text
Секретариат

1C для секретаря: эффективное использование

  • 5 февраля 2018
  • 732

Какие инструменты предлагает система 1С для секретарей? Нужно ли специалисту знать ее особенности и уметь пользоваться данной программой? Может ли работодатель включить работу в 1C в должностные обязанности секретаря?

Использование программных продуктов 1C стало своеобразным стандартом работы в сфере бухгалтерского и управленческого учета в сегменте малого и среднего бизнеса. Умение работать с данными программами входит в число обязательных навыков для многих категорий сотрудников: от секретаря до главного бухгалтера. Действительно, с помощью 1C можно эффективно автоматизировать учет и обмен информацией. Однако почему работодатели предпочитают именно эту систему учета? Чем она удобна и какие возможности предлагает пользователю?

Использование 1С для автоматизации учета: преимущества системы

1C — это не только наименование программного продукта, но и название компании-разработчика. Наиболее востребованным продуктом данной организации стала программная система «1С:Предприятие». Ее основное назначение — автоматизация управления и учета в компаниях, принадлежащих к различным отраслям и видам деятельности, использующих разные способы финансирования. При этом продукт может применяться как в сегменте малого бизнеса, где он и получил наибольшую популярность, так и на крупных предприятиях.

Система включает множество типовых решений, позволяющих:

  • автоматизировать различные виды предприятий;
  • обеспечивать эффективное управление финансами;
  • вести бухгалтерский учет;
  • рассчитывать заработную плату;
  • управлять кадрами.

1C — это эффективная автоматизированная система управления и учета. Помимо вышеперечисленных возможностей, она помогает решить одну из серьезнейших проблем любой современной компании: автоматизация учета документов. Так 1С документооборот позволяет автоматизировать многие делопроизводственные процессы, отслеживать перемещения документов и контролировать их исполнение.

Полезная статья: Узнайте больше об использовании единых систем документооборота

Среди многих преимуществ данной программы можно выделить:

  • гибкие возможности настройки при сохранении ранее введенных данных;
  • возможность расширения круга учетных задач;
  • открытость системы и ее способность взаимодействовать с другими программами.

Особенности системы 1С

Знание 1C — серьезный козырь для секретаряЕсли рассматривать 1C как систему программ, ее популярность в бизнес-среде становится легко объяснимой. Приобретая данный софт, пользователь имеет возможность выбрать из множества вариантов поставки в зависимости от собственных потребностей. Все программы 1C имеют одну платформу и являются родственными. В поставку, как правило, входят: «1C:Предприятие» определенной версии, различные компоненты и конфигурации, а также инструкция к 1С выбранной конфигурации.

Конечный продукт собирают из нескольких частей и настраивают исходя из потребностей конкретной компании, т.е. системе придают индивидуальные характеристики.

Читайте также:

Компоненты и конфигурации 1С: в чем различие

Компонентой 1C называют тот набор функций, которые поддерживает программа. Набор компонент определяется пользователем исходя из его потребностей. Каждая компонента представляет собой элемент системы, предоставляющий пользователю определенные возможности.

Конфигурация — это настройка программного продукта для использования в определенной сфере деятельности. Пользователь имеет возможность выбрать одну из типовых конфигураций 1C наиболее полно отвечающих его потребностям.

Различие между конфигурацией и компонентой состоит в том, что первая определяет набор функций программы, а вторая необходима для ее работы с заданными настройками. Одна и та же компонента может быть использована в различных конфигурациях программы.

Какие конфигурации системы 1С актуальны для секретарей?

В том случае, если в компании принято решение внедрить 1С в работу офиса, потребуется подобрать оптимальную конфигурацию, позволяющую помощнику руководителя эффективно выполнять свои должностные обязанности.

Справка

Напомним, что в обязанности секретаря обычно входит:

  1. работа с входящей и исходящей корреспонденцией;
  2. ведение реестра корреспонденции;
  3. ведение делопроизводства;
  4. подготовка документации, необходимой для работы руководства;
  5. ведение регистрационных и контрольных журналов.

В некоторых случаях круг обязанностей секретаря может быть расширен, а в его должностную инструкцию могут быть внесены дополнительные обязанности:

  • ведение кадрового делопроизводства;
  • учет рабочего времени;
  • доведение до сотрудников приказов и распоряжений руководства;
  • отслеживание сроков исполнения заданий и поручений.

Существуют компании, где на секретаря возлагаются обязанности по регистрации и учету бухгалтерских первичных документов, оформлению доверенностей, ведение кассовых операций, составление документов для перечисления обязательных платежей и налогов, регулярных, расчетов с контрагентами. Очевидно, что в каждом из вышеперечисленных случаев конфигурация программы должна быть различной.

В стандартной ситуации будет вполне достаточно использования 1С:Документооборот. В случае, когда секретарь занимается кадровым документооборотом, понадобится компонента 1С:Кадры. Для оформления бухгалтерских документов и решения задач, связанных с финансовой деятельностью компании потребуется подключение 1C:Бухгалтерии и 1C:Учета.

Знание данных программных продуктов становится для секретаря дополнительным козырем при поиске работы. Из помощника руководителя секретарь давно превратился в специалиста, который ведет кадровый учет, издает различные приказы руководства, занимается составлением штатного расписания. Востребован также навык составления накладных и актов приема-передачи. В такой ситуации компания может полностью переложить обязанности по ведению первичной документации на своего секретаря и воспользоваться услугами приходящего бухгалтера для ведения налоговой документации.

Полезная статья: Читайте о должностных обязанностях секретаря на нашем портале

Распространенные типовые решения 1C для секретарей    

Удобство программных продуктов 1C состоит в том, что все они имеют ряд типовых прикладных решений. Такие решения предназначены для автоматизации стандартных задач учета и управления. Как заявляет разработчик, при их создании учитывались не только современные управленческие методики, но и реальные потребности компаний. Для того чтобы создать эффективные типовые решения пришлось учитывать реальный опыт, накопленный как самим разработчиком, так и его партнерами.

При выборе программного продукта компания должна четко понимать задачи планируемой автоматизации и учитывать функциональные обязанности всех сотрудников, которым придется работать с данной программой. Рассматривать каждый продукт как программу 1С для секретарей, бухгалтеров или кадровиков не целесообразно. Это эффективный инструмент учета и управления, которым может воспользоваться любой профессионал для решения своих служебных задач. Тем не менее, в силу специфики работы помощника руководителя, можно выделить два программных продукта, работа с которыми способна значительно повысить эффективность работы секретаря.

1С документооборот

1С документооборот позиционируется разработчиком как современная ЕСМ-система, позволяющая управлять бизнес-процессами и обеспечивать совместную работу сотрудников. Она основана на проверенных методиках и позволяет не просто организовать электронный документооборот, но и обеспечить контроль исполнения задач, регламентировать деятельность в сфере делопроизводства и повышать ее эффективность.

Среди возможностей программы, актуальных для секретарей, можно выделить:

работу с договорными документами (подготовка, автозаполнение, регистрация, контроль передачи и возврата);

управление документацией (учет корреспонденции, контроль исполнения, архивное хранение и поиск);

учет и планирование рабочего времени (планирование задач, анализ трудозатрат, делегирование полномочий);

управление делопроизводственными процессами (проведение документов через этапы согласования и утверждения, контроль сроков исполнения, аналитика и мониторинг).

1С оптимизирует делопроизводство в компании. Она предлагает инструменты для совместной работы над проектами, интегрируется с другими решениями 1C:Предприятия и позволяет осуществлять доступ с различных устройств.

Данные программный продукт позволяет не только управлять процессами, но и проводить регулярный анализ их эффективности. Так, например, можно выявить «узкие места» в процессах прохождения документов, узнать причины медленной работы, проанализировать и устранить существующие проблемы.

Полезная статья: Разбираем внедрение системы электронного документооборота «1С: Документооборот» на конкретном примере

Можно с уверенностью говорить о том, что современные системы учета и управления значительно облегчают работу секретаря. 1C является хорошим примером такой программы. Навык работы с данным софтом позволит специалисту не только эффективно выполнять свою работу, но и успешно конкурировать на рынке труда.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.