text
Секретариат

Составляем письмо-заявку

  • 14 февраля 2018
  • 680

Правильно оформленное письмо-заявка на покупку поможет в случае недоразумений по срокам поставки, объемам и качеству заказанных товаров. В статье рассказывается, как правильно написать письмо-заявку и приводится образец письма-заявки.

В каких случаях составляется письмо-заявка

Договор поставки составляется таким образом, что дальнейшая поставка товара производится на основании письма-заявки. Письмо-заявка поступает от  покупателя поставщику.

В договоре может быть:Письмо-заявка: преимущества и недостатки

  • оговорено, как написать заявку;
  • приведен ее образец в качестве приложения;
  • указано, что заявка подается в произвольной форме.

Если в дальнейшем в положение о том, как составить заявку, будут внесены изменения, они должны быть закреплены специальным дополнительным соглашением к договору. Не исключена возможность, что поставщик товаров может разработать собственные требования к тому, как написать заявку и разместить бланк заявки на своем сайте. В последнем случае, он вправе требовать от своих покупателей использовать предложенный им образец заполнения заявки при оформлении заказа.

Другая ситуация, в которой может потребоваться правильно написать заявку: когда стороны не могут сразу конкретизировать ассортимент товаров. В таком случае все необходимые товары покупатель должен указать в конкретном письме-заявке.

Письмо-заявка также может быть использовано для резервирования на складе продавца продукции, необходимой конкретному заказчику.

В некоторых случаях данный документ может являться акцептом условий поставки, которые предлагает поставщик. Это значит, что на покупателя факт направления заявки налагает обязательства принять и оплатить полученный товар в случае отсутствия претензий по его количеству и качеству.

Если в дальнейшем между поставщиком и покупателем возникнут споры по поводу качества, количества товара и сроков его поставки, то такой документ может помочь разрешению споров без обращения в суд.

Порядок получения товара

Общая схема получения товара согласно предварительно оформленной заявке состоит из четырех шагов:

Шаг 1.

Представитель заказчика связывается с представителем поставщика и уточняет детали поставки: наличие товара, срок прибытия (в случае отсутствия товара), объем, маркировку, тип, качество и другие детали.

Шаг 2.

Представитель заказчика уточняет способ передачи заявки: факс или электронная почта и приступает к составлению документа.

Шаг 3.

Представитель поставщика обрабатывает заявку и связывается с заказчиком для уточнения деталей и подтверждения заказа.

Шаг 4.

Заявка передается на склад и необходимый товар бронируется.

Если все вышеуказанные шаги пройдены, заказчик может быть уверен в получении товара в нужном объеме и в указанные сроки.

Как написать заявку в письменном виде и образец заявки можно найти в статье по ссылке.

Читайте также:

Как правильно написать письмо-заявку

Заявка может быть написана в свободной форме, по форме, указанной в договоре или предложенной поставщиком. Все три варианта имеют в своей структуре ряд обязательных элементов:

  1. Название организации-заказчика или его структурного подразделения. Реквизиты организации, фамилия и инициалы руководителя. Если вы являетесь частным лицом, то укажите свою фамилию, инициалы и контактную информацию.

  2. Задание на поставку товара. Наименование товара, базовые характеристики (артикул и т.п.), цена. Если у вас имеются особые требования к качеству, безопасности, техническим характеристикам, функционалу, габаритам, упаковке и оформлению, укажите их в этом пункте.

  3. Ориентировочная цена на товар — если письмо-заявка заполняется в случае временного отсутствия товара на складе. Источник информации о цене: каталоги прайс-листов других магазинов, предлагающих аналогичную продукцию, сметные расчеты, справочно-информационные системы и т.п.

  4. Структура цены контракта: разгрузка, сборка, оплата услуг консультантов.

  5. Источник финансирования заказа. Это могут быть бюджетные или внебюджетные средства, если вы представляете организацию.

  6. Условия оплаты товара. На практике оплата чаще всего производится после получения товара. Если поставщик является вашим проверенным партнером, то можно выбрать авансовую систему оплаты. Обычно предоплата составляет не более 30% от общей стоимости поставки. Еще один вариант оплаты — рассрочка. Он тоже применяется между партнерами, которые доверяют друг другу. В этом случае поставщик товара может согласиться на выплату суммы поставки не сразу, а частями.

  7. Желательные сроки поставки (срок поставки указывается в точном числе календарных или рабочих дней с момента подачи заявки). При определении срока следует учесть наличие товаров на складе и предусмотреть тот факт, что размещение и рассмотрение заявки в базе данных склада или магазина также занимает какое-то время.

  8. Адрес поставки: страна, населенный пункт, улица, номер дома, номер офиса и этаж.

  9. Дата формирования заявки и подпись. Если вы представляете организацию, то потребуется подпись директора, начальника отдела или главного бухгалтера.

Образец заявки на канцелярские товары и другие полезные материалы по теме содержаться в статье по ссылке.

Каковы плюсы и минусы письма-заявки

Заявка является документальной фиксацией желания заказчика получить товар конкретной разновидности по указанной цене и в определенный срок. Отсюда следует как преимущества, так и недостатки данной формы.

Позитивный момент

В случае возникновения недопонимания или разногласий, вы всегда можете сослаться на документ, в котором зафиксированы название товара, его цена, количество и сроки поставки.

Если товара нет на складе, в случае его поступления у вас будет приоритет перед другими заказчиками и ваша партия товара будет забронирована конкретно под вас.

Негативный момент

Документальная фиксация желания является одновременно и преимуществом, и недостатком. Если вы захотите заменить товар поставки на другой, то факт наличия заявки может осложнить процедуру замены и потребовать соблюдения ряда формальностей.

Справка

Можно ли отказаться от заявки на поставку товара

Часто необоснованный отказ от поставки товара является нарушением условий сделки или договора. Если клиент отказывается от заявки, составленной, оформленной и принятой по всем правилам, то поставщик вправе инициировать судебное разбирательство с целью восстановления справедливости.

Иногда право отказаться от заявки предусмотрено законом. К таким случаем относится факт попадания покупателя в затрудненные материальные условия, не позволяющие ему выполнить условия договора. Естественно, что у него должны быть доказательства данного факта.

Кто составляет заявку

Любой сотрудник организации-заказчика, по должностной инструкции которого в полномочия входит данная функция, может написать заявку. Как правило, на небольших предприятиях заявку составляет секретарь или директор.

На что обратить внимание при оформлении заявки

Обычно заявка составляется в свободной форме и никаких специальных требований к ее содержанию не предусмотрено. Ее составляют на фирменном бланке предприятия или на листе форматов А4 или А5. Заявка заполняется от руки или распечатывается на принтере.

Главное требование — заявка должна содержать подпись руководителя или ответственного лица.

Несколько лет назад юридических лиц освободили от необходимости заверять бланки заявок печатью организации. Если такая норма не закреплена в локальной нормативной документации компании, необходимости заверять бланк печатью в 2018 году нет.

Как правило, заявка составляется в двух экземплярах. Первый отправляется поставщику, а второй остается у заказчика. Как и вся исходящая документация, отправленный экземпляр заявки должен быть зарегистрирован в журнале исходящий документации компании.

Пример письма-заявки и шаблон заявки можно найти в статье по ссылке.

Справка

Подведем итоги

  1. Договор поставки составляется таким образом, что дальнейшая поставка товара производится на основании письма -заявки. Письмо-заявка поступает от  покупателя поставщику.

  2. Заявка может быть написана в свободной форме, по форме, указанной в договоре или предложенной поставщиком.

  3. Заявка является документальной фиксацией желания заказчика получить товар конкретной разновидности по указанной цене и в определенный срок.

  4. Необоснованный отказ от поставки товара является нарушением условий сделки или договора.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.