Локальные нормативные акты компании: в каждом монастыре свой устав

50
Роль законов в компании выполняют локальные нормативные акты. Как определяются эти документы, что входит в их состав и каков порядок пересмотра ЛНА, расскажем в настоящей статье.

Что такое локальный нормативный акт

Локальный нормативный акт – это «нормативный правовой акт, действие которого ограничивается издавшей его организацией». Деятельность государства регулируется кодексами, законами, подзаконными актами. Если кто-то нарушает закон, то его привлекают к ответственности. Локальные нормативные акты компанииВ организации роль законов исполняют локальные нормативные акты. Их основная функция: регулировать все сферы деятельности, устанавливать правила поведения в разных рабочих ситуациях. За нарушение ЛНА работника с полным правом могут привлечь к ответственности.

Как определить, что документ является ЛНА? По виду документа. ЛНА – это практически всегда организационно-правовой документ: положение, инструкция, регламент, правила. И по ряду характерных признаков. Их вы найдете в статье 9 постановления Пленума Верховного суда РФ от 29.11.2007 № 48. В постановлении идет речь о нормативных актах государственного уровня, но на его основе можно вывести характерные черты ЛНА негосударственной организации.

ЛНА:

  • издан в установленном порядке;
  • в нем есть нормы или правила выполнения видов деятельности и бизнес-процессов;
  • он обязателен для определенного круга лиц и создан с целью неоднократного применения.

Если приказ по основной деятельности отвечает этим критериям, то он тоже является ЛНА.

Каков состав ЛНА компании и правила их формирования

Стандартный состав документального фонда компании представлен организационно-распорядительными документами: приказы, положения, инструкции, правила, протоколы совещаний, акты, докладные и служебные записки, договоры, деловая переписка и др. Общие правила оформления реквизитов представлены в третьем разделе Инструкции (См. Справочник секретаря и офис-менеджера, № 5, 2016).

Правила форматирования текста согласуйте с отделом, отвечающим за фирменный стиль организации: возможно, в вашей компании уже действует документ, в котором подробно описано, каким видом, цветом, размером шрифта набираются тексты документов.

Полезная статья: Более подробную информацию о создании и оформлении ЛНА вы найдете в статье: «Инструкция по делопроизводству. Оформляем документы правильно»

В разделах, посвященных отдельным видам документов, описываются нюансы оформления их реквизитов и текста.

Приказ и распоряжение

Главный организационно-распорядительный документ в компании – приказ по основной деятельности. В нем фиксируются директивы руководства. За неисполнение этих директив работодатель с полным правом может привлечь работника к дисциплинарной ответственности. Приказы по основной деятельности большинство организаций создают в бумажном виде, хотя они стремятся перевести внутреннюю письменную коммуникацию в электронный вид. И не без оснований: пока работник не поставит на документе собственную электронную подпись (ЭП), его знакомство с ним в электронном виде никто не докажет. Наделять каждого работника квалифицированной, обладающей юридической силой ЭП – дорогое удовольствие. Дешевле и привычнее использовать традиционную бумажную форму для приказов.

Поскольку в организации действуют и другие приказы – по личному составу, рекомендуем вам один раз сообщить, что за подготовку последних отвечает кадровая служба, и к этому не возвращаться. В Инструкции по делопроизводству идет речь только о приказах по основной деятельности и о приказах по личному составу, составляемых в свободной форме (см. п. 9.3.2 в примере).

Полезная статья: Об особенностях издания и оформления приказов читайте в статье: «Издание приказов: важные нюансы»

Распоряжение – самостоятельный организационно-распорядительный документ, но рангом пониже, чем приказ. Если приказ издает только генеральный директор и документ действует на уровне всей организации, то распоряжение подписывает руководитель структурного подразделения. Действует документ на уровне одного подразделения. В нем конкретизируют директивы, полученные от руководства, или фиксируют оперативные задания.

Читайте также:

Положение, правила, инструкция

Следующий фрагмент раздела Инструкции по делопроизводству посвящен созданию локальных нормативных актов в компании: положения, инструкции и правил. Требования к составлению этих документов начните с определений.

Пример. Пользователи Инструкции по делопроизводству должны отличать положения от правил, правила от инструкции, инструкцию от положения. Это предохранит организацию от появления недоразумений вроде «Положения о правилах делопроизводства» или «Инструкции по отделу кадров». После определений в Инструкции приводятся нюансы оформления текста ЛНА, согласования, утверждения и внесения изменений.

Справка

Протокол совещания

Протоколы составляют полные и краткие. В первом случае ход совещания фиксируется буквально дословно, во втором в документ попадают только задания и решения, принятые по тому или иному вопросу. В нашем примере используют оба вида протоколов, но с оговорками: полные протоколы оформляют только для внешних совещаний, на которые приглашают представителей других компаний или государственных органов. Что касается внутренних совещаний, то здесь достаточно и краткого протокола.

Еще одна особенность, которую могут себе позволить технически продвинутые компании, использующие системы электронного документооборота (СЭД): внешние протоколы оформляются на бумажных носителях. Только в крайнем случае, если это прописано в договоре между организациями, протокол предоставляют в электронном виде. Краткие протоколы, напротив, существуют только в электронном виде, подписываются ЭП, а задачи по ним направляются в СЭД. Это – одна из мер по развитию электронного документооборота в организации, и нужно сказать, что мера полезная.

В примере Инструкции по делопроизводству описывается порядок подготовки двух видов протоколов: полного и краткого, на электронном и бумажном носителях.

Полезная статья: Подробнее о процессе подготовки инструкций читайте в статье: «Инструкция по делопроизводству. Раздел “Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов”»

Пример. Приказ «О назначении ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях»: издан в установленном порядке; устанавливает ответственных за выполнение процессов делопроизводства; обязателен для назначенных ответственными; создан на длительный срок, следовательно, является ЛНА.

В каких ситуациях пересматривают ЛНА

Если в регламентируемый процесс вносят коррективы. Например, на производстве поменялось оборудование. Очевидно, что процесс изменился, а значит, нужно менять и документы, которые описывают порядок выпуска продукции. Или компания переходит на электронный документооборот, а все ЛНА ориентированы на бумажный.

Если принят нормативный или методический документ федерального уровня.Самый яркий пример: к июлю 2018 года ожидается, что вступит в силу новый государственный стандарт по оформлению документов. Все предприятия России, в которых действуют инструкции по делопроизводству или другие подобные регламенты, должны внести в них изменения, которые вступят в силу именно 1 июля 2018 года.

Если поменялись сотрудники – участники процесса. Часто в ЛНА включают перечень должностей работников, которые в нем участвуют. Например, состав экспертной комиссии, совета, рабочей группы и любого другого коллегиального органа. Одна должность была сокращена, другая – введена, и в связи с этим ЛНА о деятельности коллегиального органа перестанет соответствовать действительности.

Но такие серьезные изменения происходят довольно редко. Локальные нормативные акты морально устаревают постепенно. Это происходит незаметно, и однажды оказывается, что в инструкции написано одно, а работаем мы давно по-другому. Чтобы этого не произошло, все ЛНА ежегодно просматривают, и в них так же ежегодно вносят актуальные изменения. По результатам просмотра ЛНА может быть и отменен.

Как секретарю отследить изменения в ЛНА

Один секретарь, конечно, не сможет помнить обо всех ЛНА, действующих в компании. Но вы и не должны: у каждой инструкции, правила или положения есть автор в структурном подразделении. Как узнать обо всех ЛНА, действующих в организации?

Полезная статья: Более подробно о порядке работы секретаря в период структурных перемен читайте в статье «Действия секретаря при корпоративных изменениях»

Ведите базу ЛНА организации. Все документы организации должны быть зарегистрированы. ЛНА утверждаются, как правило, генеральным директором, а значит, проходят через руки секретаря. Рекомендуем вам вести подробную базу данных ЛНА организации. Один из вариантов ее оформления представлен в таблице 1 ниже. В нашем случае это таблица Excel, но если в компании внедрен электронный документооборот, то лучше вести такую базу в СЭД.

Обратите внимание на графы базы данных ЛНА «Ответственный работник подразделения» и «Члены коллегиальных органов, рабочих групп, ответственные лица». В эти графы вносят Ф.И.О. работников компании. Нужно взять за правило при увольнении кого-то из работников прогонять его фамилию по базе данных, чтобы выяснить: не является ли он ответственным за какой-то из ЛНА и не состоит ли в какой-либо комиссии. Если база данных отозвалась на фамилию увольняемого, то придется принимать меры: назначать другого ответственного за ЛНА, а в положение о коллегиальном органе вносить изменения.

Таблица 1. База данных ЛНА по организации

Номер

Дата утверждения

Последняя редакция

Вид ЛНА

Заголовок

Структурное подразделение – автор

1

2

3

4

5

6

564-П

12.05.2014

Правила

Корпоративной этики

Управление по персоналу

178/ОРД

22.10.2015

10.07.2017

Приказ

О назначении ответственных за делопроизводство в подразделениях

Отдел ДОУ

4/Инст

01.04.2016

Инструкция

По делопроизводству

Отдел ДОУ

П23-СП

17.05.2016

Положение

Об отделе стратегического планирования

Управление по персоналу

6/Инст

20.07.2016

16.12.2016

Инструкция

По ведению архивного дела

Отдел ДОУ

П10-КО

10.10.2016

Положение

Об экспертной комиссии

Отдел ДОУ

...

Ответственный
работник
подразделения

Члены коллегиальных органов,
рабочих групп, ответственные
лица

Файл актуальной
редакции

Примечание

7

8

9

10

Шикунова Д.Г.

Правила корпоративной
этики

Тарасова В.С.

Афанасьева Г.Н., Ветров Н.Н., Ковальчук К.Е., Локтева Т.А., Петренко В.С., Рыбакина С. В., Тимофеева А.В.

Приказ о назначении ответственных за делопроизводство в подразделениях

Внесены изменения
приказом
от 10.07.2017 № 194

Тарасова В.С.

Инструкция по делопроизводству

Зимина К.В.

Положение об отделе стратегического планирования

Баранова И.М.

Инструкция по ведению архивного дела

Внесены дополнения
приказом
от 16.12.2016 № 451

Баранова И.М.

Головлев С.А., Петрушина Р.В., Захарова Л.Е., Баранова И.М.

Положение об экспертной комиссии

Скачать таблицу.

Сделайте запрос в структурные подразделения с просьбой предоставить перечень ЛНА (образец ниже). Информацию внесите в базу данных ЛНА, а впредь все ЛНА, которые утверждает руководитель компании, вносите в нее сразу после регистрации.

Образец. Служебная записка

Локальные нормативные акты компании: в каждом монастыре свой устав

Попросите внести вашу должность в обходные листы. «Бегунки» выдаются увольняемым и работницам, которые идут в декрет, как раз для того, чтобы все ответственные должностные лица были в курсе, что через пару дней этого сотрудника уже не будет. Секретарь руководителя может пополнить этот список. Но имейте в виду: обходной лист не предусмотрен трудовым законодательством и заполнять его работник не обязан.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль