text
Секретариат

Табель учета рабочего времени (форма Т-12): коды для стандартных и нестандартных ситуаций

  • 11 января 2018
  • 881

В статье даются рекомендации по выбору формы табеля учета рабочего времени и рассказывается о кодах, которые используются для заполнения табеля формы Т-12.

Выбираем форму табеля учета рабочего времени

Коммерческие организации применяют одну из типовых форм № Т-12, № Т-13 (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Или разрабатывают форму табеля самостоятельно. Бюджетные организации используют форму 0504421 этого документа (приказ Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н).Табель учета рабочего времени (форма Т-12): коды для стандартных и нестандартных ситуаций

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12). Эта форма позволяет одновременно контролировать соблюдение режима рабочего времени и вести учет выплат работникам. Если в компании учет рабочего времени и расчеты с персоналом по оплате труда ведутся раздельно, можно заполнять только раздел 1 «Учет рабочего времени». В этом случае он считается самостоятельным документом. Раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда» при этом оформлять не нужно.

Табель учета рабочего времени (форма № Т-13). Форма предназначена исключительно для учета рабочего времени. В ней нет граф для данных по оплате труда. Применяется она, когда в организации установлена автоматизированная обработка учетных данных. Это позволяет экономить время и трудозатраты на заполнение табеля. Можно изготовить бланки табеля по форме № Т-13, в которых реквизиты частично заполнены: отдел, фамилия, имя, отчество, должность, табельный номер и т. п.

Образец формы Т-12 представлен ниже:

Табель учета рабочего времени (форма Т-12): коды для стандартных и нестандартных ситуаций

Скачать бланк формы Т-12 можно по ссылке.

Какие коды используется для заполнения табеля учета рабочего времени

Прогул

Время прогула в табеле учета рабочего времени отмечают буквенным кодом «ПР» или цифровым «24». Но такой код можно проставить только после того, как работодатель издаст приказ о дисциплинарном взыскании.

Справка

Предварительно нужно:

  1. оформить акт об отсутствии сотрудника и фиксировать в табеле все рабочие дни, когда он не появлялся на работе, кодом «НН» («30»), означающим неявку по невыясненным причинам;
  2. составить докладную записку, что сотрудника нет на месте, на имя руководителя организации;
  3. запросить у работника письменные объяснения, по каким причинам он отсутствовал на работе;
  4. издать приказ о дисциплинарном взыскании вплоть до увольнения.

Если сотрудник отсутствовал на работе часть дня и работодатель признал причины неуважительными, зафиксируйте в табеле и частичную явку, и прогул. Проставьте два кода: «Я» («01») с количеством отработанных часов и «ПР» («24») без указания часов. По итогам месяца сотрудник получит зарплату пропорционально времени, которое фактически отработал.

Когда примените к сотруднику наказание за прогул, измените код «НН» («30») на код «ПР» («24»). Это можно сделать двумя способами.

Внесите исправления в ранее оформленный табель, если в нем есть место. Зачеркните код «НН» («30») одной чертой, а сверху, рядом или снизу проставьте код «ПР» («24»). Сделайте надпись «исправлено», укажите Ф.И.О. и подписи лиц, подписавших документ, проставьте дату, когда внесли исправления.

Оформите корректирующий табель. В нем должны быть специальные реквизиты: порядковый номер внесенной корректировки и ее дата. То есть в форме табеля нужно предусмотреть строку «ИСПРАВЛЕНИЕ № __ от “__” ________».

Сверхурочная работа при суммированном учете

Работу, которую сотрудник выполняет по инициативе работодателя сверх нормального числа рабочих часов за учетный период, признают сверхурочной (ч. первая ст. 99 ТК РФ). При суммированном учете есть два вида часов сверхурочной работы.

Незапланированная переработка – сотрудника привлекают к работе по окончании рабочего дня в экстренных случаях, например при неявке сменщика. Для этого работодатель издает приказ. Часы такой переработки отмечайте в табеле кодом «С» («04») и оплачивайте в повышенном размере сразу по итогам месяца, в котором была переработка, не дожидаясь окончания учетного периода. В расчетах по итогам учетного периода эти часы не учитывайте (ст. 104, 152 ТК РФ).

Запланированная переработка – закладывать в график переработку нельзя, ГИТ может за это оштрафовать. Но если численность сотрудников рассчитали неверно, то бывает, что по итогам месяца сотрудник отрабатывает больше часов, чем положено по производственному календарю. В этом случае итоговое количество для расчета зарплаты определяют по итогам учетного периода. Это характерные только для суммированного учета сверхурочные часы. В табеле их отмечайте кодами: «Я» («01») – работа в дневное время, «Н» («02») – работа в ночное время, «РВ» («03») – труд в праздники и выходные.

При запланированной переработке сверхурочными считают часы, отработанные сверх нормы часов за учетный период. Их количество определяют как сумму всех часов в учетном периоде, обозначенных в табеле кодами «Я» («01»), «Н» («02») и «РВ» («03»), уменьшенную на норму рабочего времени на этот период. Такие сверхурочные часы в табеле кодом «С» («04») не отмечают. Табельщик ведет учет времени, отработанного сотрудником по графику и вне графика, но не имеет права квалифицировать предусмотренные графиком часы как «нормальные» или «сверхнормативные».

В число сверхурочных часов, определенное расчетным путем, могут попасть часы, которые сотрудник отработал в выходные и праздники. Их оплачивают не менее чем в двойном размере в том месяце, когда работник трудился в выходной или праздник (ст. 153 ТК РФ). Оплаченные в двойном размере часы не учитывают при подсчете сверхурочных, за которые положена доплата по итогам учетного периода. Таким образом, часы, отмеченные в табеле кодом «РВ» («03»), хотя и входят в число отработанных сверх нормы в целом за учетный период, не учитываются в количестве часов, за которые начисляют доплату, поскольку их уже оплатили в двойном размере.

Совет эксперта

Совмещение в табеле не отмечайте, а отработанное время совместителя учитывайте и отражайте отдельно

Табель учета рабочего времени (форма Т-12): коды для стандартных и нестандартных ситуаций

Марина АБРАМОВА, адвокат, партнер и руководитель практики «Трудовое право» АБ «Андрей Городисский и Партнеры» (Москва):

При совмещении сотрудник выполняет дополнительную работу по той же или иной должности в пределах рабочего времени, установленного трудовым договором (ст. 60.2 ТК РФ). Дополнительную информацию в табель вносить не нужно, поскольку продолжительность и режим рабочего времени сотрудника не изменяются. Доплату за работу на условиях совмещения начисляйте на основе соглашения о совмещении и приказа работодателя.

Работу по совместительству необходимо отразить в табеле, так как сотрудник выполняет ее по заключенному трудовому договору в свободное от основной работы время. Присвойте совместителю табельный номер. Сведения об отработанном времени по каждой должности внутреннего совместителя отражайте отдельно.

Сверхурочная работа в командировке

Если ежедневная продолжительность труда в командировке превышает нормальное количество рабочих часов, установленное трудовым договором, сотрудник потребует оплатить переработку. Трудовой кодекс прямо не запрещает сверхурочную работу во время командировки, но и не устанавливает, в каком размере ее оплачивать.

Дни, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте по причине командировки, включая выходные, отмечают в табеле кодом «К» («06»). Отработанные часы при этом не указывают (письмо Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291). Все рабочие дни оплачивают по среднему заработку без учета количества часов в день, которые командированный затратил на выполнение служебного задания. Это время может быть как больше его стандартных часов работы по графику, так и меньше.

По желанию работника вместо доплаты за переработку в командировке предоставьте ему дополнительное время отдыха не менее времени, отработанного сверхурочно. Для этого издайте приказ в произвольной форме (ст. 152 ТК РФ).

Вместе с тем работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, в том числе сверхурочно, оплачивают в повышенном размере (ст. 149, 152–154 ТК РФ). Исключений из этого правила закон не предусматривает. Поэтому, чтобы избежать споров с сотрудниками, закрепите в локальном акте размеры и порядок оплаты сверхурочной работы в командировке.

Отмечайте в табеле количество часов, отработанных в командировке сверхурочно, кодом «С» или «04» на основе приказа о привлечении к сверхурочной работе и письменного согласия сотрудника. Оплачивайте эти часы исходя из среднего заработка, но в порядке, установленном статьей 152 Трудового кодекса и локальным актом (ст. 167 ТК РФ, апелляционное определение Тюменского областного суда от 18 апреля 2012 г. № 33–1500/2012).  

Читайте также:

Работа в выходной или праздник в командировке

Если работник в командировке трудился в праздник или выходной для него по основному месту работы день, то в табеле проставьте две отметки. Это коды «К» («06») и «РВ» («03») (п. 5, 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, письмо Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291).

Период командировки обозначьте в табеле кодом «К» («06»), отработанные часы при этом не указывайте. Работу в выходной день отметьте кодом «РВ» («03»). Отразить количество отработанных часов нужно в случае, если работодатель дал указание о продолжительности работы в командировке в выходной день.

За работу в выходной или праздник сотруднику положена оплата в размере не менее двойной части оклада за день или час работы. Кроме того, за этот день ему выплачивают суточные. Средний заработок за этот день за сотрудником не сохраняется (ст. 153, 167, 168 ТК РФ).

Донорские дни

Когда работник сдает кровь и проходит связанный с этим медосмотр, он исполняет государственные или общественные обязанности (ст. 170 ТК РФ). Подтвердить причины отсутствия на работе в этом случае сотрудник может медицинской справкой, в том числе по формам № 401/у или № 402/у, утвержденным приказом Минздрава СССР от 7 августа 1985 г. № 1055. 

Если сотрудник в день сдачи крови вышел на работу, укажите в табеле коды «Г» и «Я» («23»/«01») и количество отработанных часов. Если нет – проставьте в табеле только код «Г» («23»). Когда предоставляете работнику по заявлению дополнительные дни отдыха в связи со сдачей крови, то на основании приказа проставьте в табеле код «ОВ» («27»). За дни сдачи крови и дни отдыха, которые предоставили в связи с этим, сохраните за работником средний заработок (ч. пятая ст. 186 ТК РФ).

Если сотрудник не выходит на работу в день медосмотра, который является для него рабочим, такой день можно отметить в табеле кодом «Г» («23») на основе справки № 401/у, даже если работника не допустили к донорству. Однако поскольку этот день в отличие от дня сдачи крови не оплачивают, может возникнуть путаница (ст. 186 ТК РФ). Поэтому лучше обозначьте его кодом «НВ» («28») или утвердите для такой ситуации дополнительный код.

Если сотрудник вышел на работу после сдачи крови, но не согласовал это с работодателем, то рассчитывать на дополнительный день отдыха он не может (письмо Роструда от 19 мая 2017 г. № ПГ/09871-03-3).

Праздники в период ежегодного отпуска

Общероссийские нерабочие праздничные дни не входят в период ежегодного оплачиваемого отпуска. Отпускные за эти дни не начисляют, а сам отпуск продлевают на количество праздников (ч. первая ст. 120 ТК РФ).

Субъекты РФ могут установить дополнительные праздники на своей территории (ч. первая ст. 6 ТК РФ, постановление Президиума Верховного суда РФ от 21 декабря 2011 г. № 20-ПВ11). Региональные праздники также не входят в число дней отпуска, если местное законодательство не предусматривает другой подход.  

Период ежегодного оплачиваемого отпуска, в том числе дни, на которые отпуск продлили из-за праздников, отмечайте в табеле кодом «ОТ» («09»). Для нерабочих праздничных дней, которые не входят в дни отпуска, применяйте код «В» («26»).

Обязательный медосмотр и перерывы для кормления ребенка

Несовершеннолетние и сотрудники, которые выполняют отдельные виды работ, проходят обязательные медосмотры за счет работодателя. На период осмотра за сотрудником сохраняют место работы и средний заработок (ст. 185, абз. 12 ч. второй ст. 212 ТК РФ). Утвержденного кода, чтобы обозначать период, когда сотрудник проходил обязательный медосмотр, нет. Работодатель вправе ввести собственный код, например, «МО» («40»).

Если работник проходил обязательный медосмотр в течение всего рабочего дня, проставьте в табеле код «МО» («40») и 8 час. Если осмотр занял, к примеру, половину рабочего дня, отметьте через дробь в верхней строке «Я» («01») / «МО» («40») и в нижней строке 4 час. / 4 час.

Время перерывов для кормления ребенка в отличие от обычного рабочего времени оплачивают по среднему заработку (ч. четвертая ст. 258 ТК РФ). Для корректного расчета зарплаты эти перерывы нужно указывать в табеле отдельно, хотя они и входят в рабочее время.

Общепринятого кода, чтобы отмечать перерывы для кормления ребенка, нет. Работодатель вправе утвердить собственный код, например «КР» («37»). Вносить сведения о перерывах в табель учета рабочего времени можно двумя способами:

добавить в документ две строки напротив фамилии работницы: в верхней строке проставлять код «КР» («37»), а в нижней – продолжительность перерывов;

в верхней строке табеля через дробь с кодом «Я» («01») указывать код «КР» («37»), а в нижней строке также вносить количество часов работы и продолжительность перерывов.

Скачать форму Т-12 табеля учета рабочего времени и научиться его заполнять можно в статье "Заполняем табель учета рабочего времени".

Коды табеля учета рабочего времени, которые пригодятся в нестандартной ситуации

Вид затрат времени

Документы, на основе которых вносят код в табель

Код

Буквенный

Цифровой

Явки и невыходы на работу

Продолжительность работы в дневное время

Данные пропускной системы, информация от руководителя подразделения

Я

01

Продолжительность работы в ночное время

Данные пропускной системы, информация от руководителя подразделения или ночной смены

Н

02

Невыход на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству

Справка по установленной форме, приказ работодателя об освобождении от работы

Г

23

Прогул

Акт о результатах внутреннего расследования, приказ о применении дисциплинарного взыскания за прогул

ПР

24

Неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)

Акт об отсутствии на рабочем месте, докладная записка

НН

30

Работа в выходные, праздники и сверхурочно

Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни

Приказ о привлечении к работе в выходные и нерабочие праздничные дни

РВ

03

Продолжительность сверхурочной работы

Приказ о привлечении к сверхурочной работе, письменное согласие работника

С

04

Отпуска, выходные дни

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Приказ о предоставлении отпуска

ОТ

09

Выходные дни и нерабочие праздничные дни

Требования закона, локальных актов

В

26

Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)

Приказ о предоставлении дополнительного дня отдыха

ОВ

27

Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)

Приказ о предоставлении дополнительного выходного без сохранения зарплаты

НВ

28

Нормативная база

Документ

Поможет вам

Часть четвертая ст. 91 ТК РФ

Понять, что работодатель должен вести учет времени, отработанного каждым сотрудником

Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Уточнить, как заполнять унифицированные формы табеля учета рабочего времени

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.