Регистрация исполнительных листов: порядок прежде всего

242
Внутри организации происходит постоянное движение документов. В среднем 80% документов требуют исполнения и регистрации. Как правильно произвести регистрацию исполнительных листов, рассказывается в настоящей статье.

Чем типовые сроки регистрации исполнительных листов отличаются от индивидуальных

Типовые сроки регистрации исполнительных документов составляют:

Регистрация исполнительных листов: порядок прежде всего

  • 10 дней: документы с пометкой «Оперативно»;
  • 7 дней: запросы судебных приставов-исполнителей;
  • 3 дня: документы с пометкой «Срочно» и «Незамедлительно».

Вы можете разработать свой перечень деловых бумаг с типовыми сроками регистрации для коммерческой организации. В него включите самые распространенные документы организации. Перечень зафиксируйте в приложении к Инструкции по делопроизводству или приказе по организации.

Деловая бумага может иметь индивидуальный срок исполнения. Чаще всего индивидуальный период регистрации применяют к внутренним организационно-распорядительным документам – приказам, распоряжениям, протоколам и т. д. В этих документах руководитель фиксирует срок регистрации в тексте деловой бумаги.

ПРИМЕР

Королеву Г. А.
Подготовить ответ до 27.01.2017
Карпов
10.01.2017

Документы с типовыми сроками исполнения поставьте на контроль во время их регистрации.

Сроки регистрации исполнительных документов считают в рабочих или в календарных днях

По правилам делопроизводства период регистрации деловой бумаги считают в календарных днях (см. ГСДОУ п. 3.3.1). В рабочих днях период регистрации считают, только если об этом прямо сказано в резолюции или тексте.

ПРИМЕР

Подготовить ответ в течение 10 рабочих дней.
18.10.2017 А.В. Краснов

Таким образом, последний день срока исполнения документа – 31.10.2017.

Как исчислять сроки регистрации исполнительных документов

Срок исполнения для входящего документа считайте с даты, когда он поступил в организацию. Срок регистрации для внутренней бумаги – с даты, когда его подписали или утвердили. Оперативно передавайте документ исполнителям в самые короткие сроки – в день поступления или на следующий день, если документ поступил в нерабочее время. Срочные документы передавайте исполнителям незамедлительно.

Читайте также:

Как определить сроки исполнения документов

Определяя срок исполнения документа, учитывайте следующие нюансы:

  • Если в резолюции указана дата окончания срока, то последний день регистрации поручения по документу – указанный последний день до конца работы, например, до 18.00.

ПРИМЕР

Срок – 30.10.2017
20.10.2017 Е.Г. Щетинин
Таким образом, поручение нужно исполнить до 18.00 30.10.2017.

  • Если в резолюции указан период, то период регистрации деловой бумаги считайте с даты вынесения резолюции.

ПРИМЕР

Подготовить доклад в течение 5 дней.
09.10.2017 А.В. Петров
Таким образом, первый день исполнения поручения – 09.10.2017; последний день – 13.10.2017.

  • Если перед датой в резолюции стоит предлог «по», то последним днем регистрации будет указанная дата.

ПРИМЕР

Начальникам структурных подразделений предоставить протоколы совещаний по 18.10.2017.
Таким образом, протоколы нужно предоставить до 18.00 18.10.2017.

  • Если перед датой стоит предлог «до», то последний день регистрации поручения – день перед указанной датой.

ПРИМЕР

Прошу доложить о выполнении задания до 20.10.2017
Таким образом, поручение нужно выполнить 19.10.2017.
  • Если перед датой указано «не позднее», то последний день регистрации поручения – указанная дата.

ПРИМЕР

Подготовить презентацию к семинару не позднее 23.10.2017.
Таким образом, последний день исполнения поручения – 23.10.2017.

ПРИМЕР

Бумага поступила в организацию 18.10.2017. Таким образом, первый день срока исполнения документа – 18.10.2017; последний день – 20.10.2017.

  • Если документ поступил с пометкой «Оперативно», то его исполняют в течение 10 дней.

ПРИМЕР

Бумага поступила в организацию 18.10.2017. Таким образом, первый день срока исполнения документа – 18.10.2017; последний день – 27.10.2017.

  • Если последний день срока регистрации деловой бумаги выпадает на нерабочий день, днем окончания периода считается ближайший предшествующий ему рабочий день.

ПРИМЕР

Представить информацию до 29.10.2017
29.10.2017 – выходной день, поэтому последний день срока исполнения – 27.10.2017.

Как отправить исполненные документы в другую организацию

Если результат исполнения деловой бумаги вы отправляете в другую организацию, учитывайте способ доставки. Если бумаги отправлена с нарочным, успейте до конца рабочего дня получить подпись о приеме с указанием должности получателя и даты доставки. Когда вы используете Почту России или курьерскую службу, отправить документы нужно до 24 часов последнего дня срока исполнения. Чтобы подтвердить, что документ исполнен во время, сохраните реестры почтовых отправлений и квитанцию об отправке.

Как изменить срок регистрации исполнительных документов

Типовой период исполнения деловой бумаги можно изменить, только приняв документ, в котором будет закреплен новый срок исполнения. В этом случае организация может внести изменения в Инструкцию по делопроизводству или приказ.

Индивидуальный период исполнения деловой бумаги может изменить только руководитель, который его установил. Для этого ответственный исполнитель должен представить руководителю мотивированную просьбу продлить период исполнения деловой бумаги. Сделать это нужно не позднее трех дней. Мотивированную просьбу оформляют служебной запиской, которая подписана начальником структурного подразделения – исполнителя и зарегистрирована.

В служебной записке указывают объективные причины, по которым меняется период исполнения деловой бумаги: болезнь исполнителя, поломка оргтехники и т. п. На ее основании руководитель принимает решение об изменении времени или оставляет первоначальный период. Если время меняется, исполнитель информирует вас об этом. Вы должны изменить срок исполнения в журнале регистрации или регистрационной карточке.

ПРИМЕР

В графе «Срок исполнения» рядом с первоначальным сроком делаем запись: «Срок перенесен на 27.10.2017. Основание – СЗ от 23.10.2017 № 10-07 / 17».

Что делать секретарю, если срок регистрации исполнительного документа нарушен

Если период исполнения деловой бумаги нарушен, запросите объяснительную записку у начальника структурного подразделения, в котором допустили нарушение. Доложите о нарушении руководителю организации и представьте полученное объяснение. Руководитель решит, есть ли виновные и какие меры ответственности применить: сделать замечание, объявить выговор и т. п.

Журнал регистрации исполнительных листов

Законодательством не регламентирована единая стандартная форма фиксации исполнительных листов. Теоретически, можно было бы использовать форму, которая дается в приложении к постановлению Правительства РФ от 31.07.2008 № 579. Однако использование ее работодателем влечет за собой ряд сложностей. Дело в том, что указанная форма предназначена для производства учета исполнительных листов, находящихся на хранении в судебных органах.

В таком случае, при отсутствии единой формы учета можно поступить следующим образом:

осуществлять учет исполнительных листов в Журнале входящей корреспонденции. Применение данного варианта влечет неудобство с точки зрения осуществления контроля движения исполнительных листов, поскольку в данном журнале проходят регистрацию все входящие бумаги предприятия. Однако, если вы решили использовать этот способ, следите за тем, чтобы на регистрируемой бумаге был сделан оттиск штампа «Вх. № ____ от ____», который содержит регистрационный индекс и дату поступления бумаги;

осуществить самостоятельную разработку журнала;

взять основу форму, предложенную ниже.

Журнал учета исполнительных листов хранится не менее 5 лет.

Образец Журнала учета исполнительных листов приведен ниже.

Регистрация исполнительных листов: порядок прежде всего

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль