Правила деловых переговоров: концентрируемся на главном

282
Очень часто во время ответственных переговоров возникает необходимость в повышенной концентрации. Сегодня мы поговорим о том, как научиться управлять вниманием и улучшить память.

Как удержать внимание при проведении деловых переговоров

Один из способов удержать внимание – увлечься объектом настолько, чтобы все остальные мысли отступили. Тогда внимание из произвольного, то есть осознанно направляемого и удерживаемого силой воли, перейдет в послепроизвольное – полностью поглощенное объектом. Заинтересуйте себя тем, что нужно сделать к предстоящим переговорам. Найдите в задаче или объекте то, что сможет увлечь и удержать ваши мысли.

ПРИМЕР

Вам надо проверить документы, которые должны быть подписаны в ходе предстоящих переговоров. Представьте себя супергероем, который должен найти в документах ошибку и этим спасти планету! Привлеките к подобной игре коллег.

Как полностью сосредоточиться на подготовке к деловым переговорам

Вы сможете сосредоточиться на предстоящих переговорах и не отвлекаться, если будете знать правильный алгоритм действий.Правила деловых переговоров: концентрируемся на главном

1. Определите для себя важность задачи. Ответьте на вопросы:

  • Почему эти переговоры важны?
  • Насколько они важны?
  • Что произойдет, если они не будет проведены?
  • Может ли их подготовить кто-то другой?
  • К чему приведет ошибка при подготовке переговоров?
  • Какое поощрение вы получите, если выполните задачу быстро и без ошибок? Бонус может быть внешним – похвала со стороны начальника, премия, долгожданная покупка или вкусный десерт, и внутренним – ощущение «Я справилась!».

Полученные ответы станут стимулами для концентрации внимания и качественного выполнения дела.

2. Создайте подходящие условия, при которых вы будете меньше отвлекаться. По возможности уберите все, что может вам мешать. Переведите телефон в беззвучный режим. Отключите звуковые оповещения в почте и таких программах, как ICQ, Skype, Telegram и проч.

Если это невозможно и вам необходимо без промедления отвечать на звонки и сообщения, найдите в своем расписании наименее загруженные периоды. Обычно они образуются в начале и конце рабочего дня и после обеда. Используйте их для выполнения дел, требующих наивысшей концентрации.

3. Используйте беруши или наушники, если вы работаете в open space. Чем меньше отвлекающих факторов, тем проще концентрировать внимание.

4. Выполняйте упражнения на концентрацию не реже одного-двух раз в неделю, а лучше ежедневно. Это поможет вам удерживать внимание на конкретном задании.

Когда вы начнете на практике применять эти советы, то сразу заметите, что стали качественнее и быстрее выполнять рабочие задачи.

Организация переговоров: какие упражнения помогут вам сконцентрироваться

Не забывайте о полноценном отдыхе! Ведь при перегрузке мозг может переутомиться и дать сбой в самый неподходящий момент. И тогда концентрации, даже хорошо натренированной, как ни бывало. Чередуйте периоды активности и расслабления. Больше гуляйте на свежем воздухе. Заряжайтесь энергией солнца, прислушивайтесь к звукам природы

Упражнение № 1.

Сконцентрируйтесь на секундной стрелке. Для выполнения упражнения возьмите часы с секундной стрелкой или запустите приложение с аналоговыми часами на планшете или мобильном телефоне. Теперь включите видео на компьютере или интересную передачу по телевизору. Удерживайте внимание только на секундной стрелке в течение 2 минут, не отвлекаясь на видео или передачу.

Выполняйте это упражнение 2–3 раза в неделю. Сначала задание покажется сложным, однако после нескольких тренировок вы почувствуете, что волевая концентрация дается все легче. Если поблизости нет часов с секундной стрелкой, вы можете взять любой небольшой предмет.

Упражнение № 2.

Перепишите строчки. Данное упражнение поможет вам дисциплинировать свое внимание. Перепишите на лист бумаги или перепечатайте в текстовый документ следующие строчки:

ВЛРТУРРРЙ ПРОДДЫ ОБАРОМТОНУШ ШОИУПИТЕРЙХ
ДЗОБОРЕНС ИРНХОЙК АВТЕРОСМАР ГОТХЪЕРУГА
АОЕЛЬСКОГЕРТ ЖУЛЕЧАЙНО УСТРЭХОНК РПАСТОЩ

Старайтесь видеть вещи такими, какие они в реальности. Это умение особенно пригодится при вычитке документов к предстоящим переговорам.

Упражнение № 3.

Найдите выход из лабиринта. Упражнение тренирует способность удерживать внимание и быстро находить нужные слова в тексте. Отыщите путь из одного угла таблицы в другой. Найдите «дорожку» из букв от «О» в левом нижнем углу до «О» в правом верхнем углу за одну минуту (рис. 1). С одной буквы можно переходить только к другой букве, цифры игнорируйте. Линия поиска может идти только горизонтально и вертикально, поворачивая под прямым углом. Для тренировок вы можете использовать любые лабиринты. Их можно найти в Интернете, а также в детских развивающих пособиях и журналах.

Правила деловых переговоров: концентрируемся на главном

Рис. 1. Найдите «дорожку» из букв от «О» до «О»

Упражнение № 4.

Запомните расположение деталей. Отлично тренирует внимание упражнение, в котором нужно сконцентрироваться на расположении деталей относительно друг друга.

Перед планированием отпуска обязательно выполните два-три упражнения на концентрацию. Так вы сможете переключиться с рабочих задач на отдых, будет легче вспомнить все дела, которыми хотите наполнить отпуск

Откройте свою сумку. В течение 1–2 минут внимательно рассматривайте ее содержимое и запоминайте взаимное расположение предметов. Затем закройте сумку и подробно опишите, что и где находится. Избегайте мыслей о том, что вы собирались с этими вещами сделать. Иначе вы можете забыть об упражнении! В следующий раз выполните упражнение с ящиком письменного стола или полкой шкафа.

Упражнение № 5.

Найдите слова. Данное упражнение для тренировки концентрации лучше выполнять на время. Постарайтесь потратить на него не более 8 минут. Особенно увлекательно выполнять подобного рода упражнения наперегонки с коллегами или друзьями.

Среди букв в таблице найдите 23 слова (рис. 2). Все слова расположены по вертикали и горизонтали, также могут изгибаться под прямым углом. Подсказка: среди них одно имя и одно географическое название.

Правила деловых переговоров: концентрируемся на главном

Рис. 2. Найдите 23 слова

Полезные советы, которые могут пригодиться при подготовке деловых переговоров, можно найти в статье «Нескучное улучшение памяти»

Упражнение № 6.

Прислушайтесь к природе. В течение нескольких дней прислушивайтесь к звукам природы, голосам птиц, кошек и собак, шуму ветра или дождя и шелесту деревьев. Главное – ваша готовность их услышать и предельная концентрация. И тогда вы с удивлением обнаружите, какая бурная жизнь протекает прямо рядом с вами. Помимо тренировки внимания это упражнение развивает аудиальное восприятие и настраивает на скорый отпуск!

Помните основной принцип концентрации: сосредоточить внимание на конкретной задаче и стараться игнорировать все, что в эту задачу не входит.

Ответ к упражнению 5: ковер, гусар, рак, город, горы, сова, род, яд, яр, коса, усы, оса, ор, як, род, док, рык, сук, сок, рев, сыр, Ока, Варя.

Читайте также:

Какие лайфхаки активизируют память и помогут в ходе деловых переговоров

Лайфхак – это полезный совет, прием или хитрый трюк, который вам поможет проще и быстрее достичь поставленных целей. В нашем случае – запомнить и потом быстро вспомнить информацию.

Как приобрести полезные навыки, необходимые при проведении деловых переговоров, можно узнать из статьи: «Важный навык секретаря: как научиться запоминать любой текст»

Лайфхак 1.

Активизируйте память, используя зрение. Это несложное упражнение отлично активизирует память и мышление и не требует специальной подготовки и специальных инструментов. Что вам нужно сделать?

Сядьте ровно, расслабьтесь. Смотрите прямо, не двигайте головой. Ведите глазами вправо до упора, затем влево до упора, потом снова вправо, влево и так далее. Выполняйте такие действия в течение 20 секунд. В течение недели увеличьте время до 30, а затем и до 60 секунд. Следите за самочувствием, чтобы движения глаз не вызвали головокружение или тошноту. Если почувствуете дискомфорт, прекратите выполнять упражнение.

Движения глазами вправо-влево активизируют головной мозг, улучшают память за счет одновременной работы правого и левого полушарий. Лайфхак помогает также сконцентрироваться на информации, которую предстоит запомнить.

Выполняйте такое упражнение несколько раз в день по 20–60 секунд. Например, каждый раз перед чтением или запоминанием нужной информации, перед встречами и переговорами.

Лайфхак 2.

Выполняйте небольшие задачи блоками. Часто в течение рабочего дня мы успеваем сделать важные задачи, а о второстепенных забываем. Например, напоминаем шефу о планерке, распределяем документы по отделам, отправляем деловые письма партнерам, участвуем в совещании, но забываем вернуть кому-то книгу, отправить письмо или купить канцтовары. Как помочь себе в такой ситуации?

Добавьте в расписание отдельный блок, если у вас много ежедневных мелких задач. «Щелкать орехи» проще вместе, а не по одному. Используйте этот лайфхак по утрам. Приятно начать рабочий день с радостью от того, что вы уже выполнили 5–10 задач, пусть и небольших.

Обоснуйте для себя необходимость задачи. Приведите неоспоримые доводы в пользу того, что гораздо выгоднее решить ее сейчас, чем отложить на потом – ведь делать все равно придется.

ПРИМЕР

Если вы не оплатите сейчас платежный документ на небольшую сумму, то через неделю вам придется в три раза дольше стоять в очереди в банке – в это время многие будут оплачивать коммунальные платежи. Лучше сделать это сразу и забыть, освободить ресурсы памяти и энергию для более важных дел.

Как запомнить все особенности деловых переговоров, можно узнать из статьи: «Приемы мнемотехники для быстрого запоминания»

Лайфхак 3.

Повторяйте информацию с опозданием. Когда мы начинаем сразу повторять услышанную или прочитанную информацию, кратковременная память перегружается. Поэтому повторяйте информацию через 15–20 минут. Выучите несколько новых слов или правил, сделайте перерыв и через 15 минут повторите. Через минуту беритесь за следующую порцию данных.

Если информация все равно не задерживается в памяти, значит, вы ее не поняли и не применили на практике. Поэтому старайтесь сразу же применять то, что нужно запомнить. Например, используйте иностранные слова в разговоре.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль