Подписка на журнал  |  Подписка на рассылки | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37
Секретариат

Программы для ведения кадрового делопроизводства

  • 26 марта 2019
  • 2100

Предлагаем пошаговую методику выбора программного обеспечения для ведения кадрового документооборота. В статье рассказано о некоторых доступных и наиболее популярных программах, предлагаемых российскими разработчиками.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции

 

Для чего автоматизировать процессы кадрового делопроизводства

С внедрением высоких технологий кадровиков уже не пугают ни корректировки в трудовом законодательстве, ни усложнения в кадровом делопроизводстве. Процессы кадрового документооборота от разработки до архивирования сопровождающих документов можно автоматизировать.

Организация кадрового документооборота тем сложнее, чем крупнее компания. Но при этом как у крупной, так и у небольшой компании есть возможность приобрести специализированные программы для ведения кадрового делопроизводства. 

Перечень обязательных и рекомендованных кадровых документов

Документы

Обоснование

Ссылки на нормативные акты

Трудовые договоры с сотрудниками

По закону трудовые отношения между работодателем и сотрудником строятся на основании трудового договора

ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ

Трудовые книжки сотрудников

Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, если такая работа является для сотрудника основной

ч. 3 ст. 66 ТК РФ

Личные карточки сотрудников

Работодатели обязаны вести личные карточки на всех своих сотрудников

п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1

п.12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225

Скачать таблицу полностью

Преимущества автоматизации кадрового делопроизводства

  • можно отслеживать все изменения в трудовом законодательстве кадрового учета;
  • исключаются ошибки по причине «человеческого фактора»;
  • сокращаются штатные единицы и должности, в обязанности которых входит ведение кадрового делопроизводства;
  • повышается производительность труда и доходности бизнеса. 

Подавляющее большинство российских компаний уже отказались от ведения кадрового документооборота «вручную». Для работодателя автоматизация дает возможность не только сэкономить фонд зарплаты, но и исключить штрафные санкции, неизбежные при постоянно изменяющихся требованиях, устанавливаемых на государственном уровне. Для бизнеса внедрение автоматических систем учета кадров стало вынужденной потребностью. 


Вопрос-ответ от экспертов журнала «Справочник секретаря»

Какие факторы важны для автоматизации делопроизводства в крупной компании?

Отвечает Алексей МИКРЮКОВ, бизнес-аналитик компании DIRECTUM

По оценкам российских консалтинговых компаний, за год количество электронных документов удваивается, а количество бумажных документов растет всего на 7%. Некоторые документы полностью переводят в электронный вид. И это касается не только первичной бухгалтерской документации, но и служебных записок и других внутренних документов…

Читайте ответ эксперта полностью >>>


Пошаговый алгоритм выбора и внедрения программы для кадрового делопроизводства

Шаг 1. Определите главные цели автоматизации с учетом особенностей и специфики производственной деятельности компании.

Шаг 2.  Разработайте технические требования к программе, определите, какие именно процессы должны быть автоматизированы, какие сведения и информация нужно включить в структуру базы данных, какие кадровые документы будут формироваться на ее основе.

Шаг 3. Изучите рынок программного обеспечения для ведения кадрового документооборота. Как правило, те программные продукты, которые предлагают российские разработчики, универсальны и соответствуют тем требованиям и стандартам, которые установлены в кадровом делопроизводстве. Поэтому нет особого смысла заказывать специальную разработку уникальной программы для кадрового делопроизводства. Покупка предлагаемого рынком программного обеспечения обойдется в несколько раз дешевле, обеспечит гарантированную поддержку разработчиков и позволит формировать любые кадровые документы в общепринятых электронных форматах, исключая необходимость конвертации.

Шаг 4. Свяжитесь с разработчиками выбранных программ или с дилерским центром, занимающимся распространением таких специализированных продуктов. Уточните у них детали функционала, как часто представляются обновления, как происходит консультационная поддержка, поинтересуйтесь наличием скидок.

Шаг 5. Подготовьте техническую базу, приобретите необходимую вычислительную технику, сервера, внешние устройства для создания резервных копий баз данных и хранения информации.

Шаг 6. Проведите обучение персонала.

Шаг 7. Внесите в базы данных необходимые справочные сведения, правовую информацию, начинайте разрабатывать и формировать кадровую документацию.

Шаг 8. Поддерживайте справочные данные в актуальном состоянии, своевременно устанавливайте обновленные версии, которые многие разработчики уже предоставляют на бесплатной основе. Постепенно вносите в систему старые данные и документы, которые создавались еще до ее внедрения. Опробуйте модуль формирования отчетности, при необходимости, дополните его с учетом специфики деятельности, потребностей и запросов вашей компании. 

Отечественные программы для ведения кадрового делопроизводства

1С:Зарплата и управление персоналом

Разработки авторов программы «1С: Зарплата и Управление персоналом 8» уже прекрасно зарекомендовали себя в бухгалтерском учете, управлении предприятиями. Модуль предназначен для автоматизации регламентированного кадрового учета, планировании и многих других задач, решаемых в кадровом делопроизводстве.

В основные функции системы включены:

  1. Планирование потребности в персонале, в том числе хранение сведений о имеющихся вакансиях с описанием требований к ним.
  2. Набор персонала — ввод сведений о соискателе из его заявления, упорядочивание заявлений по дате события и другим параметрам, мониторинг состояния заявок.
  3. Управление компетенциями и аттестациями — оценка профессиональной компетенции сотрудников и контроль ее результатов.
  4. Управление обучением персонала — определение потребности в обучении, формирование учебных планов, организация процесса и оценка его эффективности.
  5. Управление мотивацией персонала — программа позволяет установить зависимость оплаты труда от его результатов, сформировать эффективную и понятную работникам схему финансовой мотивации для разных должностей и рабочих мест.
  6. Планирование занятости персонала, в том числе: участие сотрудниках во встречах, совещаниях, конференциях и семинарах, служебных поездках и командировках, а также планирование занятости помещений компании при проведении деловых встреч.

Модуль «Планирование потребности в персонале»

Программы для ведения кадрового делопроизводства 

Кадровая программа ПЕРСОНАЛ

Автоматизировать весь комплекс задач, решаемых в процессе управления персоналом поможет программа для кадрового делопроизводства «Персонал». Для крупных и средних предприятий, на которых управление кадрами комплексный и сложный процесс, предназначена версия «Персонал ПРО». В этих программных продуктах реализованы формирование и вывод на печать всех необходимых документов, сопровождающих управление персоналом. При этом есть возможность разрабатывать собственные формы и бланки тех документов, которые используются в учетной кадровой политике предприятия.

В программных продуктах ПЕРСОНАЛ реализован весь функционал по управлению кадрами. Семантические базы данных позволяют формировать единое информационное пространство, в котором отображаются реальные кадровые процедуры. Документы формируются в форматах MS Word и MS Excel. 

Скриншот программы «Персонал»

Программы для ведения кадрового делопроизводства

Программа «Кадры» для ведения кадрового делопроизводства

Российский разработчик компания «Электронные Офисные Системы» с 2013 года предоставляет открытый доступ к системе «КАДРЫ». Условием использования свободно-распространяемого программного обеспечения является подписание лицензионного соглашения. Поскольку программа бесплатная, разработчики не занимаются ее обслуживанием и технической поддержкой, но любой IT-специалист сможет ее установить, имея дистрибутив и исходные коды системы.

Основной функционал программы «Кадры» позволяет обеспечить все потребности и процессы кадрового делопроизводства, в том числе:

  • ведение штатного расписания;
  • формирование и заполнение личных карточек;
  • оформление отпусков и служебных командировок;
  • формирование и ведение табелей учета рабочего времени;
  • разработка проектов приказов и распоряжений по личному составу.

В платном варианте разработчики предлагают систему электронного документооборота «Дело», В ней реализовано ведение и управление и кадровым, и общим документооборотом и делопроизводством. Система рассчитана на максимальные нагрузки, используется в таких крупных предприятиях, как ОАЛ «Росгосстрах», ОАО «ВТБ-Лизинг», Международный аэропорт «УФА». 

Скриншот программы «Кадры»

Программы для ведения кадрового делопроизводства

Итог:

Программы для ведения кадрового делопроизводства широко представлены на российском рынке программных продуктов. Выбор определяется тем, насколько крупной является ваша компания и ее финансовыми возможностями. Кадровый документооборот регламентирован, поэтому нет смысла покупать дорогостоящие программы, необходимый функционал обеспечит использование простых в обслуживании автоматизированных систем. Главное, чтобы у них был простой и интуитивно понятный интерфейс.

logo
×
Не ищите этот документ в Яндексе и Гугле!

Хороший секретарь и помощник руководителя не ищет шаблоны документов в поисковиках, а использует проверенные образцы, которые разработали эксперты. Вы в одном шаге от базы документов для зарегистрированных пользователей нашего сайта. Скорее регистрируйтесь, чтобы скачать документ и получить доступ к образцам, за которые не стыдно перед руководителем. Это бесплатно и займет одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.