Акт о списании материальных запасов - ф. 0504230: изучаем нюансы применения

156
Акт о списании материальных запасов ф. 0504230 должен оформляться на предприятии в силу требований Минфина РФ. В статье рассматриваются нюансы оформления и применения данного документа.

В каких случаях требуется списание материальных запасов

В современном делопроизводстве существует три базовых процедуры списания материальных запасов:Акт о списании материальных запасов - ф. 0504230: изучаем нюансы применения

  • списание материальных запасов в существующее производство. Данный порядок регламентирован п.98 приказа Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н;
  • списание материальных запасов, в отношении которых ведется специальный учет, в существующее производство, согласно п. 107 того же приказа;
  • списание материальных запасов в силу их выбытия (пп. 124-126 приказа№ 119н).

Все вышеуказанные процедуры оформляются документально с помощью специальных актов. Форма этих документов не закреплена законодательно, поэтому организация может разработать ее самостоятельно. На практике, однако, чаще всего используют уже готовые, унифицированные формы этих актов. Таких форм две:

  • форма № 0504230;
  • форма № 230.

Остановимся на специфике использования этих форм и нюансах оформления данных деловых бумаг более подробно.

Читайте также:

Как оформить списание материальных запасов с помощью форм № 0504230 и № 230

Единая стандартная форма акта о списании материальных запасов № 0504230 введена в оборот приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Вы можете использовать ее для документального оформления любой из перечисленных выше процедур списания материальных запасов.

В частности, она позволяет:

Произвести оформление списания материальных запасов в действующее производство путем отражения названия, количества, цены, суммы и номера (шифра) указанных запасов (на основании п. 98 приказа №119н);

Произвести оформление списания материальных запасов по причине их выбытия путем отражения:

  • наименований указанных запасов, перечисления их отличительных свойств, количества, причин, по которым осуществляется списание данных запасов, а также дополнительные сведения о произведенных взысканиях с лиц, виновных в списании;
  • данных о реальной себестоимости, сроках хранения,  дате, когда были получены материальные запасы и т.д.

Произвести оформление списания материальных запасов, стоящих на особой учете путем отражения:

  • сведений о фактах перемещения запасов, их расходов, в т.ч. о фактах экономии средств или их перерасходе;
  • сведений об остатках материальных запасов по состоянию на начало отчетного периода и его окончание (данная форма отчета может быть дополнена необходимыми полями).

Наряду с действующей ныне формой № 0504230 продолжает использоваться другая стандартная форма - №230. Она была утверждена приказом Минфина РФ от 30.12.1999 № 107н. Несмотря на то, что сам приказ утратил силу,  форма, которая была им введена и утверждена, продолжает функционировать. В частности, сферой ее применения является:

  • составление актов,  оформляющих факт списания материальных запасов в производство;
  • составление актов, оформляющих факт списания особым образом учитываемых материальных запасов или списания их в силу выбытия. В этом случае в форму документа добавляются специальные поля.

Образец акта о списании материальных запасов представлен ниже:

Акт о списании материальных запасов - ф. 0504230: изучаем нюансы применения

Дополнительные сведения о форме акта списания материальных запасов можно найти в статье по ссылке.

Как секретарю составить и оформить акт

Работа различных комиссий в организации отражается в актах.

Факты, которые были установлены рядом лиц или события, которые имели место быть и подтверждены показаниями свидетелей, фиксируются в документах данного вида. Деловые бумаги подобного назначения составляются также по результатам ревизионных инспекций деятельности предприятия или его конкретных структурных подразделений, а также результатов работы определенных должностных лиц, при осуществлении приема и передачи дел, сдачи объектов в эксплуатацию и в ряде других случаев, например, при подготовке документов к передаче в архив, списанию или уничтожению в установленном порядке.

Далее мы подробно рассмотрим порядок составления актов на предприятии, нюансы их подготовки и оформления.

Справка

Какие акты составляют в организации

Среди разновидностей актов встречаются: акт приемки-сдачи: работ, оборудования, материальных ценностей, документов; обследования: состояния техники безопасности, акт списания материальных запасов и др.

Некоторые разновидности данных деловых бумаг имеют унифицированную форму, например акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Однако большинство этих документов составляют в произвольной форме или по рекомендательным формам, которые были разработаны во ВНИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Какие реквизиты включает формуляр акта

Акты составляют на бланках, которые включают реквизиты бланка конкретного вида документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30–2003. Акты, в которых документируют проверочные мероприятия, утверждаются руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Формуляр акта включает реквизиты:

  • название предприятия,
  • название деловой бумаги,
  • дата события, ставшего предметом акта,
  • регистрационный номер,
  • место составления документа,
  • гриф утверждения – при необходимости,
  • заголовок к тексту,
  • текст,
  • отметка о наличии приложения – при необходимости,
  • сведения о количестве составленных экземпляров акта,
  • подписи,
  • визы ознакомления,
  • отметка о получении экземпляра акта заинтересованным должностным лицом,
  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Заголовок грамматически согласовывается со словом «акт» с предлогом «о»/«об» или без предлога:

  • об отсутствии на рабочем месте;
  • о несчастном случае на производстве;
  • проверки финансово-хозяйственной деятельности;
  • списания материальных ценностей.

Датой является дата составления. Если проводили проверку, в тексте документа указывают ее дату или период времени:

«В период с 13.02.2018 по 17.02.2018 комиссия провела проверку хранения материальных ценностей на …».

Текст состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Во вводной части дается указание на название документа,  согласно которому была создана комисси, указывается его номер и дата. В других случаях это может быть название деловой бумаги, ее номер и дата издания, на основании которой проводятся мероприятия, зафиксированные актом или послужившие основанием для его составления.

Затем в преамбуле приводится состав комиссии, где должны быть указаны инициалы, фамилия и должность председателя, а также ФИО и должности всех членов комиссии.

Пример. Согласно сложившейся практике, фамилии лиц, входящих в состав комиссии, сортируют либо по алфавиту,  либо по иерархии должностей. Нумерация списка осуществляется арабским цифрами с точками. Интервал списка - полуторный. Если при проведении мероприятия присутствуют лица, не являющиеся членами комисси, они также должны быть указаны в преамбуле к акту.

Обратите внимание! Раздел "Основание" является той частью данной деловой бумаги, который отличает ее ото всех других документов. В данном разделе должны быть перечислены причины, в силу которых данная бумага была составлена, обязательно приведены сведения о количестве экземпляров акта и местонахождении каждого из них. Обратите внимание также, что документ должен быть подписан не только председателем комиссии, но и всеми ее членами.

В той части текста, которую принято называть "констатирующей", дается изложение целей, задач и характера работы, проведенной комиссией. Здесь же должны быть зафиксированы факты, которые были установлены, сделаны выводы о результатах, которые были получены, а также даны предложения по устранению недостатков, если такие были выявлены. Изложение текста дается от третьего лица единственного числа - "комиссия выявила".

Количество экземпляров данной деловой бумаги определяется потребностями инстанций и должностных лиц, которые в этом заинтересованы. В конце текста должны быть помещены сведения о количестве экземпляров и их физическом местонахождении. 

Еще один нюанс, на который следует обратить внимание - акт должен быть подписан сотрудниками, принимавшими участие в его составлении, но при это должны быть указаны не должности сотрудников, а их обязанности, как членов комиссии - председатель, член комиссии. После того, как деловая бумага подписана всеми членами комиссии, он считается принятым и вступает в силу.

Справка: какие акты часто составляют в делопроизводстве организации

Вы получили корреспонденцию, у которой есть приложение, а приложенные к сопроводительному письму документы представлены не в полном объеме. Или еще вариант: на адрес организации ошибочно высланы документы, не относящиеся к сопроводительному письму о них. После вскрытия такой корреспонденции пригласите незаинтересованных свидетелей и составьте акт проверки полученных документов.

Вам поручили оформить, как была проведена проверка деятельности структурного подразделения организации. Например, проверку деятельности делопроизводственного подразделения проводят регулярно – раз в год или полугодие. Проверку проводит комиссия, в состав которой могут входить специалист по управлению персоналом, экономист и бухгалтер организации. Председатель – руководитель организации или его заместитель.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» -
      портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Справочник секретаря и офис менеджера».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль