Акт о выделении документов к уничтожению: констатируем и обосновываем

330
Уничтожение документов в организации — необходимая процедура, которую нужно проводить регулярно. Как подготовить акт о выделении документов к уничтожению, расскажем в статье.

Правила уничтожения документов

Правила уничтожения деловых бумаг с истекшими сроками хранения для всех организаций одинаковы. Обычно это логическое завершение экспертизы ценности (ЭЦ) бумаг. Самая массовая группа документов, которые уничтожают, — дела временного хранения со сроками хранения до десяти лет.Акт о выделении документов к уничтожению: констатируем и обосновываем

Выделяет деловые бумаги для утилизации экспертная комиссия (ЭК) организации. Это коллегиальный совещательный орган при руководителе организации, который принимает решение об архивном хранении деловых бумаг или их утилизации. ЭК создается приказом руководителя организации. ЭК состоит из должностных лиц, которые могут дать профессиональную оценку бумагам разных систем документации. Грамотно оценить деловые бумаги по личному составу может только начальник отдела кадров, деловые бумаги бухгалтерского и налогового учета — главный бухгалтер и т. д.

Экспертиза ценности деловых бумаг, проводящаяся в делопроизводстве по завершении календарного года, заключается в разделении дел, находящихся на хранении в структурных подразделениях организации, на три группы:

подлежащие передаче в архив организации (деловые бумаги постоянного срока хранения, бумаги со сроком хранения свыше 10 лет и бумаги по личному составу).

подлежащие выделению к утилизации в связи с истечением сроков их хранения.

Бумаги, сроки хранения которых не истекли, в связи с чем они должны находиться на хранении.

На первую группу деловых бумаг составляются описи, по которым они передаются в архив организации. На вторую группу — акты о выделении к утилизации, не подлежащих хранению. Третья группа деловых бумаг продолжает храниться в структурных подразделениях до истечения сроков их хранения.

Оценивают деловую бумагу, чтобы определить: имеет ли она после окончания срока хранения практическую, научную, историческую или любую другую ценность. Если бумага ценная, то ЭК решает продлить срок ее хранения. Если нет — она уничтожается. До того как срок хранения истечет, вопрос об оценке деловой бумаги не поднимается и она хранится, даже если ЭК в полном составе считает его ненужным.

Составление акта о выделении документов к уничтожению

Уничтожение деловых бумаг оформляют актом, в котором фиксируют факт утилизации и приводят основание для данной процедуры — ссылку на источник срока хранения. Это могут быть перечни бумаг, другие нормативные правовые акты, протокол ЭК.

Предложения к акту (свои проекты) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляют структурные подразделения организации. На основе предложений структурных подразделений служба делопроизводства или секретарь составляет акт о выделении к уничтожению деловых бумаг, не подлежащих хранению. Сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, должен быть утвержден руководителем организации, после чего дела могут быть уничтожены.

На деловые бумаги с истекшими сроками хранения, отобранные для утилизации, в структурных подразделениях составляются акты, которые затем сводятся службой делопроизводства в один акт по установленной форме (см. ниже). В нем выделяются разделы, соответствующие структурным подразделениям, название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

В конце составляется итоговая запись, в которой указывается общее количество дел, выделенных для утилизации, и запись, подтверждающая фактическую передачу деловых бумаг в пункт приема вторсырья на переработку.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором он составлен.

Форма акта о выделении документов к уничтожению

Форма акта приведена в приложении 21 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). 

Уничтожить деловые бумаги нужно способом, который исключает возможность восстановить информацию. Поэтому нельзя пускать деловые бумаги на черновики или разрывать. Уничтожить бумаги организация может сама, если у нее, например, есть промышленный шредер – обыкновенные «кабинетные» шредеры для масштабной утилизации деловых бумаг не подходят. Также можно воспользоваться услугами специализированной компании.

Акт о выделении документов к уничтожению: констатируем и обосновываем

Графы 1, 2, 3, 6 и 7 являются обязательными, а графы 4 и 5 заполняются в том случае, если выделение деловых бумаг для утилизации проводится в архиве организации (имеются в виду документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения и деловые бумаги по личному составу, выделение для утилизации которых проводится по истечении сроков их хранения уже в архиве).

Справка

Cрок хранения истек

Дела отбираются к уничтожению и включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором он составляется.

На деловые бумаги с отметкой «ЭПК» может составляться отдельный акт о выделении деловых бумаг для утилизации. 

В нем указываются:

дата и место его составления, наименование перечня, в соответствии с которым проводилась экспертиза ценности документов, годы, за которые выделяются к уничтожению документы, заголовки дел, количество дел (единиц хранения), сроки хранения и номера статей по перечню.

Если к уничтожению выделяются деловые бумаги, имеющие одинаковые заголовки (дела, состоящие из нескольких томов, или дела за несколько лет), в акт вносится групповой заголовок документов дела, а количество дел (единиц хранения) указывается в графе 6, например:

Акт о выделении документов к уничтожению: констатируем и обосновываем

Справка

Хранение деловых бумаг, отобранные для утилизации

Деловые бумаги, отобранные для утилизации, должны храниться отдельно от документов, подлежащих передаче в архив организации и быть систематизированы по группам в соответствии с тем, как они включены в акт о выделении к уничтожению.

Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, отобранные для утилизации дела физически не уничтожаются до утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного органа и утверждения описей дел руководителем организации.

Акты согласовываются с экспертной комиссией организации и утверждаются руководителем организации. Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, в нем указывается, что описи дел постоянного хранения за те же годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК архивного учреждения, при этом делается ссылка на дату и номер протокола ЭПК.

Организации — источники комплектования государственного или муниципального архива, как правило, представляют акты о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК» на рассмотрение ЭПК архивного органа в двух экземплярах вместе с описями дел постоянного хранения и по личному составу.

Уничтожение дел с истекшими сроками хранения, включенных в акт, производится только после утверждения руководителем организации описей дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий период. Накладная (или иной документ), выданная пунктом приема вторсырья и подтверждающая прием деловых бумаг для утилизации, хранится в организации вместе с актом.

Читайте также:

Какие реквизиты включает формуляр акта

Акты составляют на бланках, которые включают реквизиты бланка конкретного вида документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30–2003.

Формуляр включает реквизиты:

  • наименование организации,
  • наименование вида документа — акт,
  • дата — дата актируемого события,
  • регистрационный номер,
  • место составления документа,
  • гриф утверждения — при необходимости,
  • заголовок к тексту,
  • текст,
  • отметка о наличии приложения — при необходимости,
  • сведения о количестве составленных экземпляров бумаги,
  • подписи,
  • визы ознакомления,
  • отметка о получении экземпляра заинтересованным должностным лицом, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Заголовок грамматически согласовывается со словом «акт» с предлогом «о»/«об» или без предлога:

– (акт) о выделении документов к уничтожению;

Датой акта является дата его составления.

Текст состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указывают: наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дату; или наименование, дату и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка; либо событие, факт, послужившие основанием для его составления.

Далее в вводной части перечисляют состав комиссии: председатель — должность, фамилия, инициалы, члены комиссии – должности, фамилии, инициалы.

ПРИМЕР

Фамилии членов комиссии приводят в алфавитном порядке или по старшинству должностей, нумеруют арабскими цифрами с точками и печатают через полуторный интервал. Во вводной части указывают также лиц, которые не являются членами данной комиссии, но присутствуют при проверке.

Индивидуальными особенностями являются: запись «Основание», где указывают причины, по которым составлен документ, запись о количестве созданных экземпляров и местонахождении каждого экземпляра, подписи не только председателя, но и всех членов комиссии

В констатирующей части текста излагают цели, задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы; фиксируют установленные факты, делают выводы о полученных результатах и при необходимости дают предложения, как устранить недостатки.

Текст принято излагать от третьего лица единственного числа – «комиссия установила».

Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров и их местонахождении помещают в конце текста перед подписями или перед отметкой о наличии приложения, если прилагаются другие документы.

Акт подписывают лица, которые принимали участие в его составлении, при этом указываются не их должности, а обязанности: председатель, члены комиссии. Акт считается принятым и вступает в действие после того, как его подписали все члены комиссии. Лицо, не согласное с содержанием, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляют на отдельном листе. Регистрационные формы разрабатывают по усмотрению самой организации.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль