Секретариат

Положение об отделе кадров и другие документы, которые часто проверяют инспекторы

  • 19 декабря 2017
  • 720

В статье рассказывается, как составить Положение об отделе кадров. По ссылке в тексте можно скачать образец Положения об отделе кадров.

Как составить положение об отделе кадров

Положение об отделе кадров – это внутренний организационно-распорядительный документ. Он устанавливает статус, функции, права, обязанности и ответственность этого отдела. Закон не утверждает форму или содержание положения об отделе кадров. Поэтому вы вправе составить его в произвольной форме с учетом своей специфики.

В положение включите следующие разделы:Положение об отделе кадров и другие документы, которые часто проверяют инспекторы

1. Общие положения. Укажите полное наименование отдела, а также дату, номер и наименование документа, на основании которого он создан и действует. Пропишите, какими законами и внутренними локальными актами руководствуется, кому он подчинен.

Затем укажите, кто возглавляет отдел. Например, начальник отдела кадров, а в его отсутствие – заместитель начальника отдела. Пропишите порядок назначения и освобождения от должности руководителя отдела.

2. Функции. Опишите виды работ (действий), которые должен выполнять отдел для осуществления поставленных перед ним задач. Это может быть определение и разработка кадровой политики и стратегии, формирование штатного расписания организации и проч.

3. Права. Перечислите права, которыми будет обладать руководитель отдела кадров. Например, давать разъяснения и рекомендации по вопросам работы кадровой службы, вести переписку с госорганами и проч.

4. Ответственность. Укажите, что ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных задач и функций несет начальник. Можно установить степень ответственности других работников. Но обычно это прописывают в должностных инструкциях.

5. Взаимоотношения с другими подразделениями. Например, отдел кадров вправе получать из бухгалтерии справки о зарплате для оформления пенсии по возрасту и инвалидности. В бухгалтерию представляет табель учета рабочего времени и больничные листы для оплаты, а с юридическим отделом согласовывает приказы.

Положение не входит в ряд обязательных локальных актов, поэтому не нужно его согласовывать с профсоюзом.

Положение об отделе кадров и другие документы, которые часто проверяют инспекторы

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Положение об отделе кадров и другие обязательные кадровые документы

Составьте перечень обязательных кадровых документов, определитесь с их формами

Их обычно запрашивают специалисты из госинспекции по труду, когда приходят с проверкой в компанию.

Перечень приводим в таблице 1 ниже.

Таблица 1. Перечень обязательных кадровых документов, которые должны вести специалисты отделов кадров

Наименование документа

Содержание

Какую форму взять за основу (из утвержденных постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1)

Штатное расписание

Документ дает представление о структуре компании, должностях и окладах сотрудников, количестве штатных единиц, фонде оплаты труда. Утверждается каждый год 1 января

Форма Т-3

График отпусков

Указываются даты, когда уходят в отпуск сотрудники. Должен быть утвержден руководителем компании не позднее чем за две недели до нового года

Форма Т-7

Личные карточки

Дублируется информация, которую инспекторы по кадрам заносят в трудовые книжки (прием на работу, перевод на другую должность, увольнение). Знакомят работника под роспись

Формы Т-2 и Т-2ГС (МС)

Табель учета рабочего времени

Фиксирует отработанное и неотработанное рабочее время, служит основанием для расчета зарплаты. Табель сдают в бухгалтерию два раза в месяц

Формы Т-12, Т-13. В форме Т-12 есть графы для расчета заработной платы

Трудовые книжки

Сведения о должностях, занимаемых работником, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания, по которым прекращен трудовой договор. Все записи в трудовые книжки заносятся на основании приказов

Правила ведения и хранения трудовых книжек регулируются постановлением Правительства РФ № 225 «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 г. с изменениями и дополнениями от 6 февраля 2004 г., 1 марта, 19 мая 2008 г., 25 марта 2013 г.

Приказы по личному составу

Фиксируют: 
– прием на работу; 
– перевод на другую работу; 
– предоставление отпуска; 
– направление в командировку
– поощрение; 
– прекращение (расторжение) трудового договора. Обязательно указываются основания для приказа

Формы Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-6, Т-6а, Т-9, Т-9а, Т-11, Т-11а, Т-8, Т-8а

Трудовые договоры

Составляются в двух экземплярах, подписываются работодателем и работником. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя

Законодательством РФ не предусмотрена единая форма трудового договора для предприятий и организаций

Когда будете проверять работу отдела кадров, смотрите, во-первых, есть ли все необходимые документы, во-вторых, правильно ли они заполняются – заносят ли туда специалисты необходимые сведения, насколько точно это делают, нет ли расхождений с другими документами или противоречий законодательству.

Если какого-то документа из перечня обязательных нет, компанию оштрафуют. Например, за отсутствие личной карточки сотрудника Вы заплатите от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). Иногда специалисты по кадровому делопроизводству забывают делать график отпусков. Но это не факультативный документ, который можно составлять или не составлять. В статье 123 Трудового кодекса говорится, что график отпусков обязательно должен быть в компании. Поэтому ваша задача выяснить, все ли документы, которые запросят проверяющие из гострудинспекции, есть в отделе. Если нет, потребуйте завести и будете увереннее себя чувствовать, когда в компанию придут проверяющие.

Справка

Инспекторы по труду во время проверки обязательно попросят еще и такие документы:

  1. Положение о хранении и защите персональных данных работников, Положение об отделе кадров,
  2. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), а также
  3. Инструкции по охране труда.

Дополнительные сведения о положении об отделе кадров администрации можно найти по ссылке.

Читайте также:

График проверки Положения об отделе кадров и других кадровых документов

В июле посмотрите, как обстоят дела с личными карточками сотрудников – завели ли кадровики карточку на каждого работника, внесли ли туда необходимую информацию. А именно: образование, профессию, стаж, сведения о семье, о воинском учете, об отпусках, а также коды классификаторов из нормативных документов. В первую очередь уточните фамилии новичков, принятых за последний месяц, и проверьте карточки по ним.

В августе оцените, как специалисты оформляют приказы по личному составу, в сентябре – журналы учета.

Разумеется, не объявляйте заранее сотрудникам, что и когда будете проверять. Это должно быть неожиданно.

Со временем инспекторы по кадрам подметят, что директор периодически запрашивает у них для проверки определенные документы либо сам берет первые попавшиеся экземпляры и изучает их. Но что конкретно и когда Вы проверите в очередной раз, подчиненные-кадровики знать не будут и не смогут подготовиться.

Составьте для себя график выборочных проверок документации, оформляемой отделом кадров. Установите, в какой месяц и что именно проконтролируете. Образец плана проверок – в таблице 2 ниже.

Таблица 2. График контроля работы отдела кадров в 2018 году (фрагмент)*

Полную версию графика смотрите здесь.

Что проверяем/проводим

Месяц

июль

август

сентябрь

октябрь

ноябрь

декабрь

Положение об оплате труда

+

Журнал учета трудовых книжек

+

Образцы заявлений сотрудников о приеме на работу, об отпуске, о переводе на другую должность, об увольнении

+

Штатное расписание

+

Журнал прохождения инструктажа по охране труда

+

+

Стандарты кадровых процедур и их соблюдение

Раз в месяц по каждой кадровой процедуре, начиная с приема на работу и заканчивая увольнением сотрудника

Правила внутреннего трудового распорядка

+

Заполнение личных карточек сотрудников

+

+

Кадровый аудит

Один раз в три года, проводит комиссия

Заполнение трудовых книжек

+

+

+

+

+

+

Проверка знаний трудового законодательства кадровиками (профтест)

+

+

Соблюдение законодательства о хранении и обработке персональных данных

+

Актуальность правовой базы

Еженедельно

ПРИМЕР

Директор решил в июле проверить, как кадровики заполняют трудовые книжки. Он попросил руководителя отдела кадров открыть шкафчик, где хранятся книжки, взял наугад несколько экземпляров и изучил записи в них. В одной из них не указано образование сотрудника, в другой некорректно записано отчество. Это выяснилось просто: директор сравнил отчество, указанное в трудовой книжке, с копией паспорта в личном деле работника.

Сразу обнаружил расхождение. Это говорит о том, что специалисты по кадровому делопроизводству небрежно заполняют трудовые книжки, второпях, не на основании официальных документов, а со слов сотрудника.

Директор собрал небольшое совещание и озвучил недостатки, которые обнаружил в ходе проверки. Один бланк книжки списали и оформили новую – человек впервые устроился на работу, и это была первая запись. О списании бланка руководитель поручил кадровикам составить акт. Напомнил, что из испорченной трудовой книжки надо вырезать клочок, на котором указаны серия и номер, а затем вклеить этот клочок в акт. Во второй трудовой сделали исправления.

Директор поручил специалистам по кадровому делопроизводству проверить все трудовые книжки, выявить ошибки в заполнении и исправить их. Обо всем доложить. Через неделю руководитель проинформировал главу службы персонала о том, что выявили 10 типов ошибок и все устранили.

Дополнительную информацию о положении об отделе кадровой работы можно найти по ссылке.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.