text
Секретариат

Бизнес-ассистент: как стать незаменимым человеком для шефа

  • 23 ноября 2017
  • 1598

В современном мире бизнес-ассистент - незаменимый помощник руководителя во всех сферах деловой жизни. Какими качествами должен обладать бизнес-ассистент и каковы перспективы этой профессии, расскажем в статье.

В  1990-х гг. профессии бизнес-ассистента в современном понимании в России не было: был секретарь, главной обязанностью которого был прием звонков. Для такой работы не требовалось специфического опыта и навыков. С тех пор многое изменилось, и сегодня бизнес-ассистент — это важный-помощник руководителя, обладающий целым рядом знаний и профессиональных и личных качеств.

Какими качествами должен обладать бизнес-ассистент

Назовем самые актуальные качества для должности персонального бизнес-ассистента.

Поскольку работа этого специалиста в первую очередь строится на межличностном общении, на первый план выходят коммуникативные навыки. Помимо этого, чтобы построить успешную карьеру в этой области, нужно обладать большой гибкостью характера.Бизнес-ассистент: как стать незаменимым человеком для шефа

Это должно выражаться и в общении (в умении подстраиваться под своего руководителя), и в отношении к задачам, которые могут быть очень разнообразными и поступать от руководителя в любое время дня и ночи.

«Легкость на подъем» и готовность к  форс-мажорным ситуациям также отличают человека, который сможет справиться с такой работой. Основные (общие) требования, которые предъявляет современный работодатель к бизнес-ассистенту, описывают личностный и профессиональный профиль будущего сотрудника:

  1. готовность работать в режиме 24/7 в одном темпе с руководителем;
  2. ответственность и исполнительность;
  3. опыт административной работы;
  4. понимание бизнес-процессов;
  5. организованность, следование правилам тайм-менеджмента;
  6. стрессоустойчивость, адаптивность и многозадачность;
  7. высшее образование;
  8. владение одним или несколькими иностранными языками;
  9. уверенное владение ПК;
  10. знание делового этикета и делопроизводства.

Если потенциальный сотрудник не подходит под общие требования, описанные выше, ему будет сложно справиться с функционалом на этой должности.

Интересные факты о работе бизнес-ассистента и его должностных обязанностях можно найти здесь.На заметку

Значительным преимуществом помощника на другой должности будет то, что он очень хорошо знаком с бизнесом компании.

Образец должностной инструкции личного помощника руководителя представлен ниже:

Бизнес-ассистент: как стать незаменимым человеком для шефа

Скачать заполненный образец >>>

Возможности карьерного роста бизнес-ассистента

Перед бизнес-ассистентом открываются карьерные возможности в двух направлениях. Первое — горизонтальное развитие внутри компании, отрасли.

За время работы ассистентом сотрудник глубоко погружается в сферу деятельности компании, узнает тонкости бизнес-процессов и может продолжить карьеру, например, в отделе, занимающемся основным направлением бизнеса. Полученные знания могут позволить ему продолжить работу в качестве специалиста или менеджера одного из департаментов, например маркетингового, стать менеджером по работе с клиентами — словом, развиваться по новой специальности.

Конечно, все зависит от специфики бизнеса, но случаи перехода персональных помощников на позиции аккаунт-менеджеров или прочих специалистов нередки.

Другая возможность для помощника — вертикальный карьерный рост в административном направлении. С одной стороны, он может включать в себя увеличение количества компетенций в рамках профессии персонального ассистента. Начинающий специалист, отвечающий в основном за ведение расписания руководителя и за работу с корреспонденцией, может постепенно стать полноценным заместителем своего начальника и расширить зону ответственности.

ПРИМЕР

Например, он может вести переговоры с клиентами, курировать проекты, отвечать за финансовую отчетность: уровень компетенций зависит от руководителя и конкретной компании.

Также со временем персональный ассистент может стать руководителем административного департамента и иметь в подчинении нескольких секретарей и персональных ассистентов. Иногда персональный ассистент в рамках своего развития берет на себя и часть HR-функций.

Читайте также:

Каково будущее профессии бизнес-ассистента

Часто можно услышать мнение, что с приходом современных технологий, мобильных органайзеров и оповещений работа персонального ассистента окажется невостребованной. Однако ассистент выполняет более важную роль, чем просто роль секретаря. Его участие требуется не только для ведения традиционной работы, но и для решения нестандартных задач, урегулирования экстренных и форс-мажорных ситуаций.

Если ночью за руководителем не приезжает такси, он звонит своему ассистенту. Если начальник опаздывает на важную встречу с клиентами или партнерами, бизнес-ассистент может его «заменить».

В наши дни благодаря современным технологиям происходит постепенное ускорение процессов работы и максимальное сокращение объема рутинной деятельности. Это дает возможность быть более оперативными и мобильными, но и эта тенденция не поможет заменить персонального ассистента даже в среднесрочной перспективе.

Практические рекомендации по трудоустройству бизнес-ассистента

Выбор потенциального работодателя

Чтобы обезопасить себя от встречи с недобросовестным работодателем, заранее соберите информацию о компании, куда вы отправляетесь на собеседование: так вы не только проверите компанию-работодателя, но и подготовитесь к предстоящему интервью.

Обратите внимание на сайт компании и на описание вакансии. Вряд ли стоит откликаться на предложения о работе со слишком туманным описанием функционала. Определенной «гарантией качества» может стать известность бренда работодателя. Проверьте также ресурсы с отзывами о работодателях, черные списки, загляните в интернет-сообщества, где сотрудники делятся своими впечатлениями о работе в той или иной компании. Однако нужно помнить, что такая информация слишком субъективна. Если вы ищете работу через рекрутинговое агентство, можно попросить рекомендации о компании у консультанта.

В работе персонального ассистента личность будущего руководителя играет очень важную роль. Постарайтесь узнать больше не только о компании, но и о вашем потенциальном начальнике.

Советы по составлению резюме

Работодатель заинтересован в стабильном сотруднике, настроенном на долгосрочную работу, так как позиция бизнес-ассистента требует большой вовлеченности, поэтому плюсом будет продолжительный опыт работы без частых переходов из компании в компанию.

Правильно составленное резюме поможет вам произвести на работодателя хорошее впечатление и подчеркнуть ваши сильные стороны. Помните, что рекрутеры и HR-специалисты получают сотни резюме в день. Ваша задача — привлечь их внимание уже в первых строках резюме.

Мы рекомендуем составлять резюме максимально содержательно, избегая общих фраз и выделяя главное. Развернуто опишите свой опыт работы и достижения, но постарайтесь лаконично изложить информацию и не перегружать резюме лишними данными: в идеале его объем не должен превышать двух страниц.

Уделите время оформлению резюме — обратите внимание на форматирование текста, избегайте использования графических элементов, таблиц, разнообразных шрифтов и цветов. Подойдите серьезно к выбору своей фотографии. Помните, что вы должны быть изображены на фотографии в одежде делового стиля!

В резюме не следует указывать заведомо ложную информацию — ее при желании можно проверить, не стоит демонстрировать и свое чувство юмора, так как это не всегда может быть воспринято так, как вы рассчитываете, то же самое относится и к информации о вашем хобби.

Справка

Рекомендации по прохождению интервью на должность персонального ассистента

Если опыт работы, описанный в вашем резюме, отличается от данных, зафиксированных в вашей трудовой книжке, сообщите об этом работодателю, иначе позже это может негативно отразиться на отношении к вам работодателя или даже стать причиной увольнения.

Хорошая подготовка к собеседованию продемонстрирует вашу мотивацию, что очень ценно для компании:

  • Изучите информацию о компании, пообщайтесь с теми, кто в ней работал, почитайте отзывы.
  • Будьте пунктуальны. Убедитесь, что вам известно точное время и место проведения собеседования. Проверьте, есть ли у вас контактный номер рекрутера и/или представителя компании-работодателя.
  • Готовясь к собеседованию, оденьтесь в деловом стиле, избегайте вызывающих аксессуаров и макияжа, удостоверьтесь в том, что вы имеете опрятный внешний вид.
  • Заранее подготовьте самопрезентацию.
  • Не исключайте вероятности интервью на иностранном языке и того, что вас могут попросить пройти психологический тест, IQ-тест или другое тестирование.
  • Во время интервью будьте открытыми, улыбайтесь, смотрите в глаза собеседнику. Помните, что позитивный настрой нередко играет решающую роль и является залогом успеха.

Продуманный короткий рассказ о вашем образовании, опыте работы и навыках позволит вам увереннее отвечать на основные вопросы собеседования. Приводите примеры ваших достижений, а также будьте готовы к любым вопросам, в том числе личного характера.

Справка

Задавайте вопросы.

Об этом забывают многие соискатели, но интервью с работодателем — это диалог.

Психологические особенности взаимодействия руководителя и бизнес-ассистента рассматриваются в статье "Какой у вас психотип и совместимы ли вы со своим руководителем".

Типичные ошибки на интервью:

  • негативный отзыв о предыдущем руководителе;
  • вызывающий внешний вид и стиль поведения;
  • опоздание;
  • использование сленга в речи;
  • явное отсутствие мотивации;
  • рассеянность, невнимательность;
  • обман;
  • слишком высокие запросы.

Старайтесь реально оценивать уровень вашего профессионализма и сопоставляйте размер желаемого вознаграждения с тем, что предлагается на рынке.

В заключение хочется еще раз отметить, что профессия бизнес-ассистента претерпела за последние годы значительные изменения и уже имеет мало общего с простым секретарем из 1990-х. Постепенно меняется и восприятие профессии окружающими. Сегодня это серьезная и авторитетная должность, требующая немалого количества знаний и навыков. Бизнес-ассистент — это деловой помощник, правая рука руководителя, его доверенное лицо. К тому же эта позиция может открыть перед вами широкие горизонты развития — все зависит только от вас. Если вы чувствуете, что готовы к динамичной и ответственной работе, хотите развиваться в активной деловой среде — дерзайте! Желаем вам успеха в построении карьеры бизнес-ассистента.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.