Образец письма-ответа

3158
Образец письма-ответа — один из самых востребованных примеров деловой переписки. Грамотное содержание и оформление такого письма обеспечивает эффективность бизнес-коммуникации и способствует созданию положительного имиджа компании.

В каких случаях потребуется образец письма-ответа

Любой вид деятельности организации: производственной, административно-хозяйственной, социальной или организационной осуществляется при взаимодействии с другими предприятиями. Это могут быть вышестоящие организации или обособленные подразделения, предприятия-деловые партнеры, учреждения органов власти и пр. Основной вид такого взаимодействия — деловые письма.Образец письма ответа

Образец письма-ответа представляет собой реакцию на входящее письмо сторонней организации или подразделения, удаленного от головного предприятия территориально. Для государственных структур обязанность составления писем ответов закреплена на уровне законодательства.

Но и для любого коммерческого предприятия важно умение грамотно составлять образцы писем-ответов и своевременно реагировать на все обращения.  Правильно оформленное и грамотно составленное письмо-ответ — это показатель общей корпоративной культуры компании. Поэтому очень важно, чтобы его форма  и содержание соответствовали исходному письму и общей классификации деловых писем.

Ответ на письмо: образец составляется с учетом классификации

Вся деловая корреспонденция, в том числе образцы писем-ответов, могут быть классифицированы по целевому назначению:

  1. Информационные письма, которые пишутся с целью информирования адресата. К этому виду относятся сопроводительные письма, письма-напоминания, извещения и уведомления;
     
  2. Письма, в которых содержится предложение или просьба. Их назначение — убедить адресата в необходимости выполнения каких-либо действий, представляющих интерес для автора письма. Это письма-запросы, письма-заявки, предложения, заказы и пр.;
     
  3. Письма, в которых содержатся претензии, требования, рекламации. Такой вид писем пишется в случае, когда адресат, являющийся второй договаривающейся стороной, не выполняет или выполняет не в установленные сроки свои обязательства.
     
  4. Письма, в которых содержатся гарантии, даются обязательства, рекомендации и подтверждения. К такому виду писем, например, относятся гарантийные и рекомендательные.
     
  5. Этикетные письма, их содержание — выражение благодарности, внимания, извинений. Это поздравительные и благодарственные письма, письма с выражением соболезнования и участия.
     
  6. Письма-ответы, вторичный вид писем, который составляется в ответ на первичное письменное обращение. Это письма-отказы, письма с положительным ответом или их комбинация, в которой содержится как отказ, так и согласие.

Обратите внимание! Информационные письма и большинство тех, в которых содержатся обязательства и рекомендации, не требуют ответа.

Требования к содержанию образца письма-ответа

Форма образца письма-ответа и его содержание зависят от того, к какому виду относится первичное письмо, на которое пишется ответ.

Поэтому до того, как написать ответ на письмо, образец нужно использовать тот, что соответствует первичному обращению. Соблюдение этого правила — основа этикета деловой переписки. Текст ответа, краткий, но информационно емкий, должен быть адекватен первичному запросу, адресат должен получить именно ту информацию, которую ожидает.

Составляя образец письма-ответа, автор должен соблюдать принцип языкового параллелизма и стараться составить текст с использованием стиля, лексики и языковых оборотов, характерных для инициативного обращения. При условии, конечно, что первичное письмо составлено грамотно.

Читайте также:

Как оформляется образец письма-ответа

Итак, содержание ответа на письмо, форма образца зависят от первичного обращения, но требования к оформлению и наличию обязательных реквизитов остаются одинаковыми, так же, как и вступительная часть. Это означает, что образец ответа на письмо требование и, например, письмо-ответ на запрос образец оформляются по одним и тем же правилам.

Справка

Для ответа на письмо образец используется бланк организации. Часть необходимых реквизитов в нем уже заполнены. Это, например:

  1. наименование предприятия,
  2. код предприятия по ОКПО,
  3. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
  4. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет;
  5. справочная информация о компании: ее юридический и электронный адрес, контактные телефоны;
  6. информация о банке, в котором у предприятия открыт счет, его ИНН, БИК, номера корреспондентского и расчетного счетов.

К другим обязательным реквизитам, которые необходимо будет заполнить при оформлении образца письма-ответа, относятся:

  • место и дата подписания письма-ответа;
  • исходящий регистрационный номер и дата;
  • исходящий номер и дата инициативного письма;
  • наименование адресата, юридического или физического лица;
  • заголовок письма, если его объем превышает 4-5 строк;
  • должность, подпись и расшифровка подписи лица, подписавшего письмо-ответ;
  • справочные данные об исполнителе с указанием его фамилии, инициалов и контактного телефона.

Заголовок письма ответа может быть тот же, что и у инициативного письма, если суть ответа положительная. Если ответ не предполагает согласия, используется отрицательная форма заголовка первичного обращения.

ПРИМЕР

Например, когда речь идет об инициативном письме, в его заголовке написано: «О предоставлении документации». Заголовок в случае положительного ответа на письмо о предоставлении информации образец будет выглядеть точно так же. В случае отрицательного письма-ответа на запрос информации, образец заголовка примет вид: «Об отказе в предоставлении документации».

Оформление образца письма-ответа должно соответствовать регламентам, установленным ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Как написать ответ на письмо образец

Независимо от того, пишется ли ответ на запрос физического лица или ответ на письмо официальное, образец должен начинаться с обращения к адресату по имени и отчеству и начинаться со слова «Уважаемый(ая)». Если имя и отчество неизвестны, обращение может не использоваться.

Вводная часть образца письма может начинаться словами: «В ответ на ваше письмо сообщаем...». В образце при этом нет необходимости указывать ссылку на исходящий номер и дату первичного письма, поскольку они являются обязательными реквизитами и указываются в шапке.

В случае, если в образце письма-ответа выражается согласие, его текст может состоять из одной части. Когда ответ отрицательный, он должен быть обоснован. В этом случае письмо может состоять из двух частей:

  1. Обоснование отказа;
  2. Заключительная часть — отказ или частичное согласие.

ПРИМЕР

Сообщаем вам, что сметой расходов на 2017 год не предусмотрено выделение средств на приобретение офисной мебели.» (обоснование).

Средства на приобретение офисных столов и стульев будут учтены в смете расходов, планируемых в 2018 году.» (заключительная часть).

Если письмо-ответ пишется  после получения рекламации, жалобы или претензии, целесообразно использовать такие фразы, как:

  • «Приносим Вам извинения в связи...»;
  • «Надеемся, что этот инцидент не отразится на нашем дальнейшем сотрудничестве».

Ответ на жалобу образец письма представлен ниже:

Ответ на жалобу

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» -
      портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Справочник секретаря и офис менеджера».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль