text
Секретариат

Развиваем проактивность и встречаем Новый год

  • 27 декабря 2017
  • 64

Осознанная реакция на события называется проактивностью. Как развить этот навык и использовать его при подготовке к Новому году, расскажем в статье.

Что такое проактивность?

Когда человек оправдывает все внешними причинами и перекладывает ответственность за неудачи на других людей или обстоятельства – он мыслит реактивно. Люди с таким мышлением часто используют фразы: «так вышло», «ну что я могу поделать», «выбора нет», «мне приходится» и др. Развиваем проактивность и встречаем Новый годВ итоге вся жизнь оказывается не прожитой, а случившейся. Как будто бы человек ничего в жизни не решал, события развивались не по его воле, он только наблюдал и реагировал. Нытье и недовольство жизнью – отличительная особенность реактивных людей.

Проактивность – это осознанная реакция на события по принципу «что я могу сделать, чтобы поменять это к лучшему». Человек осознает и понимает ценность своей жизни. Он ставит перед собой цели и следует им. Проактивные люди отличаются от реактивных тем, что не жалуются и не ищут оправданий. Они действуют и добиваются результатов. В сложных ситуациях ищут выход и первыми делают шаг, даже если нужно принять жесткое решение.

Реактивный тип мышления встречается чаще, чем проактивный. В отличие от проактивного человека, реактивный не создает события, а подчиняется им. Он тратит огромную энергию на жалобы и бесцельные разговоры. Поэтому у вас есть ощущение, что вам не хватает сил. Жизненную энергию необходимо беречь и преумножать. Когда вы прекратите жалеть себя и жаловаться на жизнь, почувствуете приток сил, научитесь мыслить позитивно и находить решения.

Как проактивно встретить Новый год

Конец года – самое напряженное время. Как секретарю и помощнику руководителя все успеть и дожить до Нового года без потерь? Ведь количество документов, дел и встреч зашкаливает. При этом надо сохранять самообладание, позитивный настрой, излучать спокойствие и уверенность в завтрашнем дне. Все это возможно при одном простом условии – Новый год нужно встречать проактивно. Легко сказать это опытным секретарям. А что делать новичку, у которого больше задач и вопросов, чем решений и ответов? Давайте вместе пройдем девять шагов развития проактивности и достойно завершим этот год.

Читайте также

Шаг № 1.

Разработайте план дел на конец года

В список дел внесите все задачи, которые нужно сделать в декабре: поездки, поручения, заказы, звонки. Отделите главные задачи от второстепенных, вычеркните неактуальные в этом году дела. Напротив каждого дела напишите время, необходимое для выполнения. Для этого удобно использовать чек-листы. В них можно разбить дела на категории.

Например, так:

  1. дела руководителя;
  2. документы – оформить, составить, проверить;
  3. звонки – клиентам, сотрудникам;
  4. письма – написать, оформить, отправить, разобрать;
  5. проконтролировать – поручения, документы;
  6. организовать – совещание, прием, командировку, доставку, отправку;
  7. поздравить – партнеров, сотрудников и т. д.

Шаг № 2.

Делегируйте трудоемкие процессы

Выделите самые трудоемкие и затратные по времени дела и процессы. Определите, что вы будете делать сами, а что можете делегировать. У кого-то это будет организация новогодних поздравлений для партнеров. Кому-то нужно помочь сформировать дела и сдать их в архив. Как вы можете упростить себе жизнь? Привлеките других специалистов: сотрудника архива, коллегу, которая подберет и доставит новогодние поздравления и подарки. Можно привлечь сотрудника вашей компании за дополнительную плату.

Определите потенциальных помощников и распишите зоны их ответственности (таблица 1 ниже). Подойдите к руководителю и попросите согласовать ваши действия. Помните, что вы останетесь в плюсе как в случае отказа, так и в случае согласования. Если руководитель одобрит ваши действия, вы получите возможность привлечь дополнительные ресурсы, откажет – застрахуете себя от невыполненных заданий. Руководитель обязательно запомнит, что вы его предупреждали, ему будет импонировать, что вы переживаете за дело. К тому же он может быть не в курсе вашей реальной загрузки.

Таблица 1. Кому делегировать новогодние поздравления и отправку подарков

Процесс

Кому делегировать

1

Сформировать предложения по новогодним подаркам

Внешнему подрядчику

2

Сверить адреса и должности поздравляемых, связаться с адресатом по дате и времени доставки

Другому секретарю, сотруднику кадровой службы, внешнему фрилансеру

3

Подготовить схемы транспортных маршрутов доставки поздравлений

Курьерской службе, сотруднику транспортного отдела

4

Разработать макет электронной открытки

Веб-дизайнеру, IT-специалисту

5

Отправить электронные открытки

Другому секретарю, сотруднику кадровой службы, внешнему фрилансеру

Шаг № 3.

Уточните новогодние планы руководителя

Заранее спросите руководителя, собирается ли он поехать отдыхать на новогодние праздники и, если да, нужна ли ему помощь в подборе тура. Чем раньше вам будут известны даты поездок шефа, тем удобнее расставить даты совещаний и встреч в конце года в календаре. Поездками может заниматься турагентство или лично вы.

Задайте руководителю вопросы:

  • кто будет контактировать с турагентом – он сам или вы;
  • когда нужно представить на согласование план поездки;
  • будет он заниматься оплатой или поручит вам;
  • какой состав выезжающих.

Когда вы получите ответы на все вопросы, проверьте, действительны ли документы руководителя и остальных выезжающих, не просрочены ли визы, корректны ли паспортные данные и имена в билетах. Турагент может что-то недоглядеть или ошибиться, лучше проверить все самой.

Если поездкой занимаетесь лично вы, после согласования плана выберите и предложите руководителю удобные варианты перелетов и гостиниц. Возможно, сразу потребуется оплатить билеты, гостиницу и трансфер. Сейчас это легко сделать напрямую на сайтах авиакомпаний и гостиниц.

Шаг № 4.

Спланируйте заранее обязательные совещания и встречи руководителя

Важно работать с руководителем в режиме онлайн, чтобы оперативно узнавать, какие совещания нужно перенести в зависимости от его возможностей и важности вопросов. Для этого: уточните у руководителя, какие обязательные поездки/встречи/совещания надо учесть в плане до конца года; какие дела можно перенести на следующий год.

Пример. На следующий год можно перенести: встречи с сотрудниками и партнерами, совещания, которые не требуют решения до конца года. Более точную информацию о том, что можно перенести, а что нет, обязательно согласуйте с руководителем.

Полезная статья: Дополнительные сведения о тренинге проактивности можно найти в статье "Как превратить минусы работы секретаря в плюсы".

Шаг № 5.

Набросайте личный план завершения года

Решите: поедете ли вы куда-то с семьей на новогодние каникулы – куда, когда? Купите заранее путевки, визы, билеты, забронируйте отель, приобретите подарки родственникам. Если вы остаетесь на праздники дома: заранее пригласите гостей, продумайте программу, купите или забронируйте билеты на мероприятия. План собственных мероприятий на новогодних каникулах позволит вам не разрываться между работой и личной жизнью. Объясните домашним и друзьям раннюю озабоченность новогодними планами тем, что потом вам будет просто некогда, и попросите перед праздником вас меньше отвлекать. Сэкономленное время и силы в декабре ценятся на вес золота!

Шаг № 6.

Обновите документы и подготовьте новые

В декабре многие документы нужно обновить, уточнить, скорректировать и подготовить к началу нового рабочего года.

Итак, до конца года нужно закрыть текущую номенклатуру дел и журналы регистрации документов, утвердить новую номенклатуру дел на основе действующей. Многие секретари и помощники готовят отчеты об объеме документооборота за год, об исполнительской дисциплине и годовой отчет по исполнению организационно-распорядительных документов (ОРД). Проведите аудит локальных актов по делопроизводству: инструкции по делопроизводству, должностных инструкций и др. Тогда вы войдете в новый год с актуальными, а не устаревшими или недействующими документами. Проверьте сроки действия договоров, доверенностей и приказов. Если вы отвечаете за заключение и учет договоров, проведите их аудит. Инициируйте экспертизу ценности документов.

Полезная статья: Как использовать навык проактивности при подготовке к Новому году рассказывается в статье «Как составить и оформить новогоднее поздравление для партнеров и клиентов».

Шаг № 7.

Заранее подготовьте предложения по новогодним подаркам

Предложения по новогодним подаркам многие компании, которые работают в этом направлении, рассылают заранее. В вашем распоряжении интернет-сайты, каталоги и презентации, которые вы можете показать руководителю. Он в спокойном режиме посмотрит и выберет то, что ему нравится. Сверьте базу ваших клиентов, которым будут отправлены презенты и поздравления, – их адреса и должности, продумайте нюансы доставки. Проверьте, не отправляли ли вы или ваша предшественница такой же подарок в прошлом году.

Продумайте, кого лично вы хотите поблагодарить в конце года за плодотворную совместную работу: это могут быть помощники руководителей других подразделений, дружественных компаний, ключевые для вас партнеры: турагентства, транспортные компании, курьерские службы и т. д.

Шаг № 8.

Заранее подготовьте корпоративные мероприятия

Помните, что хорошие площадки по привлекательным ценам заканчиваются с приближением Нового года. Начните просматривать предложения по организации корпоративов как можно раньше. Ведь от праздничной идеи до ее успешной реализации может пройти много времени, а руководителю желательно дать готовое предложение с цифрами и иметь в запасе время, чтобы доработать его. Многие секретари и помощники подготовились к корпоративу еще летом.

Мы же остановимся на варианте, когда вам поручили в кратчайшие сроки организовать камерный новогодний праздник с минимальными затратами. Проясните у руководителя следующие моменты: бюджет, состав приглашенных, будет ли фиксированная дата или она может меняться. Далее нужно выбрать идею праздника или придумать ее самой. Например, для идеи малобюджетного праздника подойдут такие варианты: капустник или концерт силами сотрудников компании; кулинарный поединок, караоке, квест.

Праздник будет удачным и вы не выбьетесь из сил, если привлечете к реализации идеи команду единомышленников. Проведите мозговые штурмы среди самых креативных сотрудников. Напишите вместе с инициативной группой сценарий, выберите ведущего и составьте тайминг мероприятия (таблица 2 ниже). Согласуйте все это с руководителем, получите его замечания, учтите их, составьте график подготовки к празднику в режиме обратного отсчета:

– 29 декабря 19.00 – новогодний корпоратив в офисе;
– 29 декабря 16.00 – установка оборудования;
– 29 декабря 15.00 – доставка в офис еды и напитков;
– 29 декабря 12.00 – доставка караоке в офис;
– 28 декабря 16.00 – генеральный прогон сценария;
– 21 декабря – утверждение сценария со всеми правками;
– 20 декабря – выбор еды и напитков;
– 1 декабря – подписание договора на обслуживание.

Таблица 2. Тайминг корпоративного мероприятия

Время

Что происходит

Нужны

19.00

Сбор гостей: 
– фото в масках или новогодних костюмах; 
– шампанское

Фотограф (или сотрудник с фотоаппаратом); маски или новогодние костюмы напрокат

19.30

Торжественная часть. Выступает руководитель или ведущий: 
– подведение итогов года; 
– награждение лучших сотрудников

Грамоты и призы

20.00

Приглашение гостей за стол: 
– ведущий поздравляет с Новым годом; 
– тост от руководителя компании; 
– поздравления от сотрудников

21.00–21.30

Появление Деда Мороза и Снегурочки, забавные конкурсы

Небольшие сувениры

21.30–23.30

Дискотека, танцы или караоке

Съемка видео

Режим обратного отсчета удобен, так как вы отталкиваетесь от самого главного – мероприятия. Например, оно должно пройти 29 декабря. С учетом этого вы составляете график и смотрите, где добавить день-два, а где время сократить.

Шаг № 9.

Договоритесь с шефом, как вы будете держать связь во время праздников

Проговорите, что вы не будете круглосуточно на связи. Это даст вам возможность расслабиться и отдохнуть. Безусловно, если у руководителя случится форс-мажор, понадобится ваше участие. Запаситесь координатами экстренных служб, организаций, которые организовывали поездки вашего руководителя, контактных лиц компании, кто будет на связи в праздники. Проговорите с партнерами, как вы будете работать в праздники, или сделайте электронную рассылку.

Тест на проактивность

Предлагаем пройти тест на проактивность. Его результаты помогут вам осознать свою позицию и внести в жизнь серьезные коррективы. Оцените утверждения в таблице по 10-балльной шкале. 10 баллов – вы полностью согласны с утверждением, 1 балл – абсолютно не согласны. Подсчитайте итоговое количество баллов. Если у вас 90–100 баллов – ваша проактивность на высоком уровне. Если 80–90 баллов – вы близки к идеалу. Меньше 80 баллов – нужно развивать проактивность.

Развиваем проактивность и встречаем Новый год

Читайте также

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.