Должностная инструкция офис менеджера: разбираем типовой образец

284
Хотите разработать должностную инструкцию для офис-менеджера? Не уверены, какие права и обязанности туда включить? Узнайте, как правильно оформить этот документ в 2017 году.

Должностная инструкция — это главный организационный документ, который дает возможность работодателю разграничить права и обязанности между сотрудниками, а также наладить взаимосвязи отдельных должностей. Она определяет функции, права, обязанности и круг ответственности для работника, занимающего определенную должность.Должностная инструкция офис менеджера: разбираем типовой образец

Данный локальный нормативный акт позволяет:

  • увеличить скорость и повысить надежность выполнения задач;
  • распределить функциональные обязанности подчиненных;
  • устранить конфликты в коллективе;
  • определить функциональные связи сотрудника;
  • конкретизировать его права;
  • повысить ответственность персонала;
  • организовать равномерную загрузку;
  • сделать моральное и материальное стимулирование более эффективным;

Должностная инструкция офис-менеджера: где взять типовой образец

При разработке должностной инструкции офис менеджера поиск образца данного документа может вызвать ряд затруднений. Дело в том, что законодательство не содержит единых требований к  ее структуре и содержанию. Более того, работодатель не обязан составлять такие акты для всех категорий сотрудников.

Для составления должностной инструкции офис-менеджера можно воспользоваться квалификационным справочником должностей. Но и в этом случае работодатель имеет право уточнить требования с учетом специфики компании, особенностей труда и управления. Допускается также уточнение и частичное изменение перечня работ, свойственных определенной должности в конкретных условиях. Работодатель сам определяет структуру и содержание нормативного акта, учитывая при этом требования трудового законодательства.

Справка

Таким образом, исходными данными для разработки документа можно считать:

  1. организационную структуру предприятия;
  2. классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
  3. положения о структурных подразделениях;
  4. классификатор функций управления;
  5. нормативы управленческого труда;
  6. результаты экспертных опросов служащих;
Полезная статья: Узнайте как правильно оформить должностную инструкцию секретаря

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации, должностная инструкция относится к классу унифицированной системы организационно-распорядительной документации. В процессе ее оформления необходимо учитывать требования ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации». Получается, что образец должностной инструкции офис-менеджера — это общепринятая в делопроизводстве форма, содержание которой может варьироваться в зависимости от потребностей компании.

Читайте также:

Должностная инструкция офис менеджера 2017 года: общие положения

Первый раздел должностной инструкции секретаря офис-менеджера называется «Общие положения» и содержит сведения об этой должности с учетом специфики компании-работодателя. В нем указывают:

№ п/п

Название положения

Содержание положения в должностной инструкции секретаря офис менеджера

1.1.

Точное название должности по штатному расписанию

секретарь офис-менеджер

1.2.

Категория персонала

специалисты компании

1.3.

Наименование структурного подразделения

служба документационного обеспечения управления

1.4.

Порядок назначения и освобождения от должности

приказом Генерального директора

1.5.

Подчиненность

подчиняется непосредственно Генеральному директору, в подчинении у офис-менеджера — заведующий хозяйством, курьеры, водители, уборщицы

1.6.

Правила замещения

начальник отдела кадров и офис-менеджер выполняют функции друг друга в период временного отсутствия одного из них

1.7.

Требования к профессиональной подготовке и квалификации

высшее, неполное высшее или среднее специальное образование, стаж не менее 1 года на аналогичной должности, знание делопроизводства, оргтехники, программ Microsoft Office, деловой этики

1.8.

Необходимые знания

организационно-штатная структура компании, ее внутренние процедуры и положения, задачи подразделений, функции сотрудников административного отдела, собственные права и обязанности, порядок действий при внештатных и аварийных ситуациях

Должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря: обязанности сотрудника

Второй раздел нормативного акта включает перечень должностных обязанностей сотрудника, занимающего позицию офис-менеджера. Описываются виды работы, операции, составляющие трудовую функцию, и сроки их выполнения. Поскольку данный акт в общем случае не является обязательным документом, функции и обязанности работника можно прописать и в трудовом договоре.

Обязанности офис-менеджера можно условно разделить на 5 групп:

Управленческие — планирование работы офиса, руководство персоналом, участие в построении организационной культуры;

Административные — организация делопроизводства, поддержание взаимосвязей между отделами, зонирование офиса;

Хозяйственные — закупка оргтехники и канцелярии, взаимодействие с поставщиками;

Контрольные — инвентаризации и ревизии, аттестация персонала;

Отчетные — ведение внутренней отчетности, подготовка отчетов для руководства;

В должностной инструкция офис менеджера с функциями секретаря должны быть закреплены обязанности, связанные с курированием звонков и переписки, оформлением и размножением документации, подготовкой совещаний.

В данный раздел среди прочих вносят задачи офис-менеджера в качестве члена коллектива. К ним относятся:

  • добросовестное выполнение трудовых обязанностей;
  • соблюдение трудовой дисциплины;
  • качественное и своевременное выполнение поручений;
  • поддержание чистоты и порядка на рабочем месте;
  • эффективное использование материальных ресурсов компании;
  • следование нормативным актам по охране труда и пожарной безопасности;
  • соблюдение коммерческой тайны;

Есть ли отличия в должностных инструкциях офис-менеджеров с разными функциями?

Функции офис-менеджера могут отличаться по своему составу в зависимости от специфики компании, особенностей ее организационной структуры и текущих потребностей. Ввиду того что законом не предусмотрена унифицированная форма должностной инструкции офис-менеджера 2017 года, работодатель имеет право самостоятельно определять обязанности и функционал специалиста в данной должности в конкретной компании.

По усмотрению руководства инструкция может быть расширена и дополнена необходимыми для нормального функционирования офиса обязанностями. Так, например в должностной инструкция офис-менеджера с функциями секретаря могут быть определены  не только управленческие, но и хозяйственные функции. К обязанностям данного специалиста прежде всего относится обеспечение документооборота. Следовательно, он может заниматься работой с корреспонденцией, формированием дел, подготовкой и согласованием проектов официальной документации. В некоторых компаниях для выполнения этих задач выделяют отдельного делопроизводителя. Однако в большинстве случаев эти задачи поручают офис-менеджеру

Должностная инструкция офис-менеджера с функциями кадровика

Профессия офис-менеджера часто подразумевает совмещение разноплановых обязанностей. Специалист в этой должности должен успешно справляться с задачами секретаря, завхоза, администратора, делопроизводителя. Все дополнительные обязательства должны быть закреплены в трудовом договоре и локальных нормативных актах работодателя. Так, например, в должностной инструкции офис менеджера с функциями кадровика можно встретить следующие обязанности:

  • Ведение первичного кадрового документооборота;
  • Ознакомление новых работников с нормативными актами компании;
  • Оформление и подписание трудовых соглашений, приказов о приеме на работу, личных карточек;
  • Ведение журналов движения трудовых книжек;
  • Составление графика отпусков;
  • Ведение табеля учета рабочего времени;

Более того, по соглашению с работодателем может быть предусмотрено выполнение офис-менеджером функций специалиста по кадрам во время его отсутствия.

Полезная статья: Читайте в электронной версии журнала о том как секретарю составить и оформить кадровые акты?

Должностная инструкция офис-менеджера отдела продаж

Офис-менеджер отдела продаж в большинстве случаев напрямую связан с торговлей. В случае, если работодателю требуется кандидат, который сможет совмещать функции секретаря, администратора и менеджера по продажам, он может потребовать от кандидатов стажа в сфере реализации и навыков работы с клиентами.

Полезная статья: Читайте в электронном журнале о самокоучинге для секретаря: как стать наставником самому себе

Так в должностной инструкции офис менеджера отдела продаж можно встретить такие обязанности:

  • Прием и обработка заказов клиентов;
  • Информирование клиентов об изменениях в ценовой политике или ассортименте;
  • Поиск новых клиентов;
  • Анализ потребностей целевой аудитории;
  • Ведение отчетности по сбыту;
  • Участие в рабочих совещаниях;

Какие права офис менеджера закрепить в должностной инструкции?

Последние разделы нормативного акта закрепляют права и обязанности офис-менеджера.

Раздел «Права» содержит перечень прав офис-менеджера, необходимых ему для выполнения обязанностей. В нем регламентируются права сотрудника: на принятие самостоятельных решений, на получение информации, на выполнение определенных действий и распоряжений, на утверждение и визирование различной документации.

Как правило, офис-менеджер имеет право на самостоятельные действия и визирование документов в рамках своей компетенции, не выполнять своих обязанностей при возникновении опасности для здоровья или жизни, получать необходимую для работы информацию и требовать создания условий для сохранности документов и ценностей, информировать руководителя о недостатках в организации и предлагать пути совершенствования деятельности компании.

Полезная статья: Более подробно правах и обязанностях работника читайте в электронной версии журнала

Раздел «Ответственность» регламентирует ответственность офис-менеджера за несоблюдение требований локальных нормативных актов работодателя, результаты и последствия собственной деятельности, неприятие действий, включенных в его обязанности.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль