text
Секретариат

Реквизит «адресат»: что содержит и как оформить

  • 21 февраля 2018
  • 1305

Реквизит адресат относится к числу обязательных элементов оформления для некоторых видов внутренних и внешних документов. Важно, чтобы его содержание и расположение соответствовало требованиям установленных стандартов.

Что содержит и как оформляется реквизит адресат

На каких документах проставляется реквизит «адресат»

Реквизит «адресат» проставляется на документах, которые направляются в другие структурные подразделения предприятия и сторонние организации. Реквизиты — это элементы оформления организационно-распорядительных документов, обеспечивающие не только их информативность, но и юридическую значимость.

Правильно оформленный реквизит «адресат» может состоять из таких информационных блоков, как:

  • наименование предприятия, учреждения и организации в именительном падеже;
  • если адресат — должностное лицо, то наименование его должности в дательном падеже;
  • если адресат — физическое лицо, то его фамилия и инициалы в дательном падеже;
  • почтовый адрес с указанием почтового индекса.

То, какие именно информационные блоки войдут в состав реквизита адресат, определяется в каждом конкретном случае. Это зависит от вида документа и того, кому он адресован.

Как оформляется реквизит «адресат»

Оформление реквизита «адресат» должно соответствовать требованиям действующего ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этим регламентом закреплена схема расположения реквизита адресат и устанавливается его содержание.

С 1 июля 2018 года в действие будет введен новый национальный стандарт, которым устанавливаются требования по оформлению документов — ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», принятый приказом Росстандарта от 8.12.2016 № 2004-ст.

В новом ГОСТе реквизит «адресат» имеет закрепленный порядковый номер 15.

Читайте также:

Требования к содержанию реквизита «адресат»

Новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 внесены некоторые изменения в правила написания этого элемента оформления. В реквизите «адресат» инициалы ставят всегда после фамилии независимо от того, кому адресован документ — должностному или физическому лицу. Юридическому лицу инициалы ставят после указания фамилии:

Генеральному директору ООО «Альфа»

Львову А.В.

Допускается использовать сокращения при написании слов «господин» или «госпожа»: г-н, г-жа. Если документ направляется по факсу или на адрес электронной почты, нужно указывать только номер факса или адрес электронной почты.

Содержание реквизита «адресат» зависит от того, является ли документ внутренним или внешним. Если он внутренний, достаточно указать наименование должности, фамилию и инициалы сотрудника, которому он адресован. В наименование должности должно войти и наименование структурного подразделения, например:

Начальнику отдела управления персоналом

Кондратьеву В.Н.

Если документ является внутренней рассылкой, допускается не перечислять в реквизите «адрес» каждого получателя отдельно. Можно указать «Руководителям структурных подразделений» и перечислить отделы-адресаты.

Адресат обязательный реквизит при оформлении внешних документов. В этом случае указывается должность и фамилия лица, возглавляющего организацию, в которую направляется документ. Если они неизвестны, достаточно указать наименование предприятия и его почтовый адрес. 

Почтовый адрес не указывается при оформлении внутренних документов. Он может не указываться и на внешнем отправлении, когда адресатом является:

  • группа однородных организаций, как правило, подведомственных;
  • вышестоящая организация, органы власти и управления;
  • постоянный респондент.

Если получатель документа — разовый респондент, почтовый адрес в реквизите «адресат» заполняется полностью, с указанием почтового индекса. Он всегда указывается под наименованием получателя документа. Существуют требования к заполнению сведений о почтовом адресе, установленные п. 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

Справка

Информация вносится в такой последовательности:

  1. название улицы, номер дома, номер строения (при наличии), номер офиса или квартиры;
  2. название населенного пункта;
  3. название района;
  4. название региона — субъекта Федерации;
  5. название страны, если документ отправляется за границу;
  6. почтовый индекс.

Верно оформленный реквизит «адресат» предполагает наличие не более четырех адресатов. При этом слово «копия» перед всеми последующими адресатами писать не нужно. Если получателей больше, необходимо составить перечень рассылки, а почтовый адрес указывать только в том документе, который направлен конкретному респонденту. Остальные получатели документа должны быть перечислены списком без указания адреса. Это нужно для информирования всех респондентов о том, в какие адреса и кому еще был направлен данный документ.

В многоадресном письме первым нужно указать то должностное лицо, от которого зависит решение вопроса. Остальные адресаты — это те лица, которым документ направляется для сведения. Если решение вопроса зависит от нескольких должностных лиц, каждому из них необходимо направить отдельное письмо.

Реквизит «адресат» пример заполнения приведен на рисунке ниже.


Что содержит и как оформляется реквизит адресат

Если документ направляется в адрес физического лица, реквизит «адресат» будет выглядеть следующим образом:

Образцову О.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12, 
г. Липки, Киреевский р-н, 
Тульская обл., 301264

ГОСТом допускается центрирование строк реквизита «адресат» относительно той, что имеет наибольшую длину:

Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский 
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Где располагается реквизит «адресат»

ГОСТом регламентируются расположение основных реквизитов на листе и границы их зон. Это является важным условием правильного оформления и гарантией юридической значимости документа. Схема расположения реквизитов приведена на рисунке ниже.

Что содержит и как оформляется реквизит адресат

По ГОСТу реквизит «адресат» имеет закрепленный порядковый номер 15.

Как видим, существуют довольно строгие требования к оформлению реквизита «адресат». При этом состав реквизитов зависит от вида документа и того формуляра, который установлен для каждого из видов.

Для облегчения работы исполнителей документов есть смысл разработать на предприятии локальный нормативный акт. Например, Инструкцию о делопроизводстве. В этом документе можно подробно описать правила оформления каждого из реквизитов и описать случаи, когда их заполнение является обязательным.

Что касается заполнения сведений о получателе, укажите:

  • на каких документах проставляется реквизит «адресат»;
  • случаи, когда в нем необходимо указать почтовый адрес;
  • требования по его написанию.

Такой локальный нормативный акт, составленный с учетом требований нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 станет основным регламентом, устанавливающим четкие требования к оформлению элементов документов. Им можно будет руководствоваться при разработке бланков тех видов документов, которые часто используются в системе делопроизводства вашего предприятия.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.