Методы тайм-менеджмента: как стать повелителем времени

397
Есть пять проблем, которые мешают выполнять задачи в срок. В сегодняшней статье мы рассмотрим их и дадим рекомендации по организации работы в соответствии с методами тайм-менеджмента.

О том, как планировать рабочий день, можно найти много книг, статей и тренингов. Однако фраза «я не успеваю» остается самой распространенной. Оказывается, есть пять проблем, которые мешают выполнять запланированные дела вовремя. И даже если вы каждый день составляете план задач и строго ему следуете, наличие хотя бы одной из перечисленных проблем сводит ваши усилия к нулю. Оцените рабочий день по этим критериям и узнайте, как исправить ситуацию, если в одном из описаний вы увидели себя.

Методы тайм менеджмента: искусство расставлять приоритеты

Расстановка приоритетов позволяет выполнять самые важные дела в первую очередь. У вас есть проблема с расстановкой приоритетов, если:Методы тайм-менеджмента: как стать повелителем времени

  • вы стремитесь выполнить все дела сразу, но ничего не успеваете;
  • делаете дело, а в итоге с этим можно было подождать;
  • начинаете с того, что больше всего раздражает, например, руководитель постоянно спрашивает про задачу, и выдумаете, что это высший приоритет;
  • затягиваете с началом работы и приступаете к ней, когда сроки прошли;
  • начинаете с простой задачи, а важное оставляете на потом.

Если вы выявили у себя хотя бы один маркер проблемы, поработайте над расстановкой приоритетов. Расскажем про два метода – ABCDE и Список дел (другие методы в таблице ниже).

Методы для расстановки приоритетов

Название

Краткое описание

Принцип Парето

Суть в том, что в списке дел два пункта из десяти будут стоить в пять или десять раз больше, чем остальные восемь. Поэтому нужно выделить 20% самых важных и эффективных дел и начинать работу именно с них

Матрица Эйзенхауэра

Матрица состоит из четырех полей (квадрантов) – по одному на каждую категорию дел. В первый заносят дела важные и срочные, во второй – важное и несрочное, в третий – срочное и неважное, в четвертый – несрочное и неважное

Три задачи

Нужно выбрать три задачи, которые имеют самое важное значение. Это те, невыполнение которых может привести к проблемам. Начинать день с этих задач

Светофор

Важность дел в списке нужно отметить цветами: красным – важные и срочные дела, которые нужно сделать в первую очередь. Желтым – важные дела, но которые можно сделать во вторую очередь. Зеленым – неважные и несрочные дела, которые можно отложить на несколько дней

Метод ABCDE. Составьте план дел на день. Проставьте напротив каждого пункта плана буквы A, B, C, D или E. Пометка A означает «очень важное дело», которое обязательно надо выполнить. Если его не сделать, то будут отрицательные последствия. Дело под буквой B – то, которое вам надо было бы сделать, но невыполнение повлечет лишь умеренные последствия. Пункт с пометкой C определяет работу, которую хорошо было бы сделать, но если ее не выполнить, не будет никаких последствий. Пометку D получают пункты, допускающие перепоручение. Пометка E – то, что можно просто вычеркнуть. Правило заключается в том, чтобы никогда не заниматься делами B, пока у вас есть невыполненные дела A.

Список дел. Составьте список задач. При этом важные задачи поставьте в списке первыми. И выполняйте работу строго по списку. Пока не выполните первую задачу, нельзя переходить ко второй. Это позволит важные задачи всегда выполнять в первую очередь.

Тайм-менеджмент: начните работу с главного

Секрет высокой работоспособности – привычка каждый день с утра браться за главную работу. В книгах по тайм-менеджменту такую задачу называют «лягушкой». У вас есть проблема, если вы постоянно медлите с «поеданием лягушки» и начинаете работать над простыми задачами. Либо вы постоянно откладываете начало важного дела, а потом трудитесь в режиме жесткого дедлайна. Ниже советы, как исправить ситуацию.

Принцип Парето. Так как проблема тесно связана с неумением расставлять приоритеты, то вам пригодится знание правила «80 на 20». Согласно ему, даже когда все десять дел требуют одинакового количества времени, среди них обязательно найдется одно или два, стоящих в разы больше, чем любое из оставшихся. Это и есть та самая лягушка, которую следует съесть первой. Поэтому выделите в списке дел одну или две важные задачи, это и будут 20 процентов, и всегда начинайте с них. Старайтесь противостоять желанию в первую очередь выполнять задачи «нижнего уровня», то есть из 80 процентов.

Метод «Ломтики салями». Используйте этот метод, если вы медлите браться за важную работу, потому что вас пугает ее объем. Суть в том, чтобы разбить задачу на мелкие шаги, а затем выполнять их по одному – точно так же, как мы съедаем по ломтику батон салями. Психологически проще выполнить одно небольшое задание, чем браться сразу за все.

Принцип «Швейцарский сыр». Этот метод также можно использовать, если вас пугает объем задачи. Суть в том, вы «дырявите» задачу, то есть делаете паузы в работе через полчаса-час и переключаетесь на другое дело. Вы откусываете от лягушки один кусочек, а затем отдыхаете или делаете другую работу. После того как вы возьметесь за прерванную работу, у вас появится и поступательный момент, и стремление к завершенности, и энергия.

Читайте также:

Как использовать методы тайм-менеджмента при форс-мажоре

Важно уметь правильно реагировать на форс-мажоры. У вас есть проблема, если вас выбивает из колеи любая форс-мажорная ситуация, вы теряетесь и в итоге выпадаете из рабочего ритма. Либо вы не обдумав, бросаетесь решать форс-мажорную ситуацию. В итоге срочное могло и подождать, а вы задержали выполнение важной задачи. Вот несколько рекомендаций, которые научат вас правильно реагировать на форс-мажоры.

Волшебное слово «нет». Научитесь отказывать. Это избавит вас от необходимости постоянно решать срочные проблемы других и отвлекаться от намеченных дел. «Нет» – волшебное слово в управлении временем. Произносите его вежливо и отчетливо, чтобы вас поняли правильно. Отвечайте «нет», если знаете, что задача не такая уж и срочная, как ее пытаются выставить. Говорите дружелюбно, но решительно.

Метод «Сделай завтра». Автор метода – Марк ФОРСТЕР. Суть в том, что никогда не приступайте к выполнению даже самого срочного задания, если оно еще не занесено в список задач. Если вас просят выполнить срочное дело, уточните, почему задача срочная, можно ли ее перенести и какие последствия возможны. Если выясняется, что задание нельзя отложить, выясните, какое сегодняшнее дело перенести на завтра. Если задача не такая уж и срочная, занесите ее в список задач на другой день и спокойно завершайте запланированные дела.

Как тайм-менеджмент помогает бороться с пожирателями времени

Поглотители времени – это то, что отвлекает от работы, поглощает внимание и не приводит к результату. У каждого свой набор пожирателей времени. Обязательно оцените рабочий день по этому критерию. Ведь даже безобидный просмотр новостной ленты может отвлечь от работы на час-два. Итак, у вас есть проблема если:

вы часами зависаете в Интернете;

постоянно отвлекаетесь, чтобы посмотреть новостную ленту в соцсетях;

полдня вас уходит на разговоры с коллегами, перекуры и чаепитие;

вы ежеминутно просматриваете электронную почту.

Если вы увидели себя в перечисленных маркерах проблемы, прислушайтесь к следующим советам.

Хронометраж. Фиксируйте начало и окончание любого дела и его длительность. Даже если вы отвлеклись, запишите, на что и сколько времени у вас ушло на это. Потом просуммируйте, сколько времени у вас заняло нерабочее дело. Допустим, вы пять раз зашли в соцсети, засекли время, записали, а потом посмотрите за день, сколько времени вы потратили на это, и подумайте, что бы вы успели за это время сделать. Когда хронометраж войдет в привычку, вы будете относиться сознательно ко всем делам и задачам.

Выделенное время для почты и новостей. Чтобы не отвлекаться постоянно на просмотр почты, отключите всплывающие уведомления и установите время для проверки писем, два-три раза в день достаточно. То же самое касается и новостной ленты. Посматриваете только в строго отведенное время, например утром в начале рабочего дня. И отводите на это не больше получаса.

В Интернет только с четкой целью. Никогда не открывайте браузер без четкой цели. Сначала решите, что вы там хотите найти и зачем вам это. Как только нашли нужную информацию, сразу сверните браузер, пока ваше внимание не зацепилось за что-нибудь еще и вы не зависли надолго.

Метод тайм-менеджмента: сосредоточиться на одном деле

У вас есть проблема, если вы не можете сосредоточиться на одном деле больше часа, постоянно суетитесь, паникуете, преувеличиваете значимость проблем. Исправить ситуацию помогут такие методы.

Единственная задача. Концентрируйтесь только на одной задаче. Если вы начали работу, то не отвлекайтесь ни на что другое, пока она не будет готова на сто процентов. Концентрация на одной задаче поможет наполовину сократить сроки ее выполнения. Когда появляется искушение остановиться и перейти к другому делу, говорите себе «Вернись к работе!».

Четкий план. Суетливость лечится четким планом и строгим его исполнением. Перед тем как начать рабочий день, составьте подробный план действий, опишите все задачи и определите, что нужно сделать в первую очередь. Закончив одно дело, стразу приступайте к другому, чтобы избежать лишней суеты и пустых размышлений.

Порядок на рабочем месте. Постарайтесь правильно организовать свое рабочее место, чтобы вам ничего не мешало. Отключите мессенджеры, если знаете, что вам постоянно приходится на них отвлекаться. Рабочий стол всегда держите в порядке, уберите со стола все лишнее, оставьте только то, что может пригодиться именно для этой работы.

Планируйте свои дела так, чтобы не забывать половину

Планировать легко, так как мы уже знаем, сколько времени требуется для того, чтобы выполнить ту или иную операцию.

Купите самый красивый и дорогой ежедневник. Если же Вам удобнее вести список задач на компьютере, определитесь с программным обеспечением и дерзайте! Главное, чтобы все ваши планы на день, неделю, год были записаны, а не крутились беспорядочно в голове. Если не составлять четкого плана дел на предстоящие сутки, то в лучшем случае успеете сделать половину из запланированного. Ведь всегда появляются срочные отвлекающие мелочи, а о главном Вы вспоминаете к концу рабочего дня.

Заставить себя сломать свои привычки достаточно сложно, важно не останавливаться после первых неудач. Разработайте собственную систему поощрений. Скажем, если Вы выполнили все, что планировали на неделю, побалуйте себя приятной покупкой.

Справка

Мелочи, позволяющие экономить много времени

В системах Lotus Notus и Outlook есть очень удобная функция по назначению собрания: прежде чем присылать приглашение на встречу, Вы можете увидеть календарь участников и выбрать оптимальное для всех время, а также забронировать переговорную. Еще одна мелочь: ценными помощниками являются и шаблоны писем. Есть определенная категория рассылок, которые являются общими, например стандартный ответ на письмо соискателя, приславшего резюме, или благодарность за письмо.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль