Список действующих ГОСТов по делопроизводству и архивному делу в РФ постоянно пополняется, одни регламенты заменяются другими. Расскажем, что изменилось, за последние несколько лет, объясним правила оформления документов в делопроизводстве, установленные действующими ГОСТами.
Какие реквизиты добавили в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016
В ГОСТ Р 7.0.97-2016 есть перечень, который включает в себя 30 обязательных реквизитов. Их наличие подтверждает юридическую силу документов. По сравнению с подобным перечнем, приведенном в действовавшем ранее ГОСТ Р 6.30-2003, добавили 4 новых реквизита.
ГОСТ по делопроизводству: какие реквизиты добавили
- Гриф, устанавливающий ограничение доступа к документу
Проставляется на документах, которые содержат конфиденциальные сведения ограниченного доступа, составляющие коммерческую или служебную тайну. Место расположения — в правом верхнем углу, по границе верхнего поля.
- Наименование структурного подразделения-разработчика документа
Место расположения — сразу под наименованием организации, представительства, филиала. Рекомендуется использовать прописные буквы, например: «СЛУЖБА ПЕРСОНАЛА», «ПЛАНОВО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ ОТДЕЛ».
- Должность лица, разработавшего документ
Место расположения — под наименованием организации, подразделения на бланках, используемых должностными лицами, руководителями органов власти субъектов РФ, муниципальных образований. Рекомендуется использовать прописные буквы, например: «ДИРЕКТОР»;
- Отметка о наличии электронной подписи
Место расположения — поле, предусмотренное для собственноручной подписи, проставляемой на бумажном варианте делового письма. Допускается включение эмблемы, товарного знака организации, выдавшей сертификат.
Состав реквизита:
- надпись «Документ подписан электронной подписью»;
- номер, присвоенный сертификату ключа электронной подписи;
- полные фамилия, имя и отчество владельца электронной подписи;
- срок действия сертификата (дата начала — дата окончания).
Требования к оформлению реквизитов документов: что изменилось с 1 июля 2018 года
Скачайте полезные документы:
ГОСТ по делопроизводству: какие реквизиты объединили, исключили и уточнили
В действующем ГОСТ по документообороту поменялся состав реквизитов — некоторые из них объединили, некоторые — разделили, некоторые исключили совсем. Теперь коды, присваиваемые организации, в том числе ОГРН, ИНН/КПП, включены в реквизиты 08 «Справочные данные об организации». Реквизит, обозначаемый в старом ГОСТ под номером 30 как «Идентификатор электронной копии документа» больше не используют и по новому ГОСТу его указывать не нужно.
ГОСТ по делопроизводству. Какие реквизиты объединили и исключили
В стандарте, действующем до 2018 года, эмблема или товарный знак организации были объединены в один реквизит, а герб РФ и субъекта — в два. В новом стандарте гербы отображают единым реквизитом, а эмблему и товарный знак — двумя.
ГОСТ по делопроизводству. Какие реквизиты объединили и разъединили
Изменились коды и наименования некоторых реквизитов. Так, «оттиск печати» теперь именуется «Печать», и код этого реквизита с «25» поменялся на «24».
ГОСТ по делопроизводству. Изменение наименований и кодов реквизитов
Скачайте таблицу со всеми изменениями в действующем стандарте
Состав реквизитов по старому ГОСТ Р 6.30-2003 |
Состав реквизитов по ГОСТ Р 7.0.97-2016 |
01 – Государственный герб Российской Федерации
|
01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) |
02 – герб субъекта Российской Федерации
|
|
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) |
02 – эмблема |
03 – товарный знак (знак обслуживания) |
|
04 – код организации
|
Включен в состав реквизита 08 «Справочные данные об организации» |
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица |
Включен в состав реквизита 08 «Справочные данные об организации»
|
06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) |
Включен в состав реквизита 08 «Справочные данные об организации»
|
07 – код формы документа |
04 – код формы документа |
08 – наименование организации
|
05 – наименование организации – автора документа |
нет
|
06 – наименование структурного подразделения – автора документа |
нет
|
07 – наименование должности лица – автора документа |
... |
... |
Скачать таблицу со всеми изменениями
Обратите внимание! Наименования и коды некоторых реквизитов в старом и новом ГОСТ совпадают. Это реквизиты с кодами 15 — «адресат»,16 — «гриф утверждения», 22 – «подпись» и 26 – «отметка о заверении копии».
Новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2025
Список действующих ГОСТов по делопроизводству и архивному делу в РФ постоянно пополняется, одни регламенты отменяются, другие — обновляются и заменяются другими. Нужно постоянно контролировать, действует ли еще тот или иной ГОСТ. Так, с 28 января 2025 года в действие вступил новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту-2025, который заменил ГОСТ-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013). В новом ГОСТ Р 7.0.8-2025, утвержденном приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 28 января 2025 г. № 30-ст, уточнен, скорректирован и дополнен перечень терминов и определений.
Но ГОСТ по делопроизводству и документообороту, последний из вступивших в силу, содержит только термины и определения, поэтому в своей работе вы должны руководствоваться и другими государственными стандартами, устанавливающими правила делопроизводства и архивирования документов.
Основные государственные стандарты, регламентирующие делопроизводство и архивное дело в России
Секретарю и любому другому специалисту, работающего с документами, необходимо в первую очередь изучить и руководствоваться в работе положениями следующих федеральных стандартов:
- ГОСТ Р 7.0.97-2016. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документации;
- ГОСТ Р 7.0.8-2025. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;
- Р ИСО 15489-1. Процессы управления документами.
Это важно, поскольку ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает единые требования к оформлению официальных документов и содержит ссылки на два других стандарта — ГОСТ Р 7.0.8-2025 и Р ИСО 15489-1.

Делопроизводство: требования к оформлению реквизитов
Новые правила оформления документов по ГОСТ с 2018 года действуют в отношении следующих двенадцати реквизитов:
1. Дата документа. Если дату указываете в словесно-цифровом формате, дни месяца с первого по девятый пишите без нуля, например: 7 марта 2019 г. В случае, когда для обозначения даты используются только цифры, ноль нужно проставлять, например: 07.03.2019.
2. Адресат. По старым правилам оформления инициалы адресата — физического лица проставляли перед фамилией. Если адресатом было юридическое лицо — индивидуальный предприниматель, инициалы указывались после фамилии. Теперь во всех случаях инициалы указывайте после фамилии, независимо от того, физическим или юридическим лицом является адресат. Например: Иванову А.Н., ИП Петрову Е.Г.
3. Гриф утверждения документа. Согласно требованиям к оформлению документов, в случае, когда документ утвержден протоколом заседания коллегиального органа, сначала укажите наименование этого органа, а после него, в скобках, укажите реквизиты документа, который подтверждает утверждение: наименование, дату и номер протокола или письма.
4. Заголовок к тексту. На документах, разработанных органами власти, заголовок к тексту проставляется центру рабочего поля. Для организаций и учреждений, не относящихся к органам власти, правила оформления заголовков к тексту остались прежними: для заголовка выделено место над текстом, сразу от границы левого поля.
5. Отметка о приложении. В случае, когда приложение к документу размещено на электронном носителе (компакт-диске, usb-флеш-накопителе), под текстом документа укажите: «Приложение: CD в 1 экз.». Носитель поместите в конверт или специальный вкладыш, но котором укажите имена файлов и наименования документов, которые содержат эти файлы. В тексте, когда приложение упоминается впервые, укажите в скобках: (приложение) или (приложение 1). Допускается ставить знак номера (приложение № 2). В прикладываемом документе, на первой странице в правом верхнем углу укажите: Приложение 1 или Приложение № 1. В случае, когда к распорядительному документу в качестве приложения оформляют нормативный или другой документ, утверждаемый распорядительным документом, отметку о приложении проставьте на первом листе. Ссылку на распорядительный документ давать не нужно. В грифе утверждения укажите реквизиты распорядительного документа.
6. Гриф согласования документа. Корректировки, внесенные в правила оформления этого реквизита, аналогичны тем, которые касаются реквизита «Гриф утверждения документа». В случае. Когда документ согласовывается решением коллегиального органа, в грифе сначала укажите наименование этого органа, а затем реквизиты документа, которым фиксируется факт согласования.
7. Подпись. Новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2019 устанавливает правила подписания документа лицом, назначенным исполнять обязанности руководителя. При заполнении этого реквизита указывайте должность, замещаемую должностным лицом согласно приказу о замещении. Если подпись ставит замещающее лицо, не допускается проставлять косую черту или предлог «за» перед наименованием должности и фамилии руководителя.
8. Печать. Правилами оформления, устанавливаемыми старым ГОСТом, не предусматривалось конкретное место, где проставлять оттиск печати. Теперь для оттиска в документах должно быть предусмотрено специальное поле, обозначаемое буквами «М.п» (место печати). Оттиск ставится в это поле, а если его нет — рядом с подписью так, чтобы не перекрывать саму подпись.
Реквизит «Печать» на документе по правилам из Методических рекомендаций
Смотрите в Системе Кадры другие рекомендации по оформлению документов>>>
9. Отметка об исполнителе. При заполнении этого реквизита, указывайте полные фамилию, имя и отчество лица, исполнившего документ. К обязательным сведениям относится номер его контактного телефона. К необязательным — наименование должности и структурного подразделения, адрес электронной почты.
10. Отметка о заверении копии. В том случае, когда копия документа будет направлена в другую организацию, заполните реквизит, указав место нахождения подлинника: наименование организации, индекс дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, год. Копия должна быть заверена печатью организации или специальной печатью, изготовленной для этих целей.
11. Отметка о направлении документа в дело. Заполните реквизит, сделав отметку «В дело». После этих слов, укажите индекс дела в соответствии с номенклатурой дел, проставьте год. Отметку заверьте подписью с расшифровкой и указанием даты подписания.
12. Текст документа. Рассмотрим подробнее, как изменились правила заполнения этого реквизита.
Правила оформления текстовых документов, установленные ГОСТ по делопроизводству и документообороту
Если документ не инициативный и подготовлен на основании другого документа, укажите в тексте реквизиты документа-основания:
- наименование,
- наименование организации-разработчика,
- дату, регистрационный номер,
- название вида документа или его заголовок,
- наименование организации или лица, утвердившего документ, дату утверждения.
Инструкция по делопроизводству по действующему ГОСТу должна включать требования, ограничивающие глубину рубрикации текстовых документов четырьмя уровнями. Например: Глава 1. Раздел 1. 1. 1.1. Это требование распространяется и на оформление писем по делопроизводству.
При указании в тексте фамилии, инициалы пишите после нее. Указывать инициалы перед фамилией разрешается только при заполнении реквизитов «Подпись», «Гриф согласования документа» или «Гриф утверждения документа».
Без расшифровки в текстовой части можно использовать только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения. Так, аббревиатуру «РФ» или «м.о.» (муниципальный округ) допускается указывать без расшифровки. Те сокращения, которые приняты в отрасли или используются в организации, при первом упоминании необходимо расшифровать.
Инструкция по делопроизводству, утвержденная руководителем организации, должна содержать примеры использования этикетных фраз, употребляемых в обращении и в заключении. Включите в инструкцию примеры, которые приведены в действующем ГОСТе как варианты возможных обращений к физическим и должностным лицам.
Обратите внимание! Когда к адресату обращаются с указанием наименования его должности, ее пишут с прописной буквы, при обращении по фамилии инициалы указывать не надо.
Оформление реквизитов приказов по днйствующему ГОСТу
Действующей нормативной базой, регулирующей делопроизводство, установлены отдельные требования к оформлению приказов. ГОСТом установлен перечень основных реквизитов распоряжений, в который входят:
- полное наименование компании согласно действующему уставу;
- организационно-правовая форма;
- место составления или издания;
- регистрационный номер, указанный в журнале регистрации;
- наименование вида документа;
- заголовок;
- текст;
- дата создания;
- дата подписания
- подпись руководителя с расшифровкой;
- отметки о наличии приложений.
Строго соблюдайте требования не только к наличию обязательных реквизитов, но и их содержанию и расположению на листе — это гарантия юридической значимости документа.
Как оформлять реквизиты в приказе по ГОСТу
РЕКВИЗИТЫ |
КАК ОФОРМЛЯТЬ |
ГДЕ ПРОСТАВЛЯТЬ |
ПРИМЕР |
05 – Наименование организации – автора документа |
Укажите название компании, закрепленное в учредительных документах. Ниже укажите в скобках сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом или положением |
По центру верхнего поля бланка при продольном расположении реквизитов. В левом углу верхнего поля при угловом расположении реквизитов |
Общество с ограниченной ответственностью «Альтаир» (ООО «Альтаир») |
07 – Наименование должности лица – автора документа |
Укажите наименование должности в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность |
В бланках должностных лиц под наименованием организации |
Общество с ограниченной ответственностью «Альтаир» (ООО «Альтаир») Начальник службы делопроизводства |
09 – Наименование вида документа |
Проставляйте на всех документах, за исключением писем |
Проставляют под реквизитами автора документа: наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности |
ПРИКАЗ ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА РАСПОРЯЖЕНИЕ |
10 – Дата документа |
Укажите дату подписания или утверждения документа либо дату события, зафиксированного в документе. Дату записывайте в последовательности день, месяц, год: – арабскими цифрами, разделенными точками; – словесно-цифровым способом. Если день месяца обозначается одной цифрой (от 1 до 9), писать 0 в дате не нужно |
Дату проставляют в левом углу верхнего поля в бланках как с продольным, так и с угловым расположением реквизитов |
05.06.2025 5 июня 2025 г. |
... |
... |
... |
... |
Материалы, которые помогут избежать штрафов и ошибок в работе:
Памятки по инструктажам по охране труда
10 памяток с правилами и посдказками, чтобы разобраться, как, когда и с кем проводить инструктажи по охране труда по актуальным правилам.Большая подборка образцов журналов учёта
Книги и журналы учёта кадровых документов и процедур по охране труда и гражданской обороне, которые должен вести каждый работодатель.Идеальный образец согласия на обработку персональных данных
Шаблон согласия на обработку персданных, одобренный юристом.Образцы записей в трудовую книжку
7 образцов записей в трудовую для самых распространенных кадровых процедур.Обязательные документы по пожарной безопасности
Приказы, журналы, графики, памятки и дургие документы, чтобы выполнить все трубования по поарной безопасности в организации.