text
Секретариат

Объяснительная записка: изучаем на примере конкретной ситуации

  • 22 ноября 2017
  • 836

Каково определение объяснительной записки, как ее правильно составить и использовать в конкретных ситуациях, расскажем в настоящей статье.

Каково определение объяснительной записки

Докладные и объяснительные записки (или служебные записки) являются разновидностью служебной переписки — внутренней переписки организации. Объяснительная записка: изучаем на примере конкретной ситуацииЭти документы составляются лишь в том случае, когда невозможно в устной форме решить вопросы, возникающие в деятельности организации, например:

  • докладная записка о выделении денежных средств на покупку нового оборудования;
  • докладная записка руководителя структурного подразделения организации об опоздании работника подразделения на работу;
  • объяснительная записка работника о причинах опоздания на работу и т. п.

Таким образом, служебные записки имеют важное юридическое значение. На основании поступившей к руководителю организации служебной записки может быть принято управленческое решение, исполнение которого ставится на контроль. Следовательно, докладные и объяснительные записки обязательно должны быть зарегистрированы, недопустимо отказываться от регистрации внутренней переписки.

Объяснительная записка: изучаем на примере конкретной ситуации

Подробнее о написании объяснительной записки с примерами можно прочитать здесь.

Пример объяснительной записки: изучаем на конкретной ситуации

Порядок составления и функционирования объяснительной записки мы изучим на примере конкретной ситуации. Рассмотрим такой случай.

Работник отсутствует на рабочем месте в течение 4 часов или весь рабочий день. Уважительных причин для такого отсутствия нет. Факт прогула фиксируется в акте, подписанном свидетелями данного нарушения.

Помимо акта отсутствие на работе могут подтвердить данные табеля учета рабочего времени и автоматизированных систем учета. Из описания ситуации, приведенной выше, можно сделать вывод, что работодатель зафиксировал факт прогула надлежащим образом.

Проверьте, нет ли условий, по которым Вы не вправе отказывать работнику в отпуске за свой счет

Такие условия перечислены в статье 128 ТК РФ. Если одно из них есть, то Вы обязаны предоставить отпуск без сохранения заработной платы работнику по его заявлению. Завизировано оно или не завизировано уполномоченным лицом компании, значения не имеет. Достаточно того, что работник подал заявление об отпуске. Например, если сотрудник зарегистрировал брак либо у него родился ребенок, скончался кто-то из близких родственников, компания обязана предоставить пять дней без сохранения зарплаты. Работающий пенсионер имеет право на отпуск за свой счет до 14 календарных дней в году, работающий инвалид – до 60 дней. Если компания откажется отпускать такого сотрудника в отпуск, это будет нарушением законодательства.

Если работник не предоставил объяснительной записки

Для таких случаев предусмотрена часть первая ст. 193 ТК РФ. В частности, в ней говорится, что применению предварительного взыскания должно предшествовать требование руководством письменного объяснения от сотрудника своего проступка. Объяснительную записку с изложением причин нужно предоставить в течение двух рабочих дней. Однако если такая записка предоставлена не будет, то данный факт попадает под вторую часть той же 193 статьи, о которой речь шла выше. В ней говорится, что непредоставление сотрудником объяснительной записки не является препятствием для руководства для наложения на него дисциплинарного взыскания. Единственное, что нужно обязательно сделать, это зафиксировать факт отказа в соответствующем акте.

Образец такого акта представлен ниже.

http://e.profkiosk.ru/service_tbn2/ba2mgh.jpg

Скачать образец

http://e.profkiosk.ru/service_tbn2/ba2mgh.jpg

Скачать образец

Если указанные выше требования соблюдены, то суд может посчитать, что применение взыскания до истечения двух дней не является существенным нарушением порядка привлечения к дисциплинарной ответственности (определение Верховного Суда РФ от 30 июля 2008 г. № 36-В08-23, апелляционное определение Московского городского суда от 26 октября 2015 г. по делу № 33-35619/15). Ведь работник уже заявил, что не напишет и не передаст в службу персонала объяснительную записку по факту прогула. Из контекста можно сделать вывод, что HR-служба зафиксировала в письменном виде отказ сотрудника предоставить письменные объяснения.

Читайте также:

Согласование отпуска с руководством

Да, сотрудник согласовал заявление на отпуск без сохранения заработной платы с непосредственным руководителем и, возможно, тот подписал заявление. Но это еще не значит, что отпуск был предоставлен. Решение об этом должен принять представитель работодателя, наделенный достаточными полномочиями на основании устава либо обладающий ими на основании доверенности или локального нормативного акта.

Необходимо выяснить, наделен ли начальник отдела такими полномочиями и является ли он лицом, уполномоченным единолично принимать решения об отпуске работников. Обычно согласование отпуска с непосредственным руководителем – это лишь часть процедуры оформления отпуска. Окончательное решение принимает, как правило, руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Он также ставит визу на заявлении и подписывает приказ на отпуск.

Поэтому в нашем случае вполне может быть, что работник ушел в отпуск самовольно. Если так, то это можно квалифицировать как прогул (апелляционное определение Московского городского суда от 26 августа 2015 года по делу № 33-29614/2015).

Кроме того, в нашей ситуации говорится, что сотрудник только по документам должен был находиться в отпуске. На самом деле сотрудник в день увольнения фактически был на работе. Благодаря этому и стало ясно, что он не предоставит объяснение по факту прогула – работник отказался это сделать. Значит, его утверждение, что его не имели право уволить в период, когда он находился в отпуске, может быть несостоятельным.

Последствия непредоставления объяснительной записки 

Рассмотрим последствия непредоставления объяснительной записки. Среди работодателей распространена практика издания в таком случае двух приказов. Один - о наложении взыскания за факт нарушения трудовой дисциплины, а второй - приказ об увольнении сотрудника. На самом деле, в данной ситуации достаточно издания одного приказа - о наложении на сотрудника дисциплинарного взыскания, а формой такого взыскания станет расторжение трудового договора, т.е., увольнение.

Одно из двух взысканий, наложенных ранее, все равно останется. Такого взыскания достаточно, для увольнения сотрудника за факт многократного неисполнения своих трудовых обязанностей. Ведь расторжение трудового договора допустимо, если на работника ранее уже было наложено дисциплинарное взыскание, неснятой и непогашенное к тому моменту, когда было совершено повторное нарушение.

Необходимо проверить, чтобы второе взыскание (выговор) было наложено в течение одного года со дня применения первого взыскания (замечания). Дело в том, что по закону примененное к работнику взыскание автоматически снимается через год при условии, что в течение этого года сотрудника не подвергали новому дисциплинарному взысканию (ст. 194 ТК РФ). В рассматриваемой ситуации это условие соблюдено: замечание и выговор наложены в течение последних шести месяцев.

Одного прогула достаточно, чтобы уволить работника

Прогул представляет собой разновидность однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей. Значит, для увольнения сотрудника достаточно одного прогула. Причем на практике оформить увольнение по такому основанию зачастую даже проще, чем за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей. Следовательно, в суде работодателю достаточно доказать только то, что к работнику законно применено по крайней мере одно дисциплинарное взыскание за прогул.

Когда же работника увольняют по пункту 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса, то в суде доказывают, что было законно наложено каждое взыскание, составляющее основу увольнения (п. 23 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»). Поэтому в ситуации, описанной в статье, можно было расторгнуть трудовой договор непосредственно за прогул.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.