Закон об архивах: основной регламент в делопроизводстве

204
Для коммерческих компаний создание архивов является правом, но не обязанностью. Однако, если архив решено создать, правовым основанием его работы станет федеральный закон об архиве и архивном деле.

Для чего необходим закон об архиве и архивном деле

Деятельность любой организации независимо от формы ее собственности и характера производства сопровождается и подтверждается документами. Документы являются основанием для исполнения любых управленческих решений, принимаемых в производственной, организационной и хозяйственной сферах деятельности компании. Закон об архивах: основной регламент в делопроизводствеЕстественно, что важным вопросом является обеспечение сохранности документов, не только текущих, еще участвующих в документообороте предприятия но уже сданных на хранение в архив. Вопросы формирования архивов и разграничения собственности на архивные документы как раз и регулирует федеральный закон об архивном фонде и архивах.

Полное наименование этого документа: Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004. Это основной регламент, которым организация должна руководствоваться независимо от того, решила ли она передавать свои документы на хранение в сторонний архив или же хранить их у себя, в собственном архиве.

Закон об архивах РФ содержит много положений, которые были введены впервые и позволили адаптировать нормы архивного законодательства с уже действующими нормами российских законов. В частности, им были разграничены предметы ведения архивов и полномочия между архивами государственного, регионального и муниципального подчинения.

Правовые особенности закона об архивах

Федеральные законы архивов, действовавшие до того, как был принят закон № 125-ФЗ, в частности, «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», принятые в июле 1993 г., устарели после того, как в декабре этого же года была принята новая Конституция Российской Федерации.

Кроме того, в ранее действовавших не было разделения собственности на документы, хранящиеся в архивах. Закон об архивах РФ уже вводит такое понятие, как архивные документы, находящиеся:

  • в государственной собственности;
  • собственности субъекта Федерации;
  • в муниципальной собственности;
  • частной собственности.

Обратите внимание: закон об архивах содержит норму, на основании которой запрещена приватизация документов, которые находятся в государственной, региональной и муниципальной собственности.

Еще одним правовым нюансом, характеризующем закон об архиве, является подразделение хранящихся в архивах документов на два типа:

  1. документы действующих предприятий-фондообразователей;
  2. документы ликвидированных предприятий-фондообразователей.

Кроме того, закон об архив деле устанавливает норму, ранее в архивном праве не применяющуюся: федеральные органы государственной власти, расположенные в субъектах Федерации, свои архивные документы могут хранить в региональных архивах только на основании соответствующих договоров.

И еще одна принципиально новая особенность закона об архивах: в нем содержится отдельная статья «Обязанности органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц по комплектованию государственных и муниципальных архивов». По сути, это дополнение к Гражданскому кодексу РФ которым регулируется порядок действий с документами, хранящимися в архивах организаций в случаях, когда происходит их реорганизация или ликвидация.

Читайте также:

Как закон об архивах регулирует необходимость создания собственных архивов предприятий

Согласно п. 2 ст. 13 закона об архиве и архивном деле от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, хранение документов каждая организация может организовать самостоятельно, создав свой собственный архив. Это означает, что по истечение очередного календарного года каждое структурное подразделение будет формировать дела в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной в организации, и передавать их в архив на хранение. Так, например, бухгалтерия или отдел кадров могут передавать дела с документами, имеющими, согласно законодательству, предельные сроки хранения, определяемые в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

При этом, для государственных и муниципальных учреждений, организаций и предприятий создание архивов является обязанностью. Но организация архива для коммерческого предприятия является, согласно закону об архивах РФ, правом, а не обязанностью. Поэтому коммерческие компании могут не создавать собственные архивы, а передавать архивные документы на постоянное хранение  в госархивы или муниципальные архивы.

Последние поправки, внесенные в закон об архивах

Как и всякий правовой акт, закон об архивах РФ постоянно корректируется в соответствии с теми изменениями, которые обусловлены практикой его применения и поправками, вносимыми в законодательство в целом.

Так, 2 марта 2016 года в закон об архивах была добавлена новая статья 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу». Статьей определяются сроки хранения кадровых документов по личному составу организаций.

Справка

Согласно ей, эти документы должны храниться:

  1. 75 лет, в случае, когда они были разработаны до 1 января 2003 года;
  2. либо 50 лет, если они были разработаны позже.

Кроме того, согласно поправкам в закон об архивном фонде и архивах, вступившим в действие  с 18 июня 2017 года, сроки хранения архивных  документов по личному составу, завершенных в делопроизводстве до 1 января 2003 года и после этого, не зависят от того, где хранятся эти дела. Начинается исчисление сроков хранения архивных документов, вне зависимости от того места, где они хранятся, с 1 января года, следующего за тем, в котором они были завершены в делопроизводстве.

Продолжительность сроков хранения в 50 и 75 лет, установленная новой редакцией закона об архивах, не относится к тем кадровым документам по личному составу, сроки хранения которых установлены Перечнем № 558. К таким документам-исключениям относятся, в том числе, графики отпусков, переписка по кадровым вопросам, объяснительные записки и пр.

Закон об архивах и хранение электронных документов

Такого понятия, как «электронный документ» в законе об архивном фонде и архивах нет. В вопросах создания архивов электронных документов следует руководствоваться Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Согласно п. 4.13 этих Правил, процесс передачи на хранение в архив предприятия документов в электронных форматах, можно разбить на несколько этапов:

внешний осмотр, проверка физического состояния и исправности носителей, на которых хранятся электронные документы;

запись электронных документов на архивные машинные носители;

проверка качества и полноты архивной записи;

формирование и проставление шифров архивного хранения на футлярах и конвертах единиц хранения;

создание описания электронных документов, составление описи и подготовка полного комплекта сопроводительной информации.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» -
      портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Справочник секретаря и офис менеджера».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль