Как использовать и хранить сургучную печать в организации

84
Сургучная печать используется при опломбировании журналов учета движения трудовых книжек и вкладышей, а также их бланков. Для ее изготовления необходимо соблюсти некоторые требования.

Что такое сургучная печать

Сегодня такой вид печати, некогда очень популярный, уже редко где используется. Сургучная печать — это оттиск, проставляемый с помощью специального устройства на сургуче — легкоплавком смолистом непрозрачном веществе, окрашенном с помощью специальных наполнителей. Как использовать и хранить сургучную печать в организацииУстройство, которое используется для проставления оттиска на расплавленном сургуче, представляет собой латунное основание с зеркально выполненной надписью, прикрепленное к деревянной ручке. Оттиск, проставленный на расплавленном сургуче, почти сразу после соприкосновения с латунным основанием остывает и на сургуче остается изображение или надпись. Конверты с сургучными печатями также использовались для пересылки особо ценных документов.

Сургучная печать применяется для подтверждения сохранности содержимого. Так, еще недавно она проставлялась на почтовых бандеролях и посылках. Вскрыть упаковку, опечатанную сургучом без нарушения целостности печати было невозможно.

Сургучные печати сейчас используются больше для оформительских, декоративных целей, их проставляют на:

почетных грамотах, поздравлениях и приглашениях;

коробках;

почтовых конвертах.

Кроме того, в соответствии с требованиями законодательства, сургучная печать используется для опломбирования книг учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Прошнуровать листы такой книги и скрепить концы нити сургучной печатью необходимо в соответствии с п.41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее –Правила № 225.

Как ставить сургучную печать в книге учета движения трудовых книжек

Требование о том, что листы книги учета трудовых книжек и вкладышей в них должны быть прошнурованы и опломбированы, является обязательным для всех организаций, независимо от формы собственности и численности штата. Это же требование касается и приходно-расходных книг по учету бланков трудовых книжек и вкладышей. Нарушение этого правила чревато штрафными санкциями в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ. При этом допускается использование как специальных пломб, так и сургучных печатей.

В законе нет конкретных указаний на то, что сургучная печать должна использоваться и для скрепления каких-либо еще кадровых документов, кроме книги учета. Но не будет считаться нарушением, если с ее помощью будет подтверждаться целостность и других регистрационных журналов и учетных книг, в том числе, по гражданской обороне, охране труда.

При этом сургучная печать не имеет заверяющей функции как, например, печать организации, поэтому каких-то особых требований к содержанию и реквизитам самой печати для сургучной печати законом не устанавливается. Отсутствие строгих требований к ней объясняется ее назначением — подтвердить сохранность и целостность опечатанного содержимого.

Что касается содержания оттиска, обязательных для него реквизитов законом также не устанавливается. Поэтому организация, заказывающая сургучную печать, может ограничиться необходимым минимумом — полным наименованием предприятия, его ИНН, КПП.

Читайте также:

Как пользоваться сургучной печатью для опломбирования документов предприятия

Процесс организации опломбирования сургучной печатью кадровых документов представлен на рисунке ниже.

Как использовать и хранить сургучную печать в организации

Как заказать набор для сургучной печати

Вопрос о том, как сделать сургучную печать в домашних условиях, не должен возникать у ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Использовать для проставления оттисков на сургуче печать, сделанную своими руками, нет никакого смысла. Изготовление сургучной печати — услуга, которую предоставляют многие компании во всех российских городах.

Чтобы заказать сургучную печать, организации потребуется только придумать собственный макет ее оттисковой части. Этот макет можно изготовить с помощью популярного векторного редактора СorelDraw или любого другого, поддерживающего электронные форматы *.cdr или *.eps. И текстовое содержание, и другие элементы макета необходимо перевести в кривые. На оттиске можно изобразить логотип или фирменный знак вашей организации.

Если специалиста, умеющего работать в векторном редакторе не найдется, макет печати для сургучной печати можно нарисовать и представить в мастерскую в одном из растровых форматах (*.jpg, *.jpeg, *.png, *.gif, *.tif и т. д.). При изготовлении сургучной печати на заказ макет за небольшую плату будет переведен в векторное изображение специалистами самой компании.

Через несколько дней, обычно, не больше трех, сургучная печать будет готова. У ее изготовителя вы также сможете приобрести остальные комплектующие набора для сургучной печати: деревянную ручку, сургуч любых цветов и форм: кусковой и стержнях, плавильное устройство.

Приказ о введение в действие сургучной печати

Универсальной формы для составления такого приказа нет, можно использовать ту, что разработана для таких распорядительных документов самим работодателем.

Образец приказа о введении и использовании сургучной печати представлен на рисунке ниже.

Как использовать и хранить сургучную печать в организации

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Как ставить сургучную печать в журнале учета трудовых книжек

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также журнал, в котором регистрируются и учитываются бланки этих документов, перед тем, как вносить в них записи, необходимо пронумеровать и прошнуровать. Для шнурования используется прочная толстая нить или тонкий шпагат.

Концы нити выводятся на оборотную сторону обложки журнала, скрепляются двойным узлом. Их необходимо прижать к поверхности обложки, налить сверху расплавленный сургуч. Пока он не застыл, на поверхность с небольшим усилием ставится сургучная печать. Таким образом, концы нитей фиксируются этой печатью и ее целостность является гарантией того, что листы в журнале не были заменены.

Но сургуч, хоть и достаточно прочный материал, но сильного механического воздействия может не выдержать. Поэтому журнал с листами, опечатанными сургучной печатью, нужно хранить так, чтобы оттиск был не нарушена и не поврежден.

Как хранить и уничтожать сургучные печати

Использование, хранение и уничтожение сургучных печатей производится в общем порядке.

Этот порядок установлен практикой, поскольку в законодательстве эти вопросы не оговорены. По сложившимся правилам документооборота и аналогией с порядком хранения документов кадрового делопроизводства, сургучные печати хранятся в специально отведенных местах, доступ к которым имеют ответственные лица, назначаемые приказом руководителя. Место хранения - несгораемые металлические шкафы или сейфы.

После изготовления сургучной печати на заказ, ее необходимо зарегистрировать и поставить на учет. С этой целью в организации ведется специальный журнал учета печатей штампов и факсимиле, используемых в документообороте. Образец такого журнала представлен ниже.

Журнал учета печатей, штампов и факсимиле
Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Порядок уничтожения и утилизации сургучных печатей также не отличается от того, что установлен  регламентами уничтожения кадровых документов и печатей. По мере использования или после того, как отпадет надобность в сургучной печати в связи с ее заменой на другое опломбирующее устройство, печать следует уничтожить.

С этой целью на предприятии в соответствии с приказом его руководителя создается специальная комиссия, в которую обязательно должен быть включен работник, ответственный за хранение кадровых печатей. После того, как сургучная печать будет физически уничтожена, этот факт подтверждается соответствующим актом, составленным в произвольной форме.

Обратите внимание: использование специального опломбирующего устройства значительно облегчает процедуру обеспечения целостности содержимого журналов учета.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль