text
Секретариат

Визовая поддержка сотрудников

  • 10 января 2018
  • 178

В век международных коммуникаций выезд сотрудников за рубеж или приглашение иностранных специалистов стало уже обыденным делом. А визовая поддержка входит в функционал практически любого секретаря или помощника крупных компаний. Работа специфична, но регламентирована.

Огромное количество промышленных предприятий, научных организаций, учебных заведений, компаний добывающей и перерабатывающей отраслей имеют международные связи. Любые коммуникации предполагают в том числе и обмен своими сотрудниками. Это могут быть:Визовая поддержка сотрудников

  • командировки за рубеж;
  • проведение переговоров, встреч, симпозиумов, форумов;
  • участие сотрудников компаний в праздничных или каких-либо значимых мероприятиях;
  • проведение обучения, стажировок, консультаций, испытаний;
  • обслуживание оборудования, произведенного иностранной компанией;
  • циклы научных или образовательных лекций и мероприятий и т.д.

Как видим, поводов отправиться за рубеж множество. Миграционное законодательство предусматривает для пересечения границ многих государств наличие визы. Визы бывают разные: дипломатические, служебные, частные, деловые, туристические, учебные, рабочие.

Если в целях туризма или личных (частных) визитов вопросами визы занимается сам турист, то поездки служебные, по делам фирмы, как правило, организуются непосредственно специальными сотрудниками фирмы.

На практике такая работа зачастую входит в функционал секретарей, делопроизводителей, помощников, либо даже специально принимаемых на данный участок работы сотрудников.

Понятие визовой поддержки

Визовая поддержка сотрудников включает в себя организационные мероприятия по оформлению всех документов, необходимых для получения виз как сотрудников своей компании, так и приглашенных компанией иностранцев, а также непосредственное получение виз.

При обращении в консульство к заявлению на получение виз прикладываются документы, которые также необходимо оформить, отследить правильность их заполнения или составления, выдержать необходимые требования к ним. Требования консульств различных стран отличаются между собой.

Таким образом, функционал любого сотрудника, занимающегося визовой поддержкой, будет состоять из следующего набора обязанностей:

  • сбор информации о необходимом пакете документов для получения визы конкретной страны;
  • получение информации о правилах работы и времени работы консульства;
  • сбор необходимых документов от сотрудника, получающего визы;
  • помощь в заполнении необходимых анкет, проверка правильности заполнения;
  • запрос необходимых документов от стороны, принимающей сотрудников компании;
  • сопровождение действий выезжающего работника по получению и сбору документов;
  • инструктажи;
  • оформление документации для иностранных партнеров для получения их сотрудниками российских виз;
  • отслеживание изменений в вопросах и процедурах получения разрешений на въезд и др.

Читайте также:

Организация работы по визовой поддержке

Организация визовой поддержки зачастую прописывается в локальных нормативных актах или подробно указана в должностных инструкциях сотрудников, кто занимается этой работой. Особенно это справедливо в отношении тех компаний, которые на регулярной основе принимают иностранных гостей или направляю своих сотрудников за рубеж.

Однако ряд нормативных актов напрямую предусматривает такого рода деятельность. Например, Указом Президента РФ от 16.08.2004 N 1083 "Вопросы Федеральной службы по военно-техническому сотрудничеству" предусмотрено в пп. 10 п. 10, что ФСВТС России в целях реализации своих полномочий имеет право обеспечивать визовую поддержку членов иностранных делегаций и иностранных граждан, прибывающих в РФ для решения вопросов военно-технического сотрудничества, а также обращаться за получением виз при оформлении служебных командировок работников ФСВТС России за границу непосредственно в дипломатические представительства иностранных государств в РФ. Положением о порядке аккредитации Банком России представительства иностранной кредитной организации, аккредитации иностранных граждан, которые будут осуществлять трудовую деятельность в представительстве иностранной кредитной организации, и осуществления контроля за деятельностью представительства иностранной кредитной организации (утверждено Банком России 22.04.2015 N 467-П) также предусмотрено право Банка России оказывать содействие при оформлении документов для въезда на территорию РФ и пребывания на территории РФ иностранных граждан, являющихся работниками представительств и членами их семей.

Те фирмы, которые делают это разово или достаточно редко, чаще обращаются за помощью к специалистам на аутсорсинге или в специализированные организации. Предложений на рынке данных услуг множество. Это выгоднее, чем принимать в штат сотрудника для данного функционала. Однако и есть риски столкнуться с недобросовестными исполнителями – поэтому советуем обращаться к таким помощникам либо по рекомендации, либо после тщательной их проверки.

Поддержка в визовых вопросах

Как видим, многими компаниями оказывается визовая поддержка, работа при этом может строиться в нескольких направлениях:

поддержка при оформлении виз работникам своей организации (при направлении их в командировки, например);

работа по оформлению разрешения на въезд для иностранцев, прибывающих по приглашению своей компании;

помощь в оформлении визы для будущего сотрудника-иностранца.

Работа этих направлений отличается главным образом тем, что при поддержке своих сотрудников, специалист взаимодействует как с выезжающими, так и с консульствами. При поддержке же приезжающих в командировку иностранцев работа строится в основном с иностранной компанией. Визовая поддержка гостей может быть одним из направлений деятельности компании, часто принимающей у себя иностранных работников.

Для выполнения работы по визовым вопросам сотруднику важно обладать такими компетенциями, как внимательность, способность искать информацию и систематизировать ее (при работе с различными консульствами), умение составлять и оформлять документацию (от правильности оформления документов может зависеть сам факт, состоится ли поездка вообще), знание иностранных языков, навыки деловых коммуникаций.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.