text
Секретариат

Профстандарт документоведа: каких специалистов затронут перемены?

  • 23 октября 2017
  • 3752

Введение профстандарта документоведа может значительно повлиять на работников этой профессии в 2017 году. Узнайте, стоит ли корректировать требования к кандидатам и вносить изменения в должностную инструкцию.

Документовед — это обобщенное название специалистов в сфере делопроизводства и документоведения. Спрос на данную профессию возрастает с развитием информационных потоков и увеличением числа документов во всех областях бизнеса. Работа документоведа во многом схожа с работой секретаря, делопроизводителя или архивиста, хоть и имеет свои особенности. В настоящее время профстандарты для этих специалистов едины и носят рекомендательный характер. Однако многие компании уже взяли на вооружение требования, содержащиеся в них.

Повлияло ли введение профстандарта на работу документоведа в 2017 году?

Федеральный закон, устанавливающий порядок разработки профстандартов, действует на территории Российской Федерации с 1 июля 2016 года. К концу 2017 года Министерство труда успело утвердить более 2000 обязательных профстандартов. В действующем Трудовом кодексе существует статья, регулирующая порядок их применения (ст. 195.2 ТК РФ).Профстандарт документоведа: каких специалистов затронут перемены? В настоящее время работодатель обязан ориентироваться на стандарты для ряда должностей, перечень которых утвержден законодательно. Для остальных отраслей до начала 2020 года установлен переходный период, в течение которого все необходимые стандарты должны быть приняты. Таким образом, на данный момент для большинства работников их применение носит рекомендательных характер.

Профессиональный стандарт представляет собой документ, содержащий ряд норм, касающихся того или иного направления деятельности. Он не охватывает конкретную профессию и может распространяться на несколько должностей. Так, например, профстандарт №447, регулирующий сферу документоведения и документационного обеспечения управления, распространяется на библиотекарей, библиографов, документоведов, служащих, занятых приемом и информированием посетителей.

Полезная статья: Более подробно о внедрении профессиональных стандартов в Российской Федерации читайте в электронном журнале

Он содержит ряд норм для этих профессий, а именно:

  • перечень трудовых функций сотрудника в соответствие с занимаемой должностью и квалификацией;
  • требования к уровню профессиональных знаний и практическому опыту;

Несмотря на то, что данный документ не является обязательным, многие работодатели используют его в качестве точки опоры для организации многих рабочих процессов:

  • обучения и аттестации персонала;
  • формирования кадровой политики;
  • управленческих процессов;
  • расчета внутренних тарифов на определенные работы;
  • классификации тарифных разрядов;
  • разработки систем оплаты труда с учетом специфики предприятия;

Так, например, профстандарт документоведа может облегчить составление должностной инструкции, позволяет корректно определить название должности, разграничить трудовые функции, выставить целесообразные требования к образованию, квалификации и опыту работника.             

Читайте также:

Многие сотрудники опасаются, что введение стандартов может  негативно повлиять на их трудовые отношения с работодателем. Однако поводов для волнения нет. Принятие профстандарта не изменяет трудовые функции и не может служить основанием для увольнения работника.

Полезная статья: Узнайте больше о том, как проходит оценка квалификаций офисных специалистов и административных работников в РФ

Как оформить должностную инструкцию документоведа по профстандарту?

Законодательство обязывает работодателя использовать профессиональные стандарты для сотрудников, в отношении квалификации которых законом или нормативными актами установлены специальные требования. Кроме того, статья 57 ТК РФ предусматривает обязательное применение стандарта для работников, получающих дополнительные льготы, компенсации и премии в соответствие с занимаемой должностью.

Документовед не относится к категории должностей, для которых профессиональный стандарт обязателен к применению. Эта должность чаще всего подразумевает работу, связанную с официальной документацией. В ведении данного специалиста находятся базы данных, электронный документооборот, работа с корреспонденцией, проверка соответствия официальных документов стандартам компании. Таким образом, при составлении должностной инструкции работодатель может использовать нормы документов, регулирующих деятельность сотрудников сферы делопроизводства:

  • Профессиональный стандарт №447 "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией";
  • Профессиональный стандарт №1044 "Специалист по управлению документацией организации";
Полезная статья: О профессиональных стандартах для служб ДОУ и секретариата читайте в электронной версии журнала

При составлении должностной инструкции для документоведа из профстандарта переносят профессиональные требования к сотруднику, занимающему данную позицию:

  • уровень образования;
  • профессиональный стаж;
  • опыт работы;
  • уровень квалификации;

Если должностная инструкция была разработана до введения соответствующего профстандарта, работодатель может внести в нее ряд изменений с учетом следующих нюансов:

Если поправки носят технический характер и не касаются функциональных обязанностей, согласие сотрудника не потребуется.

Если поправки повлияют на существенные условия трудового договора, их нельзя утверждать в одностороннем порядке.

При изменении должностной инструкции необходимо издать соответствующее распоряжение и оформить «Изменения к должностной инструкции» или разработать новую редакцию акта.

Какие требования к документоведу содержит профстандарт?

Профстандарт документоведа определяет требования к сотруднику в данной должности согласно его трудовым функциям. Так стандарт 1044 регламентирует необходимый уровень образования и наличие дополнительных навыков для работников сферы документационного обеспечения управления предприятием.

Согласно стандарту документовед или специалист подразделения документационного обеспечения управления должен обладать высшим образованием уровня бакалавриата или иметь дополнительное профессиональное образование по профилю деятельности.

Узнайте, как разработать эффективную стратегию самообучения на год вперед

Кроме того, стандарт содержит перечни необходимых умений для различных трудовых функций документоведа:

Трудовая функция

Необходимые умения

Необходимые знания

Разработка и внедрение локальных актов в сфере ДОУ

  • Анализировать локальные нормативные акты

  • Проводить классификацию информации

  • Подготавливать проекты

Документирование управленческой деятельности

  • Проводить унификацию форм документов

  • Применять конкретные виды документов для реализации функций управления

  • Правила составления различных видов управленческих документов

  • Структура организации и порядок распределения полномочий в области делопроизводства

Организация документооборота

  • Организовывать взаимодействие подразделений

  • Разрабатывать систему индексации

  • Контролировать выполнение процедур движения и обработки документов

  • Состав локальных нормативных актов

  • Распределение функций и вопросов деятельности между руководством и структурными подразделениями

Таким образом, профстандарт документоведа достаточно подробно описывает все необходимые специалисту знания и умения для успешной работы в данной должности.

Как  профстандарт определяет должностные обязанности документоведа?

Должностные обязанности документоведа определяются трудовым соглашением и должностной инструкцией. Работодатель вправе использовать соответствующий профстандарт для точного формулирования обязанностей и их разграничения в зависимости от трудовых функций данного сотрудника. Как правило, обязанности документоведа включают:

  • Разработку и внедрение технологических процессов работы с документацией;
  • Участие в организации деятельности службы документационного обеспечения управления;
  • Разработку и внедрение унифицированных систем документации;
  • Систематизацию документов и информационных показателей;
  • Постановку задач в сфере проектирования автоматизированных информационных систем;
  • Изучение и внедрение передового опыта в области документационного обеспечения управления;
  • Разработку нормативно-методической документации;
  • Участие в подборе кадров службы ДОУ;

Профстандарты разграничивают трудовые функции документоведа в соответствии с уровнем квалификации сотрудника. Так в обязанности ведущего документоведа по профстандарту входит руководство деятельностью по документационному обеспечению управления и управление официальной документацией. Этот специалист отвечает за информационные потоки организации и отслеживает работу подразделений. Для этого необходимы не только глубокие знания в сфере делопроизводства, но и понимание механизмов деятельности и развития компании в целом.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.