ГОСТ по делопроизводству и документообороту

Какие реквизиты добавили в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 есть перечень, который включает в себя 30 обязательных реквизитов. Их наличие подтверждает юридическую силу документов. По сравнению с подобным перечнем, приведенном в действовавшем ранее ГОСТ Р 6.30-2003, добавили 4 новых реквизита.

ГОСТ по делопроизводству: какие реквизиты добавили

Смотрите в Системе Кадры>>>

1. Гриф, устанавливающий ограничение доступа к документу

Проставляется на документах, которые содержат конфиденциальные сведения ограниченного доступа, составляющие коммерческую или служебную тайну. Место расположения — в правом верхнем углу, по границе верхнего поля.

2. Наименование структурного подразделения-разработчика документа

Место расположения — сразу под наименованием организации, представительства, филиала. Рекомендуется использовать прописные буквы, например: «СЛУЖБА ПЕРСОНАЛА», «ПЛАНОВО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ ОТДЕЛ».

3. Должность лица, разработавшего документ

Место расположения — под наименованием организации, подразделения на бланках, используемых должностными лицами, руководителями органов власти субъектов РФ, муниципальных образований. Рекомендуется использовать прописные буквы, например: «ДИРЕКТОР»;

4. Отметка о наличии электронной подписи

Место расположения — поле, предусмотренное для собственноручной подписи, проставляемой на бумажном варианте делового письма. Допускается включение эмблемы, товарного знака организации, выдавшей сертификат. 

Состав реквизита:

• надпись «Документ подписан электронной подписью»;
• номер, присвоенный сертификату ключа электронной подписи;
• полные фамилия, имя и отчество владельца электронной подписи;
• срок действия сертификата (дата начала — дата окончания). 

Требования к оформлению реквизитов документов: что изменилось с 1 июля 2018 года

Скачайте таблицу полностью>>>

Скачайте полезные документы:

ГОСТ по делопроизводству: какие реквизиты объединили, исключили и уточнили

В действующем ГОСТ по документообороту поменялся состав реквизитов — некоторые из них объединили, некоторые — разделили, некоторые исключили совсем. Теперь коды, присваиваемые организации, в том числе ОГРН, ИНН/КПП, включены в реквизиты 08 «Справочные данные об организации». Реквизит, обозначаемый в старом ГОСТ под номером 30 как «Идентификатор электронной копии документа» больше не используют и по новому ГОСТу его указывать не нужно. 

ГОСТ по делопроизводству. Какие реквизиты объединили и исключили

Смотрите в Системе Кадры>>>

В стандарте, действующем до 2018 года, эмблема или товарный знак организации были объединены в один реквизит, а герб РФ и субъекта — в два. В новом стандарте гербы отображают единым реквизитом, а эмблему и товарный знак — двумя.

ГОСТ по делопроизводству. Какие реквизиты объединили и разъединили

Смотрите в Системе Кадры>>>

Изменились коды и наименования некоторых реквизитов. Так, «оттиск печати» теперь именуется «Печать», и код этого реквизита с «25» поменялся на «24». 

ГОСТ по делопроизводству. Изменение наименований и кодов реквизитов

Смотрите в Системе Кадры>>>

Скачайте таблицу со всеми изменениями в действующем стандарте

Скачать таблицу со всеми изменениями

Обратите внимание! Наименования и коды некоторых реквизитов в старом и новом ГОСТ совпадают. Это реквизиты с кодами 15 — «адресат»,16 — «гриф утверждения», 22 – «подпись» и 26 – «отметка о заверении копии».

Новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2025

Список действующих ГОСТов по делопроизводству и архивному делу в РФ постоянно пополняется, одни регламенты отменяются, другие — обновляются и заменяются другими. Нужно постоянно контролировать, действует ли еще тот или иной ГОСТ. Так, с 28 января 2025 года в действие вступил новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту-2025, который заменил ГОСТ-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013). В новом ГОСТ Р 7.0.8-2025, утвержденном приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 28 января 2025 г. № 30-ст, уточнен, скорректирован и дополнен перечень терминов и определений.

Но ГОСТ по делопроизводству и документообороту, последний из вступивших в силу, содержит только термины и определения, поэтому в своей работе вы должны руководствоваться и другими государственными стандартами, устанавливающими правила делопроизводства и архивирования документов.

Основные государственные стандарты, регламентирующие делопроизводство и архивное дело в России

Скачайте список полностью

Секретарю и любому другому специалисту, работающего с документами, необходимо в первую очередь изучить и руководствоваться в работе положениями следующих федеральных стандартов:

1. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документации;
2. ГОСТ Р 7.0.8-2025. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;
3. Р ИСО 15489-1. Процессы управления документами.

Это важно, поскольку ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает единые требования к оформлению официальных документов и содержит ссылки на два других стандарта — ГОСТ Р 7.0.8-2025 и Р ИСО 15489-1. 

Скачайте материалы по теме:

Читайте в Системе Кадры

• Для чего в организации нужен архив
• Как подготовить кадровые документы к передаче в архив организации
• Когда кадровые документы можно передавать в архив организации
• Как передать в архив электронные документы организации

Делопроизводство: требования к оформлению реквизитов

Новые правила оформления документов по ГОСТ с 2018 года действуют в отношении следующих двенадцати реквизитов:

1. Дата документа. Если дату указываете в словесно-цифровом формате, дни месяца с первого по девятый пишите без нуля, например: 7 марта 2019 г. В случае, когда для обозначения даты используются только цифры, ноль нужно проставлять, например: 07.03.2019.

2. Адресат. По старым правилам оформления инициалы адресата — физического лица проставляли перед фамилией. Если адресатом было юридическое лицо — индивидуальный предприниматель, инициалы указывались после фамилии. Теперь во всех случаях инициалы указывайте после фамилии, независимо от того, физическим или юридическим лицом является адресат. Например: Иванову А.Н., ИП Петрову Е.Г.

3. Гриф утверждения документа. Согласно требованиям к оформлению документов, в случае, когда документ утвержден протоколом заседания коллегиального органа, сначала укажите наименование этого органа, а после него, в скобках, укажите реквизиты документа, который подтверждает утверждение: наименование, дату и номер протокола или письма.

4. Заголовок к тексту. На документах, разработанных органами власти, заголовок к тексту проставляется центру рабочего поля. Для организаций и учреждений, не относящихся к органам власти, правила оформления заголовков к тексту остались прежними: для заголовка выделено место над текстом, сразу от границы левого поля.

5. Отметка о приложении. В случае, когда приложение к документу размещено на электронном носителе (компакт-диске, usb-флеш-накопителе), под текстом документа укажите: «Приложение: CD в 1 экз.». Носитель поместите в конверт или специальный вкладыш, но котором укажите имена файлов и наименования документов, которые содержат эти файлы. В тексте, когда приложение упоминается впервые, укажите в скобках: (приложение) или (приложение 1). Допускается ставить знак номера (приложение № 2). В прикладываемом документе, на первой странице в правом верхнем углу укажите: Приложение 1 или Приложение № 1. В случае, когда к распорядительному документу в качестве приложения оформляют нормативный или другой документ, утверждаемый распорядительным документом, отметку о приложении проставьте на первом листе. Ссылку на распорядительный документ давать не нужно. В грифе утверждения укажите реквизиты распорядительного документа.

6. Гриф согласования документа. Корректировки, внесенные в правила оформления этого реквизита, аналогичны тем, которые касаются реквизита «Гриф утверждения документа». В случае. Когда документ согласовывается решением коллегиального органа, в грифе сначала укажите наименование этого органа, а затем реквизиты документа, которым фиксируется факт согласования.

7. Подпись. Новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2019 устанавливает правила подписания документа лицом, назначенным исполнять обязанности руководителя. При заполнении этого реквизита указывайте должность, замещаемую должностным лицом согласно приказу о замещении. Если подпись ставит замещающее лицо, не допускается проставлять косую черту или предлог «за» перед наименованием должности и фамилии руководителя.

8. Печать. Правилами оформления, устанавливаемыми старым ГОСТом, не предусматривалось конкретное место, где проставлять оттиск печати. Теперь для оттиска в документах должно быть предусмотрено специальное поле, обозначаемое буквами «М.п» (место печати). Оттиск ставится в это поле, а если его нет — рядом с подписью так, чтобы не перекрывать саму подпись.

Реквизит «Печать» на документе по правилам из Методических рекомендаций

Смотрите в Системе Кадры другие рекомендации по оформлению документов>>>

9. Отметка об исполнителе. При заполнении этого реквизита, указывайте полные фамилию, имя и отчество лица, исполнившего документ. К обязательным сведениям относится номер его контактного телефона. К необязательным — наименование должности и структурного подразделения, адрес электронной почты.

10. Отметка о заверении копии. В том случае, когда копия документа будет направлена в другую организацию, заполните реквизит, указав место нахождения подлинника: наименование организации, индекс дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, год. Копия должна быть заверена печатью организации или специальной печатью, изготовленной для этих целей.

11. Отметка о направлении документа в дело. Заполните реквизит, сделав отметку «В дело». После этих слов, укажите индекс дела в соответствии с номенклатурой дел, проставьте год. Отметку заверьте подписью с расшифровкой и указанием даты подписания.

12. Текст документа. Рассмотрим подробнее, как изменились правила заполнения этого реквизита. 

Правила оформления текстовых документов, установленные ГОСТ по делопроизводству и документообороту

Если документ не инициативный и подготовлен на основании другого документа, укажите в тексте реквизиты документа-основания:

• наименование,
• наименование организации-разработчика,
• дату, регистрационный номер,
• название вида документа или его заголовок,
• наименование организации или лица, утвердившего документ, дату утверждения.

Инструкция по делопроизводству по действующему ГОСТу должна включать требования, ограничивающие глубину рубрикации текстовых документов четырьмя уровнями. Например: Глава 1. Раздел 1. 1. 1.1. Это требование распространяется и на оформление писем по делопроизводству.

При указании в тексте фамилии, инициалы пишите после нее. Указывать инициалы перед фамилией разрешается только при заполнении реквизитов «Подпись», «Гриф согласования документа» или «Гриф утверждения документа».

Без расшифровки в текстовой части можно использовать только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения. Так, аббревиатуру «РФ» или «м.о.» (муниципальный округ) допускается указывать без расшифровки. Те сокращения, которые приняты в отрасли или используются в организации, при первом упоминании необходимо расшифровать.

Инструкция по делопроизводству, утвержденная руководителем организации, должна содержать примеры использования этикетных фраз, употребляемых в обращении и в заключении. Включите в инструкцию примеры, которые приведены в действующем ГОСТе как варианты возможных обращений к физическим и должностным лицам.

Обратите внимание! Когда к адресату обращаются с указанием наименования его должности, ее пишут с прописной буквы, при обращении по фамилии инициалы указывать не надо.

Оформление реквизитов приказов по днйствующему ГОСТу

Действующей нормативной базой, регулирующей делопроизводство, установлены отдельные требования к оформлению приказов. ГОСТом установлен перечень основных реквизитов распоряжений, в который входят:

• полное наименование компании согласно действующему уставу;
• организационно-правовая форма;
• место составления или издания;
• регистрационный номер, указанный в журнале регистрации;
• наименование вида документа;
• заголовок;
• текст;
• дата создания;
• дата подписания
• подпись руководителя с расшифровкой;
• отметки о наличии приложений.

Строго соблюдайте требования не только к наличию обязательных реквизитов, но и их содержанию и расположению на листе — это гарантия юридической значимости документа.

Как оформлять реквизиты в приказе по ГОСТу