text
Секретариат

Акт приема-передачи печати: правила оформления и образец 2018 года

  • 13 февраля 2018
  • 1337

В случае перехода печати от одного ответственного лица к другому данный факт оформляется актом приема-передачи печати. В статье рассказывается, каково его назначение и как составить акт приема-передачи печати. По ссылке в статье можно скачать образец акта приема-передачи печати.

Каково назначение акта приема-передачи печати

Несмотря на возникновение электронных аналогов, печати и штампы в современном делопроизводстве сохраняют широкое распространение.

Несколько лет назад законодательство упростило процедуру использования оттисков штемпельной продукции, сделав ее необязательной для ряда юридических лиц. К ним относятся все коммерческие организации любого вида деятельности и формы организации бизнеса: крупного, среднего или малого.Акт приема-передачи печати: правила оформления и образец 2018 года

Порядок использования штемпельной продукции в рамках учетной политики отдельного производства является исключительно добровольным и должен быть закреплен локальными-нормативными актами.

Частные предприниматели (ПБЮЛ, ИП и т.д.) и раньше не были обязаны использовать штапельную продукцию в своем делопроизводстве, поэтому данные законодательные послабления их не коснулись. В 2018 году факт наличия собственной печати у частного предпринимателя определяется его личным желанием и представлением о собственном статусе.

Любая штемпельная продукция организации относится к категории особо охраняемых объектов. Хранение и надлежащую сохранность печати обеспечивает исключительно одно лицо. В небольших организациях таким лицом является директор компании. На крупных производствах лицо, ответственное за сохранность печати, должно быть назначено соответствующим специальным распоряжением руководства. Хранятся печати в специальном сейфе. Доступ к сейфу имеет ограниченный круг лиц.

Любая документация фирмы, вне зависимости от важности деловых бумаг и их назначения, должна быть завизирована при помощи оттиска соответствующего штемпельного изделия.

Деловая бумага не будет иметь юридической силы, если на ней отсутствует оттиск штемпеля с реквизитами фирмы и другой информацией. По этой причине доступ к штемпельной продукции строго ограничен.

Использование штемпельной продукции компании в целях, которые не соответствуют действующему законодательству, должно быть полностью исключено. Необходимо обеспечить ее хранение и исключить доступ к ней посторонних лиц.

К сожалению, довольно распространенной практикой является передача печати одним лицом другому без оформления надлежащей документации. Следует иметь в виду, что лицу, ответственному за хранение печати, труднее будет доказать свою невиновность в случае возникновения внештатной ситуации или в случае использования печати в корыстных целях при совершении мошеннических операций.

Читайте также:

В каких случаях используется акт приема-передачи

Среди причин, в силу которых может произойти передача печати от одного должностного лица другому, можно выделить три основные:

Ответственное лицо отсутствует на предприятии по причине нахождения на больничном листе, в отпуске или длительной командировке.

Назначено новое ответственное лицо. Это может сделать руководитель организации. Назначение нового ответственного может быть вызвано увольнением предыдущего или утратой к нему доверия.

Ответственный другой компании по взаимному соглашению использует штемпельную продукцию вашей фирмы с целью заверения документации от ее лица.

Как правильно составить акт приема-передачи печати

Акт приема-передачи печати составляется от имени двух сторон: лица, которое хранило печать и лица, которому она передается. И то, и другое лицо должны заверить деловую бумагу своими подписями.

Правила составления акта

Форма акта-приема передачи печати сотруднику в 2018 году остается свободной, поскольку законом не установлено единого стандартного образца этого документа. Как правило, компании разрабатывают этот документ самостоятельно с учетом корпоративных правил ведения документооборота, закрепленных локальной нормативной документацией. Можно также использовать шаблон, который каждая фирма разрабатывает для внутреннего документооборота. Во всех случаях такой документ должен содержать ряд основных элементов:

  • название предприятия, которое владеет данной штемпельной продукцией;
  • должность, фамилия и инициалы сотрудника, который отвечает за хранение штемпельной продукции;
  • должность, фамилия и инициалы сотрудника, который принимает штемпельную продукцию;
  • причина передачи штемпельной продукции;
  • дата перехода;
  • образец оттиска штемпельной продукции;
  • подписи обоих лиц.

После того, как данная деловая бумага подписана обоими участниками процесса, вся ответственность за сохранность штемпельной продукции переходит к принимающему лицу.

Каковы правила оформления акта приема-передачи печати

Оформление деловой документации по приему и передаче штемпельной продукции происходит либо на обычном листе формата А4, либо на специально разработанном бланке предприятия. Вы можете составить его от руки или распечатать на принтере.

Справка

В стандартных ситуациях акт приема-передачи печати составляется в трех экземплярах:

  1. Первый экземпляр находится у лица, которое хранило штемпельную продукцию ранее.

  2. Второй экземпляр находится у лица, которое хранит штемпельную продукцию в настоящее время.

  3. Третий экземпляр поступает на хранение в канцелярию фирмы.

После завершения всех формальных процедур, акт приема-передачи печати должен быть зарегистрирован в журнале, предназначенном для ведения учета внутренней документации фирмы, и передан в архив компании. Срок хранения в архиве определяется действующим нормативом для бумаг данного типа (как правило, от трех лет).

Полезная статья: Образец акта приема-передачи печати и другие материалы ищите в статье «Как секретарю составить и оформить кадровые акты?»

Как уже было отмечено выше, единой стандартной формы акта приема-передачи печати не существует. Примерный образец акта представлен ниже.

Образец. Акт приема-передачи печати

Акт приема-передачи печати: правила оформления и образец 2018 года

Бывают ситуации, когда необходимо передать штемпельную продукцию между сотрудниками в процессе осуществления текущих трудовых операций. Такую передачу можно не оформлять специальным актом. Но отметка о факте передачи обязательно должна быть сделана в специальном журнале учета печатей и штампов.

В некоторых случаях, акт приема-передачи печати может быть составлен только в двух экземплярах, каждый из которых получат представители сторон — участники передачи.

В таком случае достаточно сделать отметку в Журнале учета печатей и штампов управляющей компании. В журнале принимающей стороны должна быть сделана аналогичная запись.

ПРИМЕР

Сотрудник административно-хозяйственной части получил в свое распоряжение новую печать, которую специально изготовили. Со временем возникла необходимость передать печать главному бухгалтеру той же компании. Как оформить эту процедуру?

  1. Необходимо поставить штемпельную продукцию на учет и сделать об этом соответствующую запись в журнале учета.

  2. Главный бухгалтер, которому передается штемпель, должен расписаться в специальной графе и поставить дату получения.

Подпись является фактом подтверждения получения печати. Ответственность за использование и хранение печати с этого момента лежит на главном бухгалтере.

Полезная статья: Сведения о том, как составить акт приема-передачи печати и много других ценных советов можно найти в статье «Как внести изменения в локальные нормативные акты в конце года».

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.