Образец письма-ответа
- Темы:
- Деловая переписка
Из статьи вы узнаете:
В каких случаях потребуется образец письма-ответа
Любой вид деятельности организации: производственной, административно-хозяйственной, социальной или организационной осуществляется при взаимодействии с другими предприятиями. Это могут быть вышестоящие организации или обособленные подразделения, предприятия-деловые партнеры, учреждения органов власти и пр. Основной вид такого взаимодействия — деловые письма.
Образец письма-ответа представляет собой реакцию на входящее письмо сторонней организации или подразделения, удаленного от головного предприятия территориально. Для государственных структур обязанность составления писем ответов закреплена на уровне законодательства.
Но и для любого коммерческого предприятия важно умение грамотно составлять образцы писем-ответов и своевременно реагировать на все обращения. Правильно оформленное и грамотно составленное письмо-ответ — это показатель общей корпоративной культуры компании. Поэтому очень важно, чтобы его форма и содержание соответствовали исходному письму и общей классификации деловых писем.
Ответ на письмо: образец составляется с учетом классификации
Вся деловая корреспонденция, в том числе образцы писем-ответов, могут быть классифицированы по целевому назначению:
-
Информационные письма, которые пишутся с целью информирования адресата. К этому виду относятся сопроводительные письма, письма-напоминания, извещения и уведомления;
-
Письма, в которых содержится предложение или просьба. Их назначение — убедить адресата в необходимости выполнения каких-либо действий, представляющих интерес для автора письма. Это письма-запросы, письма-заявки, предложения, заказы и пр.;
-
Письма, в которых содержатся претензии, требования, рекламации. Такой вид писем пишется в случае, когда адресат, являющийся второй договаривающейся стороной, не выполняет или выполняет не в установленные сроки свои обязательства.
-
Письма, в которых содержатся гарантии, даются обязательства, рекомендации и подтверждения. К такому виду писем, например, относятся гарантийные и рекомендательные.
-
Этикетные письма, их содержание — выражение благодарности, внимания, извинений. Это поздравительные и благодарственные письма, письма с выражением соболезнования и участия.
- Письма-ответы, вторичный вид писем, который составляется в ответ на первичное письменное обращение. Это письма-отказы, письма с положительным ответом или их комбинация, в которой содержится как отказ, так и согласие.
Обратите внимание! Информационные письма и большинство тех, в которых содержатся обязательства и рекомендации, не требуют ответа.
Требования к содержанию образца письма-ответа
Форма образца письма-ответа и его содержание зависят от того, к какому виду относится первичное письмо, на которое пишется ответ.
Поэтому до того, как написать ответ на письмо, образец нужно использовать тот, что соответствует первичному обращению. Соблюдение этого правила — основа этикета деловой переписки. Текст ответа, краткий, но информационно емкий, должен быть адекватен первичному запросу, адресат должен получить именно ту информацию, которую ожидает.
Составляя образец письма-ответа, автор должен соблюдать принцип языкового параллелизма и стараться составить текст с использованием стиля, лексики и языковых оборотов, характерных для инициативного обращения. При условии, конечно, что первичное письмо составлено грамотно.
Читайте также:
- Гарантийное письмо
- Рассылаем новогодние поздравления: как сформировать и распечатать много писем и конвертов для разных адресатов
- Письма информационного характера
Как оформляется образец письма-ответа
Итак, содержание ответа на письмо, форма образца зависят от первичного обращения, но требования к оформлению и наличию обязательных реквизитов остаются одинаковыми, так же, как и вступительная часть. Это означает, что образец ответа на письмо требование и, например, письмо-ответ на запрос образец оформляются по одним и тем же правилам.
Справка
Для ответа на письмо образец используется бланк организации. Часть необходимых реквизитов в нем уже заполнены. Это, например:
- наименование предприятия,
- код предприятия по ОКПО,
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет;
- справочная информация о компании: ее юридический и электронный адрес, контактные телефоны;
- информация о банке, в котором у предприятия открыт счет, его ИНН, БИК, номера корреспондентского и расчетного счетов.
К другим обязательным реквизитам, которые необходимо будет заполнить при оформлении образца письма-ответа, относятся:
- место и дата подписания письма-ответа;
- исходящий регистрационный номер и дата;
- исходящий номер и дата инициативного письма;
- наименование адресата, юридического или физического лица;
- заголовок письма, если его объем превышает 4-5 строк;
- должность, подпись и расшифровка подписи лица, подписавшего письмо-ответ;
- справочные данные об исполнителе с указанием его фамилии, инициалов и контактного телефона.
Заголовок письма ответа может быть тот же, что и у инициативного письма, если суть ответа положительная. Если ответ не предполагает согласия, используется отрицательная форма заголовка первичного обращения.
ПРИМЕР
Например, когда речь идет об инициативном письме, в его заголовке написано: «О предоставлении документации». Заголовок в случае положительного ответа на письмо о предоставлении информации образец будет выглядеть точно так же. В случае отрицательного письма-ответа на запрос информации, образец заголовка примет вид: «Об отказе в предоставлении документации».
Оформление образца письма-ответа должно соответствовать регламентам, установленным ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Как написать ответ на письмо образец
Независимо от того, пишется ли ответ на запрос физического лица или ответ на письмо официальное, образец должен начинаться с обращения к адресату по имени и отчеству и начинаться со слова «Уважаемый(ая)». Если имя и отчество неизвестны, обращение может не использоваться.
Вводная часть образца письма может начинаться словами: «В ответ на ваше письмо сообщаем...». В образце при этом нет необходимости указывать ссылку на исходящий номер и дату первичного письма, поскольку они являются обязательными реквизитами и указываются в шапке.
В случае, если в образце письма-ответа выражается согласие, его текст может состоять из одной части. Когда ответ отрицательный, он должен быть обоснован. В этом случае письмо может состоять из двух частей:
- Обоснование отказа;
- Заключительная часть — отказ или частичное согласие.
ПРИМЕР
Сообщаем вам, что сметой расходов на 2017 год не предусмотрено выделение средств на приобретение офисной мебели.» (обоснование).
Средства на приобретение офисных столов и стульев будут учтены в смете расходов, планируемых в 2018 году.» (заключительная часть).
Если письмо-ответ пишется после получения рекламации, жалобы или претензии, целесообразно использовать такие фразы, как:
- «Приносим Вам извинения в связи...»;
- «Надеемся, что этот инцидент не отразится на нашем дальнейшем сотрудничестве».
Ответ на жалобу образец письма представлен ниже:
Читайте также: