Журнал учета приказов: особенности создания и заполнения

269
Журнал учета приказов - реестр, позволяющий вести учет приказов разных видов. В статье рассказывается, на что обратить внимание при создании и заполнении данного журнала.

Какова цель создания журнала учета приказов

Журнал учета приказов по личному составу можно взять в качестве образца для рассмотрения особенностей создания и заполнения любого учетного документа, поскольку основные моменты ведения таких документов являются общими.Журнал учета приказов: особенности создания и заполнения

Учет кадровой документации, а именной к ней относятся приказы по личному составу, регламентируется ст. 358 Постановления Росархива от 06.09.2000 г.

Согласно этому документу учет приказов по личному составу рекомендуется производить отдельно ото всех других деловых бумаг вашей организации.

Что это означает на практике?

На практике это значит, что как и для других приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам) для учета приказов по личному составу должен быть создан отдельный Журнал учета.

Специальной формы книги, закрепленной на уровне законодательства, не существует. В 2018 году введение такой формы не предполагается, т.е. она по-прежнему остается свободной.

Другими словами, отдел ДОУ фирмы может создать журнал в таком виде, какой посчитает целесообразным для нужд своего предприятия. Разработка и внедрение в документооборот данной учетной формы утверждается локальным нормативным актом организации.

В отличие от формы книги учета, которая может быть произвольной, срок хранения данного учетного документа не может быть установлен самостоятельно. Такое положение объясняется тем, что срок хранения приказов строго регламентирован законом, а от этих сроков зависит и срок хранения учетных книг.

Сроки хранения распорядительных актов могут быть различными: от 5 лет до 75. Соответственно и различными будут сроки хранения учетной документации. Опытные сотрудники отдела ДОУ знают, что наиболее удобной формой ведения учета распорядительных актов является создание нескольких книг, каждая из которых соответсвует конкретному сроку хранения. Рекомендуем вам поступить так же. Это позволит избежать путаницы при передаче учетных книг на архивное хранение или подготовке к их уничтожению.

Таким образом, у вам будет, как минимум две учетных книги:

Книга длительного срока хранения (75 лет). Здесь будет вестись учет распорядительных актов, связанных с зачислением на работу, перемещением, увольнением и т.д. Приказы об изменении квалификации, аттестации, награждении, премировании и т.д. также будут регистрироваться в данной учетной форме. Сюда же попадут акты, связанные с начислением разного рода компенсационных выплат, предоставлением специальных отпусков (за свой счет, по уходу за ребенком), распоряжения о командировках различного типа (длительных, зарубежных и внутренних, для работников с вредными и опасными условиями труда).

Книга со сроком хранения 5 лет. Здесь будут учитываться приказы о разного рода дисциплинарных взысканиях, ежегодных и учебных отпусках, дежурствах и краткосрочных командировках.

Если вы ведете делопроизводство крупной компании, то имеет смысл еще более диверсифицировать систему учета и завести не две, а более книг - каждая будет коррелировать с конкретным сроком хранения постановлений - 5, 10 и т.д. лет.

Читайте также:

Как правильно заполняется журнал учета приказов

Выше говорилось, что создание и заполнение книги учета ведется в свободной форме. Данное положение требует некоторого уточнения. Существуют базовые параметры всей учетной документации, соблюдение которых поможет вам избежать лишних вопросов и замечаний со стороны проверяющих органов.

Например, это касается оформления обложки. Естественно, что она должна содержать даты создания и завершения книги. Кроме того, на обложке нужно проставить индекс учетного документа. Он должен соответствовать утвержденной в организации номенклатуре дел.

Журнал учета приказов: особенности создания и заполнения

Еще один базовый элемент учетных документов - сведения о лице, отвечающем за их заполнение.

Справка

Данные сведения можно сообщить тремя способами:

  1. Способ первый - на титульном листе или на его оборотной стороне.
  2. Способ второй - на последней странице учетной книги.
  3. Способ третий - в нижней части каждой страницы.

В настоящее время страницы документа создаются в текстовых редакторах на компьютере, поэтому достаточно просто указать сведения об ответственном лице в нижнем колонтитуле страницы.

Журнал учета приказов: особенности создания и заполнения

Образец журнала учета приказов представлен ниже:

Журнал учета приказов: особенности создания и заполнения

Журнал учета приказов является документом строгой отчетности. Для всех деловых бумаг данной категории предусмотрены специальные правила оформления, исключающие возможность физического удаления, перемещения или добавления листов.

К таким мерам защиты относятся нумерация листов и специальная прошивка.

Справка

Стандартная процедура, использующаяся наиболее часто, заключается в следующем:

  1. Дыроколом (шилом) проделываются три отверстия.
     
  2. Отверстия должны быть расположены слева, на полях журнала, приблизительно посередине.
     
  3. Нить (шнур) вводится в крайние отверстия со стороны задней обложки журнала  и продевается вперёд, на его лицевую сторону.
     
  4. Спереди края нити вытягиваются до предела и выравниваются.
     
  5. Оба края одновременно вводятся в отверстие посередине и вытягиваются назад. Если нить недостаточно прочная – процедура повторяется несколько раз.
     
  6. Края нити завязываются в узел по задней стенке журнала, захватывая центральную нить, проходящую между крайними отверстиями.

Следущий этап обеспечения соответствующей защиты - скрепление шнуровки мастичной или сургучной печатью и заверение книги подписью генерального директора или заместителя директора по персоналу.

Иногда печать заменяют наклейкой с оттиском основной печати фирмы или печати отдела кадров.

Заверительная запись, приведенная ниже, размещается на последней странице журнал (если выбран вариант зашиты с наклейкой):

Журнал учета приказов: особенности создания и заполнения

Руководитель отдела кадров на регулярной основе осуществляет проверку актуальности и корректности данных, вносимых в книгу учета. Частота таких инспекций должна быть утверждена соответствующим локальным нормативным актом предприятия.

Ответственность за хранение книги лежит на сотруднике, который осуществляет его ведение и заполнение.

Когда журнал завершен, об этом делается специальная пометка на его титульном листе.

Скачать образец журнала регистрации приказов и получить информацию о ведении журнала учета спирта по приказу 378  можно в статье по ссылке.

Каковы особенности учета приказов

Несмотря на то, что форма ведения и заполнения данного учетного документа может варьироваться от предприятия к предприятию, многолетняя практика работы многих отделов ДОУ показала что, придерживаясь стандартной процедуры внесения данных, вы сможете избежать путаницы и обеспечить полноту информации.

Приводим типовой алгоритм действий при заполнении книги:

  1. Заполняем графу "Номер приказа". В момент регистрации деловой бумаги ей присваивается уникальный номер, его и вносим в эту графу. Как правило, номер является буквенно-цифровым. Естественно, что каждая фирма может утвердить свой порядок присвоения номеров деловых бумаг
     
  2. Во вторую графу журнала вносим наименование приказа.
     
  3. В третьей графе ставим дату приказа. Ей считается дата, когда документ был подписан руководителем фирмы.
     
  4. В четвертой графе нужно указать разновидность распорядительного акта. Это может быть прием на работу,
    перемещение, перевод, командировка, начисление льгот или компенсаций, предоставление отпуска, награждение, дисциплинарное взыскание, направление на учебу, повышение квалификации, аттестацию.
     
  5. Если приказ касается, конкретного работника, то сведения о нем вносим в графы с пятой по восьмую.
     
  6. В девятой графе необходимо сообщить краткие сведения о содержании приказа. Как правило, их можно получить из названия распорядительного акта.
     
  7. Основание издания приказа. Это та инициирующая бумага, которая стала причиной издания приказа. Это может быть распоряжение директора или заявление сотрудника.

Справка

Подведем итоги:

  1. Учет кадровой документации, а именной к ней относятся приказы по личному составу, регламентируется ст. 358 Постановления Росархива от 06.09.2000 г.
     
  2. Специальной формы журнала, закрепленной на уровне законодательства, не существует.
     
  3. В отличие от формы журнала, которая может быть произвольной, срок хранения данного учетного документа не может быть установлен самостоятельно.
     
  4. Существуют базовые параметры всей учетной документации, соблюдение которых поможет вам избежать вопросов и замечаний со стороны проверяющих органов.
     
  5. Журнал учета приказов является документом строгой отчетности.
     
  6. Руководитель отдела кадров на регулярной основе осуществляет проверку актуальности и корректности данных, вносимых в журнал учета.
     
  7. Многолетняя практика работы отделов ДОУ показала, что, придерживаясь стандартной процедуры внесения данных, вы сможете избежать путаницы и обеспечить полноту информации.

Подробнее о журнале учета приказов по личному составу читайте в статье по ссылке.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» -
      портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Справочник секретаря и офис менеджера».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль