация. Налицо искусственное затягивание процесса обработки входящего документа, от которого лучше избавиться.

По аналогичной схеме составьте и проанализируйте маршруты других документов в организации.

Справка

Далее подведите итоги исследования. На примере, рассмотренном в статье, удалось выяснить следующее:

  1. в компании действует пять самостоятельных центров по работе с документами;
     
  2. часть из них не знает, на основании каких документов ведет делопроизводство. Другие действуют по своему усмотрению;
     
  3. в компании действует Инструкция по делопроизводству, утвержденная в 2010 году. О ней знает только одно структурное подразделение;
     
  4. подразделения, работая с документами, не доверяют друг другу. Прием-передача документов между ними происходит под роспись.

Еще по этой теме «Аудит делопроизводства: привлекаем аудиторскую фирму»

Шаг 4.

Определите статус и дайте наименование делопроизводственному подразделению

Решите, будет ли служба делопроизводства самостоятельным структурным подразделением или это будет группа работников одного из существующих отделов. Далее определите наименование подразделения или группы. Канцелярия, отдел делопроизводства или служба ДОУ? Принципиальной разницы нет. Небольшой компании лучше выбрать название «канцелярия». В ней будут трудиться работники, зачисленные в один из существующих отделов.

Например, отдел по общим вопросам может принять в штат двух специалистов-делопроизводителей. Они будут работать под началом секретаря генерального директора. Обязанности вновь принятых работников зафиксируйте в должностных инструкциях. Рабочие места организуйте в отдельном кабинете с табличкой «Канцелярия». В дальнейшем по мере развития компании этих работников можно будет вывести в отдельное подразделение.

Шаг 5.

Подберите персонал будущей канцелярии

Вариантов немного: подберите сотрудников из компании либо наймите новых. Как правило, это решение остается за руководителем. Секретарь только высказывает свои рекомендации.

Справка

На этом этапе в работу подключают сотрудников отдела кадров. Они:

  1. вносят изменения в штатное расписание и организационную структуру;
     
  2. составляют должностные инструкции будущих работников;
     
  3. подбирают кандидатов на новые вакансии внутри компании и за ее пределами.

Но и секретарю руководителя будет чем заняться. Например, сформулировать требования к кандидатам. Или помочь кадровикам с разработкой должностных инструкций.

Чтобы определить количество работников отдела делопроизводства, для ориентира можно использовать формулу НИИ труда. Расчет зависит от объема документооборота, то есть количества документов, зарегистрированных за отчетный период. Как правило, берут цифру за предыдущий год. При этом учитывают все виды управленческой документации в компании. Формула расчета выглядит так:

Документационное обеспечение: семь шагов, как привести дела в порядок

где 0,00016 – постоянный коэффициент. Он отражает средний уровень производительности труда работников делопроизводства. Д – объем документооборота, Р – общее количество работников организации.

Пример. В компании с документооборотом в 10 000 документов и общей численностью сотрудников 200 человек численность службы делопроизводства составит 2 человека:

0,00016 × 10 0000,98 × 2000,1 = 0,00016 × 8318 × 1,7 = 2,3.

В результате расчета редко получаются целые числа. Округлять их следует «в плюс». Если у вас значение «3,1», то канцелярии требуется не три, а четыре специалиста.

На сегодняшний день это единственная работающая формула.

Шаг 6.

Продумайте материально-техническое обеспечение канцелярии

Ничего сверхъестественного на первых порах канцелярии не требуется. Только укомплектованные в обычном порядке рабочие места и стандартный набор программного обеспечения. Каждое рабочее место оснастите потоковым сканером. А кабинет – шкафами для хранения документов, в том числе запирающимися на ключ.

Шаг 7.

Разработайте организационно-правовые документы

Новой канцелярии понадобится Инструкция по делопроизводству. В ней подробно опишите процессы создания, движения, использования и хранения документов с учетом особенностей компании.

Положение об отделе пойдет во вторую очередь. Остальными документами займутся работники вновь созданной канцелярии.

Любое организационное изменение влечет за собой и незапланированные трудности. Например, сопротивление со стороны работников в порядке изменения работы с документами. Чтобы снизить негатив, покажите выгоды от единой системы документооборота на конкретных рабочих ситуациях.

Также могут возникнуть сложности технического и психологического плана, ошибки и неточности. Тем не менее, следуя выбранному курсу и вовремя внося коррективы, вы создадите полноценно функционирующее структурное подразделение, которое сами же сможете в дальнейшем и возглавить.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль