Журнал регистрации трудовых договоров: документ не обязательный, но очень полезный

109
Многие компании регистрируют трудовые договоры, заключаемые с сотрудниками, в специальном журнале. О нюансах и тонкостях заполнения журнала регистрации трудовых договоров, расскажем в статье.

Условия, которые нужно включить в трудовой договор

Трудовой договор (далее по тексту — ТД) оформляют с учетом общих требований закона (ст. 57 ТК РФ). Вместе с тем следует учитывать и специальные нормы о временных, сезонных работах и др. (гл. 45, 46 ТК РФ и т. д.).

В трудовом договоре отражают необходимые сведения о работодателе и сотруднике. Также прописывают обязательные и дополнительные условия. Рассмотрим, как закрепить те из них, которые отражают специфику ТД.Журнал регистрации трудовых договоров: документ не обязательный, но очень полезный

Трудовая функция. Кадровики привыкли понимать под трудовой функцией работу по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации. Но если работник принимается на временные работы и т. п., трудовую функцию часто определяют через конкретный вид поручаемой работы (абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ).

Cрок действия ТД. Обязательным условием срочного ТД является срок его действия (абз. 4 ч. второй ст. 57 ТК РФ) (3). Если он не прописан, то договор признается бессрочным (ч. третья ст. 58 ТК РФ).

Окончание срока отражают конкретной датой (например, используют фразу «трудовой договор заключен на срок до 30 октября 2015 года» или «последним днем работы является 30 октября 2015 года») или указанием на юридический факт (событие). Во втором случае возможны следующие варианты формулировок:

«до выхода на работу Ивановой Инны Ивановны, находящейся в отпуске по уходу за ребенком» – если договор заключен на время отсутствия основного работника;

«до окончания временных малярных работ» – если договор заключен для выполнения временных (до двух месяцев) работ;

«до окончания сезона» – если договор заключен для выполнения сезонных работ и др.

Совмещать два способа указания срока нельзя. Это может привести к непредвиденным проблемам. Например, женщина вправе выйти из отпуска по уходу за ребенком досрочно. Если в ТД с заменяющим ее работником день увольнения приурочен к конкретной дате окончания отпуска, то два работника одновременно окажутся на одной должности и возникнет трудовой спор.

Если временный работник подменяет сотрудников, поочередно уходящих в отпуска, в каждом случае такой замены нужно заключать новый срочный ТД (абз. 2 ч. первой ст. 59 ТК РФ).

Причина для заключения ТД

В ТД необходимо указать обстоятельства или причины, послужившие основанием для его заключения. Причину прописывают в соответствии с формулировками Трудового кодекса или другого федерального закона (абз. 4 ч. второй ст. 57 ТК РФ) (4). Если этого не сделать или указать причину, противоречащую закону, контролирующие органы могут счесть, что срочный ТД заключен незаконно. Гострудинспекция в таком случае привлечет работодателя к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ). Признать срочный ТД бессрочным сможет суд при обращении работника.

Справка

Порядок предоставления отпуска

По общему правилу, работникам, заключившим ТД, оплачиваемые отпуска предоставляют из расчета не менее 28 календарных дней за рабочий год (ст. 115 ТК РФ). Если сотрудник трудился меньше года, продолжительность отпуска исчисляют пропорционально отработанному времени. За каждый месяц сотруднику положено по 2,33 дня отпуска (28 дн.: 12 мес.). Нецелое количество дней отпуска округляют в пользу работника, а не по правилам арифметики.

Работникам, принятым на срок до двух месяцев или для выполнения сезонных работ, предоставляют оплачиваемый отпуск или выплачивают компенсацию при увольнении из расчета два рабочих дня за месяц работы (ст. 291, 295 ТК РФ). Поскольку это отличается от общих правил, порядок предоставления отпуска необходимо закрепить в ТД (абз. 6 ч. второй ст. 57 ТК РФ) (5).

Регистрация трудовых договоров и дополнительных соглашений

У работодателя нет прямой обязанности вести журнал регистрации ТД. Между тем такой журнал на практике ведут практически все кадровые службы организаций. Это облегчает кадровую работу и поиск информации о конкретном договоре. Кроме того, документу присваивается свой номер, который также отражается в журнале регистрации.

Отметим, что многие работодатели ведут также специальный журнал регистрации приемов на работу. Такая форма также очень удобна в практической работе, поскольку позволяет быстро определить дату приема на работу сотрудника и другую информацию. В том случае, если заключается срочный ТД, в таком журнале также отражается дата его окончания.

Кадровику важно знать дату окончания срочного ТД. Объясняется это тем, что работодатель в обязательном порядке должен письменно предупредить работника за три календарных дня о том, что он вскоре будет уволен. Это правило установлено частью 1 статьи 79 ТК РФ.

Исключение сделано только в отношении ситуаций, когда срочный ТД заключается на время выполнения обязанностей отсутствующего работника. В таком случае трудовые отношения прекращаются в день выхода на работу основного сотрудника.

В этой связи, для того, чтобы исполнить требования трудового законодательства, кадровик должен отслеживать даты окончания срочных отношений. И в этом ему поможет специальный журнал, в котором будет указана дата приема на работу и дата окончания договора (для срочных отношений).

Читайте также:

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Итак, работодатель самостоятельно определяет будет ли он вести специальный журнал регистрации ТД или нет. Ведение таких журналов носит рекомендательный характер, а не обязательный.

Обращаем внимание, что унифицированной формы такого журнала нет. Поэтому каждая организация может разработать такой документ с учетом практической необходимости.

Рекомендуем также помимо журнала, в котором будут регистрироваться непосредственно ТД вести отдельную регистрационную форму для учета договоров о материальной ответственности работников. Напомним, что для того, чтобы возложить на работника полную материальную ответственность с ним должен быть заключен отдельный ТД.

И для того, чтобы вести надлежащий учет таких ТД и понадобится специальная форма.

Журнал регистрации трудовых договоров: документ не обязательный, но очень полезный

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Журнал регистрации трудовых договоров: срок хранения

Как мы уже отметили,  журнал учета ТД носит рекомендательный характер. Работодатель на свое усмотрение принимает решение о необходимости ведения такого документа. Между тем, если такой журнал ведется в организации, необходимо соблюдать срок его хранения.

Такой срок установлен пунктом 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Такой журнал должен храниться в организации в течение 75 лет.

Поскольку, как мы уже отметили выше, унифицированной формы журнала нет, работодатель может самостоятельно определить структуру документа. И включить в него внесение той информации, которую он посчитает актуальной.

Справка

Рекомендуем включить в журнал следующие графы:

  1. порядковый номер;
  2. номер ТД;
  3. дату трудоустройства сотрудника;
  4. данные сотрудника: фамилию, имя и отчество;
  5. структурное подразделение, в которое сотрудник принят на работу;
  6. информацию о сроке ТД . Если отношения носят срочный характер, обязательно следует указать дату прекращения ТД;
  7. данные о заключенных дополнительных соглашениях к ТД;
  8. дату увольнения;
  9. и специальную графу для примечаний.

Также следует предусмотреть специальный раздел, в котором будет указываться информация, о сотруднике, ответственном за ведение этого журнала.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль