text
Секретариат

Отметка о контроле: в каких случаях она необходима

  • 21 февраля 2018
  • 389

Реквизит «отметка о контроле» является разновидностью служебных отметок на документах. В каких случаях она ставится, рассказывается в статье.

Кто в организации контролирует исполнение

Контроль исполнения заданий тесно связан с общей стратегией управления организацией, конкретно — с системой поощрений работников. Каждый исполнитель должен знать: если он выполнит задания в срок, то получит бонус — например, премию. Если не выполнит, то останется без бонуса.

Процесс контроля исполнения поручений включает шесть этапов (схема 1).

Схема 1. Этапы процесса контроля исполнения поручений в организации 

Отметка о контроле: в каких случаях она необходима

Как проставляется отметка о контроле

Реквизит «отметка о контроле» является разновидностью служебных отметок на документах. Его наличие значит, что контролю исполнения данного документа уделяется повышенное внимание.Отметка о контроле: в каких случаях она необходима

Отметка о контроле документа ставится секретарем или сотрудником службы ДОУ сразу после того, как руководителем принято решение о контроле документа.

Из чего состоит реквизит отметка о контроле? Согласно ГОСТ Р 6.30-97 данный реквизит состоит либо из одной буквы «К», наносимой от руки фломастером или карандашом красного цвета, либо из слова «Контроль», наносимого посредством оттиска специального штемпеля.

Где располагается отметка о контроле документа? Данная отметка располагается на верхнем поле документа, справа. 

Читайте также:

Какие сроки исполнения заданий

Поскольку срок исполнения документа — отправная точка контроля, секретарь должен знать все сроки наизусть.

Срок исполнения устного поручения руководителя устанавливается при передаче этого поручения и не регламентируется. Сроки исполнения поручений по документам могут быть в резолюции — для входящих документов или в тексте — для приказов и протоколов. Если в документе нет установленного срока выполнения поручения, это означает, что задача должна быть выполнена в типовой срок. Обычно такие сроки фиксируют в Инструкции по делопроизводству или другом локальном нормативном акте. Сроки исполнения входящих и внутренних документов различаются. Типовые сроки исполнения входящих документов представлены в таблице 1. Сроки исполнения внутренних документов устанавливаются на уровне компании (таблица 2).

Таблица 1. Типовые сроки исполнения входящих документов

Срок, установленный резолюцией

Срок исполнения

Нормативный документ, устанавливающий срок исполнения

Комментарий

Срок установлен резолюцией руководителя

В срок, указанный в резолюции

Инструкция по делопроизводству организации

Срок не установлен резолюцией

Один месяц с даты подписания поручения

Пункт 4.13
Типового регламента
внутренней организации
федеральных органов
исполнительной власти
 

Слова «Срочно», «Немедленно» или аналогичные

3 дня с даты подписания поручения

Слово «Оперативно»

10 дней с даты подписания поручения

Отправить задание с такой резолюцией и довести его до сведения исполнителя следует сразу же, как только оно будет дано руководителем.

Таблица 2. Сроки исполнения внутренних документов, установленные на уровне организации

Наименование документа

Тип задания

Срок исполнения

Приказ

Согласование

16 рабочих часов

Задание

В соответствии с установленным в документе сроком

Протокол

Задание

В соответствии с установленным в документе сроком

Служебная записка

Согласование

16 рабочих часов

Задание

В соответствии с установленным в документе сроком. Если срок не установлен — 5 рабочих дней.

Как учесть нестандартные ситуации

Процедура контроля исполнения документов состоит из шести этапов. Выше представлена схема этого процесса. В реальной жизни случаются отклонения от нормы, которые мы описали в таблице 3. Из таблицы видно, что роль секретаря в урегулировании нестандартных ситуаций велика. Именно через него проходят все коммуникации между исполнителем и руководством.

Таблица 3. Что делать в нестандартных ситуациях исполнения поручений

Ситуация

Что делать

исполнителю

секретарю

руководителю

Исполнитель не принимает задание, так как считает, что оно направлено не по адресу.

Сообщить секретарю, что задание направлено не по адресу. Главное, чтобы сообщение было задокументировано и содержало дату и время создания.

Доложить руководителю

Назначить нового исполнителя или подтвердить направление задачи прежнему. Это делается устным распоряжением, на основании которого секретарь вносит поправки в задание.

Исполнитель не успевает выполнить задание по уважительным причинам.

За несколько дней до окончания срока исполнения письменно сообщить об этом секретарю, указав причину.

Доложить руководителю

Продлить срок исполнения или подтвердить его. Руководитель может сделать это устно, а секретарь либо внесет изменения в задание, либо направит исполнителю сообщение, что срок исполнения прежний.

Исполнитель уходит в отпуск или в командировку, не выполнив задания.

Заблаговременно сообщить об этом секретарю. Назначить заместителя. Сообщение должно быть документальным. В нем указывается работник, который будет замещать исполнителя.

Доложить руководителю. Убедиться, что задачи перенаправлены заместителю или новому исполнителю.

Назначить нового исполнителя. Заместитель, скорее всего, действует на основании приказа о возложении обязанностей. Руководитель может устно поручить секретарю переслать задачу исполняющему обязанности.

Как снять задачу с контроля

Задание считается исполненным после того, как исполнитель направит секретарю отчет о том, что было сделано. Если исполнено поручение, которое было дано устно, секретарь должен доложить руководителю. Если задание контролировалось по документу, то на документе заполняется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Реквизит включает ссылку на регистрационный номер и дату документа, свидетельствующего о его исполнении. Если такого документа нет — краткие сведения об исполнении, надпись «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ. Например: «Направлен ответ от 13.03.2018 исх. № 1524. В дело № 21–12». Оформляет отметку тот работник, у которого находится бумажный оригинал документа.

Как подвести итоги контроля

Справка

Полезный совет

Если согласование документа контролировалось, то никаких отметок на документе ставить не нужно. Секретарь должн проследить, чтобы согласование было выполнено в срок, а подготовка документа не задерживалась.

Периодически секретарь должен готовить отчет о выполнении/невыполнении заданий в компании. На основании отчета по выполнению заданий будет подготовлено предложение о мотивировании работников: выплате премий, раздаче бонусов или, наоборот, выплате премий в неполном объеме. Задача секретаря — подготовить отчет в установленный срок.

Форма отчета устанавливается на уровне организации и напрямую зависит от избранной системы мотивации.

Если учитывается исполнительская дисциплина каждого работника, то и отчет будет поименный.

Если бонусы распределяются по отделам, то приводится статистика по подразделениям.

Каким документом внедрить систему контроля

Внедрение системы контроля исполнения заданий происходит при помощи локального нормативного акта. Лучшее решение — Инструкция по делопроизводству. Инструкция является локальным нормативным актом, обязательным для исполнения всеми работниками компании.

Содержание раздела Инструкции «Контроль исполнения заданий» может быть таким:

  • сроки исполнения документов;
  • порядок направления заданий исполнителям;
  • порядок приема заданий, их исполнения и отчета;
  • порядок формирования отчета о состоянии исполнительской дисциплины в компании.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.