Нужны ли секретарю организаторские способности?

233
Конечно, нужны! Какие именно навыки необходимо культивировать, как это делать и как применять на практике организаторские способности, расскажем в настоящей статье.

Какие организаторские способности необходимы секретарю

Наиболее востребованными качествами помощника руководителя, безусловно, являются организованность, пунктуальность, умение быстро реагировать на изменение ситуации, стрессоустойчивость.

Вы должны эффективно спланировать день руководителя, состыковать все текущие дела.

Рабочий график руководителя составляется таким образом, чтобы оптимально расставить все необходимые встречи, но при этом обязательно нужно предусмотреть свободные промежутки, чтобы руководитель имел возможность проработать важные материалы и подготовиться к совещаниям.Нужны ли секретарю организаторские способности?

Не следует перенасыщать рабочий график руководителя несущественными по смысловому значению встречами. Встречи нужно назначать только тогда, когда обсуждение вопросов требует личного присутствия руководителя или коллективной проработки материала.

Для внешних встреч рекомендуется предусматривать время, близкое к началу или к концу рабочего дня, чтобы эти встречи не разбивали рабочий день руководителя

Кроме того вы должны уметь организовать подчиненных, понимать процессы, которые происходят в компании.

Распространено мнение, что организаторские способности невозможно развить: либо они есть, либо их нет. Мы не согласны с этим. Часто «неорганизованный» сотрудник просто не владеет нужными инструментами.

Научитесь составлять интеллект-карты. Благодаря их использованию вы сэкономите 30% времени, планируя дела руководителя. Ваш шеф оценит наглядный формат представления информации, когда все события недели или важные детали проекта умещаются на одной странице.

Читайте также:

Как развить организаторские способности

Среди основных организаторских способностей, которыми должен обладать секретарь, руководители назвали:

баланс инициативности и исполнительности;

гибкость и адаптивность;

обучаемость и готовность работать над собой.

Ответственность. Практически все опрошенные работодатели поставили это качество на первое место. И не случайно. Ведь вы – доверенное лицо руководителя. Станет ли он доверять необязательному и забывчивому человеку? Как развить обязательность?

Упражнение 1

«Подумай о последствиях».

Представьте критическую рабочую ситуацию – реальную или возможную. Например, начальнику предстоит презентация нового продукта перед ключевым заказчиком. Вы должны собрать и структурировать для нее информацию. Мысленно доведите ситуацию до критической точки и ответьте на вопросы:

 Что плохого произойдет, если я не выполню задание вовремя или не сделаю вовсе?

 Как это скажется на мне и моем руководителе?

 Как повлияет на рабочий процесс?

 Что хорошее ожидает меня, если я выполню задачу?

Если вы не соберете информацию вовремя или сделаете это некачественно, руководитель не сможет заключить договор с заказчиками и вряд ли получит повышение. А значит, вам не повысят зарплату, сделают выговор и т. д.

Выберите рабочую задачу – самую срочную, важную или ту, которую вам не хочется выполнять. Подумайте о цене вашего бездействия или затягивания сроков. Это поможет вам внимательнее относиться к своим обязанностям.

Справка

Полезный совет

Научитесь объективно оценивать себя: бесценно понимать, когда вы сплоховали, когда полностью выложились, когда сработали в пользу компании, а когда нанесли ей ущерб, пусть незначительный. Это также поможет вам самостоятельно поддерживать баланс инициативности и исполнительности.

Попробуйте оценить себя, используя приемы, которые используют рекрутеры. Они представлены на схеме ниже:

Приемы оценки организаторских способностей сотрудника

Нужны ли секретарю организаторские способности?

Баланс инициативности и исполнительности. Многих руководителей не устраивает безынициативность помощников, в то время как другие жалуются на их излишнюю инициативность. Вам нужно четко понимать, что баланс инициативности и исполнительности очень важен. Будьте наблюдательны, старайтесь разобраться в требованиях начальника к вашей работе и в критериях эффективности. Со временем вы сами сможете инициировать выполнение поручений.

Упражнение 2

Составьте список регулярных задач, о которых начальник напоминает вам или другим сотрудникам. Подумайте, как оптимизировать контроль их выполнения и освободить время руководителя. Создайте оповещение о планерках через Google Календарь или лично обзвоните ответственных лиц в каждом подразделении.

Полезные советы об использовании организаторских способностей в нестандартных ситуациях приведены в статье «План «Б», или Как застраховаться на случай неожиданностей»

Гибкость и адаптивность. Руководителю нужен человек, который мгновенно реагирует на любую ситуацию и умеет расставлять приоритеты. Это касается как составления бумаг, так и коммуникаций. Хороший помощник должен понимать, что оперативное решение неожиданно возникшего вопроса может требовать приоритетности.

Упражнение 3

Чтобы развить психологическую гибкость, представьте ситуации и продумайте свои действия.

 Отправив коммерческое предложение сложному заказчику, вы обнаружили, что ошибочно написали его фамилию.

 Зарубежные партнеры приехали на переговоры к вашему начальнику. Они отправились на загородную экскурсию, разминулись с гидом и заблудились в лесу.

 Начальник уехал на важные переговоры и забыл на столе единственную флэшку с презентацией проекта.

Вспомните стрессовые ситуации из практики своей или коллег. Придумайте результативные стратегии поведения.

Справка

Полезный совет

Используя многозадачность в работе, помните, что в этой способности таится опасность. Есть риск слишком быстро переключаться с одного дела на другое и ничего не довести до конца. Чтобы не попасть в эту ловушку, тренируйте внимание и усидчивость

Развитый эмоциональный интеллект. В работе помощника руководителя отлично помогает развитый эмоциональный интеллект – EQ: способность точно воспринимать и понимать свое эмоциональное состояние и эмоции других людей. А также эффективно регулировать, контролировать и использовать эмоции для достижения своих целей.

Многие секретари и офис-менеджеры предпочитают отмалчиваться на высказанную претензию и «съедать» обиду, накапливая стресс и неудовлетворенность работой. Развитый же эмоциональный интеллект помогает избегать подобных ситуаций.

Как взаимодействовать секретарю с руководителем, рассказывается в статье "Какой у вас психотип и совместимы ли вы со своим руководителем".

Упражнение 4

Используйте схему подачи обратной связи «XYZ», предложенную психологом Хеймом Джиноттом: «Когда вы сказали X, это заставило меня почувствовать Y, а вместо этого мне бы хотелось, чтобы вы сделали Z», где Х – это слова или действия оппонента, Y – ваши эмоции, Z – желаемое для вас действие оппонента.

Схема «XYZ» смягчает критику: вместо обвинений оппонента вы говорите о своих чувствах и предлагаете вариант решения. Это вызывает меньше противодействия, чем жесткая критика.

Если вы чувствуете, что начальник вами недоволен, скажите ему: «Когда Вы не объясняете мне, в чем моя ошибка, я очень переживаю и не могу сосредоточиться. Кроме того, я не могу ее исправить и не совершать таких промахов в будущем. Мне бы хотелось, чтобы Вы указывали мне на конкретные вещи, которые вызвали Ваше недовольство».

Многозадачность. Опытный секретарь должен быть современным Юлием Цезарем: скачивая файл, думать, что следом нужно проверить почту, потом сделать важный звонок, затем отнести документы на подпись и т. д. Это – ежедневная рутина, которую нельзя запланировать.

Упражнение 5

Для отработки распределения внимания одновременно произносите алфавит в прямом порядке и записывайте его в обратном. Произносите «А» в то время как пишете «Я», затем произносите «Б» – пишете «Ю» и т. д.

Ценные рекомендации по развитию организаторских способностей приведены в статье «Стратегия самообучения на год вперед»

Обучаемость и готовность работать над собой. Это качество – самое важное в работе персонального помощника. Большинство профессиональных навыков можно развить благодаря обучению. Учесть замечания руководителя, поработав над своими реакциями и поведением в различных ситуациях. Даже такие сложные качества, как EQ, можно развить.

Упражнение 6

Определите свои точки роста. Понаблюдайте за собой, а также используйте обратную связь руководителя и материалы статьи. Запишите три навыка или качества, которые вам нужно развить. Выберите первый шаг для развития каждого из них. Реализуйте этот шаг в течение 72 часов.

Пример. Вам не хватает развитого эмоционального интеллекта и стрессоустойчивости. Чтобы подтянуть эти качества, используйте формулу Х. Джинотта в общении с шефом, запишитесь на йогу и практикуйте упражнение «Подумай о последствиях».

Методика развития профессиональных навыков дается в статье "Важные профессиональные и личные качества секретаря руководителя: как развить?"

Образец листа оценки управленческих компетенций сотрудника

http://e.profkiosk.ru/service_tbn2/4d822491-23bf-4e16-a257-ec648dbe96dd.gif

Организаторские способности: пример из праткики

Справка

Рассказывает Елена ЖИРЕНКИНА, менеджер по коммуникациям, помощник руководителя, ООО «Группа АВАЛОН»:

 Что для Вас важно во взаимоотношениях с руководителем?

  • Для меня важны доверие и обратная связь. Важно, чтобы человек был с ценностями, близкими моим, тогда мы действуем в одном смысловом поле, у нас действительно общий язык и понимание вещей.

Какие нестандартные, сложные ситуации с Вами случались на работе? Как Вы из них выходили?

  • Бывает, рискуешь, делаешь что-то в последний момент, потому что так сложились обстоятельства. Важно все рассчитать, взвесить, согласовать с руководителем. Так, один раз паспорт руководителя с визой получали в 6 утра, а в 7 утра последним по времени подходящим поездом я отправляла руководителя в Домодедово прямо к стойке регистрации. Был риск для руководителя не вылететь, но риск согласованный, конечно. И тут важна организация процессов, мужество, контакты с людьми, доверие. Руководитель часто мне говорит: «Действуйте!». Люблю это слово. Оно означает и доверие, и вызов одновременно. Жизнь испытывает нас на прочность и на смелость, а работа — часто и на смекалку.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль