С 1 июля 2018 года организационно-распорядительные документы оформляют по новым правилам. Расскажем, что изменилось, после вступления в силу нового ГОСТ по делопроизводству.
Скачайте полезный документ:
Какие реквизиты добавили в соответствии с ГОСТ делопроизводство 2019
В новом ГОСТ Р 7.0.97-2016 есть перечень, который включает в себя 30 обязательных реквизитов. Их наличие является подтверждением юридической силы документов. По сравнению с подобным перечнем, приведенном в действовавшем ранее ГОСТ Р 6.30-2003, добавили 4 новых реквизита:
- Гриф, устанавливающий ограничение доступа к документу
Проставляется на документах, которые содержат конфиденциальные сведения ограниченного доступа, составляющие коммерческую или служебную тайну. Место расположения – в правом верхнем углу, по границе верхнего поля.
- Наименование структурного подразделения-разработчика документа
Место расположения — сразу под наименованием организации, представительства, филиала. Рекомендуется использовать прописные буквы, например: «СЛУЖБА ПЕРСОНАЛА», «ПЛАНОВО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ ОТДЕЛ».
- Должность лица, разработавшего документ
Место расположения — под наименованием организации, подразделения на бланках, используемых должностными лицами, руководителями органов власти субъектов РФ, муниципальных образований. Рекомендуется использовать прописные буквы, например: «ДИРЕКТОР»;
- Отметка о наличии электронной подписи
Место расположения — поле, предусмотренное для собственноручной подписи, проставляемой на бумажном варианте делового письма. Допускается включение эмблемы, товарного знака организации, выдавшей сертификат.
Состав реквизита:
- надпись «Документ подписан электронной подписью»;
- номер, присвоенный сертификату ключа электронной подписи;
- полные фамилия, имя и отчество владельца электронной подписи;
- срок действия сертификата (дата начала — дата окончания).
Новый ГОСТ по делопроизводству. Пример заполнения новых реквизитов
ГОСТ делопроизводство 2019: какие реквизиты объединили, исключили и уточнили
В новом ГОСТ по документообороту 2019 поменялся состав реквизитов — некоторые из них объединили, некоторые — разделили, некоторые исключили совсем. Теперь коды, присваиваемые организации, в том числе ОГРН, ИНН/КПП, включены в реквизиты 08 «Справочные данные об организации». Реквизит, обозначаемый в старом ГОСТ под номером 30 как «Идентификатор электронной копии документа» больше не используют и по новому ГОСТу его указывать не нужно.
Новый ГОСТ по делопроизводству. Какие реквизиты объединили и исключили
В стандарте, действующем до 2018 года, эмблема или товарный знак организации были объединены в один реквизит, а герб РФ и субъекта — в два. В новом стандарте гербы отображают единым реквизитом, а эмблему и товарный знак — двумя.
Новый ГОСТ по делопроизводству. Какие реквизиты объединили и разъединили
Изменились коды и наименования некоторых реквизитов. Так, «оттиск печати» теперь именуется «Печать», и код этого реквизита с «25» поменялся на «24».
Новый ГОСТ по делопроизводству. Изменение наименований и кодов реквизитов
Скачайте таблицу со всеми изменениями в новом стандарте
Внимание! Наименования и коды некоторых реквизитов в старом и новом ГОСТ совпадают. Это реквизиты с кодами 15 – «адресат»,16 – «гриф утверждения», 22 – «подпись» и 26 – «отметка о заверении копии».
Делопроизводство 2019: новые требования к оформлению реквизитов
Изменились правила оформления документов в делопроизводстве ГОСТ 2019 в отношении следующих двенадцати реквизитов:
1. Дата документа. Если дату указываете в словесно-цифровом формате, дни месяца с первого по девятый пишите без нуля, например: 7 марта 2019 г. В случае, когда для обозначения даты используются только цифры, ноль нужно проставлять, например: 07.03.2019.
2. Адресат. По старым правилам оформления инициалы адресата — физического лица проставляли перед фамилией. Если адресатом было юридическое лицо — индивидуальный предприниматель, инициалы указывались после фамилии. Теперь во всех случаях инициалы указывайте после фамилии, независимо от того, физическим или юридическим лицом является адресат. Например: Иванову А.Н., ИП Петрову Е.Г.
3. Гриф утверждения документа. Согласно требованиям к оформлению документов 2019, в случае, когда документ утвержден протоколом заседания коллегиального органа, сначала укажите наименование этого органа, а после него, в скобках, укажите реквизиты документа, который подтверждает утверждение: наименование, дату и номер протокола или письма.
4. Заголовок к тексту. На документах, разработанных органами власти, заголовок к тексту проставляется центру рабочего поля. Для организаций и учреждений, не относящихся к органам власти, правила оформления заголовков к тексту остались прежними: для заголовка выделено место над текстом, сразу от границы левого поля.
5. Отметка о приложении. В случае, когда приложение к документу размещено на электронном носителе (компакт-диске, usb-флеш-накопителе), под текстом документа укажите: «Приложение: CD в 1 экз.». Носитель поместите в конверт или специальный вкладыш, но котором укажите имена файлов и наименования документов, которые содержат эти файлы. В тексте, когда приложение упоминается впервые, укажите в скобках: (приложение) или (приложение 1). Допускается ставить знак номера (приложение № 2). В прикладываемом документе, на первой странице в правом верхнем углу укажите: Приложение 1 или Приложение № 1. В случае, когда к распорядительному документу в качестве приложения оформляют нормативный или другой документ, утверждаемый распорядительным документом, отметку о приложении проставьте на первом листе. Ссылку на распорядительный документ давать не нужно. В грифе утверждения укажите реквизиты распорядительного документа.
6. Гриф согласования документа. Корректировки, внесенные в правила оформления этого реквизита, аналогичны тем, которые касаются реквизита «Гриф утверждения документа». В случае. Когда документ согласовывается решением коллегиального органа, в грифе сначала укажите наименование этого органа, а затем реквизиты документа, которым фиксируется факт согласования.
7. Подпись. Новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2019 устанавливает правила подписания документа лицом, назначенным исполнять обязанности руководителя. При заполнении этого реквизита указывайте должность, замещаемую должностным лицом согласно приказу о замещении. Если подпись ставит замещающее лицо, не допускается проставлять косую черту или предлог «за» перед наименованием должности и фамилии руководителя.
8. Печать. Правилами оформления, устанавливаемыми старым ГОСТом, не предусматривалось конкретное место, где проставлять оттиск печати. Теперь для оттиска в документах должно быть предусмотрено специальное поле, обозначаемое буквами «М.п» (место печати). Оттиск ставится в это поле, а если его нет — рядом с подписью так, чтобы не перекрывать саму подпись.
9. Отметка об исполнителе. При заполнении этого реквизита, указывайте полные фамилию, имя и отчество лица, исполнившего документ. К обязательным сведениям относится номер его контактного телефона. К необязательным — наименование должности и структурного подразделения, адрес электронной почты.
10. Отметка о заверении копии. В том случае, когда копия документа будет направлена в другую организацию, заполните реквизит, указав место нахождения подлинника: наименование организации, индекс дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, год. Копия должна быть заверена печатью организации или специальной печатью, изготовленной для этих целей.
11. Отметка о направлении документа в дело. Заполните реквизит, сделав отметку «В дело». После этих слов, укажите индекс дела в соответствии с номенклатурой дел, проставьте год. Отметку заверьте подписью с расшифровкой и указанием даты подписания.
Стандарт по делопроизводству 2019. Что изменилось в оформлении реквизитов, таблица
Посмотреть стандарт полностью в журнале
12. Текст документа. Рассмотрим подробнее, как изменились правила заполнения этого реквизита.
Правила оформления текстовых документов по ГОСТ 2019
Если документ не инициативный и подготовлен на основании другого документа, укажите в тексте реквизиты документа-основания:
- наименование,
- наименование организации-разработчика,
- дату, регистрационный номер,
- название вида документа или его заголовок,
- наименование организации или лица, утвердившего документ, дату утверждения.
Инструкция по делопроизводству по новому ГОСТу должна включать требования, ограничивающие глубину рубрикации текстовых документов четырьмя уровнями. Например: Глава 1. Раздел 1. 1. 1.1. Это требование распространяется и на оформление писем по делопроизводству 2019.
При указании в тексте фамилии, инициалы пишите после нее. Указывать инициалы перед фамилией разрешается только при заполнении реквизитов «Подпись», «Гриф согласования документа» или «Гриф утверждения документа».
Без расшифровки в текстовой части можно использовать только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения. Так, аббревиатуру «РФ» или «м.о.» (муниципальный округ) допускается указывать без расшифровки. Те сокращения, которые приняты в отрасли или используются в организации, при первом упоминании необходимо расшифровать.
Новая инструкция по делопроизводству 2019 должна содержать примеры использования этикетных фраз, употребляемых в обращении и в заключении. Включите в инструкцию примеры, которые приведены в новом ГОСТе как варианты возможных обращений к физическим и должностным лицам.
Обратите внимание. Когда к адресату обращаются с указанием наименования его должности, ее пишут с прописной буквы, при обращении по фамилии инициалы указывать не надо.
Образец: как оформлять реквизиты по новым правилам
|
Итог: Учтите все изменения, внесенные ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2019 при разработке новой инструкции по делопроизводству. Разработайте этот локальный нормативный акт с учетом специфики деятельности вашей организации. |