text
Секретариат

Историческая справка для архива: как правильно составить

  • 26 февраля 2018
  • 1933

Одним из обязательных компонентов научно-справочного аппарата архива организации является историческая справка. В статье рассказывается о тонкостях и нюансах ее составления и приводится образец заполнения исторической справки организации.

Зачем нужна историческая справка для архива

Архив любой организации должен быть снабжен соответствующим научно-справочным аппаратом. Одним из компонентов данного аппарата является историческая справка. В деле фонда архива должен находиться по меньшей мере один экземпляр исторической справки. Основные правила архивов организаций утверждены п. 7.6 решения коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.Историческая справка для архива: как правильно составить

Другим документом, регламентирующим деятельность архива предприятия, являются Правила работы ведомственных архивов. Согласно Правилам основными учетными единицами архива являются фонд и дела (единицы хранения). Все документы, подлежащие архивному хранению, размещаются в специально оборудованном помещении в сейфах или металлических шкафах.

Правила работы ведомственных архивов определяют состав документации, с помощью которой осуществляется учет деловых бумаг, находящихся на хранении в архиве. К ним относятся:

  • Журнал учета поступления документов.
  • Перечень фондов.
  • Листы фондов.
  • Описи дел.

Помимо документации, с помощью которой ведется учет деловых бумаг, архив предприятия должен быть снабжен соответствующим научно-справочным аппаратом.

Справочники по составу и содержанию документов являются основными видами научно-справочного аппарата. В его состав входят разного рода картотеки, номенклатуры дел, описи дел и исторические справки.

Между учетными документами архива и научно-справочным аппаратом существует взаимосвязь. Основная функция научно-справочного аппарата — обеспечение эффективного поиска и оптимального использования архивной документации.

Ведущая роль здесь принадлежит описям дел. На их основе строится создание всего остального научно-справочного аппарата, в том числе, и образцов исторических справок организации для архива.

Связь между всеми элементам научно-справочного аппарата осуществляется при помощи поисковых данных деловых бумаг. К таким поисковым данным относятся номера фондов, описей, дел и листов дела.

Историческая справка как элемент научно-справочного аппарата архива компании содержит ряд ключевых сведений обо всех аспектах деятельности фирмы.

В первую очередь к ним относится история развития компании. Следует отметить, что история развития компании включает в себя и историю ее организации.

Основным назначением исторической справки организации является фиксация ключевых моментов деятельности фирмы за весь период ее существования.

Справка

Как происходит процедура разработки и составления исторической справки?

  1. Определяется состав деловой документации, имеющейся в наличии.
  2. На основе полученных данных разрабатывается стратегия поиска, восстановления и сбора недостающих данных.

На практике любой документ, фиксирующий заключение договора или проведение сделки, может стать источником ценных данных для заполнения образца исторической справки для архива организации.

Читайте также:

Любая документация фирмы, в том числе инвестиционные или иные проекты, документация по строительству и коммунальному обеспечению может стать источником информации при составлении исторической справки для архива. Все данные должны пройти проверку на соответствие объективной действительности, чтобы избежать искажения информации об истории создании и развития компании.

Из каких разделов состоит историческая справка

Структура исторической справки содержит в себе три базовых блока.

Блок № 1.

«История фондообразователя». В нем в хронологической последовательности фиксируются все изменения организационной структуры компании, изменения функций организации, состава структурных подразделений и филиалов, а также изменения организационно-правовой формы ведения бизнеса.

В 2018 году уместным будет внесение в данный блок следующих сведений:

  • о создании и изменении органов управления компанией (коллегиальных, исполнительных и единоличных);
  • о назначении, перемещении и увольнении руководящих и должностных лиц компании (главного бухгалтера и его заместителей, руководителя службы внутренней безопасности или контроля, начальника отдела кадров или службы персонала, директора по развитию и маркетинга и т.п.);
  • о получении свидетельств, сертификатов, наград на выставках и международных конкурсах;
  • данные об организации, осуществляющий внешний аудит;
  • информацию о публикации годовых отчетов;
  • данные о мероприятиях по внедрению информационных систем;
  • факты публикации материалов в СМИ о деятельности компании (как правило, перед проведением планового собрания акционеров);

Блок № 2.

«История фонда». Он содержит сведения об истории ДОУ компании, содержании документов фирмы и их структуре.

Блок «История фонда» должен содержать следующие сведения:

  • общее количество дел в фонде компании и их крайние даты (открытие и закрытие дела);
  • состав деловых бумаг фонда, даты создания и закрытия дел каждой группы;
  • информацию о времени поступления фонда в архив компании;
  • данные о сохранности документации;
  • информацию о произошедших изменениях в составе документации и ее объеме;
  • если компании осуществляла передачу дел на государственное хранение, должны быть сделаны указания на дату и место передачи, указано название госархива, номер фонда, который был присвоен данным учреждением архиву предприятия, ссылка на акт приема-передачи дел и реквизиты этого документа.

Блок № 3.

«Характеристика документов». В нем приводятся сведения об общем объеме документационного фонда фирмы, фиксируются факты поведенной утилизации части деловых бумаг (если уничтожение документов осуществлялось в период существования компании). Дается информация о принятой в компании системе учета документационного фонда и используемом научно-справочном аппарате.

Минимальный набор данных третьего блока исторической справки должен содержать следующие сведения:

  • базовые виды деловых бумаг;
  • специфика принятой в компании системы документирования;
  • общая информации о текущем порядке работы с документацией: содержание и количество выдаваемых справок социально-правового назначения, порядок подбора и выдачи информации в структурные подразделения и филиалы фирмы и т.п.

Историческая справка для архива изготавливается в четырех экземплярах. Один остается в организации, а три остальных предаются вместе с описями в госархив в ходе осуществления процедуры приема-передачи дел.

Как правильно вести историческую справку для архива

Историческая справка для архива является сводным систематизирующим документом, фиксирующем ключевые факты, мероприятия и события для истории компании. Данный хронологический перечень содержит не только даты событий, но и ссылки на нормативные акты, подтверждающие их.

Справка

Для того чтобы правильно вести историческую справку компании, отдел ДОУ должен:

  1. систематически учитывать и фиксировать ключевые исполнительные документы по личному составу и основной деятельности;

  2. находиться в тесном взаимодействии с секретариатом, главой юридической службы, и руководителями всех структурных подразделений компании.

На практике такая работа заключается в сборе в течение года копий всех ключевых деловых бумаг компании для внесения записей в историю фонда организации. В конце года на основе собранных записей информация вносится в первый блок исторической справки «История фондообразователя».

Следующий этап работы — добавление аннотаций к заголовкам дел. Данная работа происходит в ходе взаимодействия с отделами при составлении описей дел, передаваемых в архив. Добавление аннотаций облегчит дальнейший поиск документов в архиве и работу над составлением годового раздела архивной описи.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.