Перечень типовых управленческих документов: особенности использования и согласования

130
Перечень типовых управленческих документов применяется при составлении номенклатуры дел организации. Как правильно согласовать проект типового управленческого документа, расскажем в статье.

Согласование проекта типового управленческого документа с профильными специалистами – особая процедура. Она сопровождает подготовку каждой организационно-распорядительной деловой бумаги. При согласовании текст корректируют на основе замечаний, уточнений, дополнений специалистов.

Согласование бывает:

  • внутреннее – с должностными лицами внутри организации;
  • внешнее – с должностными лицами других организаций.

Рассмотрим внутреннее согласование деловых бумаг. Особое внимание обратим на роль в этом процессе делопроизводственного подразделения.

Как применяют перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения

Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения применяется при составлении номенклатуры дел и при согласовании деловых бумаг.Перечень типовых управленческих документов: особенности использования и согласования

Правила согласования деловых бумаг прописывают в локальных нормативных актах. Например, в Инструкции по делопроизводству, Положении о службе делопроизводства, Регламенте работы с документами организации.

Системы менеджмента качества (СМК) на базе международных стандартов уделяют повышенное внимание управлению документацией. В частности, согласованию проектов деловых бумаг заинтересованными лицами. Это правило находим, например, в пункте 4.2.3 (а) международного стандарта ISO 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования». Стандарт рекомендует «официальное одобрение деловых бумаг с точки зрения их достаточности до выпуска».

Почему не стоит пренебрегать этим требованием? Это одно из распространенных несоответствий, которое выявляют при аудите систем менеджмента качества. Приведем пример такого несоответствия. Для этого обратимся к тексту приказа «О формировании Совета по этике»:

Перечень типовых управленческих документов: особенности использования и согласования

Перечень типовых управленческих документов: особенности использования и согласования

В чем выражается несоответствие? В листе согласования к приказу АО «Экватор» от 15.04.2016 № 305 «О формировании Совета по этике» нет визы согласования начальника юридической службы Петрова К. Г. Инструкция по делопроизводству любой организации требует обязательного согласования проектов распорядительных деловых бумаг. Во-первых, с начальником юридической службы. Во-вторых, с должностными лицами, функции которых отражены в тексте. А Петров К. Г., согласно приказу, входит в состав членов Совета по этике.

Полезная статья: Более подробную информацию о перечне типовых управленческих документов с указанием сроков хранения можно найти в материалах статьи "Документная грамотность управленческого персонала".

Какие изменения в перечень типовых управленческих архивных документов внесены 2017 году

В соответствии с предложением Центрального банка Российской Федерации о сокращении срока хранения паспортов сделок, установленного статьей 453 Перечня типовых управленческих архивных деловых бумаг, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558 (зарегистрирован Минюстом России 8 сентября 2010 г., регистрационный N 18380), согласованным с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве, министр культуры В.Р. Мединский приказал дополнить статью 453 Перечня типовых управленческих архивных деловых бумаг, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, примечанием следующего содержания: "В кредитных организациях - 15 лет".

Для внутреннего согласования есть специальный реквизит – «Виза согласования документа».

Виза согласования включает:

  • подпись и должность лица, визирующего документ;
  • расшифровку подписи и дату подписания (ГОСТ Р 6.30-2003).

ПРИМЕР

Начальник службы делопроизводства

Плигина Е. С. Плигина
07.06.2016

Как быть при несогласии визирующего с представленным текстом или его частями? Визу дополняют надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п. 7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т. п.:

ПРИМЕР

Начальник финансового отдела
Не согласен И. К. Королев
Королев 27.05.2016

Если у визирующего есть замечания, оформляют приложение к документу. Замечания излагают на отдельном листе, их подписывают и прикрепляют к документу.

Есть и ситуации, когда документ визируют повторно. Например, при внесении в него существенных изменений. Если в документ вносят уточнения, не меняющие сути, повторное визирование не нужно.

Справка

Место простановки виз:

  1. подлинник документа остается в организации. Визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника;
  2. подлинник отправляется из организации. Визы ставят в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Оформить визы согласования можно на отдельном листе согласования. Не забудьте указать, к какому документу этот лист относится. А именно: наименование документа, его автора, дату и номер.

По усмотрению организации допустимо полистное визирование документа и его приложения.

С кем согласовывают проекты типовых управленческих документов

Как определяют круг согласующих лиц? Как правило, исходя из конкретной управленческой ситуации и вида документа. Другая ситуация складывается при документировании типовых, повторяющихся ситуаций. Укажите в Инструкции по делопроизводству, с кем согласовывают деловые бумаги конкретных видов и разновидностей. Эту информацию внесите и в должностные инструкции работников в раздел «Должностные обязанности».

Справка

Как правило, документ визирует:

  1. исполнитель, подготовивший проект;
  2. руководитель структурного подразделения – разработчика;
  3. должностные лица, к компетенции которых относятся рассматриваемые вопросы;
  4. руководители финансовой или бухгалтерской службы;
  5. руководитель юридической службы или юрисконсульт;
  6. заместитель руководителя организации, курирующий подразделение;
  7. если бумагу подписывает руководитель организации.

Какие деловые бумаги согласовывают со службой делопроизводства? 

Нередко в листы согласования включают начальника службы делопроизводства. Это и не случайно. Ведь служба делопроизводства управляет бумагами в организации.

Какие деловые бумаги согласовывают со службой делопроизводства? Это – проекты локальных нормативных и распорядительных деловых бумаг и деловые письма.

Согласование внутренних нормативных документов

Внутренние нормативные деловые бумаги (регламенты, положения, инструкции и др.) вводят в действие приказом по организации. Они регламентируют внутренние процессы и взаимодействие между структурными подразделениями. Сотрудники обязаны их исполнять.

В крупных организациях этими бумагами занимается специальное подразделение. Например, служба управления качеством. Тогда руководитель службы делопроизводства визирует только относящиеся к своему отделу проекты деловых бумаг. В других организациях внутренними нормативными документами управляет служба делопроизводства. Порядок их разработки, согласования и утверждения устанавливают в Инструкции по делопроизводству. Тогда деловые бумаги обязательно согласует руководитель службы.

Справка

Что проверяет руководитель делопроизводственного подразделения?

  1. Структуру и правильность оформления;
  2. Храктер изложения;
  3. Соблюдены ли требования к процедуре разработки и согласования.

Контроль соблюдения требований к содержанию и оформлению (то есть п. 1 и 2) называют нормоконтролем. На листе согласования иногда бывает специальная отметка для подписи нормоконтролера. Ответственность за нормоконтроль прописывают в приказе или должностной инструкции. За него отвечает сотрудник службы делопроизводства – делопроизводитель или инспектор. Он и ставит свою подпись на листе согласования.

Перечень типовых управленческих документов: особенности использования и согласования

Читайте также:

Согласование распорядительных документов

Распорядительные документы занимают особое место в системе документации. Они фиксируют обязательные для исполнения управленческие решения. Качество распорядительных деловых бумаг – один из показателей эффективности службы делопроизводства. Поэтому уделите им особое внимание.

Порядок разработки и согласования распорядительных деловых бумаг устанавливают в специальном разделе Инструкции по делопроизводству.

Перечень типовых управленческих документов: особенности использования и согласования

Рекомендуем документально распределить ответственность. Исполнители, разрабатывающие проект приказа, отвечают за его качество. Служба делопроизводства обеспечивает контроль корректности его оформления. Контроль должен быть как на стадии согласования, так и на этапе регистрации.

Виза начальника службы делопроизводства подтверждает:

Текст отвечает нормам официально-делового стиля.

Композиционная структура и состав реквизитов соответствуют ГОСТ Р 6.30-2003 и Инструкции по делопроизводству.

Приказ не противоречит действующим в организации стандартам. Ссылки в тексте на распорядительные деловые бумаги актуальны. Особенно это касается ситуаций, когда приказом вносится изменение в ранее изданный приказ. Приведем пример.

Перечень типовых управленческих документов: особенности использования и согласования

Приказом АО «Экватор» от 15.04.2016 № 305 утвердили состав Совета по этике. После кадровых изменений нужно актуализировать состав Совета. Начальник службы делопроизводства получает проект на согласование:

В данном случае важно убедиться:

  • действует ли приказ от 15.04.2016 № 305;
  • не вносились ли ранее изменения в приказ;
  • действительно ли исключаемые из Совета по этике Булыгин А. П. и Чернявская Ю. С. входили в его состав.

Хорошо, если вы ведете в электронном виде журнал регистрации приказов. Тогда информация об изменениях записывается в специальной графе. Подобную отметку необходимо сделать и в данном случае (см. пример ниже).

Перечень типовых управленческих документов: особенности использования и согласования

Проверьте, есть ли в проекте приказа поручение сотрудникам службы делопроизводства. Если есть, начальник службы визирует бумагу и в качестве руководителя заинтересованного подразделения.

Согласование деловых писем

В управленческой деятельности деловое письмо – инструмент информационного обмена. В чем предназначение письма, наделенного юридической силой? Письмо – гарантия выполнения обязательств, средство подтверждения договоренностей. А исходящее деловое письмо – еще и визитная карточка организации.

Ваше руководство заинтересовано в повышении уровня исходящей корреспонденции? Тогда рано или поздно встанет вопрос контроля качества деловых писем.

Обычно письма просматривает секретарь. Он возвращает исполнителю на доработку письма с ошибками или оформленные некорректно.

В крупных организациях проблему могут решать кардинальнее. Особенно если на практике уже возникали неприятные ситуации с неправильно составленными письмами. Согласование проектов деловых бумаг могут возложить на начальника службы делопроизводства.

При этом важно определить:

Какие письма согласовывает начальник службы делопроизводства?

Речь может идти только о бумагах, направляемых стратегическим партнерам или в вышестоящие организации. Либо обо всех письмах, оформляемых на бланке.

Что именно проверяет начальник службы делопроизводства в проекте делового письма?

Соблюдение требований к композиции, тексту, реквизитам письма и т. д.

Требования должны быть изложены, например, в Инструкции по делопроизводству.

Когда проводят согласование письма? Как минимум, в двух ситуациях. Первая – если оно затрагивает вопросы нескольких структурных подразделений. Вторая – если проект письма разрабатывали специалисты разных направлений деятельности. Отдельные виды деловых бумаг обязательно согласуют с определенными должностными лицами. Есть требования универсальные. Например, визирование гарантийных писем руководителями юридической и финансовой службы. А есть сложившиеся в конкретных организациях. Тогда список согласующих лиц устанавливают в Инструкции по делопроизводству или в приказе.

Перечень типовых управленческих документов: особенности использования и согласования

Для чего вообще нужно визирование деловых бумаг руководителем службы делопроизводства? Все просто. Именно его подразделение отвечает за:

  • соблюдение установленных правил и технологий создания деловых бумаг;
  • их качество (разработку форм деловых бумаг и мониторинг их использования в организации).

Конечно, задачи, права и ответственность подразделения и работника определяют Положение о подразделении и должностные инструкции. Но в локальных нормативных актах все равно надо прописать порядок согласования должностными лицами и их ответственность. Это поможет не только улучшить качество деловых бумаг, но и избежать конфликтных ситуаций.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль