Управление документами в организации

107
Управление документами — важная составляющая общего процесса управления организацией. Система управления документами позволяет установить общие правила работы с документами и их хранения, обеспечивающие эффективную работу и системы качества, и самого предприятия.

Что такое система управления документами

Определение термина «управление документами» содержится в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов  по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Этим регламентом управление документами определяется как совокупность последовательных и эффективных действий, направленных на создание, использование, хранение и уничтожение документов юридического лица с целью подтверждения и для обоснования проведения деловых и управленческих операций.Управление документами в организации

От качества документов, которые генерируются в организации, от того, насколько быстро и эффективно обрабатываются входящие документы, во многом зависит качество и эффективность ее деятельности. Обеспечивая качество документации и работы с ней, организуя эффективную систему управления документами,  предприятие обеспечивает высокую производительность труда, качество выпускаемой продукции, предоставляемых услуг.

Область управления документами не должна ограничиваться каким-то одним или несколькими их видами. Правила и требования обработки, хранения и уничтожения для каждого вида документации должны быть единообразными. В задачи службы ДОУ должны входить контроль и обеспечение оперативного хранения той документации, которая находится в подразделениях. Сотрудники должны уметь формировать документы в дела и строго придерживаться порядка их передачи на архивное хранение.

Внедрение системы управления документами организации подразумевает высокую степень регламентации требований по работе с документами. Но следует учесть — чем строже будут выполняться установленные правила, чем больше внимания служба ДОУ будет уделять формированию, распространению и совершенствованию методологии делопроизводства, тем выше будет качество и эффективность обработки документов. Это означает, что будет сокращаться время прохождения и принятия управленческих решений и повышаться их оперативность, обеспечивая повышение производительности.

Читайте также:

Организация оперативного управления документами

Первоначальной задачей управления документами является классификация тех видов документации, которые имеют хождение на конкретном предприятии. Это, в том числе, определяется той отраслью экономической деятельности, в которой оно работает, а также основных видов его производственной деятельности, масштабами и локальными регламентами.

Справка

Документация, входящая в систему управления документами организации, может подразделяться на следующие виды:

  1. нормативная;
  2. организационно-распорядительная;
  3. технологическая;
  4. финансово-бухгалтерская;
  5. конструкторская;
  6. кадровая (документы по личному составу);
  7. закупочная;
  8. информационно-справочная.

Эти виды объединяют все основные документы управления, обеспечивающие непрерывность, эффективность и легитимность деятельности организации.

При этом некоторые виды документов имеют свои специфические особенности составления и обработки. Эти особенности, которые нужно будет учесть при управлении документами в зависимости от их вида, также могут определяться спецификой производственной деятельности предприятия.

Обратите внимание! Особенности составления и обработки документов в организации также могут определяться и субъективными факторами — требованиями контрагентов или руководства предприятия.

Далее, разрабатывая систему управления документами в организации, необходимо определить, какие конкретно документы будут входить в каждый из перечисленных видов и какая схема управления будет использоваться при их обработке, хранении и уничтожении. Для каждой группы необходимо подобрать свои средства управления документами, обеспечивающие максимальное качество работы с ними.

С этой целью нужно определить порядок обработки документов одного наименования, выявить те группы, обработка которых осуществляется по общим алгоритмам. Это позволит для управления документами выделить и использовать только несколько однотипных схем обработки и движения, установить общие правила для каждой из этих схем.

Справка:

Справка

Внедряемая на предприятии система управления документами не должна затруднять работу отдельных его служб.

Необходимо проконтролировать, насколько процесс управления документами на предприятии отвечает требованиям национального стандарта РФ ГОСТ Р ИСО 9001-2008 «Системы менеджмента качества. Требования». Некоторые из требований, установленных данным стандартом, могут оказаться неприменимыми к отдельным видам документации. Также нужно проверить соответствие системы управления документами тем требованиям, которые законодательство устанавливает в отношении бухгалтерской, налоговой и кадровой отчетности.

На завершающем этапе нужно будет дополнить систему управления нормативными документами теми обязательными действиями, которые предусмотрены на уровне федерального законодательства, отраслевых стандартов. При возможности, нужно выбрать такой метод выполнения требований регламентов, который в максимальной степени будет соответствовать специфике деятельности компании и ее техническим возможностям. Например, уничтожение документов небольшая компания может производить своими силами в соответствии с установленными правилами, а крупная — осуществлять эту работу на договорной основе.

Внедрение системы управления документами в организации

Чтобы система управления документами в организации действительно работала эффективно, управленческий персонал должен пройти соответствующее обучение и изучить технологию работы с документами. Эта технология во-многом будет зависеть от того, какая форма организации делопроизводства применяется на предприятии:

централизованная, при которой вся работа с документацией поручается службе ДОУ;

децентрализованная, при которой в каждом структурном подразделении имеется свой делопроизводитель, назначенный приказом;

смешанная, когда обязанности по обработке документов разделены между службой ДОУ и структурными подразделениями.

Чаще всего на практике применяется смешанная форма организации делопроизводства и управления документами, как наиболее удобная и обеспечивающая необходимую оперативность. Но это подразумевает необходимость обучения сотрудников и осуществления постоянного контроля над тем, как ими выполняются требования, установленные системой управления документацией.

Основным документом обеспечения управления документацией может стать локальный нормативный акт, которым будут установлены регламенты обработки всех групп документов, используемых в организации. Это положение или инструкция, разработанная при активном участии службы делопроизводства, будет содержать образцы документов, с которыми в качестве примера всегда может ознакомиться любой сотрудник. Использование готовых шаблонов и форм также сделает их работу более комфортной, поскольку в шаблоне уже будут отражены все требования к оформлению и структуре данного вида деловых бумаг.

Обратите внимание! Сотрудникам компании необходимо обеспечить доступ к актуальной версии локального акта, регламентирующего вопросы управления документами в организации.

Внедрение грамотного подхода может помочь обеспечить и служба управления персоналом — документы, с которыми работник будет знакомиться при приеме на работу, могут включать в себя инструкцию по работе с документацией. С новым сотрудником также может проводится вводный инструктаж, примерный перечень его вопросов представлен ниже.

Управление документами в организации

Все сотрудники компании, работающие с документацией, должны иметь копию локального акта, которым  определены и документально зафиксированы основные принципы политики в области управления документами.

Контроль над тем, как выполняются положения этого акта, регламентирующего процесс управления документами, может осуществлять секретарь организации или сотрудник службы ДОУ. При этом могут использоваться такие формы, как:

Контроль соблюдения правил оформления документов, их соответствия требованиям стандартов. При обнаружении несоответствия, документы должны возвращаться исполнителям на доработку и исправление. Для некоторых видов документов, перечень которых будет установлен инструкцией, подписание может осуществляться только после согласования со службой ДОУ;

Контроль исполнения документов, соблюдения сроков, установленных локальным нормативным актом или инструкцией;

Контроль над тем, как ведется делопроизводство в структурных подразделениях, как соблюдаются правила оперативного хранения документации, требования к порядку формирования дел и передаче их в архив.

Если система управления документами внедряется в крупной организации, есть смысл поручить контрольные функции специально созданной комиссии, в состав которой войдут представители службы ДОУ, секретарь, архивариус, компетентные сотрудники.

Пример приказа о создании такой комиссии приведен ниже.

Управление документами в организации

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль