Должностная инструкция документоведа

137
Должность документовед, как правило, вводится в крупных компаниях, где работа с документами – отдельный самостоятельный функционал. Для такого сотрудника необходима должностная инструкция. О ее особенностях и пойдет речь.

Требования к квалификации

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37, содержит должность документовед, требования, предъявляемые к сотруднику по данной должности. Должностная инструкция документоведаДолжность имеет разновидности:

  • документовед;
  • документовед 1 категории;
  • документовед 2 категории.

Квалификация документовед предполагает, что занимать должность без категории может сотрудник, имеющий высшее профессиональное образование, а требования к стажу не предъявляются. Для получения второй категории необходимо, помимо высшего проф. образования, иметь стаж работы в должности док-да без категории не менее 3 лет. Документовед 1 категории квалификационные требования: необходимо проработать специалистом второй категории не менее трех лет. Для всех разновидностей предусматривается наличие профессионального высшего образования.

Что должен знать

Квалификационный справочник дает лишь общее направление и требования к уровню знаний специалиста данного вида. Каждое конкретное учреждение или компания самостоятельно определяет, какой круг нормативных актов надлежит знать их сотруднику. Опираться можно на описания справочника.

Справка

К необходимым компетенциям относится:

  1. знания законодательных и иных нормативных актов, касающихся документационного обеспечения управления;
     
  2. знания технологий работы с организационной и вычислительной техникой;
     
  3. методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;
     
  4. порядок работы с документами: оформление, хранение, экспертиза, классификация;
     
  5. документообразование;
     
  6. основы трудового права, экономики, программирования, работы с базами данных и т.д.

Оформление инструкции

Как и другие должностные инструкции, должностная документоведа содержит разделы:

  • общие положения (там указываются требования к профессиональной подготовке сотрудника, подчиненность,
  • порядок его назначения на должность,
  • перечень локальных нормативных актов и актов законодательства, которые должен знать сотрудник),
  • служебные обязанности (четкое перечисление по пунктам функционала),
  • права (любой работник помимо обязанностей обладает и правами),
  • ответственность.

Проект инструкции, как правило, согласовывается с юридическим отделом (или юристом), утверждается руководителем и вводится в действие его приказом. С должностной инструкцией сотрудник знакомится под роспись. После выполнения всех этих шагов инструкция приобретает юридическую силу и становится обязательной к исполнению работником.

Читайте также:

Функционал

В квалификационном справочнике приведено описание функционала в общем виде, без разбивки по категориям. Но если в организации одновременно работают (или созданы единицы в штатном расписании) специалисты нескольких категорий, то и должна быть утверждена должностная инструкция документоведа 1 категории, второй категории или специалиста без категории.  

Функциональные обязанности документоведа могут включать в себя весь набор необходимых обязанностей конкретной организации, если в штате отсутствуют специалисты с категориями.

В наиболее общем виде обязанности документоведа в организации сводятся к следующим:

  • ведет учет, контроль исполнения, обеспечивает оперативное хранение документной информации;
  • контролирует состояние делопроизводства;
  • разрабатывает унифицированные системы и классификаторы для документации;
  • ведет работу по упорядочению состава документов и информационных показателей;
  • оптимизирует документопоток;
  • принимает меры к сохранности документов;
  • проводит экспертизу ценности;
  • разрабатывает нормативно-методические документы по своей сфере деятельности.

Должностные обязанности документоведа в учреждении могут иметь свою специфику в зависимости от сферы деятельности. Например, документовед в судебных органах будет иметь ряд обязанностей, применительно к специфичности документации. Специалист банка обязан будет при работе с документацией сохранять банковскую тайну, специалист по документам в медицинском учреждении – обеспечивать сохранность врачебной тайны и т.д.

Должностная инструкция документоведа учреждения должна содержать эти моменты для каждой конкретной должности.

Таким образом, должностная инструкция документоведа 2017 года будет существенно отличаться в зависимости от конкретной должности в конкретной организации. А функции документоведа желательно прописывать наиболее приблиденно к целям и задачам компании.

Современные тенденции

Несмотря на то что документационное обеспечение (делопроизводство) – область достаточно консервативная, сейчас происходят весьма серьезные изменения в документационном обеспечении. Они вызваны рядом факторов:

изменение законодательства в данной сфере;

изменение технологий, более широкое применение компьютерной техники, автоматизация делопроизводственных процессов, использование систем электронного документооборота и электронных документов;

изменения в организации управленческих процессов.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль