text
Секретариат

Справочные данные об организации - обязательный реквизит любого документа

  • 8 декабря 2017
  • 1978

Справочные данные об организации и ее наименование должны быть указаны на любом документе, подтверждающем ее хозяйственную деятельность. Отсутствие реквизита «Справочные данные об организации» или ошибки при его заполнении могут лишить документ юридической силы.

Основной реквизит: справочные данные об организации

Не каждая деловая бумага может считаться документом, то есть, подтверждением какого-либо факта, события, права. Только наличие основных реквизитов, считающихся обязательными, придают деловой бумаге юридическую значимость и делают ее официальным документом. Если документ разработан на данном предприятии, наименование и  справочные данные об организации - реквизиты, включенные в перечень основных, должны быть заполнены в любом официальном документе, независимо от его вида.Справочные данные об организации - обязательный реквизит любого документа

Основные реквизиты подразделяются на два типа:

  1. постоянные, заполнение которых обязательно для того или иного формуляра конкретного вида документов, например, для счетов-фактур, приемо-сдаточных актов, писем, приказов и т. п.;
     
  2. переменные, наличие которых характерно только для данного документа, бизнес-ситуации или сделки.

Справочные данные об организациях относятся не только к основным, но и к постоянным реквизитам. Они заполняются на всех документах, относящихся к категории внешних, которые оформляются организацией в подтверждение и сопровождение ее организационной и административно-хозяйственной деятельности.

Перечень основных реквизитов, подтверждающих юридическую силу документов, установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенным в действие с 3 марта 2003 года. Действие данного регламента продлено до 1 июля 2018 года, впоследствии его планируют заменить на новый ГОСТ Р 7.0.97-2016.

ГОСТ Р 6.30-2003 реквизит 09 «Справочные данные об организации»

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, действующим в настоящее время, справочные данные об организации, реквизит - имеет порядковый номер 09. Всего основных реквизитов, установленных  ГОСТ Р 6.30-2003, тридцать наименований. Их состав зависит от типа документа, но, как уже было сказано, реквизит 09, наряду с реквизитом 08 - «Наименование организации» должен быть заполнен на всех внешних деловых бумагах.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, имеет значение и месторасположение реквизита 09 и остальных на стандартном листе писчей бумаги, используемой при составлении документа. Справочные данные об организации указываются где расположены остальные сведения об организации — в левом верхнем углу. Ниже представлена схема расположения основных реквизитов документа.

Обратите внимание! На официальном бланке предприятия справочные данные об организации указываются в его шапке, под полным или сокращенным наименованием компании.

Справочные данные об организации - обязательный реквизит любого документа

Что включают в себя справочные данные об организации

Требования к оформлению стандартных реквизитов документов и их содержанию изложены в методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 утвержденных Росархивом. В соответствии с ними, справочные данные об организации реквизит 09 должны содержать исчерпывающую информацию, позволяющую обеспечить коммуникативные контакты с данным предприятием. Как правило, наибольшее число таких контактов указывается на официальных бланках, использующихся для внешней корреспонденции.

На практике справочные данные об организации это не только реквизит 09 по ГОСТ Р 6.30-2003. К ним также относят и некоторые другие реквизиты, например, позволяющие идентифицировать ее в соответствии с действующими общероссийскими классификаторами (реквизит 04) или по регистрационному номеру ОГРН (реквизит 05).

Справка

Справочные данные об организации включают в себя такие сведения, как:

  1. почтовый, юридический или электронный адрес компании;
     
  2. наименование населенного пункта, в котором расположена организация;
     
  3. код организации в соответствии с ОКПО;
     
  4. код формы документа по ОКУД;
     
  5. номера контактных телефонов предприятия, а также номер факсимильной связи, при ее наличии;
     
  6. банковские реквизиты и номер расчетного счета;
     
  7. регистрационный номер ОГРН;
     
  8. идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и код причины постановки на учет (КПП);
     
  9. иные сведения, по усмотрению предприятия.

Рассмотрим, какая информация содержится в каждом из перечисленных пунктов.

Почтовый, юридический и электронный адрес компании. Почтовый и юридический адрес организации совпадают не всегда. Если фактическое местоположение компании совпадает с тем, что указано в ЕГРЮЛ в качестве юридического адреса, в справочных данных об организации указывается только один адрес.

Читайте также:

При несовпадении почтового и юридического адреса целесообразно указать оба этих адреса и обеспечить получение той корреспонденции, которая направляется по юридическому адресу. Это необходимо, поскольку государственные органы могут использовать информацию, указанную в ЕГРЮЛ и направлять почту на него.

При внесении сведений об адресе необходимо руководствоваться действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

Справка

Информация указывается в такой последовательности:

  1. название улицы;
  2. номер дома, строения, корпуса и, при наличии, литера;
  3. номер офиса организации;
  4. населенный пункт, район, республика, область, край;
  5. почтовый индекс отделения связи.

Например: ул. Строителей, д.112, корп. 3 «а», Москва, 102064

Электронный адрес или ссылка на официальный сайт указываются в справочных данных об организации при их наличии и позволяют обеспечить оперативность обмена информацией с подрядчиками и заказчиками.

На некоторых видах документов — актах, приказах, протоколах, договорах и пр. почтовый адрес в составе справочных данных об организации не указывается. В этих случаях на документе обязательно должно быть указано наименование населенного пункта, в котором расположена организация.

Код организации по ОКПО указывается в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций. Код формы документа по ОКУД — в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации.

Номера контактных телефонов и номер факсимильной связи в справочных данных об организации необходимо указать с кодом того города, где находится организация. Если контактные телефоны — мобильные, должен быть указан код оператора для данного региона. В том случае, когда факсимильная связь активируется по указанному номеру в автоматическом режиме, перед ним ставится пометка «факс», если же этот вид связи регулируется секретарем в ручном режиме, перед номером нужно написать: «тел./факс».

Банковские реквизиты и номер расчетного счета указываются, обычно в справочных данных об организации на бухгалтерских документах первичного учета. Это могут быть договоры, акты приемо-сдаточных работ или входного контроля. Банковские реквизиты могут указываться на письмах, содержание которых касается товарно-денежных расчетов или, например, на гарантийных. Если организация оказывает платные услуги юридическим и физическим лицам, есть смысл указать банковские реквизиты и номер расчетного счета на ее официальном бланке.

Регистрационный номер ОГРН, идентификационные номер налогоплательщика (ИНН) и код причины постановки на учет (КПП), присваивается организации в соответствии с документами, выдаваемыми при регистрации в территориальном отделении налоговой инспекции. Эти справочные данные об организации соответствуют реквизитам 05 и 06 по  ГОСТ Р 6.30-2003.

Справочные данные об организации, пример приведен ниже:

Справочные данные об организации - обязательный реквизит любого документа

При заполнении реквизита 09 справочные данные об организации очень важно внести всю информации правильно. Ошибка в одной цифре может обернуться значительными финансовыми потерями, если с организацией не смогут связаться ее подрядчики, поставщики или органы государственной власти. Поэтому при заполнении этого реквизита, а также при передаче сведений в типографию при заказе бланков предприятия секретарю необходимо особенно тщательно проверить, чтобы все сведения были указаны верно.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.