Многозадачность секретаря: преимущество или недостаток?

354
Многозадачность - это не только умение выполнять несколько задач одновременно, но и умение организовать работу с несколькими руководителями. Советы по рациональной организации работы секретаря в условиях многозадачности вы найдете в данной статье.

Как секретарю взаимодействовать с несколькими руководителями

Когда секретарем распоряжаются несколько начальников, это обычно проблема. И ее можно и нужно решать. Что делать?

Справка

Полезный совет

Перестаньте злиться по пустякам. Даже десять 2-минутных дел отнимут у вас всего 20 минут рабочего времени. Стоит ли из-за этого расстраиваться?

Найдите главного. Определите, кто из ваших руководителей самый главный. Обычно это тот, кто брал вас на работу, либо тот, кто руководит компанией. Договоритесь со всеми руководителями, в каком порядке будете с ними взаимодействовать. В идеале у вас должен быть один главный начальник и лишь потом вы выполняете поручения всех остальных. Так вы сможете расставить приоритеты в работе.Многозадачность секретаря: преимущество или недостаток?

Распараллельте дела. Основная проблема возникает, если вам дают два и более дела, которые необходимо выполнить прямо сейчас, и все очень важные. Если эта ситуация возникает часто, найдите себе одного или нескольких коллег, которые будут вас подстраховывать. Надо принести гостям чай? Сделать копию важного документа? Забронировать самолет или отель? Определите, какие задачи требуют распараллеливания. Договоритесь с руководителем и сотрудниками, что вы пользуетесь ресурсами команды, чтобы мгновенно выполнять подобные срочные задачи.

Научите других. Покажите своим начальникам, как самостоятельно готовить кофе в автоматической кофеварке, включать чайник, заваривать чай, копировать и т. д. Если человек понимает, что у него есть выбор – подождать или сделать элементарное действие самостоятельно, появляется шанс, что часть таких дел уйдет от вас. Обращайте внимание на социальный статус, воспитание, национальность ваших руководителей. Если ваш главный шеф брал вас только для того, чтобы вы приносили ему кофе, скорее всего, он не обрадуется вашей инициативе. Иногда это неуместно и по правилам корпоративного этикета.

Самоорганизуйтесь. Проведите хронометраж – запишите, что вы делаете в течение рабочего дня, потом проанализируйте результаты. Обычно работы намного меньше, чем мы думаем. Просто надо ее планировать и организовывать. Приучите себя, когда у вас выдается свободное время, не расслабляться, а делать ту работу, которая создает задел на будущее. Тогда у вас будут оставаться небольшие промежутки времени, которыми вы сможете свободно распоряжаться.

Справка

Полезный совет

Подумайте, не сами ли вы причина того, что к вам постоянно обращаются? Ваши доброта и желание помочь могут восприниматься окружающими слишком буквально. Иногда необходимо занять более жесткую позицию и научиться говорить «нет»

Создайте систему. Приучите руководителей и сотрудников к тому, что документы подписываются в определенное время, встречи происходят по предварительной записи, совещания – по утвержденному плану. Оговорите способы оповещения о внезапных совещаниях – звонок, СМС, электронное письмо, сообщение в мессенджерах и т. д. Как это устроить на вашем конкретном рабочем месте, можете понять только вы сами.

Заведите на корпоративном сервере или в программе, например Google Календарь или Outlook, файл, в котором в онлайн-доступе будет храниться необходимая информация. Дайте доступ тем, кто имеет право бронировать переговорные, обучите их. Это займет минимум вашего времени.

Научитесь переключаться. Когда вы переключаетесь с одного дела на другое, это называется многозадачность. Фиксируйте в недатированном ежедневнике дела, которые вы бросили, когда на что-то переключились. Как только 2-минутное дело закончится, вы сможете быстро вернуться к тому, от чего отвлеклись. Если нельзя исправить систему работы – приспосабливайтесь, делайте так, чтобы вам было удобно.

Читайте также:

Как решать противоречивые задачи

Как быть, если ваш непосредственный начальник в подчинении у другого начальника? И они ставят вам противоречивые задачи?

Помощник руководителя должен просчитывать ситуацию как шахматист – на четыре шага вперед. Не пренебрегайте так называемым фоновым знанием. Собирайте сведения о ваших руководителях, их привычках. Как они принимают решения? Важны все мелочи. Даже если вам кажется, что они не относятся к делу. Посмотрите на ситуацию со стороны. Поищите варианты решения противоречий. Как дать каждому из руководителей то, что он хочет?

Возможно, вам помогут приемы ТРИЗ – теории решения изобретательских задач. Ее создал Г. С. АЛЬТШУЛЛЕР.

Противоречие решается четырьмя способами:

Во времени. С одной стороны, надо сделать это, с другой – то. Разделяете по времени: сначала делаете одно, затем другое.

В пространстве. Решается аналогично, только разделение происходит в пространстве.

Например, один гость находится в переговорной комнате. Другой – в кабинете руководителя.

В отношениях. Вы не можете прямо сейчас что-то сделать сами? Вам может помочь другой человек. Например, он может оказать вам услугу в обмен на помощь в другой ситуации.

В структуре. Поручите работу подразделению, которое ей непосредственно занимается. Не делайте ее самостоятельно.

Ни один из предложенных способов не срабатывает? Договоритесь с руководителями.

Эта беседа очень ответственная. Уделите время предварительной подготовке (дома, в спокойной обстановке). Подумайте, каких результатов вы хотите добиться. Что вы можете предложить? Какие возражения могут возникнуть и как с ними лучше работать? Контролируйте свое эмоциональное состояние. Вести разговор надо в деловой манере. Эту привычку можно и нужно выработать. Постарайтесь не только продвигать свою точку зрения. Хотя это нелегко, нужно понять и позицию собеседников.

Многозадачность и как с ней бороться 

Какой один из распространенных мифов? То, что человек может заниматься несколькими делами одновременно. Ученые трех университетов – Хартфордширского, университетов Глазго и Лидса провели эксперимент. В нем участвовали по 120 мужчин и женщин. Как при одновременном выполнении заданий действовали испытуемые? Женщины – примерно на 60%, а мужчины – на 70% медленнее, чем когда выполняли задачи по очереди. В повседневной жизни мы этого не замечаем. Нам кажется, что мы постоянно работаем с одной и той же производительностью. Но это не так.

Метод структурирования внимания Глеба Архангельского

Многозадачность секретаря: преимущество или недостаток?

В фокусе внимания (то, на чем мы концентрируемся) находится 1 единица информации. В сознании – 7 ± 2 единицы внимания. В подсознании – бесконечное количество информации. Эта модель основана на открытии американского психолога Джорджа МИЛЛЕРА. О чем оно гласит? Кратковременная человеческая память не может запомнить и повторить более 7 ± 2 элемента.

Какая информация находится в фокусе нашего внимания? То, чем мы занимаемся в текущий момент, о чем сейчас думаем. А что находится в сознании? То, что мы в состоянии одновременно удерживать. Вся оставшаяся информация перемещается в зону бессознательного. И оттуда она может либо всплыть, либо не всплыть. (Так, положив трубку, мы вспоминаем, что забыли сказать нечто важное.)

Чем человеческий мозг отличается от компьютера?

Мозг в многозадачном режиме не столь хорошо справляется с прерываниями. При одновременном выполнении нескольких дел возрастает риск ошибки. Вы жалуетесь на «забывчивость»? На самом деле вы перегружаете свою оперативную память. А организм предпринимает ответные действия, чтобы вам «помочь».

Как работать с многозадачностью

Правила работы в режиме многозадачности:

  1. Всегда занимайтесь только одним делом в одну единицу времени.
     
  2. Если вас прерывают, зафиксируйте момент, на котором вы остановились.

    Запишите вашу мысль на листке бумаги, стикере или в ежедневнике. Пометьте место в электронной таблице, где вы прекратили проверку, цветом и т. д. Можно в это время сказать собеседнику: «Пожалуйста, подождите 30 секунд». После этого переключайтесь на другое дело. Когда вы его закончите, вам не надо будет вспоминать, на чем вы остановились. Так вы избавите себя от стресса, ошибок и потери эффективности.
     
  3. Создайте свою систему порядка. И вам не придется в спешке каждый раз искать одно и то же. Часто используемые номера телефонов напечатайте на листе бумаги. Можно их поместить в отдельную группу в записной книжке смартфона. Поддерживайте порядок в телефоне, компьютере и своей сумочке. Это сбережет вам те самые секунды, которых порой не хватает.
     
  4. Планируйте свою работу. Однотипные дела по возможности объединяйте в крупные блоки. На то, чтобы сконцентрироваться и войти в рабочее состояние, каждый раз требуется разное время. И состояния вам нужны будут разные.

    Например, для перевода текста или проверки таблицы в Excel – одно. А чтобы подать важному гостю кофе – другое.
     
  5. Секретарь – это лицо компании. Это не пустые, заезженные слова. Это правда, которая обязывает вас выглядеть свежо. Делайте перерывы в работе и не перегружайте себя.
     
  6. Учитесь говорить «нет». Иначе все сотрудники начнут перекладывать на вас свою работу.

Справка

Практическое задание

  1. Убедитесь в том, что схема оргструктуры компании находится у вас перед глазами. В любой момент вы можете ее открыть и посмотреть. Кто из сотрудников у кого находится в подчинении?
     
  2. Если у вас несколько начальников – изучите их всех. Вы должны знать не только формальные стороны. Например, кто, кому и в какой степени подчиняется и кто может давать вам указания. Но и неформальные – привычки, слабые и сильные стороны и т. д. Это поможет вам работать, не задавая лишних вопросов.
     
  3. Попробуйте практику борьбы с прерываниями. Не занимайтесь одновременно несколькими делами. Вы можете начать какое-то дело, отметить это в ежедневнике, а потом к нему вернуться. Но не стоит переключаться между двумя задачами. Это повредит вашей эффективности.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль