×
Получить доступ к сайту

Это профессиональный сайт для секретарей и офис-менеджеров. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи и образцы документов в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и получить полный доступ. Это займет всего минуту.

напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверная почта или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Это быстро и бесплатно
Зарегистрироваться
×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверная почта или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Это быстро и бесплатно
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверная почта или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Это быстро и бесплатно
Зарегистрироваться
-

ГОСТ по делопроизводству и документообороту

5 мая 2025
191137
Средний балл: 5 из 5

Список действующих ГОСТов по делопроизводству и архивному делу в РФ постоянно пополняется, одни регламенты заменяются другими. Расскажем, что изменилось, за последние несколько лет, объясним правила оформления документов в делопроизводстве, установленные действующими ГОСТами.

Какие реквизиты добавили в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 есть перечень, который включает в себя 30 обязательных реквизитов. Их наличие подтверждает юридическую силу документов. По сравнению с подобным перечнем, приведенном в действовавшем ранее ГОСТ Р 6.30-2003, добавили 4 новых реквизита.

ГОСТ по делопроизводству: какие реквизиты добавили

ГОСТ по делопроизводству: какие реквизиты добавили

Смотрите в Системе Кадры>>>

  1. Гриф, устанавливающий ограничение доступа к документу

Проставляется на документах, которые содержат конфиденциальные сведения ограниченного доступа, составляющие коммерческую или служебную тайну. Место расположения — в правом верхнем углу, по границе верхнего поля.

  1. Наименование структурного подразделения-разработчика документа

Место расположения — сразу под наименованием организации, представительства, филиала. Рекомендуется использовать прописные буквы, например: «СЛУЖБА ПЕРСОНАЛА», «ПЛАНОВО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ ОТДЕЛ».

  1. Должность лица, разработавшего документ

Место расположения — под наименованием организации, подразделения на бланках, используемых должностными лицами, руководителями органов власти субъектов РФ, муниципальных образований. Рекомендуется использовать прописные буквы, например: «ДИРЕКТОР»;

  1. Отметка о наличии электронной подписи

Место расположения — поле, предусмотренное для собственноручной подписи, проставляемой на бумажном варианте делового письма. Допускается включение эмблемы, товарного знака организации, выдавшей сертификат. 

Состав реквизита:

  • надпись «Документ подписан электронной подписью»;
  • номер, присвоенный сертификату ключа электронной подписи;
  • полные фамилия, имя и отчество владельца электронной подписи;
  • срок действия сертификата (дата начала — дата окончания). 

Требования к оформлению реквизитов документов: что изменилось с 1 июля 2018 года

Требования к оформлению реквизитов документов: что изменилось с 1 июля 2018 года

Скачайте таблицу полностью>>>

Скачайте полезные документы:

Таблица для сравнения реквизитов старой и новой редакцией ГОСТПроверьте, правильно ли вы оформляете документы

ГОСТ по делопроизводству: какие реквизиты объединили, исключили и уточнили

В действующем ГОСТ по документообороту поменялся состав реквизитов — некоторые из них объединили, некоторые — разделили, некоторые исключили совсем. Теперь коды, присваиваемые организации, в том числе ОГРН, ИНН/КПП, включены в реквизиты 08 «Справочные данные об организации». Реквизит, обозначаемый в старом ГОСТ под номером 30 как «Идентификатор электронной копии документа» больше не используют и по новому ГОСТу его указывать не нужно. 

ГОСТ по делопроизводству. Какие реквизиты объединили и исключили

ГОСТ по делопроизводству. Какие реквизиты объединили и исключили

Смотрите в Системе Кадры>>>

В стандарте, действующем до 2018 года, эмблема или товарный знак организации были объединены в один реквизит, а герб РФ и субъекта — в два. В новом стандарте гербы отображают единым реквизитом, а эмблему и товарный знак — двумя.

ГОСТ по делопроизводству. Какие реквизиты объединили и разъединили

ГОСТ по делопроизводству. Какие реквизиты объединили и разъединили

Смотрите в Системе Кадры>>>

Изменились коды и наименования некоторых реквизитов. Так, «оттиск печати» теперь именуется «Печать», и код этого реквизита с «25» поменялся на «24». 

ГОСТ по делопроизводству. Изменение наименований и кодов реквизитов

ГОСТ по делопроизводству. Изменение наименований и кодов реквизитов

Смотрите в Системе Кадры>>>

Скачайте таблицу со всеми изменениями в действующем стандарте

Состав реквизитов

по старому ГОСТ Р 6.30-2003

Состав реквизитов

по ГОСТ Р 7.0.97-2016

01 – Государственный герб Российской Федерации

 

01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)

02 – герб субъекта Российской Федерации

 

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

02 – эмблема

03 – товарный знак (знак обслуживания)

04 – код организации

 

Включен в состав реквизита 08 «Справочные данные об организации»

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

Включен в состав реквизита 08 «Справочные данные об организации»

 

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Включен в состав реквизита 08 «Справочные данные об организации»

 

07 – код формы документа

04 – код формы документа

08 – наименование организации

 

05 – наименование организации – автора документа

нет

 

06 – наименование структурного подразделения – автора документа

нет

 

07 – наименование должности лица – автора документа

...

...

Скачать таблицу со всеми изменениями

Обратите внимание! Наименования и коды некоторых реквизитов в старом и новом ГОСТ совпадают. Это реквизиты с кодами 15 — «адресат»,16 — «гриф утверждения», 22 – «подпись» и 26 – «отметка о заверении копии».

Новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2025

Список действующих ГОСТов по делопроизводству и архивному делу в РФ постоянно пополняется, одни регламенты отменяются, другие — обновляются и заменяются другими. Нужно постоянно контролировать, действует ли еще тот или иной ГОСТ. Так, с 28 января 2025 года в действие вступил новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту-2025, который заменил ГОСТ-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013). В новом ГОСТ Р 7.0.8-2025, утвержденном приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 28 января 2025 г. № 30-ст, уточнен, скорректирован и дополнен перечень терминов и определений.

Но ГОСТ по делопроизводству и документообороту, последний из вступивших в силу, содержит только термины и определения, поэтому в своей работе вы должны руководствоваться и другими государственными стандартами, устанавливающими правила делопроизводства и архивирования документов.

Основные государственные стандарты, регламентирующие делопроизводство и архивное дело в России

Основные государственные стандарты, регламентирующие делопроизводство и архивное дело в России

Скачайте список полностью

Секретарю и любому другому специалисту, работающего с документами, необходимо в первую очередь изучить и руководствоваться в работе положениями следующих федеральных стандартов:

  1. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документации;
  2. ГОСТ Р 7.0.8-2025. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;
  3. Р ИСО 15489-1. Процессы управления документами.

Это важно, поскольку ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает единые требования к оформлению официальных документов и содержит ссылки на два других стандарта — ГОСТ Р 7.0.8-2025 и Р ИСО 15489-1. 

Скачайте материалы по теме:

Делопроизводство: требования к оформлению реквизитов

Новые правила оформления документов по ГОСТ с 2018 года действуют в отношении следующих двенадцати реквизитов:

1. Дата документа. Если дату указываете в словесно-цифровом формате, дни месяца с первого по девятый пишите без нуля, например: 7 марта 2019 г. В случае, когда для обозначения даты используются только цифры, ноль нужно проставлять, например: 07.03.2019.

2. Адресат. По старым правилам оформления инициалы адресата — физического лица проставляли перед фамилией. Если адресатом было юридическое лицо — индивидуальный предприниматель, инициалы указывались после фамилии. Теперь во всех случаях инициалы указывайте после фамилии, независимо от того, физическим или юридическим лицом является адресат. Например: Иванову А.Н., ИП Петрову Е.Г.

3. Гриф утверждения документа. Согласно требованиям к оформлению документов, в случае, когда документ утвержден протоколом заседания коллегиального органа, сначала укажите наименование этого органа, а после него, в скобках, укажите реквизиты документа, который подтверждает утверждение: наименование, дату и номер протокола или письма.

4. Заголовок к тексту. На документах, разработанных органами власти, заголовок к тексту проставляется центру рабочего поля. Для организаций и учреждений, не относящихся к органам власти, правила оформления заголовков к тексту остались прежними: для заголовка выделено место над текстом, сразу от границы левого поля.

5. Отметка о приложении. В случае, когда приложение к документу размещено на электронном носителе (компакт-диске, usb-флеш-накопителе), под текстом документа укажите: «Приложение: CD в 1 экз.». Носитель поместите в конверт или специальный вкладыш, но котором укажите имена файлов и наименования документов, которые содержат эти файлы. В тексте, когда приложение упоминается впервые, укажите в скобках: (приложение) или (приложение 1). Допускается ставить знак номера (приложение № 2). В прикладываемом документе, на первой странице в правом верхнем углу укажите: Приложение 1 или Приложение № 1. В случае, когда к распорядительному документу в качестве приложения оформляют нормативный или другой документ, утверждаемый распорядительным документом, отметку о приложении проставьте на первом листе. Ссылку на распорядительный документ давать не нужно. В грифе утверждения укажите реквизиты распорядительного документа.

6. Гриф согласования документа. Корректировки, внесенные в правила оформления этого реквизита, аналогичны тем, которые касаются реквизита «Гриф утверждения документа». В случае. Когда документ согласовывается решением коллегиального органа, в грифе сначала укажите наименование этого органа, а затем реквизиты документа, которым фиксируется факт согласования.

7. Подпись. Новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2019 устанавливает правила подписания документа лицом, назначенным исполнять обязанности руководителя. При заполнении этого реквизита указывайте должность, замещаемую должностным лицом согласно приказу о замещении. Если подпись ставит замещающее лицо, не допускается проставлять косую черту или предлог «за» перед наименованием должности и фамилии руководителя.

8. Печать. Правилами оформления, устанавливаемыми старым ГОСТом, не предусматривалось конкретное место, где проставлять оттиск печати. Теперь для оттиска в документах должно быть предусмотрено специальное поле, обозначаемое буквами «М.п» (место печати). Оттиск ставится в это поле, а если его нет — рядом с подписью так, чтобы не перекрывать саму подпись.

Реквизит «Печать» на документе по правилам из Методических рекомендаций

Реквизит «Печать» на документе по правилам из Методических рекомендаций

Смотрите в Системе Кадры другие рекомендации по оформлению документов>>>

9. Отметка об исполнителе. При заполнении этого реквизита, указывайте полные фамилию, имя и отчество лица, исполнившего документ. К обязательным сведениям относится номер его контактного телефона. К необязательным — наименование должности и структурного подразделения, адрес электронной почты.

10. Отметка о заверении копии. В том случае, когда копия документа будет направлена в другую организацию, заполните реквизит, указав место нахождения подлинника: наименование организации, индекс дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, год. Копия должна быть заверена печатью организации или специальной печатью, изготовленной для этих целей.

11. Отметка о направлении документа в дело. Заполните реквизит, сделав отметку «В дело». После этих слов, укажите индекс дела в соответствии с номенклатурой дел, проставьте год. Отметку заверьте подписью с расшифровкой и указанием даты подписания.

12. Текст документа. Рассмотрим подробнее, как изменились правила заполнения этого реквизита. 

Правила оформления текстовых документов, установленные ГОСТ по делопроизводству и документообороту

Если документ не инициативный и подготовлен на основании другого документа, укажите в тексте реквизиты документа-основания:

  • наименование,
  • наименование организации-разработчика,
  • дату, регистрационный номер,
  • название вида документа или его заголовок,
  • наименование организации или лица, утвердившего документ, дату утверждения.

Инструкция по делопроизводству по действующему ГОСТу должна включать требования, ограничивающие глубину рубрикации текстовых документов четырьмя уровнями. Например: Глава 1. Раздел 1. 1. 1.1. Это требование распространяется и на оформление писем по делопроизводству.

При указании в тексте фамилии, инициалы пишите после нее. Указывать инициалы перед фамилией разрешается только при заполнении реквизитов «Подпись», «Гриф согласования документа» или «Гриф утверждения документа».

Без расшифровки в текстовой части можно использовать только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения. Так, аббревиатуру «РФ» или «м.о.» (муниципальный округ) допускается указывать без расшифровки. Те сокращения, которые приняты в отрасли или используются в организации, при первом упоминании необходимо расшифровать.

Инструкция по делопроизводству, утвержденная руководителем организации, должна содержать примеры использования этикетных фраз, употребляемых в обращении и в заключении. Включите в инструкцию примеры, которые приведены в действующем ГОСТе как варианты возможных обращений к физическим и должностным лицам.

Обратите внимание! Когда к адресату обращаются с указанием наименования его должности, ее пишут с прописной буквы, при обращении по фамилии инициалы указывать не надо.

Оформление реквизитов приказов по днйствующему ГОСТу

Действующей нормативной базой, регулирующей делопроизводство, установлены отдельные требования к оформлению приказов. ГОСТом установлен перечень основных реквизитов распоряжений, в который входят:

  • полное наименование компании согласно действующему уставу;
  • организационно-правовая форма;
  • место составления или издания;
  • регистрационный номер, указанный в журнале регистрации;
  • наименование вида документа;
  • заголовок;
  • текст;
  • дата создания;
  • дата подписания
  • подпись руководителя с расшифровкой;
  • отметки о наличии приложений.

Строго соблюдайте требования не только к наличию обязательных реквизитов, но и их содержанию и расположению на листе — это гарантия юридической значимости документа.

Как оформлять реквизиты в приказе по ГОСТу

РЕКВИЗИТЫ

КАК ОФОРМЛЯТЬ

ГДЕ ПРОСТАВЛЯТЬ

ПРИМЕР

05 – Наименование организации – автора документа

Укажите название компании, закрепленное в учредительных документах. Ниже укажите в скобках сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом или положением

По центру верхнего поля бланка при продольном расположении реквизитов.

В левом углу верхнего поля при угловом расположении реквизитов

Общество с ограниченной ответственностью

«Альтаир»

(ООО «Альтаир»)

07 – Наименование должности лица – автора документа

Укажите наименование должности в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность

В бланках должностных лиц под наименованием организации

Общество с ограниченной ответственностью

«Альтаир»

(ООО «Альтаир»)

Начальник службы делопроизводства

09 – Наименование вида документа

Проставляйте на всех документах, за исключением писем

Проставляют под реквизитами автора документа: наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности

ПРИКАЗ

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

10 – Дата документа

Укажите дату подписания или утверждения документа либо дату события, зафиксированного в документе. Дату записывайте в последовательности день, месяц, год:

– арабскими цифрами, разделенными точками;

– словесно-цифровым способом.

Если день месяца обозначается одной цифрой (от 1 до 9), писать 0 в дате не нужно

Дату проставляют в левом углу верхнего поля в бланках как с продольным, так и с угловым расположением реквизитов

05.06.2025

5 июня 2025 г.

...

...

...

...

Скачать таблицу полностью >>>

Материалы, которые помогут избежать штрафов и ошибок в работе:

logo
Сайт использует файлы cookie, что позволяет получать информацию о вас. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Продолжая пользоваться сайтом, вы соглашаетесь с использованием cookie и предоставления их сторонним партнерам.