text
Секретариат

Планирование в MS Outlook

  • 9 февраля 2018
  • 1397

Частью повседневной работы секретаря является планирование встреч шефа, их отмена и организация личного времени руководителя. Советы по оптимизации этой работы с помощью MS Outlook вы найдете в настоящей статье.

Как использовать MS Outlook для планирования задач руководителя

Ваш рабочий день включает жесткие встречи, которые назначены на определенное время — совещания, переговоры и гибкие задачи, которые не привязаны ко времени. Например: подписать заявление на отпуск, отправить письмо или отчет. Чаще всего у вас в расписании могут встречаться гибкие задачи. Планирование в MS OutlookРазделить их по категориям и важности можно в модуле «Задачи» в Outlook. Отслеживать этапы выполнения разных мероприятий поможет пользовательское представление в модуле «Календарь».

Как создать список задач по категориям

Чтобы эффективно планировать задачи, нужно:

  • разделить задачи на смысловые группы, в которых они будут сгруппированы по определенному признаку;
  • создать задачи и присвоить им категории на основе смысловых групп;
  • настроить последовательность задач в удобном для вас виде и выделить важные.

Как все это сделать?

Шаг № 1.

Определите смысловые группы задач.

Ваши задачи будут представлены не сплошным перечнем, а группами по определенному признаку:

  • «Руководитель». К этой группе относятся задачи, которые связаны с вашим начальником. Например, подписать заявление на отпуск.
  • «Проекты». Если в проекте, которым вы руководите или в котором участвуете, больше 15–20 пунктов, соберите их в отдельную смысловую группу. Например, организация переезда офиса — это полноценный проект.
  • «Филиалы». Создайте такую группу, если в вашей организации есть филиалы и ваш руководитель с ними взаимодействует. Например, запросить отчеты за месяц или уточнить график приезда руководителей филиалов.

Шаг № 2.

Создайте задачи и присвойте им категории на основе смысловых групп. Откройте модуль «Задачи» через нижнее меню. На вкладке «Главная» нажмите кнопку «Создать задачу». Откроется окно добавления пункта. Укажите в поле «Тема» ее название. Установите дату в поле «Дата выполнения», если у задания есть точный срок исполнения. По необходимости укажите дату в поле «Напоминание», чтобы Outlook заранее напомнил вам о сроке выполнения.

Теперь создайте категории на основе смысловых групп. В любой момент вы можете открыть нужную категорию и увидеть все задачи, которые к ней относятся. Нажмите кнопку «Выбрать категорию» в верхней части окна задачи, затем «Все категории». По умолчанию категории планирование в outlook и тайм менеджмент в outlook названы по цветам — желтая, зеленая, красная. Если вам не хватает категорий, добавьте новые — для этого нажмите кнопку «Создать».

В деятельности помощника есть задания без четкого срока исполнения. Их нельзя отнести к определенной смысловой группе. Присвойте таким делам особые категории «1-День» и «1-Неделя», чтобы не забыть выполнить их в течение дня и недели соответственно. Обязательно используйте цифры в начале названия, чтобы эти задания стояли выше остальных. Иначе планирование в outlook и календарь ms outlook использует алфавитный порядок и искать эти пункты вам будет сложнее. Названия остальных смысловых групп, которые вы определили в шаге 1, пишите с цифры 2 — «2-Руководитель», «2-Проекты», «2-Филиалы» и т. д.

Полезный совет

Не забывайте каждый день просматривать категорию «1-Неделя» и выбирать поручения, которые необходимо выполнить сегодня. Если такие поручения есть, перенесите их в категорию «1-День».

Шаг № 3.

Настройте пользовательское представление для группировки задач по категориям. Чтобы задания стояли в списке не вперемешку, а каждое в своей категории, настройте пользовательское представление. Пользовательское представление — это возможность представить список дел именно так, как удобно пользователю.

На вкладке «Главная» в верхнем меню «Текущее представление» выберите «Список дел». Затем перейдите на вкладку «Вид» и нажмите кнопку «Настройка представления». В появившемся окне «Дополнительные параметры представления» нажмите на кнопку «Группировка». Снимите галочку «Автоматически группировать по схеме упорядочения». В поле «Группировать элементы по полю» выберите «Категории». В правом нижнем углу в строке «Развернуть/свернуть группы» выберите пункт «Как при последнем просмотре» (рис. 1). Дважды нажмите «ОК». Ваши дела сгруппируются по категориям и по срокам исполнения (рис. 2).

Планирование в MS Outlook

Рис. 1. Окно настройки группировки задач 

Планирование в MS Outlook

Рис. 2. Сгруппированный по категориям список задач

Изменить важность конкретного задания можно прямо из их списка. Выберите нужный пункт в списке, откройте вкладку «Главная» и в группе «Теги» кликните по значку восклицательного знака.

Шаг № 4.

Выделите главные задачи в списке. Один из принципов тайм-менеджмента — правильно расставить приоритеты и выделить главные задачи, чтобы заняться ими в первую очередь. Настроим список дел так, чтобы срочные и важные дела выделялись красным цветом и всегда были в начале списка.

Откройте модуль «Задачи». На вкладке «Вид» в группе «Текущее представление» нажмите кнопку «Настройка представления». Откроется окно «Дополнительные параметры представления». Нажмите кнопку «Условное форматирование». Теперь настроим свойства правила, по которому Outlook будет выделять красным цветом срочные и важные дела. Нажмите кнопку «Добавить». В поле «Название» укажите имя правила, например «Важное — красным». Щелкните кнопку «Шрифт» и выберите красный жирный шрифт (рис. 3).

Планирование в MS Outlook

Рис. 3. Окно настройки условного форматирования списка задач

Задайте условие для этого правила — высокая важность задания. Для этого в окне «Условное форматирование» нажмите кнопку «Условие» — откроется окно «Отбор». Перейдите на вкладку «Другие условия». Установите галочку «Важность элементов» и в списке выберите «Высокая». Нажмите «ОК», затем в окне «Условное форматирование». Не закрывайте окно «Дополнительные параметры представления».

Настройте список дела так, чтобы дела с высокой важностью были в начале. В окне «Дополнительные параметры представления» нажмите кнопку «Сортировка» — откроется окно «Сортировка» (рис. 4). В строке «Сортировать элементы по полю» выберите «Важность» и установите флажок «По убыванию». В строке «Затем по полю» выберите «Тема» и установите флажок «По возрастанию». Нажмите «ОК». На экране появится вопрос «Поле “Важность”, по которому должна выполняться сортировка, не показано в представлении. Показать его?» — нажмите «Да».

Планирование в MS Outlook

Рис. 4. Окно настройки сортировки задач

Проверьте, правильно ли вы задали параметры. Установите для одной из задач высокую важность — откройте ее двойным щелчком и в группе «Теги» кликните по значку восклицательного знака. Если пункт загорелся красным цветом, значит, настройки выполнены верно.

Читайте также:

Как настроить пользовательское представление в календаре

Чтобы не записывать в ежедневнике все, что нужно сделать на разных этапах подготовки к мероприятию и не составлять длинные списки дел, внесите их в Outlook. Здесь вы можете настроить пользовательские поля в модуле «Календарь». Настроим пользовательское представление — интерфейс, в котором удобно просматривать многоэтапные задания по подготовке мероприятий.

Шаг № 1.

Выделите этапы подготовки к мероприятию. Подготовка переговоров включает следующие этапы: бронирование переговорной, отправка приглашений участникам переговоров, заказ пропусков участникам, печать раздаточных материалов, проверка технического оснащения помещения.

Шаг № 2.

Настройте табличное представление календаря. Для планирования встреч в Outlook мы пользуемся представлением «День/неделя/месяц», которое выглядит как разворот ежедневника. Однако для подготовки переговоров удобнее пользоваться форматом таблицы, где все этапы отмечаются в столбцах.

Перейдите в модуль «Календарь» и выберите на панели инструментов вкладку «Вид». Щелкните кнопку «Изменить представление», затем «Управление представлениями». В появившемся окне «Управление всеми представлениями» нажмите «Создать». Откроется окно «Новое представление». В поле «Имя представления» укажите название представления — например «Подготовка к переговорам». Выберите тип «Таблица» и нажмите «ОК». Появится таблица, в которую вы добавите свои столбцы.

Полезный совет

Названия полей могут быть не видны полностью из-за ограниченной ширины экрана. Поэтому начинайте названия столбцов с самых важных слов: например, «Помещение — забронировать», «Пропуска — заказать» и т. д.

Шаг № 3.

Отберите все события со словом «Переговоры». В открывшемся окне нажмите кнопку «Фильтр». Введите слово «Переговоры» в поле «Искать текст». Место поиска ограничьте полем «Тема». Нажимайте «ОК», пока не закроются все окна.

Теперь, чтобы отобрать все встречи, которые относятся к переговорам и требуют специальной подготовки, в меню «Текущее представление» на панели инструментов выберите новое представление «Подготовка к переговорам».

Шаг № 4.

Настройте пользовательские поля и добавьте их в таблицу. На шаге 2 вы создали пользовательское представление в виде таблицы — она пока пустая. Теперь нужно добавить в нее этапы подготовки переговоров. Каждый этап будет расположен в отдельном пользовательском поле — столбце таблицы, который вы добавите сами. В этих полях вы будете отмечать, как проходит подготовка к переговорам. В строках таблицы будут расположены переговоры и другие мероприятия. Outlook позволяет создавать поля нескольких типов: «Да/Нет», «Текст», «Число» и др. Эти три поля и нужны для контроля подготовки переговоров.

Дополнительную информацию по созданию задачи в календаре outlook и формированию списка задач и списка задач в outlook «Долой ежедневники! Какие программы помогут секретарю спланировать рабочий день руководителя»

Чтобы настроить и добавить столбцы, кликните правой кнопкой мыши по заголовку любого столбца и щелкните по пункту «Выбрать поля». Нажмите кнопку «Создать» — откроется окно «Новый столбец». Очевидно, что для отметки факта бронирования переговорной достаточно типа поля «Да/Нет». Поэтому введите имя столбца: «Помещение — забронировать». Выберите из выпадающего списка тип поля «Да/Нет». Формат поля оставьте «Значок». Нажмите «ОК».

Вы вернетесь в окно «Выбор полей». В списке «Поля пользователя в папке» появится созданное поле. Перетащите его мышкой в таблицу на панель названий столбцов, справа от поля «Конец». Теперь, чтобы обозначить, что для переговоров забронировано помещение, кликните в соответствующем столбце на строке конкретного мероприятия. Данный этап будет отмечен галочкой.

Аналогично создайте и перетащите в таблицу все необходимые поля. К примеру, для подготовки переговоров понадобятся следующие столбцы: «Начало», «Конец», «Помещение — забронировать», «Кол-во участников», «Приглашения — отправить», «Раздатки и доп. материалы» (рис. 5).

Для столбцов «Помещение — забронировать» и «Приглашения — отправить» выберите тип поля «Да/Нет».

Для столбца «Кол-во участников» выберите тип поля «Число», так как речь идет о количестве.

Для столбца «Раздатки и доп. материалы» выберите тип поля «Текст» — в него удобно вписывать материалы, которые необходимо подготовить или распечатать.

Планирование в MS Outlook

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.