Секретариат

Excel для секретаря: с чего начать

  • 29 января 2018
  • 1540

Большинство секретарей хорошо знакомо с приложением MS Word. Освоение приложения MS Excel откроет перед вами новые возможности и повысит ваш профессиональный уровень. В статье рассказывается, с чего начать освоение Excel.

Какие возможности дает стартовая страница MS Excel

Как и во всех приложениях семейства MS Office, при запуске Excel вы увидите стартовую страницу. С левой стороны находится боковая панель зеленого цвета, на которой перечислены последние открытые документы. Справа — большой набор шаблонов для разных целей: создание календарей, форм, отчетов и т. д. (рис. 1).

Excel для секретаря: с чего начать

Рис. 1. Стартовая страница MS Excel

Для того чтобы воспользоваться шаблоном, нужно выбрать его и нажать кнопку «Создать». К примеру, шаблон «Список контактов клиентов» состоит из двух листов (рис. 2, рис. 3).

Excel для секретаря: с чего начать

Рис. 2. Шаблон «Список контактов клиентов», лист «Контактные данные клиентов»

Excel для секретаря: с чего начать

Рис. 3. Шаблон «Список контактов клиентов», лист «Предстоящие встречи»

На стартовой странице MS Excel можно зарегистрироваться для создания и просмотра своих документов, с которыми вы работали на данном компьютере или на других устройствах, подключенных к Интернету.

Чем удобны отдельные окна для книг MS Excel

В MS Excel каждая книга отображается в отдельном окне. Для каждой книги свое окно и своя панель задач (рис. 4). Это исключает путаницу с редактированием при одновременной работе с несколькими книгами. Кроме того, помогает работе с двумя мониторами.

Excel для секретаря: с чего начать

Рис. 4. Две книги, открытые в разных окнах

Читайте также:

Как автоматически заполнить таблицу с повторяющимися данными

Еще одна функция: MS Excel распознает закономерность вводимых данных и автоматическое заполнение ячейки остальными данными.

Предположим, вам необходимо заполнить таблицу большим количеством повторяющихся данных разного формата. У вас есть список Ф.И.О., который необходимо перенести в другой столбец, но в определенном формате — например, только фамилия и инициалы. Перебивать данные вручную утомительно, и легко ошибиться. Приложение быстро решит задачу. Причем добиться цели можно сразу двумя способами:

Полезный совет

Опции «Элементы диаграммы», «Стили диаграмм» и «Фильтры диаграммы», расположенные в верхнем правом углу рядом с диаграммой, помогут быстро изменить внешний вид и стиль диаграммы

Способ №1.

Введите в первую ячейку данные в том виде, в каком вы хотите, чтобы они отображались. Затем во вторую ячейку ниже введите следующие Ф.И.О. Программа выявит закономерность заполнения и предложит предварительный список Ф.И.О., отформатированный по нужному вам образцу (рис. 5). Нажмите клавишу «Enter». Функция мгновенного заполнения подставит остальные Ф.И.О. и в другие ячейки (рис. 6).

Excel для секретаря: с чего начать

Рис. 5. Предварительный список Ф.И.О.

Excel для секретаря: с чего начать

Рис. 6. Заполненный столбец с Ф.И.О.

Способ № 2.

Используйте опцию «Мгновенное заполнение», которая находится на вкладке «Данные» (рис. 7).

Excel для секретаря: с чего начать

Рис. 7. Опция «Мгновенное заполнение»

Введите в первую ячейку Ф.И.О. в том виде, в каком вы хотите, чтобы они отображались. Перейдите ко второй ячейке, нажмите кнопку «Мгновенное заполнение». Приложение подставит остальные Ф.И.О. в ячейки в нужном формате.

Эта же функция поможет разделить данные одной ячейки на несколько. Например, распределить Ф.И.О. из одной общей ячейки на 3 отдельные ячейки с фамилией, именем и отчеством соответственно.

Как быстро преобразовать данные в диаграмму

Excel для секретаря: с чего начать

Рис. 8. Значок «Быстрый анализ»

Выделите ячейки с данными, которые нужно преобразовать в диаграмму. Снизу справа появится значок «Быстрый анализ» — нажмите на него (рис. 8). Откроется диалоговое окно (рис. 9). Вызвать это диалоговое окно можно и комбинацией клавиш Ctrl + Q. Выберите опцию «Диаграммы» и вид диаграммы, например — точечная. Так вы мгновенно получите данные, преобразованные в точечную диаграмму.

Excel для секретаря: с чего начать

Рис. 9. Диалоговое окно «Быстрый анализ»

Функция «Рекомендуемые диаграммы» предлагает типы диаграмм, наиболее подходящих для введенных данных. Выделите данные, которые нужно преобразовать в диаграмму. Нажмите «Вставка», затем — «Рекомендуемые диаграммы».

Откроется диалоговое окно, в котором MS Excel предлагает список диаграмм, рекомендуемых именно для введенных данных. Щелкните кнопкой мыши по любой из них для предварительного просмотра. Когда определитесь с видом диаграммы, нажмите «ОК».

Чтобы получить доступ к дополнительным возможностям проектирования и форматирования, щелкните мышкой по диаграмме. На ленте появится вкладка «Работа с диаграммами». В ней только 2 вкладки — «Конструктор» и «Формат», опции которых помогут отформатировать и изменить автоматически сформированную диаграмму.

Как узнать размер зарплаты с НДФЛ и без с помощью Excel

Секретарю часто нужно оперировать цифрами, связанными с размером зарплаты сотрудника. Иногда возникают недопонимания из-за того, что работник подразумевал сумму на руки, а кадровик озвучил ему цифру до удержания НДФЛ.

Справка

Как вычесть НДФЛ из размера зарплаты

Чтобы вычесть из размера зарплаты НДФЛ, достаточно сумму, которую прописали в договоре, умножить на 0,87. Например, зарплата сотрудника 20 000 рублей. На руки он получит 17 400 рублей. Сделать это можно и на калькуляторе. Но когда нужно понять реальный размер зарплаты для списка сотрудников, это займет много времени.

Упростите задачу с помощью формулы. Для начала сделайте таблицу из трех граф. В первой укажите Ф.И.О. работника, чтобы понимать, чью зарплату вы считаете. Во второй укажите размер зарплаты, который прописываете в договоре. Из третьей колонки вы будете узнавать, сколько сотрудник получает на руки. Для этого поставьте в данной колонке знак «равно». Затем выделите ячейку с размером зарплаты. Вокруг нее появится анимированная волнистая рамка, а в строке формулы таблицы возникнет цифра выделенной вами ячейки. Теперь в эту же строку добавьте знак «*». Он обозначает умножение. После этого в той же строке пропишите 0,87. Нажмите Enter. Скорее всего, число показывается со знаками после запятой. Чтобы его округлить, щелкните правой кнопкой мыши по ячейке, где указан результат ваших вычислений.

Выберите вкладку «формат ячеек» и зайдите в раздел «число». В списке числовых форматов кликните на второй вариант — «числовой». Сократите количество десятичных знаков до нуля. Теперь вы сможете получить красивое число.

Скачайте таблицу с формулами.

Введите оклады с НДФЛ и получите суммы на руки

Бывает, что секретарю нужно сделать все наоборот: узнать, какую зарплату писать в договоре, если известна только сумма, которую работник будет получать на руки. Для этого проделайте все описанные выше действия, но с одной разницей. Вам нужно не умножить сумму на 0,87, а поделить. Для этого используйте в строке формул знак «/».

Введите нужные суммы и получите оклады с НДФЛ.

По такому же принципу вы можете добавлять любые формулы в приложение и проводить нужные вам вычисления. Если вы еще до конца не разобрались, как это сделать самим, то скачайте готовую таблицу, где уже настроены формулы для расчета размера зарплаты с НДФЛ и без.

Как написать цифры прописью с помощью Excel

В трудовых договорах зарплату указывают не только цифрами, но и прописью. Но быстро перевести цифры в слова нелегко. Многие кадровики путаются, потом себя перепроверяют, что отнимает время. Такую рутинную задачу можно автоматизировать с помощью таблицы (рис. 10).

В обычных версиях программы такой настройки нет. Для того чтобы научить программу этой функции, нужно создать макрос, но сделать это самому сложно. Чтобы избавить читателей от ненужных технических задач, предлагаем скачать готовую таблицу, в которой уже есть необходимые настройки.

Excel для секретаря: с чего начать

Рис. 10. Специальный макрос сам переведет цифры в сумму прописью 

Пользоваться таблицей нужно так. Сначала включите макросы. Для этого нажмите на кнопку «параметры», а затем отметьте вариант «включить это содержимое». Если у вас более новая версия программы, то она предложит сразу нажать кнопку «включить макросы». В левой колонке укажите размер зарплаты цифрами. Таблица автоматически переведет это в слова. Теперь скопируйте данные из ячейки и вставьте в трудовой договор.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.