text
Секретариат

Как разработать Положение об отделе

  • 20 декабря 2017
  • 3920

Положение об отделе - локальный нормативный акт, которым устанавливается статус и функционал внутреннего структурного подразделения организации. Этим документам также определяются зоны ответственности, что облегчает адресацию управляющих решений и контроль их выполнения.

Вид внутренней организационно-распорядительной документации - положение об отделе

В структуру любой организации входят отдельные подразделения, в функции которых входит управление отдельными участками и видами деятельности. Перед каждым таким структурным подразделением (отделом) руководство предприятия ставит свои задачи и определяет свою зону ответственности. Как разработать Положение об отделеНо все эти отделы, составляющие организацию, взаимосвязаны между собою и являются частью единого управленческого и производственного механизма. Регламентируется деятельность каждого из этих структурных подразделений локальным нормативным актом - положением об отделе.

Такие внутренние организационно-распорядительные документы разрабатываются для всех структурных подразделений предприятия, в том числе, отделов, рабочих групп, служб, лабораторий, бюро. Положением об отделе определяется:

  • порядок формирования подразделения;
  • правовой и административный статус в общей иерархии предприятия;
  • стоящие перед ним цели и задачи;
  • функционал;
  • горизонтальные и вертикальные взаимосвязи с другими структурными подразделениями;
  • зона ответственности как подразделения в целом, так и его руководителя.

Разработка положения об отделе позволяет конкретизировать функционал и выполняемые подразделением задачи. В итоге утверждение таких локальных нормативных актов позволяет равномерно распределить функции между подразделениями и исключить их дублирование.

Это выгодно всем. Исполнители — руководитель и сотрудники каждого отдела получают четкое представление о задачах и функциях подразделения, зонах его ответственности. Руководство предприятия,в свою очередь, получает возможность конкретной адресации управленческих решений и контроля их выполнения.

Обратите внимание! Чем более подробно прописаны в положении об отделе его функции и задачи, тем белее оптимальным будет распределение поручений руководства и эффективнее работа всего предприятия в целом.

Кто занимается разработкой положения об отделе

Если обратиться к Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37, разработка  положений о структурных подразделениях входит в перечень задач, стоящих перед отделами организации и оплаты труда. Но такие подразделения имеются даже не на каждом крупном предприятии. Поэтому на практике чаще всего положения об отделах разрабатываются специалистами службы по персоналу и кадров.

Но, даже когда такая обязанность будет вменена этим службам, к разработке положений об отделах необходимо в обязательном порядке привлечь руководителей соответствующих структурных подразделений, юридической или правовой службы.

Структурные подразделения могут и сами разрабатывать свои положения об отделе. Но в этом случае на предприятии предварительно необходимо разработать и утвердить методические указания. В них должны быть установлены единые правила и требования, в соответствии с которыми подразделения смогут составить и оформить свои положения об отделах. В этом случае удастся обеспечить единообразие всех таких локальных нормативных актов.

Однако, при описании в положениях об отделах подчиненности, определении горизонтальных и вертикальных связей и зон ответственности все равно потребуется согласованная работа с привлечением представителей других подразделений. Поэтому, как правило, общее руководство при разработке таких регламентов осуществляется руководителем предприятия или его заместителем, курирующем административные вопросы.

Как разработать положение об отделе

В действующем законодательстве не содержится упоминаний о таком виде организационно-распорядительных документов, как положение об отделе. Не упоминается оно и в числе локальных нормативных актов, которые работодатель должен разработать в обязательном порядке.

Поэтому, если руководство предприятия пришло к мнению о необходимости разработки положений об отделах или других структурных подразделений, оно вправе самостоятельно определять круг вопросов, которые этими актами будут регламентироваться.

Читайте также:

Какую структуру имеет типовое положение об отделе

Структура типового положения об отделе, как правило, состоит из таких разделов, как:

  1. Общие положения;
  2. Основные цели и задачи;
  3. Функции отдела;
  4. Права руководителя;
  5. Ответственность.

В некоторых случаях структуру типового положения об отделе целесообразно расширить, отразив в документа дополнительно:

  1. Структуру и штатную численность;
  2. Подчиненность отдела в иерархии всего предприятия;
  3. Схему взаимодействия с другими структурными подразделениями организации.

В разделе «Общие положения» нужно отразить:

  • полное наименование данного структурного подразделения;
  • реквизиты документа, на основании которого отдел создан и действует;
  • порядок создания и ликвидации подразделения;
  • правовое и административное место подразделения в иерархической структуре предприятия;
  • перечень документов, которыми руководитель и сотрудники должны руководствоваться в своей деятельности;
  • порядок назначения на должность и снятия с нее руководителя.

Образец положения об отделе кадров (фрагмент), представлен ниже.

Положение об отделе кадров и другие документы, которые часто проверяют инспекторы

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Содержание раздела «Основные цели и задачи» положения об отделе определяется направлением деятельности данного подразделения. Так, например, в разделе «Задачи» положения об отделе бухгалтерского учета и отчетности можно будет указать:

  1. Организация первичного бухгалтерского учета и финансового учета хозяйственной деятельности предприятия;
  2. Обеспечение хозяйственной деятельности предприятия;
  3. Осуществление контроля за сохранностью имущества, денежных и иных материальных ценностей, их оптимальным расходованием, соблюдением режима экономии.

В положении о юридическом отделе в разделе «Задачи» будут такие пункты:

  1. Правовое обеспечение деятельности предприятия, юридическая защита его прав и интересов;
  2. Эффективное использование правовых инструментов для укрепления финансового положения предприятия, повышения производительности труда и улучшения экономических показателей его работы.

Справка

В перечень задач, указанных положении об отделе охраны труда в могут быть включены, например, такие:

  1. Обеспечение безопасности и охраны труда на предприятии;
  2. Контроль соблюдения требований и нормативов по охране труда, установленных на государственном и отраслевом уровне;
  3. Профилактика и предупреждение нарушения требований охраны труда;

Содержание раздела «Функции» определяется направлением деятельности конкретного отдела, а также производственной деятельностью предприятия, его отраслевой принадлежностью, численностью штата и пр. В положении об отделе делопроизводства данный раздел будет включать в себя, например, следующие функции:

  • организует делопроизводство на предприятии;
  • внедряет новые технологии работы с документами;
  • обеспечивает контроль своевременного исполнения документов.

При разработке положения об отделе информационных технологий в раздел «Функции» нужно будет включить:

  • изучение производственной, административной и организационной деятельности предприятия с целью определения путей и возможности автоматизации процессов;
  • участие в разработке технических заданий по созданию автоматизированных систем управления;
  • внедрение автоматизированных систем управления, обучение сотрудников, участие в эксплуатации и обслуживании.

К видам работ, которые должны будут выполнять сотрудники подразделения, описываемым в положении о производственно техническом отделе можно отнести, например:

  • подготовку производства (получение и составление проектной документации, получение разрешений на производство работ и пр.);
  • своевременное оформление и выдача рабочей документации;
  • осуществление технического и технологического надзора за производственными процессами.

В функционал, описываемый в положении об отделе продаж, можно включить:

  • анализ, прогноз и подготовка планов продажи;
  • участие в маркетинговых исследованиях и разработке ценовой политики;
  • контроль товарных запасов, хранящихся на складе.

Раздел «Права руководителя» положения об отделе содержит перечень полномочий, которыми наделяется руководитель подразделения для того, чтобы он мог эффективно исполнять свои обязанности и обеспечивать эффективное функционирование вверенного ему отдела.

 В разделе «Ответственность» нужно оговорить все виды  виды дисциплинарной, административной и др. ответственности, которая возлагается на руководителя подразделения при выполнении им трудовых обязанностей в соответствии с должностной инструкцией или трудовым договором.

Как утвердить положение об отделе

После того, как в подразделении будет разработан проект положения об отделе, документ нужно будет обязательно согласовать с теми подразделениями, взаимодействие с которыми в нем установлено. Кроме того, с проектом должны быть ознакомлены службы по персоналу, кадров, юридическая.

Это необходимо, чтобы исключить неточности в формулировках и избежать дублирования функций. Юристы, кроме того, проверят положение об отделе и на соответствие нормам действующих законов. Нормоконтроль положения может осуществить и служба делопроизводства. Это нужно проконтролировать еще и потому, что отсутствие обязательных реквизитов может лишить документ юридической силы. Приказ об утверждении положения об отделе издается только после того, как получены все визы согласования.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.