Формуляр документа: как изменился состав реквизитов по новому ГОСТу

1506
Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. В статье рассказывается о новом стандарте оформления документов - ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Что такое формуляр документа

Любая деловая бумага в своем составе имеет ряд обязательных компонентов, которые имеют название "реквизиты". Государственный стандарт, регламентирующий термины и определения, дает реквизиту документа такое определение: "обязательный элемент оформления официальной деловой бумаги".Формуляр документа: как изменился состав реквизитов по новому ГОСТу

Наименование деловой бумаги (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция и т.д. - это реквизиты деловых бумаг.

Разным видам деловых бумаг присущ свой определенный набор реквизитов, который может существенно отличаться. Количество и характер реквизитов, входящих в состав разных бумаг, детерминируется целевым назначением бумаги, требованиями к ее содержательной части, стандартами оформления и методикой документирования.

К другими признакам, которые могут характеризовать деловую бумагу, кроме реквизитов, являются оригинальность, подлинность, физическое состояние деловой бумаги, формат, способ изготовления деловой бумаги и ряд других.

Как правило, для большинства документов состав реквизитов строго ограничен. Служебная деловая бумага является недействительной, если в ней отсутствуют или неверно указаны какие-либо реквизиты.

Законодательные и нормативные акты регламентируют набор элементов, которые в обязательном порядке должны присутствовать на деловых бумагах, которые выдаются государственными законодательными и исполнительными органами. В качестве примера таких документов, можно привести свидетельство о рождении, паспорт, диплом, трудовую книжку и др.

Формуляр документа - набор и последовательность расположения элементов, присущих данному виду деловой бумаги.

Типовой формуляр документа - формуляр, относящийся к конкретному виду документа, например, формуляр акта, формуляр приказа, формуляр заявления. Например, формуляр заявления включает в себя такие реквизиты: адресат, автор, указание вида деловой бумаги (заявление), текст, подпись, дата.

Первые стандарты деловых бумаг, определяющие форму и размещение элементов, появились в нашей стране еще в 20-е годы ХХ века, когда были инициированы работы по унификации и стандартизации государственных деловых бумаг. Утвержденные тогда стандарты были актуальны до начала 40-х гг. В 60-е гг ХХ века мероприятия по утверждению стандартов деловых бумаг были возобновлены.

В1965-1975 гг. разработаны стандарты, устанавливающие требования к отдельным системам документации, применяемым в сфере управления (внешнеторговой, внутриторговой, организационно-распорядительной, первичной, учетной и др.).

В основу унификации и стандартизации был положен принцип общей модели построения документов. Такие графические модели или схемы построения образцов документов получили название "формуляров-образцов".

Формуляр-образец - это совокупность расположенных в определенной последовательности элементов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Проектируется формуляр-образец на конструкционной сетке, соответствующей параметрам пишущих машин и расположенной на стандартном формате бумаги А4 (210 х 297 мм). На основе формуляра-образца бланки документов строятся с учетом межстрочных интервалов и шага письма пишущих машин.

Расположение элементов всегда в одном и том же месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, применить метод однократной записи.

Читайте также:

Что нужно знать о новом ГОСТе формуляра документа

С 1 июля 2017 г. вводится в действие новый национальный стандарт по оформлению документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Разрабатывал ГОСТ Р 7.0.97-2016 ВНИИ документоведения и архивного дела. Стандарт принят приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. ГОСТ Р 7.0.97-2016 разработан взамен ГОСТ Р 6.30-2003.

Основная задача при разработке новой редакции стандарта по оформлению документов – сохранить основы предыдущего стандарта, ввести в новую версию только те изменения, которые действительно актуальны в практике документирования.

Справка

Зачем нужен новый ГОСТ 

Старый ГОСТ Р 6.30-2003 был принят и введен в действие Госстандартом России в 2003 г., то есть он действует уже более 13 лет. За это время практика документирования ушла вперед, и возникла необходимость изменения стандарта. Произошли изменения в нормативной базе делопроизводства и в технологиях работы с документами. Расширилась сфера использования электронных документов, что, безусловно, должно быть отражено в стандарте.

Какой статус у стандарта

ГОСТ Р 7.0.97-2016 является национальным стандартом. Он предназначен для добровольного и многократного применения организациями в соответствии с Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». При этом национальный стандарт нельзя рассматривать как документ рекомендательного характера. Принцип добровольности применения стандартов означает, что если организация решила принять стандарт, то он становится для нее обязательным документом, то есть фактически приобретает нормативный характер.

На какие документы распространяется ГОСТ

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др., в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.

Какую информацию вы найдете в ГОСТе

ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет состав элементов документов и правила их оформления; виды бланков, состав элементов бланков, схемы расположения элементов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

Как изменился состав реквизитов нового формуляра документа

По количеству элементов старый и новый ГОСТы не различаются – их 30 (сравнительная таблица здесь). Изменился состав реквизитов: часть элементов не вошла в новый ГОСТ, появились новые реквизиты, есть реквизиты, названия которых изменились, и реквизиты, названия которых были уточнены (схемы 1–4 и образцы ниже).

Формуляр документа: как изменился состав реквизитов по новому ГОСТу

Схема 1. Новые реквизиты ГОСТ Р 7.0.97-2016

Формуляр документа: как изменился состав реквизитов по новому ГОСТу

Схема 2. Реквизиты, которые не вошли в ГОСТ Р 7.0.97-2016

Формуляр документа: как изменился состав реквизитов по новому ГОСТу

Схема 3. Реквизиты ГОСТ Р 7.0.97-2016, названия которых изменились

Формуляр документа: как изменился состав реквизитов по новому ГОСТу

Схема 4. Реквизиты ГОСТ Р 7.0.97-2016, названия которых были уточнены

Образец. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланк

Формуляр документа: как изменился состав реквизитов по новому ГОСТу

Скачать образец

Реквизиты:
01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования); 02 – эмблема; 03 – товарный знак (знак обслуживания); 04 – код формы; 05 – наименование организации – автора; 06 – наименование структурного подразделения – автора деловой бумаги; 07 – наименование должности лица; 08 – справочные данные об организации; 09 – наименование вида деловой бумаги; 10 – дата; 11 – регистрационный номер; 12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившей деловой бумаги; 13 – место составления (издания); 14 – гриф ограничения доступа; 15 – адресат; 16 – гриф утверждения; 17 – заголовок к тексту; 18 – текст; 19 – отметка о приложении; 20 – гриф согласования; 21 – виза; 22 – подпись; 23 – отметка об электронной подписи; 24 – печать; 25 – отметка об исполнителе; 26 – отметка о заверении копии; 27 – отметка о поступлении; 28 – резолюция; 29 – отметка о контроле; 30 – отметка о направлении в дело (синим цветом отмечены новые реквизиты).

Образец. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Формуляр документа: как изменился состав реквизитов по новому ГОСТу

Скачать образец

Образец. Письмо с реквизитами, оформленными по ГОСТ Р 7.0.97-2016 

Формуляр документа: как изменился состав реквизитов по новому ГОСТу

Скачать образец   

Образец. Копия приказа для представления в другую организацию с реквизитами, оформленными по ГОСТ Р 7.0.97-2016

Формуляр документа: как изменился состав реквизитов по новому ГОСТу

Скачать образец

Оформление каких реквизитов изменилось

Изменилось оформление реквизитов: «Дата деловой бумаги», «Адресат», «Гриф утверждения деловой бумаги», «Текст деловой бумаги», «Отметка о приложении», «Гриф согласования деловой бумаги», «Подпись», «Печать», «Отметка об исполнителе», «Отметка о заверении копии». Рассмотрим наиболее значимые изменения (таблица ниже). Оформление остальных элементов не изменилось.

Таблица. Реквизиты, оформление которых изменилось  

Формуляр документа: как изменился состав реквизитов по новому ГОСТу

Подведем итоги

Национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 нельзя рассматривать как документ рекомендательного характера. Если организация решила принять стандарт, то он становится для нее обязательным документом.

Изменился состав реквизитов по сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003: часть элементов не вошла в новый ГОСТ, есть реквизиты, названия которых изменились, и реквизиты, названия которых были уточнены. Десять реквизитов оформляем по-новому!

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 появились четыре абсолютно новых реквизита: наименование структурного подразделения – автора деловой бумаги, наименование должности лица – автора деловой бумаги, гриф ограничения доступа к документу, отметка об электронной подписи.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» -
      портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Справочник секретаря и офис менеджера».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль