Секретариат

Журнал регистрации вводного инструктажа и другие документы, которые проверяет ГИТ

  • 21 ноября 2017
  • 689

Журнал регистрации вводного инструктажа относится к тем документам, которые инспекторы ГИТ проверяют в первую очередь. Рассмотрим, какие еще журналы необходимо подготовить к проверке.

Плановая проверка, осуществляемая сотрудником ГИТ, подразумевает обязательную инспекцию журнала учета кадровых документов, а также процедур по охране труда.

Штраф до пятидесяти тысяч рублей может быть наложен на работодателя, если в компании нет в наличии книги учета трудовых книжек. В том случае, если в организации отсутствуют все необходимые журналы по охране труда, то сумма штрафа может быть еще выше: она может достигнуть восмидесяти тысяч рублей (ст. 5.27, 5.27.1 КоАП РФ).

Нарушением считается также отсутствие подписей сотрудников в тех журналах, которые имеются в наличии.

Разберемся, какие журналы необходимо вести и что делать, если получить подпись работника невозможно.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них является обязательным требованием ко всем владельцам бизнеса, не зависимо от юридического статуса и формы собственности. Такое положение утверждено п. 40 Правил, принятых постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).Журнал регистрации вводного инструктажа и другие документы, которые проверяет ГИТ

Такая книга может быть приобретена в готовом виде или изготовлена самостоятельно.

Разумеется, что самостоятельно изготовленная книга должна быть соответствующим образом подготовлена к работе. Во-первых, должна быть осуществлена нумерация страниц, во-вторых, они должны быть прошнурованы, а их количество заверено подписью руководящего лица организации. Необходимым этапом подготовительной работы является скрепление книги печатью из сургуча или пломбой. В случае отсутствия печати или пломбы у инспектора появится основание наложить на вас штраф.

Инспектор проверит, регистрируете ли вы в книге учета все трудовые книжки и вкладыши, соблюдаете ли хронологический порядок. Сначала должны быть указаны сведения о трудовых книжках работников, которых приняли раньше.

Инспектор выяснит, расписываются ли работники в день увольнения в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, что получили трудовую книжку. Если работник получил книжку, но отказался расписаться в книге учета, составьте об этом акт и укажите его реквизиты в графе 13 книги.

Если сотрудника в день увольнения не было на работе, с его письменного согласия направьте трудовую книжку по почте письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Сделайте об этом отметку в книге учета движения книжек и вкладышей (образец ниже). В графе 12 книги укажите дату, когда работник получил документ. Ее вы сможете узнать из уведомления о вручении.

Книга учета движения трудовых книжек

Сохраните письмо работника, в котором он дал согласие на отправку трудовой книжки по почте. Этот документ и почтовую квитанцию, подтверждающую пересылку письма, храните вместе с книгой учета 75 лет.

Журнал учета проверок

Сведения о проводимых в организации проверках отражают в журнале учета проверок. Это необязательный документ, но ГИТ проверит его наличие. Если в компании такого журнала нет, инспектор отметит это в акте проверки. Ответственность за отсутствие документа компании не грозит. Однако вести его в интересах работодателя.

Если в журнале учета проверок не будет записи инспектора о проверке, это само по себе не значит, что ее признают незаконной. Такое нарушение не считается грубым.

Записи в журнал вносит проверяющий. Они будут доказательством в суде, если инспектор нарушит периодичность проверок. Так, ГИТ вправе проводить плановую проверку организации не чаще чем раз в три года. Если инспектор придет до этого срока, его подпись в журнале поможет признать новую проверку незаконной.

Журнал можно вести по типовой форме. Можете разработать собственную форму. В ней предусмотрите графы, чтобы указать название органа, проводившего проверку, даты проверки, Ф. И.О. и должность лица, который осуществлял проверку, его подпись и т. д. Прошейте и пронумеруйте журнал. Заверьте его печатью организации (при наличии).

Читайте также:

Журнала регистрации вводного инструктажа по охране труда

Вводный инструктаж по охране труда проводится со всеми гражданами, поступающими на работу в конкретную организацию. Такие занятия проводятся также с командированными, учащимися школ или вузов, находящимися на обручении или проходящими производственную практику.

Помимо этого, с сотрудниками вновь приступающими к работе проводят инструктаж на рабочем месте, который называется первичным. В дальнейшем, в ходе осуществления работником трудовой деятельности с ним проводят повторный, внеплановый и целевой инструктаж.

Руководство предприятия должно тщательно следить за введением журнала регистрации вводного инструктажа, а также журнала регистрации инструктажа, проводимого на рабочем месте (это может быть первичный, повторный, внеплановый и целевой инструктаж по охране труда).

Отсутствие таких журналов может стать основанием для наложения на компанию штрафа.

Все формы журналов регистрации обучающих занятий вы можете найти в Приложении А к ГОСТ 12.0.004-2015. Законом не запрещено также разрабатывать собственные формы таких журналов. В данном документе следует указать дату проведения занятий, их тему и вид инструктажа. Не забудьте также проставить фамилию и инициалы инструктируемого, его год рождения и заверить запись подписями инструктора и сотрудника, проходившего обучение.

Необходимо отметить, что журнал регистрации вводного инструктажа является общим для всей организации, а журнал инструктажа на рабочем месте может быть одним для всего предприятия или заводиться для каждого структурного подразделения отдельно.

Справка

Необязательные журналы помогут быстро найти информацию

Коммерческие организации не обязаны вести журналы учета командированных работников, личных дел, трудовых договоров, личных карточек, больничных листов, ознакомления работников с локальными актами и т. д. Но часто журналы облегчают работу отдела кадров и при проверке помогают работодателю. Например, удобнее подтвердить, что сотрудники ознакомились с локальными актами, показав подписи в одном журнале, чем собирать разрозненные листы ознакомления. Если с работниками заключают срочные трудовые договоры, то журнал учета трудовых договоров поможет отследить сроки их действия и исключить риск преобразования в бессрочные и т. д.

Журнал регистрации несчастных случаев на производстве

Случаи травматизма, которые произошли в течение года, вносят в специальную форму № 7-травматизм. Ее направляют в органы статистики ежегодно до 25 января.

Работодатель обязан зарегистрировать каждый несчастный случай в организации, в том числе с надомниками. Для этого нужен журнал регистрации несчастных случаев на производстве (ч. первая ст. 230.1 ТК РФ). Это обязательный документ. Ведите его по форме 9, утвержденной Постановлением № 73. Если журнала нет, работодателю грозит штраф.

В журнале укажите дату и время несчастного случая, сведения о пострадавшем работнике, место происшествия, последствия несчастного случая и т. д. Если работодатель не зарегистрирует произошедший несчастный случай в журнале, ему также грозит ответственность. Если несчастных случаев не было, то журнал не заполняйте.

Другие журналы по охране труда

Работодатель должен фиксировать, что выдавал сотрудникам направления на обязательные медосмотры и выполнял иные мероприятия по охране труда. Конкретную форму такого учета закон не устанавливает. Чтобы подтвердить, что вы соблюдаете требования закона, удобно использовать журналы.

Журнал учета направлений на медицинский осмотр

Руководство предприятия должно учитывать направления на медицинские осмотры (как предварительные, так и периодические). В них  необходимо указать фамилию и инициалы сотрудника, отдел в котором он осуществляет трудовую деятельность, должность, а также основания, по котором он был направлен на медосмотр и дату, когда осмотр был произведен.

Журналы учета инструкций по охране труда и выдачи инструкций. Работодателю нужно учитывать утвержденные инструкции по охране труда. Обычно для этого ведут журнал учета инструкций по охране труда.

Если ведете журналы учета направлений на медицинский осмотр, учета выдачи СИЗ, учета инструкций по охране труда и выдачи инструкций, предусмотрите в них графу для подписи сотрудника. Если он отказался расписаться, составьте об этом акт и сделайте отметку в журнале.

Нормативная база

Документ

Поможет вам

Пункт 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225

Понять, что все организации должны иметь книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

ГОСТ 12.0.004-2015, введенный в действие приказом Росстандарта от 9 июня 2016 г. № 600-ст

Узнать, по какой форме вести обязательные журналы по охране труда

Части 8, 9 ст. 16, п. 13 ст. 18 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ

Выяснить, как вести журнал учета проверок

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.