Акт передачи документов в цифровую эпоху

93
Передача электронных документов в архив организации уже давно стала важной задачей, стоящей перед работниками службы ДОУ. Как оформить акт передачи документов на электронных носителях в архив, расскажем в настоящей статье.

Какими правовым актами регулируется передача документов

В основополагающих для любого архива Основных правилах работы архивов организаций (далее — Правила) хранению ЭД посвящены пп. 1.3.4, 2.3.5, 4.4.2.4 и  4.4.2.5. В них:Акт передачи документов в цифровую эпоху

  • озвучивается обязанность архивов организаций принимать, хранить и использовать ЭД, а при необходимости — передавать их на государственное хранение;
  • приводятся правила подготовки ЭД к передаче в архив;
  • заявляется, что место хранения ЭД определяет руководитель организации, выбирая из двух вариантов: архив или ИТ-служба;
  • приводятся обязательные условия архивного хранения ЭД.

Поскольку Правила являются обязательными для всех предприятий и организаций, независимо от того, в каком секторе экономики осуществляется их деятельность, указанными статьями и следует руководствоваться при разработке системы хранения ЭД.

Электронный документ

Какие документы будут существовать в бумажном, а какие в электронном виде — решать, конечно, организации. В большинстве случаев видовой состав ЭД компании формируется стихийно, существует годами и зачастую касается только внутренних документов. Если же предприятие организованно переходило на электронный документооборот, то вполне возможно, что ряд документов поменял формат со дня внедрения СЭД. Напомним, что рекомендуемый перечень деловых бумаг, которые можно вести в электронном виде, можно найти в приложении к приказу Росархива от  29.04.2011 № 32.

Читайте также:

Электронные документы в номенклатуре дел организации

ЭД помещаются в номенклатуру дел организации в общем порядке, не требуя никакого особого обращения, специальных разделов и т. п. Единственное, чем они отличаются от своих бумажных собратьев, — пометкой «Электронный документ» в графе «Примечание». Сроки хранения ЭД полностью соответствуют срокам хранения прочих деловых бумаг и определяются по тем же перечням и нормативным правовым актам.

Приведем пример того, как выглядит в номенклатуре дел электронное дело «Служебные записки»:

Индекс дела

Заголовок дела

Количество дел

Срок хранения дела и № статей по Перечню

Примечание

1

2

3

4

5

01–17

Служебные записки

5 лет ЭК Ст. 87, 88, 89

Электронные документы

Некоторые сложности могут возникнуть при заполнении графы «Количество дел» по истечении календарного года. Неизвестно, количество чего именно должно быть здесь указано. По нашему мнению — количество носителей, на которые записаны ЭД, входящие в дело.

Каждое дело помещается на отдельный носитель информации, и один носитель в данном случае по своим функциям аналогичен бумажному тому дела. Он формируется и оформляется по тем же правилам, за исключением того, что, если позволяет объем памяти носителя, на него можно записать все компоненты дела, тогда как в один том или часть следует помещать не более 250 листов бумаги. Таким образом, в графе 3 могут появиться следующие записи: «1 компакт-диск», «2 компакт-диска» и т. д.

При составлении итоговой записи к номенклатуре дел никаких специальных пометок про электронные дела проставлять не нужно.

Экспертиза ценности электронных документов

В целом экспертиза ценности ЭД проводится в том же порядке, что и экспертиза ценности документов на бумажных носителях. К ней прибегают, во-первых, при составлении номенклатуры дел, во-вторых, при выгрузке ЭД из информационной системы (СЭД) для передачи в архив организации, в-третьих, при подготовке их к передаче в Госархив.

Передача ЭД в архив организации происходит не позднее чем через три года после завершения их делопроизводством. Если в организации действует СЭД, данные предварительно выгружаются из нее.

Электронный формат подразумевает и некоторые особенности проведения экспертизы ценности. Они изложены в п. 7.2. проекта Рекомендаций ВНИИДАД.

По результатам экспертизы ценности ЭД отбираются для передачи в архив организации. При необходимости они конвертируются в форматы архивного хранения, после чего записываются на носители информации.

Процедура передачи электронных документов

Подготовленные к архивному хранению носители информации с записанными на них ЭД передаются в архив организации по сдаточным описям.

Получая ЭД, принимающий работник архива должен:

сверить передаваемые ему ЭД со сдаточными описями;

проверить, не записался ли заодно с электронным делом на носитель какой-либо вирус (что вполне возможно даже внутри одной организации, не говоря уже о приеме документов извне);

проверить, воспроизводятся ли записанные на носители файлы.

Только убедившись в том, что все в порядке, принимающий ЭД работник архива ставит свою подпись в сдаточной описи.

Прием электронных документов

После того, как опись оформлена, работник архива должен зафиксировать новые поступления в учетных бумагах.

Согласно Рекомендациям ВНИИДАД (п. 5.2.) для фиксации учетных данных в архиве должны быть следующие деловые бумаги:

  • книга учета поступлений электронных носителей (инвентарная книга);
  • книга учета единиц хранения ЭД;
  • список фондов;
  • лист фонда;
  • лист учета ЭД фонда;
  • описи электронных дел;
  • реестр описей.
Полезная статья: Подробнее о сроках хранения и акте передачи документов в архив читайте в статье «Определение сроков хранения документов».

Акт передачи документов: образец

Ниже приведен типовой образец акта приема-передачи дел:

Акт приема-передачи дел при смене сотрудника

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Кроме акта передачи дел, в Основных правилах приведена форма Книги учета поступления и выбытия документов (Приложение 24). Эта книга — основной регистрационный документ, в котором подробнейшим образом описываются поступающие в архив деловые бумаги и фиксируются факты их выбытия. Кроме того, эта форма является единственной утвержденной и обязательной для использования в архивах организаций. Мы предлагаем расширить ее, добавив графы в соответствии с приведенным выше описанием. Тогда все дела, передаваемые в архив, будут описываться в одной учетной деловой бумаге, независимо от их носителя. При регистрации дел на бумажных носителях в этих графах достаточно поставить прочерк.

Использование электронных документов в архиве

ЭД хороши тем, что для того, чтобы ознакомиться с ними, работникам организации не нужно идти в архив. Достаточно обыкновенного запроса, направляемого по электронной почте. В ответ на запрос работник архива высылает файл нужного ЭД или выкладывает файл в локальную сеть. Пожалуй, даже формы запроса изобретать не нужно. Достаточно знать, что и кому направляется.

Полезная статья: Об аудите делопроизводства и акте передачи кадровых документов читайте в статье «Аудит делопроизводства: когда выгодно привлекать аудиторскую фирму».

Уничтожение электронных документов

Рекомендации ВНИИДАД не содержат раздела, посвященного уничтожению ЭД. Но очевидно, что процессы уничтожения электронных и бумажных носителей аналогичны. ЭД даже необязательно выделять и уничтожать отдельно. Порядок действий таков:

по результатам экспертизы ценности деловых бумаг организации (всех, не только электронных) составляется акт о выделении к уничтожению единиц, не подлежащих хранению, который согласуется экспертной комиссией;

деловые бумаги уничтожаются, о чем должен остаться отдельный документ: как правило, это или договор с подрядной организацией, сопровождающийся актом приемки-передачи документов на уничтожение, или собственный акт организации.

Форма акта о выделении к уничтожению деловых бумаг, не подлежащих хранению, приложена к Основным правилам (Приложение 4). В нее вносятся все деловые бумаги организации, срок хранения которых истек, и которые экспертная комиссия приняла решение уничтожить. В графе «Примечание» напротив ЭД ставится соответствующая отметка.

Как физически уничтожить компакт-диски? Очень просто: пропустить по одному через шредер или разрезать крупными ножницами. Никакого специального оборудования для этого не требуется.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль