text
Секретариат

Справочник сотрудника-2018: новые ответы на старые вопросы

  • 9 января 2018
  • 2233

Справочник сотрудника дает ответы на ключевые вопросы, связанные с новым местом работы. Актуальное обновление базы данных ответов на вопросы сотрудников-2018 дается в настоящей статье.

Какую информацию об организационной структуре компании нужно включить в справочник сотрудника

Может ли отдел состоять из одного начальника этого отдела?

У нас небольшая организация, и есть отделы, в которых работает по одному человеку. Если работник – руководитель, должны ли быть в отделе подчиненные?
Марина Осеева, ведущий специалист по кадрам (г. Тверь)

Формально Трудовой кодекс не запрещает работодателю создавать структурные подразделения, которые состоят только из одного работника, в частности руководителя отдела. Вместе с тем должность «руководитель» предполагает руководство подчиненными. Справочник сотрудника-2018: новые ответы на старые вопросыНапример, Квалификационный справочник предусматривает такую обязанность для должности «начальник отдела кадров» (утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37). Квалификационные справочники носят рекомендательный характер. Но есть исключения, когда Трудовой кодекс и другие законы устанавливают компенсации и льготы или налагают ограничения в связи с работой по определенным должностям. Тогда наименования таких должностей и профессий должны соответствовать наименованию из справочника, а характер работ по должности – функционалу из справочника (ч. вторая ст. 57 ТК РФ). Если нарушить эти условия, работник не получит права на компенсацию и льготы.

Если в отделе отсутствуют другие штатные единицы, то в штатном расписании можно предусмотреть только должность руководителя. Но чтобы название должности соответствовало направлению деятельности компании, обозначьте ее как «заместитель руководителя» по нужному направлению. Так, например, чтобы не создавать отдел кадров, который состоит из одного начальника, введите позицию «заместитель руководителя организации по персоналу».

Нужно ли указывать в штатном расписании должности временных и сезонных сотрудников?

Наша компания оказывает услуги по доставке билетов. В летний период объем работ возрастает, и мы хотим принять дополнительных курьеров. Нужно ли прописывать эти должности в штатном расписании?
Ольга Лесникова, менеджер по персоналу (г. Саранск)

Да, нужно. Такие работы либо краткосрочны, либо сотрудники выполняют их в течение определенного периода в силу природных или климатических условий (абз. 3, 4 ч. первой ст. 59 ТК РФ). В результате работодатель создает на это время новые рабочие места, которые необходимо ввести в штатное расписание, а по окончании установленного периода – вывести. Но, если организация принимает временного сотрудника на время отсутствия основного, за которым сохраняется место работы, то изменения в штатное расписание вносить не нужно (абз. 2 ч. первой ст. 59 ТК РФ).

Чтобы постоянно не вносить изменения в штатное расписание, сделайте примечание о сезонном характере работ в графе 10 «Примечание» унифицированной формы. Вне сезона такие должности будут числиться вакантными. Однако такой способ имеет и свои минусы. О вакансиях придется ежемесячно сообщать в службу занятости.

Читайте также:

Как дать информацию о штатном расписании в справочнике сотрудника

Обязательно ли включать в штат организации и штатное расписание надомных работников?

У нас производственная компания по пошиву одежды. Мы принимаем работника, который будет выполнять обязанности на дому. Нужно ли его учитывать как штатного сотрудника?
Татьяна Орлова, инспектор по кадрам (г. Люберцы)

Да, нужно. Однако, если надомника принимают временно для замещения основного сотрудника, он будет штатным сотрудником, но не увеличит количество единиц в штатном расписании.

Штатное расписание отражает структуру, штатный состав и штатную численность сотрудников организации (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Любого сотрудника, с которым работодатель заключает трудовой договор, отражают в штатном расписании. Это правило не зависит от особенностей характера работы: совместительство, работа дистанционно, на дому. При этом все надомники, которые работают по трудовым договорам – штатные. Поэтому должности и штатные единицы надомных сотрудников, если они не являются временными заместителями основных сотрудников, обязательно учитывайте в штатном расписании.

Можно ли внести в штатное расписание должности, прием на которые будет проходить через несколько месяцев или лет?

С сентября мы планируем расширить штат и принять новых специалистов. Можно ли заранее внести изменения в штатное расписание?
Александра Егорова, начальник отдела кадров (г. Нижний Новгород)

Да, можно. Работодатель самостоятельно и под свою ответственность принимает кадровые решения, в том числе по подбору персонала. В Трудовом кодексе нет норм, которые обязывают компанию сразу заполнять вакантные должности в штатном расписании. Также на это указывают суды (п. 10 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2). Однако стоит иметь в виду последствия.

Если в штатном расписании есть вакансии, независимо от того, требуются на них сотрудники или нет, вам придется ежемесячно сообщать о них в службу занятости населения (п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1). Штатное расписание во многих организациях необходимо для планирования фонда оплаты труда (ФОТ) и финансовых бюджетов. По умолчанию суммы, которые в нем предусматривают, включают в ФОТ. Чтобы бюджет не оказался завышен, учитывайте в нем вакансии, которые прописываете в штатном расписании на будущее.

Таким образом, вносите в штатное расписание должности, даже если прием сотрудников планируете осуществить спустя некоторое время. Этот же подход применяйте, если используете и самостоятельно разработанную форму штатного расписания.

О каких местах нужно сообщать в службу занятости – свободных или вакантных?

Мы впервые готовим отчет в службу занятости. О каких вакансиях нужно сообщать?
Тамара Кузнецова, специалист по кадрам (г. Краснодар)

В службу занятости ежемесячно нужно сообщать обо всех свободных и вакантных должностях (п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1). В законе нет единого определения понятиям «вакантная должность» и «свободная должность». Судебная практика по вопросам сокращения разделяет эти понятия. Позицию считают вакантной, когда по ней нет трудовых договоров, а свободной, если сотрудник временно отсутствует по каким-либо причинам. Например, когда основной сотрудник уходит в отпуск по уходу за ребенком, убывает в длительную командировку.

Когда готовят статистические отчеты, вакантными считают места, которые свободны после увольнения, ухода в отпуск по беременности и родам и уходу за ребенком, а также новые рабочие места, на которые планируют принять сотрудников в течение 30 дней (Приказ Росстата от 05.07.2016 №325).

С учетом всех подходов подавайте сведения как на вакансии, по которым не заключен ни один трудовой договор, так и на временно свободные должности, по которым запланирован прием работников.

Как обосновать названия должностей в справочнике сотрудника

Можно ли использовать должности с приставкой «и. о.», «ио», «врио»?

У нас увольняется директор департамента. Исполнять его обязанности временно будет начальник управления. Можно ли в документах указывать его должность, как «врио директора департамента»?
Елена Крюкова, руководитель отдела (г. Омск)

Нет, вы не можете указывать должность как «врио». Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утвержден приказом Росстандарта от 12 декабря 2014 г. № 2020-ст) и Квалификационный справочник (утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37) не содержат должностей, имеющих приставку «и. о.», «ио», «врио». Исполнение обязанностей другого работника оформите либо как поручение дополнительной работы с сохранением прежних обязанностей без изменения должности, либо как временный перевод на позицию того, кого требуется заменить (ст. 60.2, 72.2 ТК РФ).

Сотрудник, который выполняет обязанности работника с правом подписи параллельно со своей основной работой, в документах может ставить «и. о.» и должность коллеги, который отсутствует (п. 3.17 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003). Или указывать в документах текущую должность работника и подтверждать полномочия на подпись документов ссылкой на приказ о временном исполнении обязанностей (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержден постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст) (образец ниже).

Приказ о временном исполнении обязанностей отсутствующего сотрудника (временном замещении)

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

В каких случаях вводится должностное наименование «главный», «ведущий», «старший»?

У нас молодая быстро растущая компания. Мы сформировали штат из двух десятков экономистов. При приеме должности назвали по-разному, тремя категориями: главный экономист, ведущий и старший. Руководитель поставил задачу все привести к единообразию. Как правильно применять приставки «ведущий», «главный» и «старший»? Что из них главнее?
Екатерина Ржевская, инспектор отдела кадров (г. Калуга)

Категории «ведущий», «старший» – это производные от базовых должностей, которые есть в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37). Должностное наименование «старший» применяют, если сотрудник наряду с основными обязанностями руководит подчиненными ему исполнителями. Такую категорию можно установить в порядке исключения, если у работника нет подчиненных, но он самостоятельно ведет участок работы. При этом для должностей специалистов с квалификационной категорией (например, инженер I категории) наименование «старший» не применяют.

На специалистов категории «ведущий» возлагают функции руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направлений деятельности организации либо обязанности по координации и методическому руководству группами в отделах.

Наименование «главный» предусматривает повышенные квалификационные требования к должности (главный инженер, главный бухгалтер, главный энергетик и т. п.). Помимо этого, данную категорию можно прописать в локальном акте организации с учетом требований к образованию и квалификации сотрудника, например, «главный специалист по...» (ст. 8 ТК РФ).

Можно ли в штатном расписании по должности установить вилку окладов?

Часто на основании резюме принимаем работника, а его способности оказываются ниже ожидаемого, при этом он получает зарплату уже как высококвалифицированный специалист. Можно ли в штатном расписании предусмотреть вилку окладов, минимальный и максимальный, в зависимости от квалификации работника?
Валентина Ермолова, менеджер по персоналу (г. Пермь)

Нет, нельзя. Законодательство обязывает работодателя обеспечивать сотрудникам равную оплату за труд равной ценности (ст. 22 ТК РФ). Поэтому, если установить вилку окладов по одной профессии либо должности, у которых нет градаций по разряду или по категории, это будет дискриминацией в сфере труда (ст. 3 ТК РФ).

Вилку окладов можно установить только в случае различий в разрядах профессий либо в категории квалификации должностей сотрудников, которые отражают в штатном расписании в графе 3 (ст. 143 ТК РФ). Например, фрезеровщикам 2-го и 6-го разряда или инженеру по охране труда I категории и инженеру по охране труда II категории.

Варьировать величину оплаты труда возможно за счет надбавок. Их определяют в зависимости от трудовых навыков сотрудника, сложности, количества, качества и условий работы, которую он выполняет (ч. первая ст. 132 ТК РФ). Отразите надбавки в графах 6–8 штатного расписания. Аналогичные разъяснения дают специалисты Роструда в письме от 27 апреля 2011 г. № 1111-6-1. Правомерность такой позиции подтверждают и суды (апелляционные определения Ярославского областного суда от 5 мая 2014 г. № 33-2519/2014, решение Савеловского районного суда г. Москвы от 3 июня 2015 г. № 2-3726/2015).

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.