Канцелярские товары для офиса

800
Как закупить канцелярские товары для офиса, чтобы все сотрудники остались довольны.

Как правило, секретарь занимается обеспечением жизнедеятельности офиса компании и именно он назначается ответственным за то, чтобы у сотрудников имелись все необходимые им для работы канцтовары. Как закупить канцелярские товары для офиса, чтобы все сотрудники остались довольны, и при этом не превысить установленный бюджет расходов — задача довольно сложная. Но если подойти к ее решению грамотно, правильно рассчитать потребность, а также периодичность закупки, останутся довольны все — и руководитель, и сотрудники. Кроме этого, важно выбрать надежного поставщика, который сможет обеспечить оптимальное соотношение цены и качества, оформить с ним договор на поставку. В статье рассказывается, как это сделать.

Канцелярские товары для офиса: список

Прежде всего необходимо проанализировать реальную потребность в канцелярских товарах для офиса с учетом специфики деятельности сотрудников. Можно попросить их составить заявки на те канцелярские принадлежности, которые требуются именно им. Кроме того, нужно часть канцтоваров имеют длительный срок пользования и приобретать их в каждой закупке уже не требуется, а какие-то — являются расходными материалами и требуют постоянного возобновления запасов.Канцелярские товары для офиса

Виды канцелярских товаров для офиса, в список тех, которые можно покупать только раз в один-два года или периодически, по мере необходимости, можно включить:

  1. Приспособления для хранения, систематизации и упорядочивания документов: подставки, лотки, боксы;
  2. Органайзеры, настольные подставки под канцелярские принадлежности;
  3. Канцелярские принадлежности длительного пользования: линейки, ножницы;
  4. Дыроколы, степлеры, антистеплеры;
  5. Ежегодники;
  6. Калькуляторы.

Справка

Канцелярские товары для офиса, список тех, которые приобретаются не реже, чем раз в 3-6 месяцев:

  1. Писчая бумага стандартных форматов, как правило, А4 и других;
  2. Блоки для записей, разного рода наклейки и стикеры, иная бумажная продукция — блокноты, конверты, бланки;
  3. Папки и скоросшиватели;
  4. Ручки, стержни к ним, карандаши, фломастеры;
  5. Маркеры для различных поверхностей;
  6. Кнопки, зажимы, скрепки;
  7. Скрепки для степлеров;
  8. Клеящие карандаши и клей;
  9. Корректирующие средства;
  10. Точилки для карандашей;
  11. Скотч.

Эти списки стандартные, их необходимо скорректировать под конкретный офис. В некоторых случаях сотрудникам могут понадобится дополнительные принадлежности, например, резаки для бумаги, наборы для переплетных работ и пр. Поэтому важно при составлении перечня канцелярских товаров для офиса учесть все потребности, чтобы сотрудники имели все необходимое и могли эффективно выполнять свои обязанности.

После того, как составлен перечень канцелярских товаров для офиса, образец можно утвердить приказом или нормативным актом. В дальнейшем, при приобретении канцтоваров, ответственное лицо будет руководствоваться этим списком. Если предприятие крупное, в каждом его подразделении приказом следует назначить лиц, ответственных за подачу заявок на канцтовары. Закупку их нужно будет производить в соответствии с графиком, не дожидаясь, пока закончатся расходные материалы.

Какие канцелярские товары для офиса приобрести директору компании

Канцелярские товары для офиса, список тех, что потребуются для кабинета руководителя, будет гораздо короче. Но при этом стоимость и качество их будут значительно выше. Это должны быть статусные, но в то же время функциональные и удобные канцелярские принадлежности. Желательно, чтобы они были изготовлены из натуральных материалов — редких пород дерева, кожи. 

При решении вопроса о том, как выбрать канцелярские товары для офиса, которые будут стоять на рабочем столе директора, нужно учесть и потребности, и специфику его деятельности, и стиль работы, и личные предпочтения. Чтобы не ошибиться, приобретение дорогостоящих предметов лучше согласовать с самим руководителем. Чтобы облегчить выбор канцелярских товаров для офиса, можно показать директору каталог.

Читайте также:

Как рассчитать стоимость канцелярских товаров для офиса

Бюджет, который необходимо выделить на закупку канцелярских товаров для офиса не должен быть ни заниженным, ни завышенным и должен отражать реальную потребность. Чтобы это было действительно так, необходимо регулярно проводить ревизию, и использовать те канцтовары, которые сотрудники могут сдавать за ненадобностью.

Расходы на закупку дорогостоящих офисных принадлежностей для кабинета руководителя необходимо учесть в бюджете отдельной строкой. Отдельно нужно сделать и расчет потребности директора в канцелярских принадлежностях на календарный период. Для этого нужно будет просуммировать стоимость канцелярского набора руководителя и учесть ее в общем бюджете.

Алгоритм расчета будет следующим:

Расчет количества канцелярских товаров, необходимого для одного офисного сотрудника в течение календарного периода. Расчет лимита необходимо произвести в двух вариантах: для новичка и уже давно работающего сотрудника. Это обусловлено тем, что новичку потребуются не только расходники, но и принадлежности длительного пользования. С учетом  этого рассчитайте и утвердите приказом или иным распорядительным документом. Перечень канцелярских товаров для офиса образец представлен ниже.

Канцелярские товары для офиса

Расчет лимита расходов на одного сотрудника на календарный год. Для расчета можно воспользоваться электронными таблицами Excel. Результаты расчета также необходимо представить в двух вариантах — для новичка и  уже работающего сотрудника. В первом столбце «Наименование канцелярских товаров для офиса» нужно перечислить канцелярские принадлежности, положенные работнику, а во втором « Лимит на год, шт.» — указать утвержденные нормативы расхода. В третьем столбце «Стоимость единицы товара» проставьте цену в соответствии с каталогом «Канцелярские товары для офиса». В четвертом столбце «Расходы на год по позициям» просчитайте стоимость канцтоваров по каждому наименованию.

Под таблицей выделите две строки. В первой укажите итогом общую сумму расходов на офисные принадлежности рассчитанную на календарный год, во второй — лимит расходов на одного сотрудника на один месяц, для этого итоговая годовая сумма должна быть поделена на 12. Порядок расчета лимита расходов одинаков для обеих вариантов.

Расчет бюджета расходов на канцелярские товары для офиса на компанию или одно из ее подразделений. При расчете используйте формулу:

Е = (L1  х K1) + ( L2  х K2) + N, где:

Е — требуемая на календарный период сумма расходов на канцелярские товары для офиса;

L1, L2 — сумма расходов на одного сотрудника (новичка и старого работника);

K1, K2 — количество сотрудников (новичков и старых работников);

N — сумма расходов на канцелярские принадлежности для директора компании из расчета на год.

Как приобрести канцелярские товары для офиса сверх утвержденного лимита

Понятно, что, составляя бюджет расходов на канцтовары, невозможно учесть всякие непредвиденные случаи и затраты. Те принадлежности, которые необходимо будет докупить и которые не фигурируют в утвержденном списке наименований канцелярских товаров для офиса, могут приобретаться на основании докладных записок. Докладная записка может быть написана либо самим сотрудником, либо его непосредственным руководителем. Главное требование к ее содержанию — четкое и логичное обоснование необходимости дополнительного приобретения канцтоваров. После того, как руководство примет решение по докладной записке и поставит на ней соответствующую визу, может быть скорректирована сводная заявка на ежемесячное приобретение канцелярских товаров для офиса.

С какой периодичностью пополнять запас канцелярских товаров для офиса

В этом вопросе необходимо руководствоваться реальными потребностями сотрудников и удобства того, сотрудника, которому будет поручено осуществлять закупку. Как правило, даже в тех компаниях, где расход канцтоваров велик, достаточно приобретать их раз в месяц и при этом всегда иметь небольшой запас на непредвиденные нужды. В некоторых случаях график закупок может предусматривать приобретение канцелярских товаров для офиса с периодичностью раз в полгода. График закупок можно утвердить распоряжением руководителя.

Чтобы обеспечить непрерывность производственного процесса, в резерве всегда необходимо иметь набор канцтоваров длительного пользования на случай приема на работу нового сотрудника, а также небольшой запас расходников: бумаги, карандашей, ручек и пр.

Справка

Порядок закупки канцелярских товаров для офиса

Этот порядок может быть утвержден приказом или установлен локальным нормативным актом работодателя, в том числе, инструкцией или Положением о делопроизводстве. Лица, ответственные за каждый этап или полностью за весь процесс приобретения канцелярских принадлежностей должны быть назначены приказом. Ответственность за своевременность и полноту закупок может быть установлена и должностными инструкциями.

Все корректировки в график закупок и нормативы необходимо вносить на основании подписанных руководителем служебных записок. Плановые закупки, не требующие корректировки, можно осуществлять без подачи отдельных заявок от подразделений. Нужно стремиться к тому, чтобы установленный на год лимит не был существенно превышен. В установленные сроки сводные заявки необходимо направлять поставщику, взаимодействие с которым осуществляется на основании соответствующего договора.

Как выбрать поставщика и заключить договор на поставку канцелярских товаров для офиса

При выборе поставщика необходимо поинтересоваться его деловой репутацией. Сведения о том, насколько он добросовестно относится к выполнению взятых на себя договорных обязательств можно найти и в интернете, и через знакомых. Конечно, лучше воспользоваться услугами проверенного контрагента, давно работающего на рынке и имеющего хорошую репутацию.

Попросите поставщика предоставить каталоги продукции, ознакомьтесь с описанием канцелярских товаров для офиса, представленных в них. Основной вопрос — соотношение цены и качества. Конечно, канцтовары, предлагаемые известными европейскими производителями, будут иметь высокое качество, но и цена их будет несопоставимо выше, чем у китайских. Но, если бюджет компании позволяет, канцелярские товары для офиса, рассчитанные на длительное применение, все же следует приобрести повышенного качества. Это гарантия, что их не придется докупать каждые несколько месяцев. А вот карандаши и ручки, ластики, скрепки и прочие расходные материалы можно купить и китайского производства.

Обратите внимание: не стоит экономить на качестве бумаги, используемой для принтеров. Это позволить существенно продлить срок эксплуатации дорогостоящей офисной техники.

Когда в выбором поставщика определились, необходимо заключить с ним договор. Чаще всего, шаблон договора на поставку канцелярских товаров для офиса есть у контрагента. Этот шаблон должен быть адаптирован к конкретным условиям сделки.

Особое внимание необходимо уделить условиям поставки и дополнительным условиям, которые могут значительно снизить стоимость бюджета, изначально запланированного по договору. Так, например, договором можно предусмотреть корпоративную скидку, размер которой может быть постоянным, а может зависеть от объемов закупки.

После правки договор на поставку канцелярских товаров для офиса нужно будет согласовать и подписать у директора компании. Договор подписывается второй стороной, один его экземпляр передается контрагенту, второй — передается в бухгалтерию или юридический отдел организации.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль