Как писать деловое письмо на английском

504
Среди современных требований к высококвалифицированным кадрам все чаще встречается навык общения на английском языке. Деловое письмо на английском языке имеет свои правила написания, обычаи и требования, как и переписка на русском. Разберем на примерах.

Сфера применения

Деловое письмо на английском языке – уже достаточно распространенное явление. Российские компании давно вышли на международный рынок, поэтому деловые отношения складываются в сфере производства, образования, научной деятельности, в добывающей промышленности, в индустрии отдыха. Перечислить все возможные в современных реалиях виды коммуникаций с иностранными партнерами практически невозможно. Вот наиболее распространенные:Как писать деловое письмо на английском

  • в сфере производства – переписка, связанная с покупкой запасных частей, средств производства оборудования, сбыт готовой продукции за рубеж и т.д.;
     
  • в сфере образования – деловые контакты по вопросам обмена обучающимися, совместные программы учебных заведений, обмен преподавателями и методиками, организация стажировок;
     
  • в научной сфере – получение международных грантов, обмен технологиями и разработками, совместные научные проекты;
     
  •  в сфере добычи и транспортировки ресурсов – совместные проекты по строительство нефте- и газопроводов, вопросы экономии ресурсов, сбыт продукции;
     
  • в области культуры и отдыха – конечно же, туризм, вопросы культурных связей, организация мероприятий и совместных культурных проектов.

Неизбежны международные контакты в области медицины, рекламы, охраны окружающей среды, безопасности, авторского права, политике и, разумеется, IT- технологий.

Поскольку основным международным языком общения пока еще является английский язык, никакие международные связи невозможно построить без налаживания деловой переписки. Таким образом, деловое письмо на английском – уже стало обыденностью тех компаний, которые уже имеют деловых партнеров за рубежом, а также тех, кто только выходит на международный рынок. Всегда ли предполагает деловой английский написание писем? Скорее, ответ положительный.

Стилистика

Как и в деловой переписке на русском, имеются определенные правила делового письма на английском.

Справка

Часть требований одинаковы для всех языков делового общения, например:

  1. текст желательно разделять на абзацы;
  2. письмо должно содержать полное наименование (имя) адресата, адрес, наименование должности руководителя, если письмо адресуется в компанию;
  3. письмо должно содержать дату его написания;
  4. основной текст письма располагается в центральной части, а причина обращения указывается, как правило, в начале;
  5. заканчивать письмо следует благодарностью, признанием, приветствием;
  6. текст письма не должен быть вежливым, без фамильярных сокращений, жаргона и в то же время не слишком канцелярским;
  7. обязательно указание на имя, должность автора.

Именно стилистикой и наличием общепринятых шаблонов отличает деловую переписку от иных видов письменных коммуникаций.

Читайте также:

Общепринятые шаблоны

Написание делового письма на английском языке предполагает использование общепринятых фраз и оборотов. Разберем их согласно структуре письма.

Фраза, указываемая в приветствии, используется в зависимости от того, известен адресат или нет. Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr применяем, если обращаемся к конкретному, заранее известному нам человеку по имени. Dear Sir / Dear Sirs, Gentlemen Dear Madam, Dear Sir or Madam, Ladies and Gentlemen, To whom it may concern используем, если обращаемся к неизвестным или к неопределенному кругу получателей письма.

    Саму суть обращения следует поместить в первый абзац.

Справка

Письмо можно начать с фраз:

  1. We have received your letter dated … - Мы получили ваше письмо от …
  2. Many thanks for … / Thank you (very much) for … - (Большое) спасибо за …
  3. This is to confirm … - Для подтверждения …
  4. We hereby inform you … - Настоящим уведомляем вас …
  5. We were told that you produce … - Нам сообщили, что вы производите …
  6. We intend to buy … / We are considering the purchase of … - Мы намереваемся купить … / Мы рассматриваем возможность покупки …
  7. We have a steady demand for … - У нас есть постоянный спрос на …
  8. We would like to know more about … - Мы хотели бы больше узнать о …

Прощание (заключительная фраза письма) выбирается также исходя из знания адресата или незнания его. Yours sincerely для знакомого, известного заранее человека и Yours faithfully / Faithfully yours для неизвестного.

Для составления тела письма необходимо уяснить, чего именно обращающийся хочет добиться от адресата – поблагодарить, уведомить, заказать, предложить, попросить информации, урегулировать конфликт, предоставить запрашиваемую контрагентом информацию. Исходя из этой задачи и следует пользоваться набором стандартных фраз для составления.

Шаблон делового письма на английском, а также набор стандартных, общеиспользуемых фраз с переводом можно найти здесь

Различная деловая литература, справочно-правовые системы также содержат правила, как составить деловое письмо на английском языке, образец, как правило, предоставляется. 

Отличия британского и американского делового письма

Как известно, британский английский несколько отличается от американского. Поэтому эти различия касаются и деловой переписки. Причем обратите внимание – многие слова, активно участвующие в бизнес-коммуникациях, имеют различное написание в британском и американском английском. Например, слово «каталог» имеет написание catalogue в британском варианте и catalog – в американском. Используя эти знания, можно произвести впечатление на контрагента, показать свою компетентность и уважение к партнеру. Это несомненно сыграет положительную роль в коммуникации.

Знания данных различий базируется на главном принципе – использовать можно оба варианта, зачастую несколько вариантов написания слова являются правильными, но не стоит смешивать в одном письме два разных варианта. Если используете британский английский – пусть он присутствует во всем документе, без примеси американских вариантов использования терминов. Это также говорит о культуре и высоком уровне автора письма.

Для секретарей, референтов или других сотрудников, заведующих перепиской с иностранными контрагентами может быть составлен образец делового письма на английском или различные памятки-шаблоны. Это упростит значительно время на составление письменной корреспонденции.

Еще примеры фраз, шаблонов и готовых решений есть здесь

Все данные правила одинаково касаются и бумажных вариантов писем, и электронных. Стиль, правописание, вежливость, уважение, грамотность, лаконичность – все эти категории относятся к любым видам коммуникации и не зависят от того, какие средства при этом применяются – бумага или интернет.

И последний совет – прочитайте несколько раз составленное письмо перед отправкой. Это простое действие поможет избежать досадных промахов. А в деловом мире даже мелочи и незначительные ошибки влияют на многие результаты.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» -
      портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Справочник секретаря и офис менеджера».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль