Секретариат

Внутренние коммуникации: технологический и психологический аспект

  • 5 января 2018
  • 502

В статье рассказывается, как использовать современные технические средства и знание психологии коллектива при построении системы внутренних коммуникаций компании.

Как провести анализ существующей системы внутренних коммуникаций

Проанализируйте, как технически осуществляется общение между коллегами, с использованием каких каналов коммуникаций. Посмотрите, какие каналы работают и как. Какие из них сотрудники используют с удовольствием и почему, какие считают неактуальными. Внутренние коммуникации: технологический и психологический аспектГде появляется переизбыток информации? По какой причине? Кроме того, выявите психологические факторы. Проведите мероприятия, которые помогут поддержать позитивный климат в коллективе, не дать ему развалиться.

Исходя из этого, выработайте комплекс мер. Он позволит, с одной стороны, убрать лишние каналы коммуникаций. Это поможет оптимизировать поток информации и сделать процесс общения менее формальным и обременительным для работников. С другой стороны, изменить формат коммуникаций, что поможет возобновить интерес сотрудников к каналам связи, позволит им получать информацию адресно. Она будет поступать тому, кому предназначена. Таким образом, Вы сможете снять напряжение у работников, не допустите того, чтобы они совсем перестали общаться и обмениваться информацией.

Перестаньте делать страшилку из электронной почты. Не ставьте в копию всех ответственных лиц подряд

Ставьте в копию письма только тех людей, кто имеет прямое отношение к вопросу. Указывать большое количество адресатов можно не тогда, когда хотите напугать или «ускорить» коллегу упоминанием фамилии его босса в копии письма, а когда Вам не хватает административного ресурса. Например, Вы не хотите принимать единоличное решение по сокращению затрат на обучение топ-менеджеров.

ПРИМЕР

В консалтинговой компании проведение совещаний традиционно занимало много времени. Иногда они шли несколько часов. Но в последнее время работники стали жаловаться HR-директору на то, что слишком много времени у них уходит на подготовку совещаний. Надо было найти в электронной почте письма, в которых указана повестка дня, затем войти в систему электронного документооборота, зарегистрироваться на дату проведения совещания. Посмотреть протокол предыдущего собрания, вспомнить, какие были приняты решения. Позвонить коллегам, выяснить состояние дел. Затем написать и разослать письма ответственным лицам, чтобы понять, какие вопросы решены, какие нет. Собрать информацию по повестке дня к следующему совещанию.

HR-директор понял, что этот инструмент общения перестал быть эффективным. Нужно было найти новое решение. Глава службы персонала предложил использовать видеоконференц-связь для совместной работы над документами при подготовке к совещанию и непосредственно его проведению. Теперь не требовалось отыскивать письма и заранее регистрироваться в качестве участника, а также присутствовать лично на совещании. Сотрудники могли просматривать и редактировать необходимые материалы одновременно: действия каждого из них видели все участники конференции, параллельно они обсуждали рабочие задачи и принимали решения по новым вопросам. Такие изменения позволили ускорить процесс обработки и анализа информации, улучшить взаимодействие между руководителями подразделений, в том числе удаленных.

Живая лента интрасети как инструмент внутренних коммуникаций

Живая лента будет открывать на экране компьютера в виде всплывающих окон только те сообщения, тематику которых задал сам работник. Он сможет отвечать на вопросы коллег, адресованные ему, в двух-трех словах, телеграфным стилем. Сотруднику не придется каждый раз, как это следует при работе с электронной почтой, открывать сначала сообщение, прочитывать его текст, потом открывать прикрепленные файлы и знакомиться с их содержимым. Словом, перелопачивать большие массивы информации, чтобы найти то, что нужно. Потом писать ответ по форме, которую требует деловая переписка, прикреплять файлы и ставить в копию адреса коллег. Тратить время на поиск этих адресов.

Используйте фишки, чтобы дать работникам отдохнуть от привычных инструментов общения.

Отмените на один день работу электронной почты. Пусть все подходят друг к другу и обмениваются стикерами. Предварительно снабдите офис стильными красочными наклейками. Отмените на неделю формальный стиль проведения совещаний. Пусть это будет совместное чаепитие с обсуждением насущных вопросов. Или неформальное собрание на мягких напольных креслах.

Читайте также:

Интрасеть позволит работникам отказаться от электронной почты. Ведь не секрет, что персонал зачастую перегружен письмами. И это несмотря на то, что во многих компаниях существуют правила работы с электронной почтой (см. фрагмент инструкции ниже). Сотрудники перестанут тратить время на то, чтобы читать письма, которые им неинтересны. Общение между работниками станет менее формализованным.

Внутренние коммуникации: технологический и психологический аспект

Например, юридическая компания Bennett Jones LLP предложила персоналу пользоваться живой лентой интрасети вместо привычной корпоративной почты, чтобы обсуждение рабочих вопросов проходило проще и легче. Режим «умного слежения» позволил сделать так, что сообщения ленты поднимаются наверх только для тех событий, в которых работник является автором, получателем или упомянут в тексте. Интрасеть помогла сократить количество отправляемых писем на 50%, упростить работу с задачами, прямо из живой ленты отправлять сообщения коллегам и вкладывать в них свои файлы. Вовлеченность в получение информации по рабочим вопросам повысилась.

Корпоративные чаты в системе внутренних коммуникаций

Корпоративные сети дают возможность устранить ненужные формальности и лишние барьеры в общении, стереть границы субординации, которые мешают решать рабочие вопросы сразу, минуя долгую деловую переписку и отчеты.

В корпоративных сетях большинство людей выглядят проще и человечнее, чем в жизни. Работнику легче написать малознакомому коллеге личное сообщение, чем прямо подойти к нему с вопросом. Чаты дают возможность легко обратиться и к вышестоящему руководителю. Обычно начальники не афишируют свой e-mail, их телефон постоянно занят. Сотрудникам часто говорят: «От них ничего не допросишься!» Социальная сеть дает возможность оперативно получить обратную связь по конфликтной ситуации или вопросу, который требует личного участия руководителя.

Например, компания Siemens использует программу Yammer для общения работников в формате чата. Эта Twitter-подобная платформа разработана для организации диалогов при обсуждении рабочих вопросов. Таким образом, происходит быстрый поиск экспертизы и обмен знаниями между работниками. Люди просто экономят время за счет того, что не отвлекаются на совещания, быстрее находят нужную информацию, документы, коллег по конкретным производственным вопросам. Можно легко организовать мозговой штурм одновременно для штатных и удаленных работников. Взаимодействие персонала ускоряется и упрощается. Сеть обеспечивает дополнительную нематериальную мотивацию: сотрудники проявляют себя как эксперты внутри организации, показывают и развивают свои компетенции.

Справка

Чтобы избежать информационного перенасыщения, разработайте план коммуникаций на год

Ирина ПЕТРОВА, директор по работе с персоналом Coca-Cola HBC Россия

Внутренние коммуникации: технологический и психологический аспект

Такой подход помогает упорядочить потоки информации. Перед разработкой плана определите, какую проблему сможет решить компания с помощью внутренних коммуникаций. Обратите внимание, на какие группы целевых аудиторий будут направлены инструменты передачи информации. Какая информация важна каждой группе? Задействуйте те каналы коммуникаций, которые помогут наиболее эффективно донести нужные сообщения. Привлекайте все ключевые отделы к участию в разработке. Определитесь с бюджетом, чтобы реализовать план. И самое главное, разработайте показатели эффективности общения. В нашей компании мы проводим два исследования: вовлеченности сотрудников и развития внутренних коммуникаций. Ответы сотрудников помогают оценить нашу результативность и динамику в этих областях.

Единое окно доступа ко всем каналам внутренних коммуникаций

Благодаря единому окну сотрудники могут подключаться к корпоративной сети с одного устройства, будь то мобильный телефон, ноутбук или компьютер. Они могут легко выходить туда, куда им нужно, в поисках информации, участвовать в видеоконференциях, переписываться по почте, общаться по телефону. Более того, в UC-решение можно интегрировать систему записи видео, чтобы потом запись (например, видеоконференции) можно было просмотреть повторно, когда у сотрудника будет время и нужный настрой. Все средства связи становятся доступны на одном устройстве. Сотрудникам становится проще общаться и решать рабочие вопросы.

Справка

Определите, какую информацию больше всего ждут сотрудники. Пусть управленцы дадут им обратную связь

Алла ПИСКУНОВА, HR-директор компании «ЛГК-логистика»

Внутренние коммуникации: технологический и психологический аспект

Исследования внутренних коммуникаций показывают, что большинство сотрудников хочет обладать полной информацией о планах компании, собственной роли в реализации этих планов и личной выгоде. Если эти вопросы остаются без ответа, то внутренние коммуникации только отнимают время. Сотрудникам важна обратная связь. Однако не все руководители позволяют работникам задавать вопросы. Еще меньше управленцев хотят отвечать на них. Следите за тем, чтобы внутренние коммуникации не превращались в «игру в открытость», когда руководство устраивает опросы или форумы, но все это делает с целью только «выпустить пар».

Разрешите руководителям самим решать, где проводить корпоративные мероприятия для подчиненных

Благодаря этому Ваши сотрудники перестанут участвовать в масштабных корпоративах, которые проводятся в рамках всей компании. От них люди устают, чувствуют себя неуютно. Им хочется повеселиться меньшим составом. Пусть сотрудники внутри каждой команды выбирают большинством голосов, куда им вместе сходить. Многих демотивирует, когда за них эти вопросы решает компания.

Хороший руководитель всегда определяет особенности психологического климата внутри коллектива, знает интересы подчиненных и сам понимает, насколько часто надо собираться. Иногда это – раз в квартал, иногда чаще. Поход в пиццерию, боулинг, совместный поход на выставку – отличные инструменты командообразования для небольшого коллектива.

Лучше, чем принудительные выездные тренинги по тимбилдингу. Это уже адресная нематериальная мотивация. Сотрудники могут спокойно расслабиться в окружении единомышленников. Ведь на этом празднике не будет чужих или посторонних.

Чтобы сотрудники не прекратили общаться вообще, создайте группы по интересам на портале

Предоставьте каждому желающему сотруднику открыть свою группу по интересам, с учетом его хобби. Эта возможность позволит всем по-новому взглянуть на коллег, к которым уже привыкли, с которыми встречаются в офисе каждый день. Создайте на интранет-портале такой информационный раздел, как «Группы по интересам», где сотрудники будут подписываться на группы (спорт, изучение иностранных языков, путешествия). Это не даст коллективу развалиться. Компания не будет навязывать сотрудникам общение, как раньше. Они сами будет выбирать, с кем им общаться на интересующие их темы. Тем более, что общение будет носить неформальный характер. Сотрудники из разных подразделений, которые раньше были незнакомы друг с другом, познакомятся и сблизятся. Возможно, у них появятся новые общие интересы и темы для бесед.

ПРИМЕР

В компании «Домодедово» довольно популярен у сотрудников такой раздел интранета, как «Объявления». Чаще всего это покупка/продажа, аренда квартир. Для коллег обычно все продают дешевле или даже отдают просто так. Очень часто сотрудники заходят и на такой раздел, как «Ищу попутчика». Ведь ехать в аэропорт на работу долго и дорого, может, кто-то живет рядом, добирается на собственном автомобиле и может подхватить коллегу по пути.

Любимым разделом сотрудников текстильной компании «Неотек» является сервис «Спасибо». Каждый сотрудник может сказать электронное спасибо своему коллеге. Это признак хорошего тона, когда человек помогает своему сослуживцу зайти на страницу коллеги в корпоративной социальной сети и щелкнуть мышкой на кнопку «Спасибо» под аватаркой. Затем один раз в год на новогоднем корпоративном мероприятии вручается приз в номинации «Самый любимый сотрудник». Тому, кто набрал наибольшее количество благодарностей от сотрудников за год.

Как подготовить коллектив к переменам

Разъясните руководителям суть изменений. Снимите видеоролик

Благодаря этому топ-менеджеры воспримут перемены с позитивом. Объясните управленцам, что теперь обмениваться информацией они будут по-новому. Суть изменений во внутренних коммуникациях доведите до сотрудников не с использованием старых форматов, а с помощью видеоролика. В отличие от презентации, которая займет в лучшем случае час времени, видеоролик за 3–5 минут поможет ярко изложить, как новые каналы связи помогут снизить информационную перегрузку сотрудников, упростить построение контактов внутри компании.

Для начала проработайте сценарий ролика. Пусть ключевая идея для целевой аудитории звучит следующим образом: «В компании есть много информации, но к тебе будет приходить только то, что нужно тебе, и приходить быстрее!» Не растягивайте время ролика. Постарайтесь искренне ответить на вопросы руководителей, показать решение конкретных задач. Четко и однозначно скажите о том, что Вы предлагаете: вместо переписки – живую ленту интрасети, вместо ненужных совещаний – работа с проблемой там, где она возникла, вместо длинной цепочки – общение в корпоративной социальной сети. Это поможет понять выгоду от перемен и донести ее до подчиненных.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.