Организационно-распорядительные документы: приказываем и распоряжаемся грамотно

185
Решения, приказы и распоряжения относятся к организационно-распорядительным документам. В статье мы расскажем об особенностях каждого вида и о новых стандартах оформления бланков этих документов.

Каковы особенности решений как организационно-распорядительных документов

Грамотно организованное совещание всегда имеет повестку дня. Повестку могут не оформлять в виде документа, но руководитель, который ведет совещание, – председательствующий, всегда точно знает, какие вопросы он будет обсуждать с участниками и в какой последовательности. Повестки дня особенно важных совещаний рассылаются участникам заранее.Организационно-распорядительные документы: приказываем и распоряжаемся грамотно

Обсуждение каждого вопроса повестки дня скорее всего будет иметь какой-либо итог. Так, директору может не понравиться отчет о выполнении плана, и он потребует объяснений от директора по производству. Это и будет решение по вопросу:

«Победину И. М. представить письменные объяснения невыполнения плана производства на 2017 год до 08.02.2017». 

Конечно, нельзя утверждать, что каждый вопрос повестки дня завершится решением. Часто на оперативных совещаниях председательствующий выслушивает доклад подчиненного и, если его все устраивает, переходит к следующему вопросу. Но на специальных совещаниях – технических, итоговых, совещаниях рабочих групп по большинству вопросов принимаются решения (таблица ниже).

Справка

Полезный совет

Если председательствующий или участники встречи не проговорили решение по вопросу, то в рамках подготовки протокола вам нужно подойти к руководителю и попросить сформулировать итог обсуждения.

Таблица. Виды решений по итогам совещаний

Организационно-распорядительные документы: приказываем и распоряжаемся грамотно

Полезная статья: Подробнее о специфике оформления решений читайте здесь.

В каких документах фиксируются решения

Решения, принятые на совещаниях, фиксируют в протоколах. Выделяют два вида протоколов: краткий и полный. В кратком отмечают только рассмотренные на совещании вопросы, выступающих лиц и принятые решения (образец ниже).

Какова специфика приказов как организационно-распорядительных документов

Перечень типовых организационно-распорядительных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) выделяет три группы приказов:

  • по основной (профильной) деятельности со сроком хранения «постоянно»,
  • по личному составу со сроком хранения «75 лет ЭПК» и «5 лет»,
  • по административно-хозяйственным вопросам со сроком хранения «5 лет» (ст. 19 перечня).

Из указаний, содержащихся в перечне, следует, что к приказам по личному составу относятся приказы о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении и др. (см. ст. 19б). Пояснения о том, какие приказы относят к административно-хозяйственным, содержатся в разделе 10 перечня «Административно-хозяйственные вопросы». В этом разделе четыре подраздела:

  • 10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;
  • 10.2. Эксплуатация зданий, помещений;
  • 10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь;
  • 10.4. Обеспечение безопасности организации.

Приказы и распоряжения по перечисленным вопросам относят к административно-хозяйственным.

К приказам и распоряжениям по основной деятельности относят все остальные приказы, кроме личного состава и административно-хозяйственных.

Более полную информацию о приказах можно найти по ссылке.

В чем отличие распоряжения от других организационно-распорядительных документов

Распоряжение по основной деятельности как разновидность распорядительного документа имеет существенную особенность: в отличие от приказов по основной деятельности в тексте данного документа отсутствует разделительное слово между двумя его частями (констатирующей и распорядительной). Сравните: в приказе по основной деятельности всегда присутствует разделительное слово ПРИКАЗЫВАЮ. Некоторые организации применяют при издании распоряжений такие аналоги слова ПРИКАЗЫВАЮ, как: ОБЯЗЫВАЮ, СЧИТАЮ ЦЕЛЕСООБРАЗНЫМ, СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ, ПРЕДЛАГАЮ и т. п., но полагаем такую практику нельзя признать удачной. И уж совсем неуместно употреблять в распоряжении слово ПРИКАЗЫВАЮ.

Ниже показано правильное оформление распоряжения:

Организационно-распорядительные документы: приказываем и распоряжаемся грамотно

Нюансы оформления распоряжений рассматриваются здесь.

Возможно, вам будет интересно узнать:

Как оформить бланки организационно-распорядительных документов

Новый стандарт на оформление документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» в разделе 6 «Бланки документов» устанавливает виды бланков документов и состав реквизитов бланков, размеры служебных полей на документе, гарнитуры и размеры шрифтов, форматы бумаги для бланков документов и другие технические требования к оформлению документов. Бланки документов разрабатывают и используют во всех организациях. Поговорим о бланках подробнее.

Что такое бланк документа

Бланк документа – стандартный лист бумаги или электронный шаблон с воспроизведенными на нем реквизитами организации или должностного лица – автора документа.

Образцы бланков документов организации разрабатываются обычно службой или отделом делопроизводства, секретариатом или канцелярией – то есть структурным подразделением организации, в функции которого входит документационное обеспечение деятельности.

Справка

Полезный совет

Для бланков документов используйте форматы бумаги А4 и А5

Какие требования к бланкам устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2016? В пункте 6.2 содержатся следующие требования:

  • организации могут использовать бланки документов на бумажном носителе и (или) электронные шаблоны бланков;
     
  • бланки на бумажном носителе и их электронные шаблоны должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения и гарнитурам шрифта;
     
  • макеты (образцы) бланков утверждаются руководителем организации;
     
  • электронные шаблоны документов должны быть защищены от несанкционированных изменений;
     
  • бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов;
     
  • бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации могут изготавливать только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, у которых есть сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида продукции.

Какие варианты бланков устанавливает ГОСТ? В зависимости от расположения реквизитов ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает два варианта – угловой и продольный. Порядок расположения и состав реквизитов на бланках показан в приложениях Б.1 и Б.2 к стандарту.

Форматы бумаги для подготовки документов установлены национальным стандартом ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы»

Подробнее о новом ГОСТ на оформление документов читайте в статье:

«Оформляем документы по-новому. Требования ГОСТ Р 7.0.97-2016»

Организационно-распорядительные документы: приказываем и распоряжаемся грамотно

Как размещать реквизиты на бланке? Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 посередине зоны, занятой этим реквизитом. Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.

Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 размещаются одним из способов:

  • центрованным: начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов (образец ниже);
     
  • флаговым: каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов (образец ниже).

Образец. Бланк с флаговым (слева) и центрованным (справа) расположением реквизитов

Организационно-распорядительные документы: приказываем и распоряжаемся грамотно

Подробнее о новых стандартах оформления бланков организационно-распорядительных документов читайте в этой статье.

Возможно, вам будет интересно узнать:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль