text
Секретариат

Бронирование номера в гостинице

  • 30 ноября 2017
  • 697

Бронирование номера в гостинице — обязанность секретаря, организующего служебную поездку руководителя. От того, насколько ему удастся обеспечить комфорт руководителя в командировке, может зависеть успех деловых переговоров. Поэтому отнестись к бронированию номера в гостинице нужно ответственно.

Бронирование номеров в гостинице как часть организации поездки руководителя

Сама по себе процедура бронирования номера в гостинице не представляет особой сложности, но  секретарь или помощник руководителя, которому поручено организовать поездку, должен рассматривать ее как часть комплекса подготовительных мероприятий.Бронирование номера в гостинице

Бронирование номеров мест в гостинице необходимо будет произвести во всех случаях, когда в том городе, где руководитель находится в деловой поездке, он проведет двое и более суток. В некоторых случаях, когда в пункт назначения он прибывает ранним утром, есть смысл обеспечить ему место в отеле, даже если вечером он уже покинет город. Это позволить ему полноценно отдохнуть перед деловой встречей, которая назначена на дневные часы.

Командировки требуют от руководителя много сил, поэтому особенно важно, чтобы у него была возможность отдохнуть с максимальным комфортом. Обеспечить его при бронировании номера в гостинице можно только в том случае, когда будут учтены все детали поездки и найден оптимальный вариант размещения.

Что необходимо учесть секретарю, организующему trevel-поддрержку руководителя,  до того, как приступить к процедуре бронирования номера в гостинице:

  • в каком городе состоится деловая встреча;
  • даты и время приезда и отъезда;
  • место и время проведения деловых переговоров;
  • состав делегации, представляющей компанию;
  • желаемый способ передвижения от гостиницы к месту переговоров;
  • места проведения других встреч в этой деловой поездке.

Обратите внимание! Независимо от того, едет ли руководитель один или в составе делегации сотрудников, необходимо узнать его пожелания и предпочтения относительно класса гостиницы, ее расположения, размещения, оформления и уровня комфортабельности номера.

Меньше всего проблем при бронировании номеров в гостинице будет в том случае, когда это уже не первая поездка руководителя в этот город и он уже привык останавливаться в каком-то определенном отеле и у него даже есть любимый номер в нем, который он занимает постоянно. В остальных случаях секретарю, при выборе гостиницы, нужно будет руководствоваться соображениями максимального удобства, оптимальным соотношением престижности и качества гостиничных услуг.

В какой гостинице забронировать номер руководителю

Если выбор гостиницы руководитель доверил секретарю, придется внимательно изучить карту города, особенно тот район, в котором будут проводиться деловые встречи. Если это крупный город, при бронировании номера в гостинице нужно будет учесть, что в час пик автомобильный транспорт может простаивать в пробках, что может стать причиной опоздания на встречу. Кроме этого, транспортная сеть в мегаполисах настолько разветвленная, что в ней с трудом ориентируются даже местные жители.

Исходя из тих соображений, оптимальным вариантом бронирования номера в гостинице крупного города  станет отель, расположенный в шаговой доступности от делового цента или офиса принимающей компании. Даже с учетом того, что стоимость проживания в отелях, которые находятся в центральной части мегаполиса, как правило, выше среднего, такая бронь будет все равно выгодной — вам удастся сберечь и время, и нервы руководства.

Обратите внимание! Если намечена зарубежная командировка и выбор гостиницы поручен секретарю, чтобы не ошибиться, отдайте предпочтение известным международным сетевым отелям. Они обеспечивают одинаковый уровень комфорта независимо от страны и места расположения.

Типы бронирования номеров в гостинице

Порядок бронирования номеров в гостинице зависит от того, какой тип резервирования она использует в своей маркетинговой политике. Поэтому прежде, чем приступить к бронированию, нужно связаться с гостиницей, которую вы выбрали и уточнить используемый тип резервирования.

Секретарю лучше заранее разобраться с существующими типами бронирования, чтобы выбрать тот, что будет выгоден и удобен в большей степени. Таких типов всего три:

  1. Гарантированное бронирование;
  2. Сверхбронирование;
  3. Негарантированное бронирование.

Читайте также:

Гарантированное бронирование номера в гостинице

Гарантированное бронирование номера в гостинице означает, что он будет зарезервирован за клиентом в указанную дату и на указанный период. Отель оформляет свои обязательства регистрируемым подтверждением. Между гостиницей и клиентом заключается двусторонний договор и клиент, как вторая сторона, обязуется внести плату за проживание независимо от того, смог ли он заселиться в указанное в договоре время.

При таком типе резервирования у клиента всегда есть возможность заранее отказаться от брони в срок, указанный в договоре. При этом стоимость бронирования ему будет возвращена полностью. В случае, если срок отмены бронирования номера в гостинице не соблюден, с заказчика взимается плата за бронирование и за неиспользованный номер в виде штрафных санкций. Согласно «Правилам предоставления гостиничных услуг в РФ», утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 9 октября 2015 г. № 1085 плата за простой номера не может превышать его стоимости за сутки.

Договор при гарантированном бронировании номера в гостинице может быть заключен путем составления и подписания сторонами соответствующего документа. Он считается заключенным и в том случае, когда заявка на бронь была передана письмом о бронировании номера в гостинице по почте, по телефону или иным способом связи, позволяющим удостовериться в том, что заявителем является конкретное юридическое лицо.

Справка

Осуществить гарантированное бронирование номера в гостинице можно одним из следующих способов:

  1. по выставленному отелем счету (внесение депозита или предоплата);
  2. по предварительной оплате;
  3. под гарантию кредитной карты;
  4. по соответствующему договору бронирования номера в гостинице,  под гарантию компании.

Это самый удобный тип бронирования. Он хоть и подразумевает внесение предоплаты и некоторые риски в случае опоздания, но позволяет быть уверенным в том, что заказанное месть в отеле будет предоставлено.

Сверхбронирование гостиничного номера

Сверхбронирование или перерезервирование означает определенную маркетинговую политику, проводимую отелем. Она заключается в том, что при наличии избыточного количества заявок на бронирование номеров в гостинице, резервируется большее количество мест, чем тех, что будут свободны. Такой «запас» позволяет отелю обезопасить себя в случае, когда часть клиентов откажутся от брони с нарушением сроков.

В том случае, если такого не случится и какая-то часть клиентов, оформивших гарантийное бронирование номеров в гостинице не смогут заселиться по причине отсутствия свободных мест, отель альтернативно обязан разместить их в других гостиницах-партнерах. Клиенты при этом могут рассчитывать на возмещение оплаты за сутки или несколько, а также дополнительные бонусы и преференции.

Сверхбронирование, или Overbooking, используется, как правило, зарубежными отелями, есть страны, где оно прямо запрещено. Российские отельеры предпочитают не использовать этот тип бронирования номеров в гостиницах, поскольку российским законодательством такое размещение не регулируется.

Сверхбронированием можно воспользоваться только в том случае, когда решение ехать в командировку руководитель принял спонтанно и направляется в крупный город в разгар туристического сезона, когда все гостиницы переполнены и места в них заранее забронированы.

Негарантированное бронирование номера в гостинице

При таком типе бронирования, которое оформляется, как правило, на основании устной договоренности, клиенту могут отказать в заселении, если он не появится в оговоренное при резервировании номера время. У отеля в таком случае есть полное право заселить в этот номер другого жильца. Если свободные места имеются, они будут предложены, но если их нет, претензий клиент предъявить будет не вправе.

В некоторых случаях негарантированное бронирование может быть переквалифицировано в гарантийное, если опаздывающий руководитель или его секретарь свяжется с отелем и, объяснив причину задержки, направит заявку на бронирование номера в гостинице и оплатит его.

Негарантированное бронирование места в гостинице, хоть и позволяет не вносить заранее плату за проживание, но не может доставить неудобства при заселении. Если по какой-то причине руководитель не сможет подъехать в гостиницу вовремя, ему могут предложить менее удобный номер классом ниже.

Технология бронирования номеров в гостинице

Определившись с отелем и типом бронирования номеров в данной гостинице, убедившись по отзывам, что сервис соответствует заявленному уровню, нужно перейти непосредственно к процессу резервирования.

Напишите заявку на бронирование номера в гостинице и подпишите ее у руководителя. По сути, она является гарантийным письмом, подтверждающим согласие внести предоплату и зарезервировать некоторую сумму в качестве штрафных санкций на случай отмены бронирования номера в гостинице с опозданием.

Заявка на бронирование номера в гостинице образец представлена ниже.

Бронирование номера в гостинице

Образцы гарантийных писем на бронирование номеров в гостинице также могут быть представлены на официальных сайтах отелей.

Оформленная заявка должна быть направлена адресату заказным письмом,  электронной почтой или по факсу. Заявка на бронирование номера в гостинице — документ, который должен быть обязательно подтвержден адресатом.

Созвонитесь с отделом бронирования и уточните форму оплаты. Как правило, гостиница может выслать счет, который будет оплачен бухгалтерией. Но удобнее всего сразу же оплатить подтвержденную бронь банковской картой. Учтите, что при бронировании номера гостиница заблокирует сумму штрафных санкций на случай несвоевременного заезда или отказа от номера. Уточнить условия штрафного обеспечения вы можете на сайте гостиницы.

Если поездка руководителя зарубежная, после оплаты бронирования запросите у отеля документы для визовой поддержки и те, что являются подтверждением бронирования и оплаты. Сделайте копии подтверждающих документов и для руководителя, и для посольства, поскольку при въезде в иностранное государство у него могут потребовать представить распечатку.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.